Глоссарий
0 — 9
Простой метод планирования дня. В список на день включают только девять задач: одну важную, три менее важных и пять второстепенных.
Техника самомотивации, предложенная Брайаном Трейси. Заключается в том, чтобы каждое утро записывать 10 целей, не подглядывая в предыдущие записи.
Техника сортировки входящих задач: сделать (do it), делегировать (delegate), отложить (delay), удалить (delete).
A — Z
Метод постановки целей, которые должны быть мечтательными (Dream-driven), воодушевляющими (Uplifting), методологически продуманными (Method-friendly) и поведенчески ориентированными (Behavior-driven).
Полное название: «Getting Things Done». Популярная система тайм-менеджмента, предназначенная для повышения продуктивности и борьбы со стрессом. Разработана американским бизнес-тренером Дэвидом Алленом.
Техника постановки и планирования целей, повышающая шансы на их достижение. Поставленные по SMART цели должны быть конкретными, измеримыми, актуальными, достижимыми и ограниченными во времени.
Метода анализа, который заключается в выявлении сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Объектом анализа может быть что угодно: компания, человек, цель или проблема.
Метод оценки сильных и слабых сторон человека, а также возможностей и угроз, влияющих на его успех.
Метод тайм-менеджмента, при котором определенные временные интервалы в течение дня резервируются под конкретные задачи или виды деятельности.
А
Метод планирования дня, основанный на перераспределении времени между задачами. На важные дела выделяют 65% доступного времени, на менее важные — 20%, на второстепенные — 15%
Метод планирования дня и расстановки приоритетов. Задачи делятся на пять групп, в зависимости от степени их влияния на жизнь. В отдельную группу выделяются задачи, которые можно делегировать.
Ситуация, связанная со срочной и неотложной работой. В компаниях: срочная работа, выполняемая всем коллективом. Частые авралы приводят к снижению продуктивности, ошибкам в работе и профессиональному выгоранию.
Метод составления списка дел на день. Нужно подсчитать суммарное время на выполнение задач и подогнать список под то время, которое есть по факту.
Расписание, в котором планируют не работу, а отдых и досуг. Метод предназначен для борьбы с прокрастинацией.
Состояние безразличия, которое сопровождается снижением мотивации и упадком сил.
Б
План на день, составленный не из задач, а из тематических блоков (например: «работа», «дела по дому», «магазины»). Отдельные задачи выполняются в рамках своего блока.
Происходит от английского «Bullet Journal». Бумажный ежедневник (в «точку») и одноименная система планирования, разработанные Райдером Кэрроллом. В ежедневник записывают задачи, встречи и полезную информацию.
Время, отведенное на выполнение задачи или реализацию проекта. Например, на уборку можно отвести 1 час, а на создание сайта — 3 месяца.
В
Другое название — «цеттелькастен». Личная база знаний, в которой человек хранит свои заметки, идеи и наблюдения.
Выгорание
Состояние эмоционального истощения, которое сопровождается снижением продуктивности и потерей интереса к своему делу. Возникает из-за продолжительного перенапряжения и стресса на работе.
Г
Результаты, которых человек хочет достичь в течение жизни.
Объединение схожих задач в серии, например, «Уборка» или «Работа за компьютером». Помогает избавиться от лишних переключений и ускоряет работу.
Д
Крайний срок выполнения задачи или проекта. Например: написать статью к понедельнику, доделать сайт до 1 июня, заплатить налог до 15 апреля.
Разделение задачи на небольшие шаги (подзадачи), чтобы облегчить ее выполнение.
Разделение цели на отдельные задачи (или промежуточные цели) для составления подробного плана действий.
Передача своих задач, обязанностей или полномочий другому человеку. Избавляет руководителя от избыточной нагрузки и позволяет работать с неограниченным количеством задач.
Неприятное ощущение, что один и тот же день повторяется снова. Термин произошел от названия одноименного фильма, герой которого попал во временную петлю.
Метод планирования, в котором исходная цель постепенно делится на все более и более мелкие шаги.
Система тайм-менеджмента, разработанная Максимом Дорофеевым на основе достижений современной психологии. Акцент в системе делается на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией (см. также техника джедайского инбокса).
Популярный метод планирования и визуализации работы над проектом. Представляет собой календарный график с горизонтальными полосами, которые обозначают ту или иную задачу.
Е
Программа или специально размеченный в типографии блокнот для ежедневного планирования. Можно изготовить самостоятельно, распечатав соответствующий шаблон.
Ж
Метод планирования дня, в котором задачи делятся на жесткие (привязанные к конкретному времени) и гибкие (можно выполнить когда угодно). Гибкие задачи выполняют в «окнах» между жесткими.
Состояние, при котором человек уделяет полноценное внимание всем сферам жизни, например, семье и работе.
З
Задача
Действие, которое требуется выполнить, ответ на вопрос «что нужно сделать?». Например: помыть посуду, сходить в магазин, написать статью. Большинство техник тайм-менеджмента связано с планированием или выполнением задач.
Он же «закон подлости». Если что-то может пойти не так, оно пойдет не так.
Работа стремится занять все отведенное на нее время. В тайм-менеджменте: чем больше времени отводится на задачи или проекты, тем дольше они выполняются.
В расписании: промежутки времени, на которые ничего не планируют. Помогают справляться с непредвиденными делами, не ломая расписание.
И
Многоуровневая система планирования «день — неделя — месяц — год», в которой планы нижнего уровня составляются с учетом планов верхнего уровня. Например, план на день составляется на основе недельного плана.
Место для сбора новых задач или новой информации. В планировщиках роль инбокса выполняет папка «Входящие».
Вариант: недели, месяца, года. Ежедневный анализ выполненных и невыполненных задач для коррекции планов. По желанию в итоги дня можно добавить элементы самоанализа, например, разбор допущенных ошибок.
К
В тайм-менеджменте: благоприятный момент для выполнения задачи. Например, для проведения пикника (задача) нужно дождаться хорошей погоды (кайрос). Чтобы не упускать кайросы, их нужно планировать.
Способ организации дел, в котором задачи привязаны к конкретным датам. Подходит для планирования встреч, событий, дедлайнов.
В планировщике: специальный раздел для планирования задач на конкретное время и дату. Позволяет легко составлять и просматривать расписание на день, на неделю или на месяц.
Специально размеченная поверхность (доска или лист ватмана), к которой прикрепляют стикеры с задачами. Канбан поделен на поля, соответствующие разным этапам работы: по мере выполнения, задачи перемещают из одного поля в другое. Сегодня все чаще используются виртуальные канбаны.
Метод принятия решений, в котором сравнивают последствия выполнения и невыполнения задуманного.
Привычка воспринимать информацию в виде небольших фрагментов (клипов). Снижает обучаемость и затрудняет восприятие информации в обычном формате.
Ошибки мышления, из-за которых люди неправильно оценивают ситуацию или принимают нелогичные решения.
Популярное упражнение, в котором оценивают уровень развития каждой жизненной сферы. Для оценки используется диаграмма в виде круга, поделенного на сектора.
Упражнение, в котором оценивают уровень развития своих профессиональных навыков. Похоже на колесо жизненного баланса.
Условия или обстоятельства, необходимые для выполнения задачи. Например, чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине. При составлении планов часто удобнее привязывать задачи не ко времени, а к контексту (это называется контекстным планированием).
То, что заботит человека, и то, на что он реально может повлиять. Концепция помогает понять, на что в этой жизни стоит направлять внимание.
Л
Лень
Пассивное нежелание что-либо делать. Возникает либо из-за недостатка мотивации, либо из-за непривлекательности задач. Следует различать лень и прокрастинацию: в отличие от прокрастинатора, ленивый человек обычно не планирует ничего делать.
Способность человека получать результаты с минимальными затратами и усилиями. Проявляется в выполнении задач, достижении целей и решении проблем.
Свободное от работы время, которое человек тратит на себя. Так же, как и рабочее время, нуждается в планировании.
Неприятные задачи, которые люди часто откладывают на потом. «Лягушек» рекомендуется выполнять в первую очередь.
М
Популярный метод расстановки приоритетов, в котором задачи сортируют по важности и срочности. Для сортировки используется специальная таблица из четырех квадратов.
Техника планирования дня, в которой задачи нумеруются по степени важности и выполняются именно в таком порядке.
Техника, при которой проект планируется постепенно, по мере выполнения этапов. Этот подход позволяет гибко адаптироваться к изменениям и корректировать планы по мере необходимости.
Техника ежедневного самоанализа, где каждому пальцу соответствует определенная сфера жизни: бодрость, услуга, состояние духа, близость цели и мышление.
Техника выполнения сложных и неприятных задач. Задачи выполняются по частям, начиная с самых простых и легких шагов.
Выполнение нескольких задач одновременно. В тайм-менеджменте считается вредным явлением, снижающим продуктивность.
Метод, помогающий сделать выбор из нескольких вариантов (например, смартфонов или автомобилей). Для этого каждый вариант оценивают по нескольким критериям и сравнивают суммарную оценку.
Стремление, потребность или желание сделать что-либо. Мотивация играет важную роль в тайм-менеджменте: чем она сильнее, тем охотнее человек выполняет запланированную задачу. Мотивацию можно усиливать и создавать искусственно.
Н
Цели, поставленные под влиянием других людей, общества, рекламы или пропаганды. Достижение таких целей зачастую не приносит человеку удовлетворения.
В планировщиках: сообщения о необходимости выполнить задачу, которые появляются в заданное время. Помогают не забывать о важных делах. Напоминания можно создавать как для компьютеров, так и для смартфонов.
О
Способность человека воспринимать настоящий момент («здесь и сейчас»), не отвлекаясь на посторонние мысли. Помогает избавиться от автоматических шаблонов поведения и более адекватно реагировать на ситуацию.
В тайм-менеджменте: переключение внимания с работы на посторонние занятия, например, на телефон или проверку почты. Частые отвлечения способны значительно снизить продуктивность.
Время, свободное от работы и предназначенное для восстановления сил. Чтобы отдых был эффективным, его необходимо планировать.
Когнитивное искажение: обращать внимание только на истории успеха и игнорировать истории неудач. Например, нам часто рассказывают, что Стив Джобс бросил учебу и стал успешным. Но нам не рассказывают о миллионах людей, которые сделали то же самое и остались ни с чем.
Когнитивное искажение: склонность преуменьшать количество времени, необходимое для выполнения задачи. Ошибка приводит к составлению нереалистичных планов и является одной из причин прокрастинации.
П
В работе: стремление к идеальному результату, даже если такой результат не требуется. Перфекционизм способен существенно снизить производительность труда.
Метод организации планов «от глобального к локальному». В основании пирамиды находятся главные ценности человека, на ее вершине — планы на день.
Упражнение, помогающее увидеть, на что уходит жизнь, и осознать ценность времени.
Планирование
Выбор предстоящих действий и их последовательности. Является главным методом тайм-менеджмента.
Он же «планер», «электронный ежедневник», «органайзер». Программа для тайм-менеджмента. Помогает более эффективно работать с задачами, целями и календарными планами.
Задачи, которые нужно выполнять снова и снова, например, каждый месяц оплачивать счета. В планировщиках можно настроить автоматическое повторение таких задач.
Популярная техника работы и отдыха по таймеру. В классическом варианте по таймеру отмеряют 25 минут на работу, а потом — 5 минут на отдых. Для техники обычно используют специальный помидорный таймер.
Если задача занимает меньше двух минут, ее нужно выполнить сразу, без всякого планирования.
Принцип, согласно которому 20% усилий обеспечивают 80% результата. Помогает правильно расставлять приоритеты и распределять время между делами.
Первоочередные задачи, цели или проблемы. Например, если какая-то задача в списке выбрана приоритетной, она выполняется в первую очередь.
Способность человека получать максимальный результат за единицу времени, например, за день. Обычно оценивается по количеству и масштабу выполненных задач. Не путать с личной эффективностью.
Классическое определение: совокупность запланированных действий, направленных на получение уникального результата. В тайм-менеджменте: дела, состоящие из двух и более отдельных задач.
Откладывание дел на потом. Сегодня считается главным врагом продуктивности.
Р
Время, проведенное на работе или отведенное для работы. Чтобы использовать это время максимально эффективно, его необходимо планировать.
Принцип, согласно которому задачи их разных сфер жизни (например, рабочие и личные дела) нужно планировать и выполнять по отдельности. Упрощает работу с задачами.
Список дел на день, в котором каждая задача привязана к конкретному времени. Позволяет максимально контролировать свой день и эффективно использовать каждую минуту.
Другое название — «распорядок дня». Последовательность ежедневных занятий, выполняемых в одно и то же время. Соблюдение постоянного режима улучшает самочувствие и повышает работоспособность.
Рутина
Действия, выполняемые на регулярной основе. Например: заправить кровать, зарядить телефон, доехать до работы. В разговорной речи слово имеет негативный оттенок и подразумевает однообразную работу.
С
Совокупность методов управления жизнью и ее целенаправленного улучшения. Является более широким понятием, чем тайм-менеджмент.
Способность человека контролировать свои желания, эмоции и поведение для достижения целей. Силу воли можно развивать.
В тайм-менеджменте: крупные задачи, которые сложно выполнить за один раз. Слонов делят на части («бифштексы») и выполняют в течение нескольких дней.
Приятное состояние, которое характеризуется полной вовлеченностью в свое занятие. Можно вызывать сознательно.
Самый популярный и самый простой способ планирования: записать задачи, а потом выполнить. Список дел является основой для других методов планирования дня.
Текущие состояние задачи или этап ее выполнения. Например: планируется, отложено, в работе, завершено. Разным видам задач могут соответствовать свои статусы.
Американский бизнес-тренер, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Книга оказала огромное влияние на современный тайм-менеджмент.
Долгосрочный план действий, направленный на достижение конкретных целей, с учетом имеющихся ресурсов и внешних условий.
Виды деятельности человека, которые отличаются разными целями и ценностями. Например: работа, семья, финансы, здоровье. В тайм-менеджменте сферы помогают систематизировать задачи и цели, упрощают их постановку и планирование.
Т
Совокупность методов управления временем и повышения продуктивности. Включает в себя работу с задачами, целями и привычками, а также различные техники психологической саморегуляции.
Программа или программная функция, отслеживающая время на выполнение задач. Используется для анализа своей деятельности или для составления отчетов о проделанной работе.
Таймер
Устройство (или программа), подающее сигнал через заданный интервал времени. В тайм-менеджменте используется, чтобы контролировать время работы и отдыха.
В планировщике: специальные ключевые слова или метки для систематизации и быстрого поиска задач. Например, дела по дому можно пометить тегом «дом», а покупки — тегом «магазины».
Таблица-календарь, в которой человек отмечает соблюдение привычек или выполнение задач. Может быть как бумажным, так и электронным.
У
Работа, выполняемая на расстоянии, чаще всего из дома. Распространенный в наши дни формат работы, требующий навыков самоорганизации и самодисциплины.
Ф
Перенос задач из головы на внешний носитель: в планировщик или в бумажный блокнот. Регулярная фиксация задач снижает уровень стресса и помогает не забывать о делах.
В планировщиках: специальная функция, помогающая оставить в списке дел только нужные задачи (например, только дела по дому) и скрыть все остальное.
Х
Инструмент тайм-менеджмента, позволяющий отслеживать и анализировать, как распределяется время в течение дня. На хронокарте фиксируются задачи и виды деятельности с указанием их продолжительности. Этот метод помогает выявлять паттерны продуктивности и отвлечений, а также оптимизировать планирование.
Измерение и анализ временных затрат на различные виды деятельности. Помогает выявлять и исправлять проблемы в тайм-менеджменте.
Иначе — «поглотители времени». Все, из-за чего человек напрасно теряет время, например, непродуктивная деятельность или форс-мажоры.
Ц
Цель
Результат, к которому стремится человек. Например: построить дом, окончить университет, выучить иностранный язык. Цели — второй по важности элемент тайм-менеджмента после задач.
Метод управления улучшениями в работе или в тайм-менеджменте. Состоит из четырех повторяющихся этапов: планирования, реализации плана, анализа результатов, внесения изменений.
Подъемы и спады работоспособности, которые наблюдаются у человека в одно и то же время. Циркадные ритмы полезно учитывать при планировании дел на день.
Ч
Список того, что нужно сделать или проверить. Чек-листы имеют очень широкую область применения: борьба с ошибками, планирование работы, диагностика, генерация идей и многое другое.
Ш
Техника организации мышления, предложенная Эдвардом де Боно. При рассмотрении проблемы поочередно включаются разные режимы мышления (разные «шляпы»). Используются следующие «шляпы»: анализ, интуиция, критика, поиск преимуществ, креативность, планирование.
Э
Совместимость цели с ценностями человека, его характером или другими целями. Достижение неэкологичных целей доставляет дискомфорт и не приносит удовлетворения.
Склонность человека лучше запоминать прерванные действия, чем завершенные. Из-за этого эффекта каждое незавершенное дело активно расходует когнитивные ресурсы («мыслетопливо») и снижает работоспособность.