Главный принцип современного тайм-менеджмента звучит так: свои задачи следует хранить не в голове, а на внешнем носителе. Другими словами, их лучше не запоминать, а записывать (хотя бы на каком-нибудь клочке бумаги).

Почему этот принцип так важен?

Представим такую ситуацию: мы сидим на работе и занимаемся своими привычными делами. Внезапно мы вспоминаем, что у нас дома закончился кофе, и после работы не мешало бы заглянуть в магазин. Мы говорим «ага», делаем в уме отметку и возвращаемся к работе.

Мы не стали записывать эту задачу, а просто ее запомнили. И тут у нас намечается сразу несколько возможных проблем:

  • Мы можем об этой задаче забыть. Увы, человеческая память — это штука не очень надежная.
  • Поскольку задача хранится у нас в голове, мы будем ее периодически вспоминать и обдумывать. «Кофе! Надо бы купить кофе! Не забыть бы купить кофе!» — и так весь день. Подобные мысли могут серьезно отвлекать от работы.
  • Незаписанные задачи ощущаются как невыполненные обязательства. Мы смутно чувствуем, что «должны что-то сделать», испытывая из-за этого тревогу и стресс.
  • Наш мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочной памяти. Другими словами, чем больше задач мы пытаемся удержать в голове, тем труднее нам думать.

А теперь представим, что мы решили не запоминать эту задачу, а «выгрузить ее на внешний носитель». Проще говоря, мы просто взяли и записали ее на листочек.

Произойдет следующее:

  • Мы уже не забудем об этой задаче. В отличие от нашей памяти, у бумаги нет ограничений на объем информации или на срок ее хранения. Даже если мы запишем сразу сто задач, они от нас уже никуда не денутся.
  • Нам больше не нужно вспоминать о задаче, поэтому мы можем полностью сосредоточиться на своих текущих делах.
  • Записав задачу, мы начинаем воспринимать ее более рационально. Мы можем трезво оценить ее важность и срочность, сопоставить ее со своими целями и выбрать подходящее время для ее выполнения. Мы лучше контролируем ситуацию, а это, в свою очередь, снижает уровень тревоги и стресса.

Принцип «освободить голову от задач» стал популярен благодаря Дэвиду Аллену, создателю системы GTD, и сегодня считается «стандартом» в тайм-менеджменте.

О новых задачах. Зачем нужны инбоксы#

Место, куда мы отправляем новые задачи, в тайм-менеджменте традиционно называется инбоксом. С английского это слово переводится как «почтовый ящик» или «ящик для входящих». Таким «ящиком» у нас может быть что угодно: записная книжка, программа для планирования или даже настоящий ящик, куда мы складываем корреспонденцию.

Инбоксы помогают реализовать еще один принцип тайм-менеджмента: отделить сбор информации от ее обработки. Выглядит это так:

  • Этап 1. Сбор. Когда к нам прилетают новые задачи, мы сразу же кидаем их в инбокс. На этом этапе мы не тратим время на их обдумывание и планирование, поэтому почти не отвлекаемся от текущих занятий.
  • Этап 2. Обработка. Когда появляется удобное время, мы заглядываем в инбокс, спокойно обдумываем новые задачи и планируем их выполнение.

В целом процесс работы с задачами будет примерно таким:

Инбоксы могут принимать самые разные формы. Вот несколько популярных вариантов:

  • Записная книжка или блокнот. Древний, но до сих пор очень распространенный способ фиксации задач.
  • Диктофон (например, в смартфоне). Позволяет быстро записывать задачи во время прогулок и поездок.
  • Лоток для бумаг. Подходит для сбора бумажных документов: писем, счетов, накладных, чеков.
  • Программы для планирования. Это, наверное, самый актуальный в наши дни вариант. Такие программы сегодня устанавливаются не только на компьютер, но и на смартфон, поэтому мы можем создавать новые задачи в любом месте и в любое время.
Независимо от того, какие варианты мы используем, нужно соблюдать одно важное правило: все инбоксы необходимо регулярно разбирать и опустошать. Только в этом случае мы сможем доверять им свои задачи, не переживая, что эти задачи могут потеряться.

Фиксация задач в SingularityApp#

В программах для планирования роль инбокса выполняет специальная папка, в которую по умолчанию попадают новые задачи. В англоязычных версиях она обычно так и называется «Inbox», а в русскоязычных — «Входящие».

Вот как это работает в программе Сингулярити:

Посмотри короткое видео:
как работать с инбоксом в Сингулярити [3m 39s]

Когда к нам приходят новые задачи, мы сразу отправляем их в папку «Входящие», не отвлекаясь от работы. Когда же у нас появляется свободное время, мы спокойно планируем их выполнение. Например, мы можем назначить этим задачам дату и время, прикрепить их к определенному проекту, установить приоритет и т. д.

Напоследок несколько полезных «рецептов» для SingularityApp#

  1. Чтобы упростить доступ к инбоксу, зайди в настройки и активируй хоткей для быстрого создания задач. После этого ты сможешь в любой момент нажать горячие клавиши CTRL+Space и вызвать на экран специальный виджет, не открывая Сингулярити.

  2. Очень полезно создать в Сингулярити ежедневную повторяющуюся задачу «Разобрать входящие». Она будет каждый день напоминать о том, что не мешало бы проверить свой инбокс и что-нибудь сделать с его содержимым.
  3. Сингулярити позволяет добавлять задачи через электронную почту. Это удобно, если нет доступа к самой программе или если нужно преобразовать в задачу какое-нибудь письмо. Для этого зайди в меню программы (Файл → Добавить задачу через Email) и скопируй специальный почтовый адрес. Обрати внимание: письма нужно отправлять с той почты, на которую зарегистрирован аккаунт в Сингулярити.

  4. Сингулярити поддерживает и другие удобные способы создания новых задач. Например, ты можешь добавлять их с помощью голоса, через телеграм-бот или даже просто «подтягивать» их из Google-календаря. Подробнее об этих и других способах можно прочитать в отдельной статье.