Что такое «Цикл Деминга» и как его применять в жизни?

• Планирование;
• Выполнение действия;
• Проверка результата;
• Внесение изменений по результатам проверки.

В современном виде цикл Деминга выглядит как «Plan (Планируй) — Do (Делай) — Check (Проверяй) — Act (Действуй)». Вместо пункта «Check» иногда используется «Study» (Учись) — это больше подходит для интеллектуальных задач, так как для дальнейшего развития важно не только исправить ошибки, но и сделать из них соответствующие выводы. Цикл качества Деминга также обозначается аббревиатурами, по начальным буквам этапов — PDCA или PDSA.

Для чего используют цикл Деминга#

Главная задача цикла Деминга — постоянное совершенствование качества. Если рассматривать производство, есть два пути развития продукта:

• Внедрять новые функции и процессы производства, которые делают продукт более приближенным к идеалу;
• Исправлять уже имеющиеся ошибки, чтобы ничего не нарушало опыт взаимодействия с продуктом.

Если внедрять все новые и новые функции, но при этом не исправлять ошибки, потребители продукта все равно получат негативный опыт. По Демингу, нужно сосредоточиться не на желании охватить как можно больше функций, а на постоянном улучшении уже имеющегося продукта. Тот же принцип можно применить не только к физическим продуктам, но и к бизнес-процессам, и к повседневным задачам — например, изучению иностранного языка или внедрению полезных привычек.

Можно использовать цикл Деминга в повседневной жизни, если:

Трекер привычек в приложении:

внедряем привычки в расписание

• Вы никак не можете прийти к цели, хотя вроде бы выполняете все необходимые задачи. Например, вы хотите бегать по утрам, но постоянно пропускаете пробежки.
• Эффективность выполнения задач падает и вы не понимаете, почему. Например, вы изучаете английский и видите, что ваша успеваемость снижается.
• Вы решили внедрить в вашу жизнь новые привычки. Например, вы хотите подкачать фигуру до определенных параметров, но пока не понимаете, как сделать тренировки эффективнее.
• Вы вышли на заключительный этап какого-либо процесса и хотите уверенности в результате. Например, вы готовитесь к полумарафону и рассчитываете на призовое место.

Методика Деминга поможет более осознанно подойти к повседневным задачам, проконтролировать их выполнение, понять, что мешает достичь цели, и скорректировать свой план.

Этапы цикла Деминга#

Напомним, цикл состоит из этапов Plan (Планируй) — Do (Делай) — Check (Проверяй) — Act (Действуй). Рассмотрим каждый из них подробнее.

Этап 1: Plan (Планируй)

Вижу цель — иду к ней.

Как сформулировать цель проекта.

На этом этапе вы планируете выполнение своей задачи и достижение результата. Важно проанализировать текущую ситуацию, определить цель и задачи, собрать необходимые сведения, составить список возможных трудностей.

Хотя это теоретический этап, он требует наиболее серьезной подготовки. По итогам у вас должен получиться план действий с возможными отклонениями и измеримыми показателями результата.

Задача этапа: описать задачу и пути ее достижения, сформировать измеримую цель, подготовить необходимые инструменты.

Результаты этапа:

• Аналитика текущего состояния;
• Техзадание / план действий для достижения цели;
• KPI.

Этап 2: Do (Делай)

Это этап четкого следования составленному плану. Если в плане действий участвует несколько людей, то этап «Do» начинается с распределения задач между ними и создания условий для выполнения плана.

Здесь пока не требуется креативности — главное, выполнить поставленные задачи в определенные сроки и достичь заданных на предыдущем этапе показателей. Если задача сложная или объемная, действия могут выполняться итеративно.

Задача этапа: выполнить запланированные действия.

Результаты этапа:

• Определенные результаты, полученные в результате действий.

Этап 3: Check / Study (Проверяй / Учись)

Чек-листы для самопроверки.

Как не забывать о важных мелочах

Это самый важный этап цикла Деминга — проверяя и изучая результаты своих действий, вы можете определить план дальнейшего развития. Важно проанализировать, достигнута ли цель, за счет чего вы получили или не получили нужные результаты. Нужно отмечать не только ошибки, но и положительные моменты, которые можно было бы усилить.

Если требуемая коррекция плана слишком масштабна, или вам кажется, что изначально был выбран неверный путь, можно вернуться к этапу «Plan».

Задача этапа: проанализировать полученные результаты.

Результаты этапа:

• Сравнение полученных результатов с KPI;
• Список возникших проблем, которые помешали достижению результата.

Этап 4: Act (Действуй)

На этом этапе в проект вносятся изменения по результатам аналитики. Если были найдены недочеты, принимаются меры для их устранения. Если вы увидели, как можно улучшить работу, это тоже берется во внимание. На этом этапе уже можно проявить креативность и подумать, как эффективнее воспользоваться полученными данными.

Также здесь составляются регламенты, инструкции и другие вспомогательные документы, которые помогут в следующем этапе «Plan».

Задача этапа: обработать и задокументировать результаты и выводы.

Результаты этапа:

• Регламенты, инструкции, скрипты;
• Шаги по коррекции процессов;
• Новые вводные для следующего этапа планирования.

В зависимости от цели, цикл может повторяться до достижения определенных результатов (например, до уверенного владения английским на уровне) или бесконечно, для постоянного совершенствования в какой-либо сфере.

Где можно использовать цикл Деминга#

Первое, где стала применяться методика — это производство. Простой алгоритм позволил выявлять недочеты на ранних этапах и не тратить время и деньги на дефектные продукты.

Сейчас цикл широко применяется в IT-процессах, он хорошо сочетается с другими Agile-методиками — например, со Scrum. Например, разработка приложения по циклу Деминга будет выглядеть так:

• Plan. Составляем бэклог продукта, набираем из него задачи и определяем сроки для первой итерации.
• Do. Выполняем задачи по плану.
• Check / Study. Проверяем соответствие бэклогу, показываем пользователям, анализируем обратную связь.
• Act. Вносим правки, если необходимо — корректируем бэклог, процессы и состав команды.
• Plan. Составляем список задач и определяем сроки второй итерации, исходя из новых вводных.

Цикл можно эффективно использовать для внедрения и совершенствования рабочих процессов. Вот пример цикла Деминга для повышения эффективности отдела продаж:

• Plan. Изучаем рынок, делаем прогноз по продажам, рассчитываем KPI и план его достижения.
• Do. Проводим обучение отдела продаж, внедряем инструменты для работы (скрипты, CRM).
• Check / Study. Сверяем полученные результаты с прогнозом и KPI, анализируем ошибки и положительные тенденции.
• Act. Вносим изменения в скрипты, подключаем вспомогательные сервисы (чат-бот, BI-систему и т.д.).
• Plan. Составляем прогноз и KPI на следующий месяц.

Цикл Деминга поможет и в планировании повседневной жизни. К примеру, так можно расписать освоение горных лыж:

Планирование на каждый день

10 способов планирования дня

• Plan. Ставим цель — освоить лыжи за 8 занятий, чтобы поехать на Эльбрус через месяц. Находим инструктора и договариваемся о занятиях.
• Do. Ходим на занятия, выполняем указания тренера.
• Check / Study. Оцениваем свой уровень катания, изучаем трассы на Эльбрусе.
• Act. Делаем вывод, что еще не готовы к Эльбрусу. Общаемся с тренером о дальнейшей стратегии тренировок.
• Plan. Планируем еще 4 дополнительных занятия, сдвигаем поездку на Эльбрус на 10 дней.

Из примеров понятно, что цикл Деминга подойдет для тех задач, где важнее не дедлайн, а качество выполнения. Конечно, если билеты на Эльбрус уже куплены, придется ехать с теми навыками катания, которые вы успели получить. Но если сроки не так важны, лучше дождаться приемлемого результата.

Цикл Деминга в SingularityApp#

Приложение-планировщик, например SingularityApp, прекрасно подойдет для планирования задач по циклу Деминга. Для этого есть все необходимое:

• Вложенность проектов и задач. Можно создавать бесконечную вложенность в задачах и подзадачах, чтобы учесть все нюансы каждого этапа планирования.
• Чек-листы для самопроверки. Составьте их на этапе «Plan» и отследите по ним выполнение задачи на этапе «Check / Study». А для экономии времени можно использовать готовый шаблон чек-листа.
• Теги. Пользуйтесь ими, чтобы компоновать однотипные задачи или быстро находить нужную информацию.
• Напоминания. Помогут проставить дедлайны на этапе «Plan» и отследить их соблюдение.
• Режим проверки. Используйте эту функцию, чтобы проверить актуальность задач, добавить новые, скорректировать сроки и приоритеты перед началом нового цикла.

Если вы непременно хотите достичь нужного результата с наименьшими потерями, рекомендуем вам попробовать применить цикл Деминга. Методика позволяет не только бесконечно совершенствоваться в выполнении какой-либо задачи (например, в обучении английскому), но и накапливать опыт, который пригодится в других задачах.