Нет дедлайна — нет задачи
Термин «дедлайн» появился в 60-е годы XIX века и тогда не имел отношения к планированию: тогда «мертвой линией» обозначали крайнюю линию возле тюремного ограждения. Заключенных, которые пересекли эту линию при попытке побега, расстреливали. Позже, уже в веке ХХ, в 20-е годы термин позаимствовали печатники: им стали называть крайний срок, когда газета должна выйти в печать. Ну а после газетных издательств термин стал всё чаще использоваться и в других сферах, напоминая собой о крайних сроках.
Когда появляется дедлайн#
Есть идея. Мечта. Полететь в отпуск на Мальдивы. Или уехать зимовать на Бали. А может, выступить на отчетном концерте танца фламенко. Или напечатать собственную книгу в крупном издательстве (а сначала — написать бы). Но пока для мечты нет проекта, разбитого на четкие шаги-задачи, она так и остается мечтой.
И самое важное при превращении мечты в проект — это дедлайн. Потому что он мотивирует и помогает прокладывать путь к заветному, ведь дедлайн в работе подчиняется правилам ретроспективы — планировать нужно с конца. Сначала устанавливаем, когда проект считается готовым, а потом расставляем все остальные сроки, просто отматывая назад по шагам.
Дедлайны бывают срочными и поэтапными. Срочный обычно устанавливают для дел, которые нужно выполнить здесь и сейчас: погасить долги по квартплате до 15 числа, отправить заявку на тендер не позже 18 часов в пятницу, получить посылку до обеда вторника. Поэтапные дедлайны появляются в крупных проектах, когда большая задача раскладывается на мелкие шаги.
Летим на Мальдивы в конце марта? Вот он, основной дедлайн. А дальше — планируем поэтапные дедлайны: покупаем билеты не позже конца февраля, бронируем отель как можно скорее, находим того, кто посидит с котом в наше отсутствие, и готовимся собирать чемодан. Ах, да. И бюджет спланируем с запасом и заранее.
Так же — и с любой другой большой задачей или проектом, будь то зимовка на Бали, концерт фламенко или собственная книга. Или что угодно ещё. Главное — задать конечную цель, она же — дедлайн.
Плюсы и минусы дедлайнов#
Ключевой плюс дедлайна — он придает задаче тонус: ты всегда помнишь, что у нее есть крайний срок, поэтому ее стоит сделать вовремя. Это подстегивает двигаться к цели. А еще с дедлайнами проще планировать будущие сроки проектов: когда у каждого этапа есть свой дедлайн, легко понять, когда цель будет достигнута полностью.
Дедлайны не нравятся любителям делать всё идеально: потому что просто нет времени шлифовать результат до идеала на 100500 раз. Но кажется, это даже хорошо :)
Из других минусов — иногда дедлайны демотивируют. Сроки могут казаться слишком большими, и тогда мы расслабляемся и ничего не делаем, пока не запахнет жареным. А когда дело кажется слишком срочным, мы испытываем стресс из-за страха не успеть вовремя. Но эта проблема решается грамотным планированием.
Как не ошибиться с дедлайном#
Прикидывая срок готовности задачи или проекта из головы, ты всегда рискуешь, что будет, как вот в этой злободневной анимации: сначала кажется, что времени — вагон, но в итоге ты всё делаешь в последний момент. И тогда концовка твоей книги будет сырой и с опечатками, хотя начало казалось блестящим. И такое ведь не только с книгами происходит :)
Дедлайн — это искусство балансировать между «Сделать хоть как, лишь бы успеть» и «Куда торопиться — у нас еще куча времени!». Но как найти этот баланс?
- Помнить про ошибку планирования
Мы всегда недооцениваем сложность новой задачи, не учитываем возможные препятствия на пути к ее выполнению и переоцениваем свои навыки. - Делить большой проект на подпроекты поменьше
И каждому из них — задавать свой дедлайн. Если очень страшно не успеть — добавляй дедлайны хоть к каждой задаче: Сингулярити так умеет! - Опираться на прошлый опыт
Если вести учет времени выполнения типичных задач, проще прикинуть, сколько займет новая подобная. Например, если ты уже писал когда-то длинные тексты, то знаешь, что за один вечер главу книги вряд ли написать. Поэтому и дедлайн должен быть не таким жестким. - Добавлять подстраховку к сроку готовности — на случай непредвиденного. Или использовать редлайн — точку контроля выполнения конкретной задачи незадолго до дедлайна. С ней проще понять, что что-то идет не так, и вовремя принять меры. Например, перенести срок. Хорошо, если для большого проекта редлайнов будет несколько.
Обычная простуда может сорвать дедлайн
- Не гнаться за идеальностью
Возможно, решение задачи «на троечку» приблизит к успеху больше и скорее, чем попытка шлифовать до идеала и не уложиться из-за этого в срок. Например, можно написать несколько первых глав своей книги и начать выпускать их на каком-нибудь «Литресе», а остальные — дописывать по ходу. - Оценить важность проекта или задачи
Обязательно нужно сделать, желательно сделать и вообще можно не делать. Это поможет определиться и с дедлайном. Танцевать фламенко — ну да, хотелось бы, но зимовать на Бали — больше. Поэтому вторая задача приоритетнее, а её дедлайн — ближе. - Уметь говорить «нет»
Новым задачам и новым вводным по задаче. Потому что иначе не хватит никакого времени на то, чтобы успеть всё.
Как сделать, чтобы дедлайн сработал#
Всё просто — нужны необратимые последствия. Чтобы дедлайн по-настоящему работал, он должен быть страшен, как сама смерть. Ну, или почти. По крайней мере, нужно точно понимать, что ты получишь по шапке, если его провалишь. Как быть?
Можно вступить в общество анонимных (или открытых) прокрастинаторов, где таким же потомщикам и завтрашникам обещать заплатить круглую сумму/ побриться налысо/ принять обет молчания/ сменить имя в случае, если не выполнишь задачу к установленному сроку. Похоже, такие жесткие ограничения для выполнения дедлайнов действительно работают — в социальных сетях можно найти много постов с такими публичными обещаниями.
Что делать, если дедлайн всё-таки сорвался#
Если время наступило, а задача всё ещё не сделана — это значит, что-то где-то пошло не так. Либо оценка по времени была неадекватной, либо в процессе работы всплыли непредвиденные сложности, либо в дело вступила злодейка прокрастинация.
Отчаиваться не стоит. Стоит проанализировать этот опыт и сделать выводы, чтобы в будущем такого не повторилось. И кстати, если в процессе работы ты чувствуешь, что в дедлайн не укладываешься — меняй его и уведомляй об этом всех заинтересованных лиц заранее. Только не превращай откладывание в привычку, потому что такой подход подрывает доверие, губит веру в собственные силы и делает из тебя крайне ненадежного человека. Успехов!