Идея состоит в том, чтобы выявлять самые важные задачи и выполнять их в первую очередь. Например, если на сегодня у нас главная задача «написать отчет», то именно с нее мы и должны начать свой день.
Для чего это нужно? Все очень просто: когда мы ставим важные задачи в начало списка, мы повышаем шансы на их успешное выполнение.
Давайте представим, что мы решили отступить от этого принципа и сделали все наоборот. То есть, мы составили список дел и поместили важную задачу («подготовиться к презентации») в самый конец.
Сейчас, нарушив правильную очередность задач, мы рискуем столкнуться сразу с тремя негативными факторами:
- Нехватка ресурсов
В течение дня наши внутренние ресурсы неизбежно идут на убыль. Мы устаем физически и умственно, а наша способность к самодисциплине постепенно снижается. На задачи, которые стоят в конце списка, ресурсов может просто не хватить.
- Форс-мажоры
Например: нагрянули гости, заболел зуб, отключили свет, пропало настроение и т. д. После таких событий нам обычно приходится пересматривать или даже отменять оставшиеся дела. Естественно, что от форс-мажоров чаще страдают те задачи, которые стоят в списке последними. - Недооценка задач
Например, мы можем обнаружить, что для создания презентации нам не хватает данных. Задача займет больше времени, чем предполагалось: нам придется листать справочники и консультироваться с коллегами. А поскольку задача стоит в конце списка, мы вряд ли успеем ее сегодня закончить.
Эти три фактора накладываются друг на друга, и шансы на успешное выполнение задачи резко снижаются.
А теперь давайте все-таки расставим приоритеты и поставим важную задачу в начало списка.
На этот раз все по-другому:
- Мы занимаемся важной задачей в самом начале дня, когда у нас много сил и энергии.
- Если наши планы вдруг сорвутся, мы с высокой долей вероятности уже успеем сделать все самое главное.
- Если в работе возникнут непредвиденные трудности, мы сможем пожертвовать менее важными делами, чтобы все-таки выполнить задачу.
Расстановка приоритетов в SingularityApp#
Расставить приоритеты в Сингулярити можно сразу тремя способами.
- Ручная сортировка
Самое простое, что можно сделать — это расположить задачи в том порядке, в каком мы собираемся их выполнять.
Для этого заходим в меню списка, включаем пользовательскую сортировку и двигаем задачи так, как нам хочется. Этот вариант полезен в тех случаях, когда нужно быстро расставить приоритеты прямо в процессе работы.
- Приоритет в свойствах задачи
Приоритет — это одно из неотъемлемых свойств задач в Сингулярити. По умолчанию все дела получают средний уровень приоритета, но его легко можно изменить на высокий или низкий. Заходим в контекстное меню задачи (правый клик мышью) и выбираем подходящий вариант:
Этот способ дает несколько преимуществ. Во-первых, чекбоксы задач меняют цвет, и дела с высоким приоритетом сразу становятся заметными. Во-вторых, у нас появится возможность группировать или фильтровать задачи по их значимости.
Для быстрой расстановки приоритетов в SingularityApp предусмотрены горячие клавиши:
- CTRL+1 — высокий приоритет;
- CTRL+2 — средний;
- CTRL+3 — низкий.
- Специальные теги
При желании мы можем придумать для приоритетных задач отдельные теги. Например:
Этот вариант полезен, если мы используем какую-то особую технику тайм-менеджмента, например, определяем приоритет задач по матрице Эйзенхауэра.
Как определить приоритетность задач#
В современном тайм-менеджменте есть множество техник приоритизации дел как простых, так и довольно сложных. Перечислим четыре самых популярных варианта.
- Метод лягушки
«Лягушками» в тайм-менеджменте называются неприятные задачи, например, визит к стоматологу или звонок клиенту-скандалисту. А суть метода лягушки в том, чтобы выполнять дела «в порядке их неприятности». Как ни странно, но именно неприятные задачи зачастую и являются для нас самыми главными.
- Сортировка по важности
Важными называются те задачи, которые направлены на достижение главных целей человека или как-то связаны с его ценностями. Например, если наша главная цель «написать книгу», то важной задачей для нас станет «Написать 1000 слов». Чем сильнее задача влияет на наши цели и ценности, тем она важнее. В этом поможет принцип Парето. - Сортировка по срочности
Срочные задачи — это дела, которые нельзя откладывать. Например, если мы вовремя не поздравим родственника с днем рождения, он обидится. Чем раньше нужно выполнить задачу, тем она приоритетнее.
- Матрица Эйзенхауэра
Самый популярный в тайм-менеджменте подход — это оценивать дела и по важности, и по срочности. Для сортировки задач по этим параметрам используется специальная табличка, которая называется матрицей Эйзенхауэра:
Обычно в первую очередь стараются выполнять дела из квадрата А, а в последнюю — из квадрата D.
