Как составить список дел на день: 15 секретов продуктивности

Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.

Содержание#

1. Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
3. Группировка задач
4. Бюджетирование времени
5. Ненужные задачи
6. Пожертвовать задачами
7. Декомпозиция задач
8. Оперативный список
9. Обязательные и необязательные задачи
10. Разделение сфер
11. Планирование кайросов
12. Жесткие задачи
13. Планирование блоками
14. Работа по таймеру
15. Блоки отдыха

И еще один секрет

1. Фиксация задач#

Главный принцип работы со списком дел звучит так:

Все задачи должны быть записаны

Да, есть немало людей, которые предпочитают составлять списки дел «в уме». Но у этого подхода две проблемы:

• Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
• О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.

Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.

Важно понимать, что список дел — это не просто «напоминалка». Записывая задачи, мы словно берем на себя обязательство их выполнить. Именно с таких обязательств и начинается самодисциплина человека.

Подробнее: Фиксация задач

2. Расстановка приоритетов#

У списка дел из предыдущего примера есть серьезный недостаток: в нем не расставлены приоритеты. Почему это плохо?

В списке присутствуют две важных задачи: «подготовить презентацию» и «записаться к стоматологу». Но поскольку они стоят ближе к концу списка, мы можем до них так и не добраться. Устали, пропало настроение, приехали гости, отключили свет… Мало ли что может произойти в течение дня?

Чтобы повысить шансы на выполнение этих задач, их нужно поставить в самое начало списка. Именно с них мы и должны начать свой день.

Теперь, даже если план на день все-таки сорвется, мы с высокой долей вероятности успеем сделать самое главное.

Подробнее: Зачем расставлять приоритеты

3. Группировка задач#

У нашего списка дел есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:

• Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
• Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
• Потом опять пойдем в магазин.
• Потом опять — в зал и т. д.

Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.

«Переключения» исчезли. Например, сейчас мы всего один раз идем в магазин и сразу покупаем все необходимое. Это простой прием помогает существенно экономить время и силы.

Подробнее: Как группировать задачи

4. Бюджетирование времени#

В нашем списке дел на день есть две задачи, которые можно выполнять бесконечно долго: «гулять» и «читать книгу».

У остальных задач есть какое-то естественное завершение. Например, задачу «пропылесосить ковры» мы закончим, когда ковры станут чистыми. То же самое и с покупками. Купили хлеб? Задача выполнена.

А вот «гулять» и «читать книгу» можно до бесконечности. Если не контролировать продолжительность таких задач, то до других дел руки могут так и не дойти.

Здесь пригодится прием, который называется «бюджетирование». Нужно заранее решить, сколько времени мы готовы потратить на свои «бесконечные» задачи. Это время можно указать прямо в их формулировках:

Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.

5. Ненужные задачи#

Добавлять задачи в список очень легко. Именно поэтому мы часто планируем те дела, которые не особо и нужны. Например:

• «Написать комментарий к статье на Дзене». Как это улучшит нашу жизнь?
• «Выбрать издательство для будущей книги». Зачем думать об издательстве, если мы еще не начали ничего писать?

Выявить такие «балластные» задачи очень легко. Когда список дел уже составлен, нужно еще раз внимательно посмотреть на каждую задачу и спросить себя: а зачем я это делаю? Если внятного ответа на этот вопрос нет, задачу лучше вычеркнуть и не тратить на нее время.

Иногда бывает так: задача вроде бы бесполезная, но ее почему-то очень хочется оставить. В этом случае нужно просто записать ее на отдельный листочек или переместить в папку «Когда-нибудь / может быть», если мы пользуемся электронным планировщиком. Через несколько дней, когда «страсти утихнут», мы сможем еще раз внимательно изучить эту задачу и принять по ней окончательное решение.

6. Пожертвовать задачами#

Страшная правда о тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:

Мы не можем выполнить все дела

Да, мы способны хотеть очень многого, но наши время и силы всегда ограничены. Попытка «объять необъятное» закончится тем, что мы либо не выполним свой план, либо заработаем переутомление.

Посмотрим на две последние задачи в нашем списке дел («навести порядок в гараже» и «перебрать пряности»). Есть подозрение, что на выполнение этих задач нам просто «не хватит маны». Поэтому берем и со спокойной совестью вычеркиваем эти дела из своего списка.

Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.

7. Декомпозиция задач#

В начале нашего списка дел стоит крупная и сложная задача — «подготовить презентацию». Такие дела в тайм-менеджменте называются «слонами». «Слоны» пугают нас своими размерами, поэтому их обычно хочется отложить на потом. Кроме того, зачастую не очень понятно, как к таким задачам вообще подступиться.

Сделать «слона» менее страшным и более понятным помогает прием «декомпозиция». Его идея заключается в том, чтобы разбивать сложные задачи на отдельные простые шаги («нарезать слонов на бифштексы»). Например:

Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.

8. Оперативный список#

Список дел на день иногда получается настолько длинным, что с ним становится сложно работать. Во-первых, нам приходится постоянно «сканировать» весь список взглядом в поисках подходящих задач. Во-вторых, на глаза все время попадаются те дела, которые мы пока не собираемся выполнять.

Здесь может пригодиться прием, который называется «оперативный список». Берем еще один лист бумаги и выписываем на него те задачи, которые мы хотим выполнить прямо сейчас.

Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.

9. Обязательные и необязательные задачи#

Иногда, глядя на список задач, мы испытываем хтонический ужас:

— Как много всего нужно сделать!

В такие моменты хочется все бросить и сбежать от своего списка куда-нибудь подальше (например, в социальные сети). Но справиться с этим страхом можно очень легко. Для этого берем «страшный список» и разбиваем задачи на три группы:

• Обязательно сделать сегодня.
• Желательно сделать сегодня.
• Можно без проблем отложить.

В результате у нас получатся три коротких перечня:

Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.

10. Разделение сфер#

Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:

• Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
• Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.

В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:

Да, вместо одного плана на день у нас получилось два. Зато эти планы будут понятными и не вызовут никаких затруднений.

Подробнее: Принцип разделения сфер

11. Планирование кайросов#

В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:

• Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
• Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
• Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.

Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.

Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения

Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.

12. Жесткие задачи#

Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:

• Посетить врача в 12:00.
• Встретиться с клиентом 15:30.
• Сходить в кино в 20:00 и т. д.

Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.

Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».

Задачи из первого списка мы выполняем в отведенное для них время. Со вторым списком работаем так же, как и обычно, выполняя дела в промежутках между «жесткими» задачами.

Подробнее: Техника жестко-гибкого планирования

13. Планирование блоками#

Сегодня люди все чаще задумываются о поддержании так называемого «жизненного баланса». Им хочется уделять полноценное внимание всем сферам жизни: работе, семье, творчеству, здоровью и т. д. К сожалению, обычный список дел не предусматривают такую возможность.

Может помочь техника блочного планирования. Смысл ее в том, чтобы выстраивать свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков, посвященных разным видам деятельности. Например:

По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.

14. Работа по таймеру#

Иногда мы воспринимаем свой список дел как один большой и непрерывный поток задач. Такое отношение легко приводит к «приступам прокрастинации». И это объяснимо: никому не хочется выполнять работу без конца и края.

Решение этой проблемы предложил в 80-х годах итальянец Франческо Чирилло. Его идея состояла в том, чтобы выполнять задачи с помощью таймера. Выглядит это так:

• Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
• После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
• После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.

При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.

Этот метод (он называется «метод помидора») существенно снижает риск прокрастинации. Таймер разрушает монолитность списка дел и разрезает его на небольшие временные интервалы. Нам гораздо легче уговорить себя поработать всего 25 минут, чем выполнять «одну сплошную работу».

Подробнее: Техника Pomodoro

15. Блоки отдыха#

При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:

• Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
• Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.

На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:

Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.

И еще один секрет#

Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.

Во-первых, такие программы можно установить не только на компьютер, но и на смартфон. Смартфоны мы всегда носим с собой, поэтому списки дел всегда будут под рукой.

Во-вторых, планировщики помогают упростить работу с любыми списками. Мы можем устанавливать напоминания для важных встреч, настраивать автоматическое повторение задач и сортировать дела так, как заблагорассудится.

Ну, а в-третьих, в современных планировщиках можно легко реализовать все приемы и техники, описанные в этой статье.