Как составить список дел на день: 15 секретов продуктивности

Но даже у такого простого метода есть много своих тонкостей и секретов. О некоторых из них мы расскажем в статье.

Содержание #

1. Фиксация задач
2. Расстановка приоритетов
3. Группировка задач
4. Бюджетирование времени
5. Ненужные задачи
6. Пожертвовать задачами
7. Декомпозиция задач
8. Оперативный список
9. Обязательные и необязательные задачи
10. Разделение сфер
11. Планирование кайросов
12. Жесткие задачи
13. Планирование блоками
14. Работа по таймеру
15. Блоки отдыха

И еще один секрет

1. Фиксация задач #

Главный принцип работы со списком дел звучит так:

Все задачи должны быть записаны

Да, есть немало людей, которые предпочитают держать все задачи «в уме». Но у этого подхода две проблемы:

• Мысленное планирование очень ненадежно. Например, сейчас мы хотим помыть посуду, а через полчаса уже не хотим. И если эта задача не была записана, легко сделать вид, что ее не было вообще.
• О незаписанных задачах можно запросто забыть. Мы не компьютеры, и возможности нашей памяти сильно ограниченны.

Чтобы избежать таких проблем, достаточно «перенести» задачи из головы на какой-нибудь более надежный носитель информации, например, в бумажный блокнот или в электронный планировщик.

Важно понимать, что список дел — это не просто «напоминалка». Записывая задачи, мы словно берем на себя обязательство их выполнить. Именно с таких обязательств и начинается самодисциплина человека.

Подробнее: Фиксация задач

2. Расстановка приоритетов #

В предыдущем примере есть серьезный недостаток: в нем не расставлены приоритеты. Почему это плохо?

В списке присутствуют две важных задачи: «подготовить презентацию» и «записаться к стоматологу». Но поскольку они стоят ближе к концу, мы можем до них так и не добраться. Устали, пропало настроение, приехали гости, отключили свет… Мало ли что может произойти в течение дня?

Чтобы повысить шансы на выполнение этих задач, их нужно поставить в самое начало. Именно с них мы и должны начать свой день.

Теперь, даже если план на день все-таки сорвется, мы с высокой долей вероятности успеем сделать самое главное.

Подробнее: Зачем расставлять приоритеты

3. Группировка задач #

У нашего списка есть еще одна проблема: ненужные «переключения» между задачами. Если мы будем выполнять дела так, как они сейчас записаны, то потеряем массу времени:

• Сперва мы пойдем в магазин за хлебом.
• Потом отправимся в зал пылесосить ковер.
• Потом опять пойдем в магазин.
• Потом опять — в зал и т. д.

Чтобы избавиться от таких «переключений», нужно найти в списке схожие задачи и расположить их рядом друг с другом.

«Переключения» исчезли. Например, сейчас мы всего один раз идем в магазин и сразу покупаем все необходимое. Это простой прием помогает существенно экономить время и силы.

Подробнее: Как группировать задачи

4. Бюджетирование времени #

В нашем списке на день есть две задачи, которые можно выполнять бесконечно долго: «гулять» и «читать книгу».

У остальных задач есть какое-то естественное завершение. Например, задачу «пропылесосить ковры» мы закончим, когда ковры станут чистыми. То же самое и с покупками. Купили хлеб? Задача выполнена.

А вот «гулять» и «читать книгу» можно до бесконечности. Если не контролировать продолжительность таких задач, то до других дел руки могут так и не дойти.

Здесь пригодится прием, который называется «бюджетирование». Нужно заранее решить, сколько времени мы готовы потратить на свои «бесконечные» задачи. Это время можно указать прямо в их формулировках:

Как следить за бюджетом времени и не превышать его? Раньше людям для этого приходилось постоянно поглядывать на часы. Но сегодня появился более удобный вариант — использовать таймер на смартфоне. Устанавливаем таймер на нужное время и, пока он не прозвенел, спокойно занимаемся задачей.

тайм-менеджменте, которую веками скрывали от людей масоны и рептилоиды, заключается в следующем:

Мы не можем выполнить все дела

Да, мы способны хотеть очень многого, но наши время и силы всегда ограничены. Попытка «объять необъятное» закончится тем, что мы либо не выполним свой план, либо заработаем переутомление.

Посмотрим на две последние задачи в нашем списке («навести порядок в гараже» и «перебрать пряности»). Есть подозрение, что на выполнение этих задач нам просто «не хватит маны». Поэтому берем и со спокойной совестью вычеркиваем эти дела.

Возможно, мы выполним эти задачи завтра или в другой день. А если и нет, то ничего страшного не произойдет: с беспорядком в гараже тоже можно жить долго и счастливо.

7. Декомпозиция задач #

В начале нашего списка дел стоит крупная и сложная задача — «подготовить презентацию». Такие дела в тайм-менеджменте называются «слонами». «Слоны» пугают нас своими размерами, поэтому их обычно хочется отложить на потом. Кроме того, зачастую не очень понятно, как к таким задачам вообще подступиться.

Сделать «слона» менее страшным и более понятным помогает прием «декомпозиция». Его идея заключается в том, чтобы разбивать сложные задачи на отдельные простые шаги («нарезать слонов на бифштексы»). Например:

Вместо большой «слоновой» задачи, появилось несколько маленьких задач, которые уже не вызывают панику. Тем более что сейчас сразу понятно, что и в каком порядке следует делать.

Подробнее: Декомпозиция задач

8. Оперативный список #

Список дел на день иногда получается настолько длинным, что с ним становится сложно работать. Во-первых, нам приходится постоянно «сканировать» весь список взглядом в поисках подходящих задач. Во-вторых, на глаза все время попадаются те дела, которые мы пока не собираемся выполнять.

Здесь может пригодиться прием, который называется «оперативный список». Берем еще один лист бумаги и выписываем на него те задачи, которые мы хотим выполнить прямо сейчас.

Теперь мы спокойно и ни на что не отвлекаясь, занимаемся наиболее актуальными задачами. Когда все дела в оперативном списке будут выполнены, можно перенести в него новую партию задач из основного списка.

9. Обязательные и необязательные задачи #

Иногда, глядя на список задач, мы испытываем хтонический ужас:
— Как много всего нужно сделать!

В такие моменты хочется все бросить и сбежать от своего списка куда-нибудь подальше (например, в социальные сети). Но справиться с этим страхом можно очень легко. Для этого берем «страшный список» и разбиваем задачи на три группы:

• Обязательно сделать сегодня.
• Желательно сделать сегодня.
• Можно без проблем отложить.

В результате у нас получатся три коротких перечня:

Сейчас сразу видно, что обязательных задач в первоначальном списке было не так уж и много. Мы перестаем нервничать и начинаем относиться к своему плану более спокойно.

10. Разделение сфер #

Иногда в списке дел на день до кучи перемешиваются рабочие и личные задачи. Из-за этого возникает две проблемы:

• Список выглядит запутанным и сумбурным. Поскольку задачи «о разном», они плохо сочетаются друг с другом.
• Нам трудно расставить приоритеты. Например, что важнее: помочь ребенку с уроками или созвониться с клиентом? Это действительно сложный вопрос, на который так просто и не ответишь.

В такой ситуации лучше не мучиться, а составить отдельные списки дел для каждой сферы жизни. Например:

Да, вместо одного плана на день у нас получилось два. Зато эти планы будут понятными и не вызовут никаких затруднений.

Подробнее: Принцип разделения сфер жизни

11. Планирование кайросов #

В прошлых примерах мы имели дело с задачами, которые можно было просто взять и выполнить. Увы, но так бывает далеко не всегда. Есть целая группа задач, для выполнения которых нужно дождаться благоприятного момента. Например:

• Чтобы сходить с семьей в парк, нужна хорошая погода.
• Чтобы написать рассказ, мы должны испытывать вдохновение.
• Чтобы поговорить с директором о повышении зарплаты, нужно дождаться, когда у него будет хорошее настроение.

Такие благоприятные моменты в тайм-менеджменте называются кайросами (в честь Кайроса, древнегреческого бога удачи). К счастью, их тоже можно планировать.

Работает это так: берем дела, требующие кайроса, и записываем их отдельно от остальных. Перед задачами указываем условие, которое необходимо для их выполнения

Когда наступает благоприятный момент, мы находим в списке соответствующую задачу и выполняем. Если нам не повезло, и кайрос не наступил, отменяем задачу или переносим ее на следующий день.

12. Жесткие задачи #

Еще одна проблемная группа задач — это дела, которые нужно выполнять в определенное время («жесткие задачи»). Например:

• Посетить врача в 12:00.
• Встретиться с клиентом 15:30.
• Сходить в кино в 20:00 и т. д.

Такие задачи не вписываются в «логику» обычного списка дел. Их выполнение зависит не от нашего желания и не от порядка в списке, а исключительно от времени.

Подобные задачи лучше планировать отдельно от остальных. Должны получиться два отдельных списка: «жесткие» дела и «гибкие».

Задачи из первого списка мы выполняем в отведенное для них время. Со вторым списком работаем так же, как и обычно, выполняя дела в промежутках между «жесткими» задачами.

Подробнее: Техника жестко-гибкого планирования

13. Планирование блоками #

Сегодня люди все чаще задумываются о поддержании так называемого «жизненного баланса». Им хочется уделять полноценное внимание всем сферам жизни: работе, семье, творчеству, здоровью и т. д. К сожалению, обычный список дел не предусматривают такую возможность.

Может помочь техника блочного планирования. Смысл ее в том, чтобы выстраивать свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков, посвященных разным видам деятельности. Например:

По сути, здесь мы просто составляем отдельный список дел для каждой жизненной сферы, а потом планируем, сколько времени на эти списки потратить. Методика отлично подходит для создания постоянного расписания.

14. Работа по таймеру #

Иногда мы воспринимаем свой список дел как один большой и непрерывный поток задач. Такое отношение легко приводит к «приступам прокрастинации». И это объяснимо: никому не хочется выполнять работу без конца и края.

Решение этой проблемы предложил в 80-х годах итальянец Франческо Чирилло. Его идея состояла в том, чтобы выполнять задачи с помощью таймера. Выглядит это так:

• Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
• После звонка ставим рядом с задачей крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
• После четырех циклов работы устраиваем 30-минутный перерыв.

При желании все промежутки времени можно подгонять под себя, например, работать не 25, а 15 минут.

Этот метод (он называется «метод помидора») существенно снижает риск прокрастинации. Таймер разрушает монолитность списка дел и разрезает его на небольшие временные интервалы. Нам гораздо легче уговорить себя поработать всего 25 минут, чем выполнять «одну сплошную работу».

Подробнее: Техника Pomodoro

15. Блоки отдыха #

При составлении списка дел люди часто совершают серьезную ошибку. Им почему-то кажется, что отдых от работы — это то, что происходит «само по себе», между делом. Тут есть две проблемы:

• Если специально не запланировать отдых, его у нас может не быть совсем. Увы, но по  закону Паркинсона работа занимает все отведенное на нее время.
• Если в списке дел не предусмотрены периоды отдыха, он воспринимается как «большая беспросветная работа». А это, в свою очередь, негативно сказывается на желании что-либо делать.

На самом деле, отдых можно и даже нужно планировать наряду с обычными задачами. Например:

Блоки отдыха выполнят сразу две полезных функции. Во-первых, они помогают своевременно восстановить работоспособность (до наступления усталости). Во-вторых, они выглядят как награда за проделанную работу, и это очень повышает мотивацию.

И еще один секрет #

Напоследок еще один секрет продуктивности: составлять списки дел не на бумаге, а в современных программах для планирования.

Во-первых, такие программы можно установить не только на компьютер, но и на смартфон. Смартфоны мы всегда носим с собой, поэтому списки дел всегда будут под рукой.

Во-вторых, планировщики помогают упростить работу с любыми списками. Мы можем устанавливать напоминания для важных встреч, настраивать автоматическое повторение задач и сортировать дела так, как заблагорассудится.

Ну а в-третьих, в современных планировщиках можно легко реализовать все приемы и техники, описанные в этой статье.