Тайм-менеджмент — это совокупность методов организации личного времени. К таким методам, например, относится расписание, список дел на день или список целей на предстоящий год.

Всякий раз, когда человек составляет планы или проекты и думает, как распорядиться своим временем, он занимается тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент выполняет две важных функции: повышение уровня контроля и повышение эффективности.

Контроль — это возможность сознательно управлять своей жизнью, а не плыть по течению. Планируя время, человек сам решает, что будет происходить с ним дальше.

Эффективность — это возможность добиваться максимальных результатов с минимальными усилиями. Планирование времени помогает человеку выполнять больше важных задач и быстрее достигать своих целей.

Зачем это нужно? #

Тайм-менеджмент = управление временем (перевод с англ.). Неудивительно, что у большинства людей это слово ассоциируется с жесткими расписаниями, суровыми дедлайнами и тревожными взглядами на часы.

На самом деле, тайм-менеджмент давно уже вышел за рамки «управления временем». Сегодня он охватывает почти все темы, связанные с личной эффективностью. Он включает в себя и методы психологической саморегуляции, и стратегии решения проблем, и даже такие философские вопросы, как поиск смысла жизни.

На приведенной ниже схеме можно познакомиться с основными задачами современного тайм-менеджмента.

Основные задачи тайм-менеджмента

Как появился тайм-менеджмент? #

Как явление («стремление повысить продуктивность») он существовал на протяжении всей человеческой истории. Его использовали и в античные времена, и в средневековье, и в эпоху пара. Вполне возможно, что и первобытные люди уже вовсю размышляли о том, как быстрее изготовить каменный топор или эффективнее спрятаться от саблезубого тигра.

Однако само слово «тайм-менеджмент» появилось лишь в середине XX века. В 1959 году американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей написал книгу, которая так и называлась — The Management of Time. Книга стала бестселлером в США, а термин быстро прижился в деловой литературе. Хотя цитаты о тайм-менеджменте встречались и у более ранних авторов.

Впрочем, сегодня многие считают этот термин крайне неудачным.

Во-первых, тайм-менеджмент — это уже давно не только про управление временем. В некоторых современных системах планирования (например, в GTD) время почти не упоминается.

Во-вторых, управлять временем, в общем-то, и невозможно. Все, что может человек — это научиться эффективно его использовать.

Именно поэтому люди все чаще используют другие выражения. Например:

  • Персональный менеджмент — менеджмент для себя.
  • Селф-менеджмент (самоменеджмент) — управление собой.
  • Лайф-менеджмент — управление жизнью и т. д.

Однако, чтобы не запутаться, мы дальше будем все-таки использовать «классический» термин.

Основные направления
 #

Сегодня выделяют два главных направления — корпоративный и личный.

Корпоративный. Используется в коммерческих и государственных организациях для повышения производительности труда. Стандарты, регламенты, отчеты, карты рабочих операций, карты хронометража и т. п. Подобные методы обычно внедряются «сверху» и по инициативе руководства.

Личный (персональный). Это то, что человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Например, если вы планируете дела по дому, пет-проекты или спортивные тренировки.

Кроме того, методы тайм-менеджмента можно условно разделить на общие и специфические.

Общие методы могут использоваться кем угодно и где угодно. К подобным методам, например, относится матрица Эйзенхауэра. Любой человек, независимо от рода деятельности, может составить такую матрицу, и она принесет ему пользу.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — общий метод тайм-менеджмента

Специфические методы предназначены для конкретных занятий. Например, если вы работаете за компьютером, то можете повысить продуктивность с помощью горячих клавиш, автозамены или скриптов.

Специфических методов гораздо больше, чем общих. «Свой тайм-менеджмент» сегодня есть у бизнесменов, программистов, писателей, студентов, спортсменов, домохозяек и т. д. Фактически в каждом деле есть свои особые методы повышения продуктивности, которые неприменимы к другим областям.

Количество техник в современном тайм-менеджменте исчисляется сотнями. Существуют техники планирования дня, расстановки приоритетов, выполнения неприятных задач и т. д. Здесь мы перечислим только самые известные.

  1. Список дел. Самая популярная, простая и доступная техника планирования дня. Просто запишите в планировщик или на лист бумаги все предстоящие дела на день, а потом выполняйте их в любом удобном порядке. Завершенные дела отмечайте галочкой или вычеркивайте.

    Пример простого списка дел на день
  2. Матрица Эйзенхауэра. Тоже очень известная техника, но уже для расстановки приоритетов. Рассортируйте свои задачи по важности и срочности с помощью приведенной ниже таблицы. В первую очередь выполняйте важные и срочные задачи из квадрата A, а в последнюю очередь — задачи из квадрата D. Пример расстановки приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра
  3. Техника SMART. Этот метод помогает правильно сформулировать цели и подготовить их к дальнейшему планированию. Идея в том, чтобы максимально подогнать каждую цель под следующие критерии:
    • Specific (конкретная). Формулировка цели подразумевает понятный и проверяемый результат.
    • Measurable (измеримая). Этот результат можно измерить.
    • Attainable (достижимая). На получение результата хватает ресурсов (времени, сил, денег).
    • Relevant (актуальная). Результат действительно важен и нужен.
    • Time-bound (ограниченная во времени). Для цели установлен дедлайн или бюджет времени.

    Вот как выглядит преобразование целей с помощью этой методики:

    Постановка целей с помощью техники SMART
  4. Метод лягушки. «Лягушками» называют неприятные задачи, которые очень не хочется выполнять. Например: позвонить в налоговую, напомнить коллеге про долг, записаться к врачу.

    Суть техники в том, чтобы выполнять такие задачи в самом начале дня или недели. Во-первых, в самом начале у нас больше сил, энергии и мотивации, чтобы справиться с «лягушками». Во-вторых, выполнив такую задачу, мы можем спокойно заниматься другими делами, не отвлекаясь на неприятные мысли.

    Пример использования метода лягушки
  5. Метод слона. «Слоны» — это крупные задачи, которые сложно или невозможно выполнить за один раз. Например: сделать ремонт в доме, навести порядок на жестком диске, подготовиться к экзамену.

    Такие задачи рекомендуется делить на небольшие кусочки («бифштексы») и распределять на несколько дней.

    Пример использования метода слона
  6. Расписание. Еще одна популярная техника планирования дня. По сути, это тоже список дел, с той лишь разницей, что каждое занятие жестко привязано к конкретному времени. Расписание позволяет максимально контролировать свой день, избегать промедлений и отвлечений.

    Пример расписания на день
  7. Техника Помидора. Методика выполнения задач с помощью таймера, разработанная итальянцем Франческо Чирилло. Работает она так:

    • Установите таймер на 25 минут и в течение этого времени занимайтесь задачей.
    • После звонка установите таймер на 5 минут и сделайте короткий перерыв.
    • После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на 15-30 минут.

    Техника повышает концентрацию во время работы и помогает эффективно справляться с прокрастинацией.

С чего начать #

Современный тайм-менеджмент — это огромный массив информации, в котором с непривычки очень сложно разобраться. Поэтому пару слов о том, с чего начать.

Хорошая новость: большая часть информации вам не понадобится. Например, если вы не руководитель, вам не нужно вникать в тонкости делегирования. Другие методы не подойдут для решения ваших задач или же будут не соответствовать вашему характеру. И это нормально:

Цель изучения тайм-менеджмента — это создание своей собственной системы планирования.

Из огромного арсенала следует выбрать только те методы, которые отвечают вашим повседневным задачам и личным предпочтениям. Лишь в этом случае «управление временем» будет приносить пользу.

Вот несколько советов, которые помогут вам создать свою систему:

  1. Начинайте сразу с планирования дня. Запишите утром (или накануне вечером) все дела, которые хотите сделать за день, а потом постарайтесь их выполнить. Список дел можно вести как на бумаге, так и в современной программе для планирования.

    Освоение тайм-менеджмента лучше начать с составления обычного списка дел на день Освоение тайм-менеджмента лучше начать с составления обычного списка дел на день

    Почему лучше начинать с планирования, а не с чтения книг? Дело в том, что от теории в самом начале мало пользы: мы еще толком не понимаем, какие знания нам нужны. А вот планирование дня помогает быстро разобраться в своих потребностях и искать информацию уже целенаправленно.

    Например, вы можете обнаружить, что не успеваете выполнить задачи из-за частых отвлечений. Следовательно, вам потребуется узнать, как с этими отвлечениями бороться.

    Методы, найденные во время таких экспериментов, станут основой вашей системы планирования.

  2. Познакомьтесь с теорией. Прочитайте одну или несколько книг от известных специалистов. В книгах можно найти ту информацию, которую сложно «добыть» самостоятельно:

    • Возможности тайм-менеджмента. Что вообще можно делать с его помощью?
    • Распространенные ошибки. Проблемы часто находятся в нашей «слепой зоне»: мы не замечаем их, пока на них не укажут со стороны.
    • Полезные приемы. Многое можно сделать быстрее, проще и эффективнее, чем кажется на первый взгляд.

    Приглянувшиеся методы обязательно попробуйте на практике. Если они работают, включайте их в свою систему.

  3. Не останавливайтесь. Создание своей системы — это не разовый акт, а непрерывный процесс, который никогда не заканчивается. Нам всегда есть куда двигаться: быстрее достигать целей, допускать меньше ошибок, получать больше удовольствия от работы и т. д.

    В любом деле можно совершенствоваться бесконечно, и тайм-менеджмент не является исключением.

И полезное видео: тайм-менеджмент, от которого не больно #

Показываем пример подхода к планированию, который не превращает жизнь бесконечный чеклист. Рассказываем немного философии про эволюцию при движении к ZEN планирования: пофигист, неудачник, систематизатор, трудоголик-мазохист, осознанный, просветленный. На реальном примере разбираем систему планирования задач, в которой остается пространство для свободы и спонтанности.