6 техник управления временем, чтобы прийти к work-life balance

Говорят, совмещать работу и личную жизнь — невозможно, но мы докажем обратное. В статье расскажем о 6 техниках управления временем, а вам останется только выбрать ту самую.

Переработки и выгорание больше не в тренде — теперь все пытаются найти свой work-life balance, чтобы одновременно и карьеру построить, и быть счастливым семьянином, и заниматься хобби. «Подружить» работу и личную жизнь — очень важно, вот только никто не даёт инструкций, как найти баланс и избавиться от перекосов. Расскажем про 6 методик методик, которые помогут этого достичь.

Тайм-менеджмент — это система управления временем, которая помогает избавиться от хаоса в повседневности и повысить продуктивность.

Виды тайм-менеджмента#

Чтобы вы смогли управлять своим временем, везде успевать и перестать откладывать планы в долгий ящик, внедрите в свою рутину систему планирования. Но не «какую-нибудь» — система должна совмещать в себе и работу, и хобби, и личную жизнь, и даже ничегонеделание. А если фокусироваться только на чём-то одном, получится дисбаланс — работа встанет выше личной жизни или, наоборот, из-за хобби вы забросите карьеру.

Даша — руководитель филиала крупной корпорации. Она построила карьеру, всё свободное время уделяет работе и постоянно повышает квалификацию, чтобы достичь ещё большего — стать руководителем регионального подразделения.
Но по выходным Даша одна — даже в кафе не с кем сходить. В близком окружении только коллеги и деловые партнёры, с которыми не о чём поговорить, кроме работы.
Саша — душа компании. Он весёлый, активный, у него много друзей и близких знакомых. Они часто встречаются, чтобы посидеть в кафе, поиграть в настолки или выбраться на природу. Саша редко бывает один — иногда даже на работу опаздывает, потому что допоздна переписывался в чате с друзьями.
Но вот уже 10 лет Саша работает на одной и той же младшей должности и даже не мечтает о большем.


Только не путайте work-life-balance с «колесом баланса» — распределяйте ваше время так, как комфортно именно вам.

«Колесо баланса» — это равномерное распределение времени, например, 50% работе и 50% личным делам. Вот только добиться такого строгого баланса и сохранить его сложно, а чаще всего и не нужно.

Work-life-balance — это комфортный вам баланс между личным и рабочим, который постоянно меняется. Например, если вам комфортно работать по 10–12 часов вместо 8 — продолжайте, но не забывайте как следует отдыхать и высыпаться. А дискомфорт от перекоса станет сигналом, что пора изменить подход: освободить время для личных дел или, наоборот, уделять больше внимания работе.

В режиме работа-дом-работа-дом проходит большая часть времени. Например, если вы работаете в офисе, это занимает обычно 5 дней в неделю. Поэтому выделяют 2 вида тайм-менеджмента — личный и рабочий.

Рабочий — это планирование всех рабочих дел. Например, поручения от начальства, ежедневные рабочие задачи, планёрки, общение с клиентами или коллегами и даже корпоративы.

Личный — планирование личных задач. Это встречи с друзьями или родственниками, бассейн или тренажёрный зал, любимое хобби или прогулки с собакой. Сюда же относится и время, которое вы тратите на обучение, например, для повышения квалификации.

1. Понедельник: встретиться с инвесторами в 11:00.

2. Вторник: проверить и проанализировать отчёты подразделений за прошлый месяц.

3. Среда: подготовить сводку по всем показателям для доклада совету директоров.

4. Четверг: скорректировать план развития филиала на весь год.
1. Понедельник: 19:00 — идём в кино с Колей и Викой.

2. Вторник и пятница: тренировки по боксу с 19:00 до 21:00.

3. Среда: выучить «Районы-кварталы» на гитаре.

4. Воскресенье: собираемся у меня на настолки и готовим пиццу.

Чтобы быть эффективным, как Даша, а развлекаться, как Саша, нужна система — план, в котором уживаются и работа, и личная жизнь. Мы собрали 6 проверенных техник, которые помогут наладить тот самый work-life balance.

Методики тайм-менеджмента#

Технологий управления временем очень много — мы посвятили целый раздел этой теме в нашем журнале. Методики легко адаптировать под планирование личных и рабочих задач, главное — начните и попробуйте.

Можно построить систему даже в обычном блокноте, но, скорее всего, вы быстро бросите эту затею — среди страниц можно потеряться, а сам ежедневник может случайно остаться дома вместе с вашими задачами. Чтобы легко внедрить любую методику в свою жизнь и сочетать их между собой, пользуйтесь современными вариантами — онлайн-планировщиками. Мы расскажем о способах на примере Singularity App, в котором уже есть всё, что нужно.

Планирование на основе жизненных ценностей#

Пирамида Франклина

Основа тайм-менеджмента в Пирамиде Франклина — ваши жизненные ценности. По этой методике вы строите долгосрочный и краткосрочный планы в виде пирамиды. Сначала определите глобальные цели в жизни и напишите к ним масштабный план. Учитывая жизненный план и ценности, разделите задачи на 5 лет, 1 год, месяц, неделю и день.

Например, вы мечтаете уйти на удалённую работу, чтобы свободно путешествовать по стране и работать из любого города, а не привязываться к офису. По пирамиде Франклина пропишите путь к своей цели: определите задачи на 5 лет, год и месяц, чтобы поэтапно двигаться к мечте.

 Техника тайм-менеджмента для планирования жизни
Создавайте в Сингулярити отдельные проекты на большие жизненные цели и идите к желаемому по пирамиде Франклина

Планирование от отдыха к работе#

Избавиться от прокрастинации и легко идти к намеченным целям поможет антирасписание. В этом случае вы планируете сначала отдых, развлечения и хобби. Например, вносите в календарь график занятий по боксу или дела по дому. А важные рабочие задачи выписываете отдельно, добавляете их в свободные «окошки» в календаре и отмечаете, когда выполните.

Планирование отдыха и работы

Например, вы работаете удалённо из дома и прокрастинация ваш частый «гость». Сосредоточиться сложно, поэтому вы и с работой не успеваете, и времени на быт, спорт или хобби не остаётся. Попробуйте с помощью SingularityApp внедрить антирасписание, чтобы успевать выполнить и рабочие задачи, и домашние дела, а в конце дня ещё и отдохнуть.

Методика тайм-менеджмента, чтобы успевать отдыхать и работать
Антираписание удобно вести в календаре Singularity — сразу видно сколько времени занимает задача

Планирование по времени или ситуации#

Хроносы и Кайросы — две противоположные системы планирования времени, которые отлично сочетаются между собой. Если вы хотите использовать время и ситуацию в свою пользу, попробуйте планировать по хроносам и кайросам.

Хронос — это жёсткая привязка задач ко времени и дате. Сначала вы записываете дела, у которых уже есть чёткиие временные рамки, а потом распределяете по свободному времени все остальные задачи и назначаете им срок.

Метод тайм-менеджмента для планирования по хроносу

Например, у вас запланировано три рабочие встречи на неделе, визит к зубному и ТО в автосервисе. Эти задачи нельзя отменить или перенести, потому что вы заранее договорились и записались. Поэтому сначала в календаре запишите встречи, приём у стоматолога и ТО, пометьте тегом «Важно», чтобы точно не забыть, а после распределите всё остальное.

Метод тайм-менеджмента для планирования по хроносу
В планах Сингулярити сразу понятно, какие задачи суперважные, а какие — второстепенные

Метод тайм-менеджмента для планирования по хроносу
Календарь SingularityApp — удобный визуальный инструмент для планирования по хроносу

Кайрос — это планирование дел из контекста ситуации, когда наступают определённые условия. Определите в какой момент вы сможете выполнить ту или иную задачу. Зафиксируйте контекст и запишите в него все дела, которые сможете выполнить в этой ситуации. В Singularity App для этого есть теги и проекты.

Метод тайм-менеджмента для планирования по кайросу

Например, у вас много дел, которые получится выполнить только на даче или в главном офисе. Создайте в Singularity теги с кратким названием контекста и напишите все задачи под условия, отметив их тегами. Когда вы окажетесь в нужном месте, под рукой будет готовый список задач, которые были запланированы заранее — ничего не забудете.

Метод тайм-менеджмента для планирования по кайросу
Создавайте списки задач под тегом заранее и вы ничего не забудете, когда придёт нужное время

Планирование по приоритету задач#

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, при котором вы планируете и сортируете все свои дела по приоритету от срочного и важного до не срочного и неважного. Матрица выглядит, как четыре квадрата, которые граничат друг с другом.

Матрица Эйзенхауэра

Например, вам завтра в отпуск. Нужно успеть собрать чемодан, зарядить гаджеты, проверить план работы на время отпуска, а ещё и маме перед вылетом желательно позвонить, чтобы не волновалась

В приложении Singularity App для этой методики подойдёт инструмент приоритетности задач. Выпишите все задачи на сегодня и расставьте приоритеты, как на матрице Эйзенхауэра.

Методика тайм-менеджмента по матрице Эйзенхауэра
С помощью хоткеев отмечайте приоритетность дел для планирования по матрице Эйзенхауэра

Расписание, к которому вы привыкли#

Жёстко-гибкое планирование — привычная методика, которой мы следуем даже неосознанно: стараемся распределить время так, чтобы успеть выполнить все важные дела и ничего не упустить. Сначала в план на день, неделю или месяц вносятся «жёсткие» встречи, у которых есть чёткие временные рамки. Затем в свободные «окошки» в календаре вносятся «гибкие» задачи — менее приоритетные дела, не привязанные ко времени. Чтобы система работала ещё эффективнее, добавьте немного важных деталей, например, учёт и выделение задач, на которые нужно много времени.

Жёстко-гибкое планирование на каждый день

Например, вы владелец бизнеса: на каждый день назначены важные встречи, нужно контролировать работу отделов, анализировать и проверять отчеты. Какие-то задачи никак нельзя отменить или перенести, как встречу с инвесторами. А какие-то можно подвинуть, но они занимают много времени.

По системе жёстко-гибкого планирования сначала внесите в план все встречи, а в оставшееся время — рутинные дела. В Singularity вы сможете построить систему, чтобы успевать всё запланированное, сохранить своё продуктивное состояние и успеть полноценно отдохнуть.

Жёстко-гибкое планирование на каждый день
Расставляйте приоритетность задач в списке по методике жёстко-гибкого планирования

Метод, который освободит голову от задач#

Если вы застряли в круговороте дел, попробуйте метод тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done). Всего четыре шага, чтобы построить систему: выгрузите в одно место все дела и задачи, проанализируйте список, удалите лишнее и поставьте дедлайны на оставшееся. Метод GTD поможет сконцентрироваться на том, чтобы осталось как можно меньше незавершенных дел.

Жёстко-гибкое планирование на каждый день

Например, вы впервые решили заняться планированием, потому что уже ничего не успеваете, а в голове бесконечный поток мыслей: «Надо сделать... Надо не забыть!» Попробуйте навести порядок в делах с помощью Singularity. Запишите все дела в папку «Входящие», внимательно просмотрите список, избавьтесь от ненужного, а важное распределите по проектам и проставьте дедлайны.

Какую бы технику вы не выбрали, чтобы создать систему и поддерживать work-life balance, вам понадобятся инструменты планирования. В нашем журнале есть целый раздел с обзорами и сравнениями разных инструментов: топ-10 приложений-напоминалок на телефон, сравнение онлайн-календарей с приложениями-планировщиками и многие другие.

Выгрузите все дела из головы и из всех стикеров-напоминалок в одну папку «Входящие» в Singularity, удалите неактуальные, запланируйте даты остальным

Онлайн-планировщик Сингулярити совмещает в себе и календарь, и ежедневник, и даже трекер привычек. Например, вы легко сможете начать с планирования GTD, чтобы освободить свою голову и выгрузить все задачи в телефон. Теги и система приоритетности помогут спланировать дела по Матрице Эйзенхауэра и антирасписанию, а двухсторонняя синхронизация с Google-каледарём — внедрить жёстко-гибкое планирование.

Скачивайте SingularityApp и создавайте свою индивидуальную систему планирования, чтобы всё успевать и сохранить баланс.

Посмотрите короткое видео,
как справляться с завалом задач без паники [5m 10s]