Техника «Хронометраж». Когда каждая минута на счету

Ольга Васильева
Хронометраж — это шаг к идеальному распорядку дня.

Расскажем, как помогает техника хронометража, если вы делаете слишком много, и всё равно ничего не успеваете, или когда сроки горят, а дедлайн наступил уже вчера.

Суть техники хронометража#

В двух словах:

  1. Записываете время каждой задачи.
  2. Анализируете результаты.
  3. Оптимизируете график.
Ученый-биолог А. А. Любищев на протяжении 56 лет пользовался этой методикой. Каждый месяц он составлял сводку своего времени, а каждый год — рассчитывал годовой баланс. Он не тратил ни одной минутки зря: даже в дороге читал полезную литературу.

Например, если по плану проверка рабочей почты и ответы на письма занимают у вас 15 минут, а на самом деле — целый час, то внесите это время в своё расписание и не занимайте его ничем другим.

Ученый-биолог А. А. Любищев на протяжении 56 лет пользовался этой методикой. Каждый месяц он составлял сводку своего времени, а каждый год — рассчитывал годовой баланс. Он не тратил ни одной минутки зря: даже в дороге читал полезную литературу.

На первых порах советуем пользоваться техникой полного хронометража — записывайте абсолютно всё, что сделали за день, и точно указывайте время начала и окончания. Фиксируйте даже время на завтрак или короткий перерыв в течение рабочего дня.

Пример техники полного хронометража
Пример техники полного хронометража

После того как это превратится в хорошую привычку, и у вас появится чувство времени, можно перейти к технике частичного хронометража. По этой методике записывайте только несколько нужных вам показателей.

Например, вы планировали читать книгу хотя бы по часу в день. В течение месяца записывайте, сколько времени посвятили чтению, а в конце — проанализируйте, удалось ли достичь цели. Задачи можно объединять в более крупные блоки, а не расписывать всё подробно: например, сделать отдельные блоки для работы, отдыха, саморазвития, бытовых дел.

Пример техники частичного хронометража
Пример техники частичного хронометража

Часто технику хронометража применяют в корпоративном тайм-менеджменте. С её помощью считают, сколько времени сотрудник уделил работе или отдельным рабочим задачам. Для этого пользуются специальными программами — тайм-трекерами или CRM-системами с возможностью учёта. Это удобно для тех, кто работает на удалёнке, или компаниям, чьи клиенты платят за время работы. Техника хронометража поможет оценить, какую зарплату платить сотруднику или адекватно рассчитать стоимость работ и временные затраты для заказчика. Если вы родитель и чувствуете, что с появлением ребенка ваш тайм-менеджмент просел — хронометраж поможет разглядеть хронофаги.

Для личных дел хронометраж тоже подходит. Он поможет выкроить больше времени на отдых и любимые дела, понять, куда уходит большая часть вашего времени. Иногда можно узнать о себе что-то новое: например, что вы спите не 7–8 часов, а не больше 6, или что на общение с близкими остаётся всего полчаса в день. Если вы родитель и чувствуете, что с появлением ребенка ваш тайм-менеджмент просел — хронометраж поможет разглядеть хронофаги.

Шаги техники хронометража#

Шаг 1 — видите цель, не видите препятствий 🙂

Сперва спросите себя, какая у вас цель, что вы хотите узнать или изменить. Вариантов может быть несколько:

  • Победить хронофаги. Например, тратить меньше времени на соцсети. По технике хронометража записывайте каждую минуту, которую тратите на переписки или чтение чужих каналов, а через неделю оцените результаты. На многих смартфонах можно посмотреть, сколько времени вы провели в каждом приложении. Увидели количество часов и ужаснулись? Включите режим «Не беспокоить», «Концентрация внимания» или аналогичный на своём телефоне и постарайтесь установить лимит на общение в соцсетях, чтобы не проверять каждые 5 минут, сколько лайков у вас под последним постом.

Когда начинаете записывать все действия, то дополнительно себя контролируете. С одной стороны это хорошо, так как вы меньше отвлекаетесь на постороннее, а с другой — это не даёт объективной картины. Учитывайте при анализе, что как только перестанете вести хронометраж, соблазна поддаться хронофагам будет больше.
  • Найти больше свободного времени на любимые занятия. Мечтаете записаться на класс по йоге, начать писать книгу, заниматься вокалом с преподавателем — на это нужно как минимум несколько часов в неделю. Если поймёте, куда «утекает» ваше время, то возможность внезапно появится. А если нет, то придётся расставить приоритеты и от чего-то отказаться.
  • Успевать больше. Вы живёте в режиме постоянного аврала — срываете дедлайны, берётесь за гору задач и поручений, а в итоге их не выполняете. Остро эта проблема стоит у фрилансеров, которые сами себе составляют рабочий график и даже во время запланированного отпуска занимаются делами, вместо отдыха. Например, вы думаете, что на дизайн одного слайда презентации уходит 15 минут, а на самом деле — час. Если поначалу записывать, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи, в итоге будете знать, какое количество дней тратите на каждый проект. Сможете грамотно распределять время и понимать, за какие задачи стоит браться, а за какие — нет.
  • Ввести тайм-менеджмент в компанию. Если вы отслеживаете, сколько сотрудник работает над задачей, то будете знать, эффективно ли он работает и стоит ли нагружать его другими задачами. Вы сможете установить справедливые цены на услуги, если поймёте, сколько времени уходит на задачи клиентов.

Шаг 2 — записывайте все свои дела и потраченное время

Обязательно отмечайте время начала и конца каждого действия. Дополнительно можно добавить комментарий, насколько успешно вы провели это время, с пользой или нет. Ставьте пометку, если выполняли два дела одновременно, например, редактировали статью и переписывались с подругой. Получается, что эффективность работы над основным делом (статьёй) снижается, и вы тратите больше времени. Это будет важно при анализе.

Отмечаем одновременные дела в хронометраже
Пример части суточного хронометража. Красной звёздочкой отмечаем те дела, которые делали параллельно с другими

Шаг 3 — анализируйте результаты

Последний этап техники хронометража — анализ. Анализ проводят по конкретным задачам, например, работа над проектом, время на отдых или разговоры по телефону. Когда вы будете знать, сколько времени уходит на задачу, вы поймёте, в какую сторону двигаться к намеченным целям.

Анализировать нужно в динамике — брать результаты за несколько периодов, например, за этот месяц и предыдущий, и сравнивать между собой. Если есть изменения к лучшему, значит, вы всё делаете правильно.

Как анализировать результаты хронометража#

В электронных таблицах

Простой инструмент для анализа по технике хронометража — таблицы в Excel, Google Docs и других. Оценить результаты можно и в телефоне, и на компьютере. Столбцы таблицы — это дни недели, само действие, потраченные часы или минуты и итоговое количество времени. Добавляйте комментарии и особые пометки, если нужно. В строки записывайте названия выполненных дел и точное время.

Подготовили для вас шаблон хронометража. Создавайте свою копию и пользуйтесь! Можно отфильтровать по конкретному занятию и узнать, сколько времени за день потратили на него или сколько оно отнимает в среднем — иногда вы читаете новости 20 минут, иногда — 30, в среднем получается 25. Из таблиц вы можете узнать, сколько раз за день выполняли действие — переписывались в чатах, отвечали на письма, разговаривали по телефону или читали научную литературу.

Техника хронометража в Excel
В такой таблице можно посчитать количество рабочего времени за день, а потом составить сводки за месяц или год

На графиках и диаграммах

После таблиц можно приступать к графикам и диаграммам, чтобы наглядно увидеть результаты. Их можно создавать в также в электронных таблицах — выделите нужную область значений, которую хотите визуализировать, выберите в меню «Вставка» пункт «Диаграммы» и дальше выбирайте необходимые параметры и вид диаграммы или графика.

График отражает изменения во времени, например, что вы стали больше заниматься спортом или меньше спать. Вертикальная ось показывает затраченные часы или минуты, а на горизонтальной оси можно отмечать период, за который вы хотите посчитать результаты — неделю, месяц или год. Смотрите прогресс по одному показателю или сравнивайте сразу несколько.

Техника хронометража на графике
Если вы ведёте хронометраж в Excel, то данные из таблички можно оформить в виде графика. Здесь сравниваем, сколько времени ушло на соцсети и чтение за неделю

Чтобы понять, какую часть дня занимают определённые дела, удобнее пользоваться круговыми диаграммами. Секторы диаграммы — это проценты времени или конкретные часы, которые мы тратим на это занятие в сутки.

Техника хронометража на круговой диаграмме
На диаграмме видно, сколько времени в день у нас отнимают разные занятия

Столбчатые диаграммы сопоставляют разные показатели, например, сколько важных и неважных дел вы выполнили за день. Столбцы диаграммы показывают время — часы или минуты, которые вы тратили на разные действия за определенный период. Можно сравнивать результаты за несколько месяцев, недель или дней.

Техника хронометража на столбчатой диаграмме
Разные виды диаграмм можно создавать в Excel. Сравниваем более и менее важные дела за сентябрь и октябрь

Где можно вести хронометраж#

  • На бумаге — просто записывайте в блокноте или ежедневнике все свои дела и их длительность. Можно записывать всё в столбик или рисовать таблицу. Правда, анализировать потом сложнее и нужно будет либо считать на калькуляторе, либо вносить данные в программу.
Техника хронометража на бумаге
Пример хронометража в блокноте

  • В заметках в телефоне — вести такой хронометраж также легко, как и на бумаге, да и смартфон всегда под рукой. Но есть и минусы: если заметки не структурированы, в них легко запутаться, и вести подсчёты сложнее.
  • Записывать голосом — если ваша работа не позволяет отвлекаться, и вам быстрее сказать, чем написать, то оставляйте себе голосовые сообщения и отмечайте в них начало и конец действия. Правда, потом придётся расшифровывать эти записи.
  • В приложениях — подойдёт любое приложение-планировщик или органайзер для компьютера с мобильной версией, чтобы вы могли оперативно записывать все дела. Расскажем, как вести хронометраж на примере SingularityApp.

Техника хронометража в SingularityApp#

Если вы работаете над одной задачей в течение длительного времени, попробуйте таймер Помодоро. Его можно устанавливать на разные интервалы — от 5 до 120 минут. Короткие интервалы подходят для отдыха и перерывов, а длинные — для концентрированный работы. В конце таймер издаёт звуковой сигнал, и вы не забудете записать время в заметках.

Техника хронометража и таймер Помодоро
Слева — таймер Помодоро для рабочего времени, справа — для перерыва
Первая картинка — таймер Помодоро для рабочего времени, вторая — для перерыва

Кстати, таймер Помодоро можно запустить индивидуально для любой задачи — трекер будет фиксировать всё потраченное время и выводить общий результат для каждой задачи.

Посмотри короткое видео:
как работает таймер Помодоро в Сингулярити [2m 05s]

Вы можете отмечать, на какие задачи тратите время в течение дня в календаре — устанавливайте время, когда начали и закончили что-то делать. В приложении можно посмотреть по дням, сколько заняло то или иное дело, а чтобы легче отличать разные занятия, относите их к разным проектам и выделяйте контрастными цветами.

Техника хронометража в календаре SingularityApp
Разноцветные плашки для разных задач и время их выполнения в SingularityApp

Если нужно быстро записать выполненное действие, напишите сообщение в Telegram-бот приложения, а он сам внесёт задачу в SingularityApp.

Как использовать технику хронометража. Лайфхаки#

  1. Инструмент должен быть всегда под рукой — поэтому удобнее записывать данные в блокнот или телефон, чем в компьютер. Это важно, если вы используете технику полного хронометража, потому что нужно отмечать всё быстро, чтобы ничего не забыть.
  2. Будьте честными. Если переключили своё внимание на что-то другое, записывайте всё как есть. Не преувеличивайте и не преуменьшайте временные затраты. Необязательно записывать только те занятия, которые отвлекли вас меньше, чем на 5 минут.
  3. Попробуйте использовать секундомер — включайте его, когда начинаете что-то делать и ставьте на паузу, когда отдыхаете, обедаете или отвлекаетесь. Это удобно, когда вы отслеживаете какой-то один показатель, например, сколько времени в день проводите за компьютером.

Как применять результаты техники хронометража в жизни#

Помните, что хронометраж — не самоцель, а инструмент её достижения. Красивые цифры не помогут, если ничего не изменить в вашей системе тайм-менеджмента. Что можно сделать:

  • Оптимизируйте процессы, если понимаете, что тратите на них гораздо больше времени, чем представляли. Если саму задачу изменить не получается, то при планировании учитывайте реальное время, которое уходит на неё.
  • Применяйте принцип Парето. Если задачи, которые не приносят результатов, отнимают почти всё ваше время, пересмотрите свой график и сфокусируйтесь только на действительно важных делах.
  • Боритесь с хронофагами. Когда вы выясните, какие из них поглощают больше всего времени, их будет легче победить. Устанавливайте лимиты, готовьтесь к форс-мажорам и делегируйте полномочия — в этой статье подробная инструкция.

Попробуйте вести хронометраж в SingularityApp — скачивайте приложение и достигайте намеченных целей.