Метод ABC-анализа отчасти основан на принципе Парето, согласно которому 20% выполняемых задач создают 80% результата. Однако для более точной классификации в методе Зайверта дела делятся не на две группы (20-80), а на три (15-20-65). Ниже представлен пошаговый алгоритм АБВ-анализа в тайм-менеджменте в том виде, в каком он был описан автором.
Шаг 1. Составьте список дел. Список может охватывать любой горизонт планирования: день, неделю, месяц. Кроме того, вы можете проанализировать задачи по конкретному проекту или свои регулярные занятия.
Шаг 2. Расположите задачи в порядке важности. Найдите задачу, которая сильнее всего влияет на результат, и поместите её на первое место. Затем найдите вторую по значимости задачу и переместите на второе место и т. д. Получившийся список для удобства можно пронумеровать.
Для АБВ-анализа достаточно обозначить самые важные дела (примерно половина от общего числа задач). Как будут расположены второстепенные дела — не принципиально.
Шаг 3. Разделите список на следующие группы:
- Группа А. Самые важные дела — первые 15% списка.
- Группа Б. Менее важные дела — следующие 20% задач.
- Группа В. Второстепенные дела — оставшиеся 65% задач.
Количество задач в каждой группе можно округлить в любую удобную для вас сторону. Если вы пользуетесь современным планировщиком (например, SingularityApp), обозначьте группы с помощью тегов.
Шаг 4. Распределите доступное время между задачами следующим образом:
- Группа А: 65% времени.
- Группа Б: 20% времени.
- Группа В: 15% времени.
Например, если на выполнение задач у вас есть 8 часов, время между группами распределится так:
Опять же: вы можете округлить время в любую удобную для вас сторону.
С АБВ-списком работают так же, как и с обычным. Разница лишь в том, что у вас появится конкретный бюджет времени на выполнение разных задач.
Несколько советов#
- Обязательно подгоните метод под себя. Приведённые выше пропорции (15-20-65) — это усреднённые показатели, выведенные ещё в 80-х годах прошлого века на основе работы немецких менеджеров. Вам они могут не подойти, и это нормально.
Что можно сделать:- Использовать другую формулу распределения времени, например 20-30-50.
- Разделить задачи не на три группы, а на две. Например, можно выделить 70% времени на важные задачи и 30% на второстепенные.
- Не бойтесь экспериментировать. Постепенно у вас появится своя «фирменная пропорция», которая будет заточена конкретно под ваши задачи.
- Если второстепенные В-задачи занимают гораздо больше времени, чем положено по АБВ-анализу, — это серьёзный повод задуматься. Проверьте:
- Нельзя ли эти задачи делегировать или отдать на аутсорсинг?
- Автоматизировать или оптимизировать?
- Выполнять реже?
- Отказаться от них вообще?
Дела из группы В обычно слабо влияют на нашу жизнь. Чем больше времени они отнимают, тем меньше времени остаётся для важных дел.
