Принцип Парето в тайм-менеджменте: 80 на 20 или 20 на 80?

Закон Парето простыми словами: 20% усилий приносят 80% процентов результата. Верно и обратное: 80% усилий дают лишь 20% результата.

Этот закон называют по-разному: правилом 80/20 или 20/80, принципом или законом Парето, принципом неравномерного распределения или законом минимума важных действий.

Закон назвали в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето — он исследовал, как распределяются доходы среди семей Италии, и выяснил, что 80% от всех доходов принадлежат 20% семей.

Принцип Парето пример наглядно
Парето выяснил, что 80% богатств Италии принадлежат 20% населения

Однако сам Парето не формулировал этот закон в таком виде. Популярность пришла позже благодаря бизнес-консультантам Джозефу Джурану и Ричарду Коху. Джуран первым применил этот закон в производстве — с его помощью ему удалось уменьшить процент отбракованной продукции. А с лёгкой руки Ричарда Коха о Парето узнал весь мир. Он написал популярную книгу «Принцип 80/20», в которой описал секреты, как достичь больших результатов и прилагать для этого меньше усилий.

Как применяют принцип Парето 20/80#

Закон Парето это, прежде всего, продуктивность и расстановка приоритетов. Определите, какие у вас основные, самые важные задачи и займитесь ими в первую очередь. В этом поможет методика «съесть лягушку на завтрак».

Закон Парето в бизнесе

Если вы руководитель, не стоит делать работу, которую можно делегировать сотрудникам. Если лишь 20% вашей деятельности дают 80% результата, то надо посмотреть, на что уходят остальные 80% времени, которые дают меньший результат. Если удастся перепоручить часть менее важных задач, то оставшееся время можно будет посвятить новым идеям и их реализации.

В финансовой модели или экономике компании можно использовать принцип Парето, чтобы увеличить доход. Если основную прибыль компания получает от 20% продукции, а остальные 80% приносят меньший доход, то сосредоточьте своё внимание и силы на этих 20% прибыльных товаров или услуг.

Как Принцип Парето помогает управлять рабочим временем
Выберите из хаоса рабочих задач главные и сосредоточьтесь на них

Закон Парето в личных делах

Например, вы решили выучить английский. Если начнёте зубрить все слова из словаря, правила грамматики и 12 времён, то быстро сдуетесь, а заговорить на английском не сможете. Но если сосредоточитесь на том, что приносит максимальный эффект — сразу будете практиковать язык, хотя бы понемногу каждый день, выучите базовый набор слов и выражений, то скорее и с большей вероятностью добьётесь успеха.

Это же работает и в личной жизни: если вы работаете допоздна, часто задерживаетесь в офисе и домой приходите только поспать, от этого могут пострадать ваши отношения с семьей. Не забывайте уделять время близким и качественному общению с ними. Даже 15 минут разговора по душам принесут больше пользы, чем целый день вместе перед телевизором.

Как применять закон Парето в спорте
Небольшие, но регулярные усилия имеют значительный эффект

Плюсы и минусы принципа Парето#

Плюсы

  • Он помогает становиться более успешным. Ведь, как известно, хорошо работает не тот, кто много работает, а кто много зарабатывает 😉 Если у вас получится тратить меньше времени на ненужное и сосредоточиться на главном, то совсем скоро заметите ощутимые результаты. А если вы руководите командой, то сможете закрывать проекты быстрее и с меньшими трудозатратами, не теряя при этом в качестве. Выбирайте самые важные задачи и направьте все усилия на их решение.
  • Владельцы бизнеса, зная этот закон, могут снизить издержки. Если на какие-то процессы вы тратите кучу ресурсов и времени, а при этом они не приносят компании прибыли, то стоит или отказаться от части из них, или оптимизировать.
  • Жизнь становится лучше с принципом Парето, если следовать ему разумно и с осторожностью. Когда вы начнете анализировать, куда уходит ваше время и как не тратить его впустую, то сможете повысить свою продуктивность, и у вас останется больше времени на отдых, саморазвитие и семью.

Минусы

  • Иногда закон 80/20 трактуют неверно: считают, что достаточно сосредоточить внимание на 20% усилий, а от остальных 80% отказаться. Но это не так. Основная идея не в том, чтобы работать поменьше, а получать побольше, а в том, чтобы акцентировать внимание на главном и о второстепенном не забывать.

    Простой пример: в компании работает 100 сотрудников, 20 из них — IT-специалисты высокого уровня. Они создают программное обеспечение, благодаря которому существует фирма. Однако помимо них, есть ещё бухгалтерия, менеджеры, маркетологи и другой персонал, которые и обеспечивают 80% усилий для результата в 20%. Но без их работы компании пришлось бы очень сложно. Смысл в том, чтобы найти баланс и не зацикливаться на куче мелких задач, упуская из вида самое главное.
  • Соотношение 20/80 — не аксиома. Его часто критикуют математики, так как соотношение 20 на 80 неточное и варьируется от 40 на 60 до 10 на 90. На конечный результат влияют много факторов, и невозможно подсчитать точный процент усилий, которые приводят к результату в 80%.

Не стоит привязываться к точным цифрам, пытаясь выяснить, сколько усилий составляют 20%. Главное — больший результат приносит меньшая часть усилий.

Чем может помочь принцип Парето#

А теперь разберёмся, как применять этот закон в жизни. 

  1. Расставляйте приоритеты. Начните записывать все свои задачи и время, которое уходит на них. Благодаря этому узнаете, какие из них важные, а какие — не очень, и сколько времени занимают. Выберите приоритетные задачи и уделяйте им внимание в первую очередь.

    В SingularityApp назначайте приоритет для ваших дел: высокий, средний или низкий. Средний приоритет установлен по умолчанию, высокий приоритет отметит задачу красным, а низкий — сделает её менее заметной, чтобы вы сфокусировались на главном.

    Как расставлять приоритеты по принципу Парето в планировщике
    Выбирайте высокий, средний или низкий приоритет для ваших задач
  2. Грамотно распределяйте время. Здесь вам пригодится знание тайм-менеджмента. Менее значимые задачи тоже надо выполнять, но нельзя, чтобы они занимали 100% времени. Поэтому устанавливайте на них лимит, а если видите, что можете от чего-то отказаться, отказывайтесь с лёгким сердцем. Чтобы понять, сколько времени на какое дело выделить, пользуйтесь матрицей Эйзенхауэра или методом 1-3-5.

    В разделе «Календарь» в SingularityApp устанавливайте длительность любой задачи и придерживайтесь этого тайминга. Пользуйтесь таймером Помодоро, чтобы легче концентрироваться на одном деле.

    Gринцип Парето в тайм-менеджменте
    Чтобы изменить длительность задачи в календаре, нужно зажать её край и растянуть или сжать соответственно
  3. Устанавливайте дедлайны. Если не хотите затягивать выполнение основных задач, которые приносят 80% результата, обозначьте срок выполнения. Когда добавляете задачу в SingularityApp, выберите дату в пункте «Крайний срок», чтобы не забыть, когда её нужно завершить.

    Закон Парето и дедлайны
    SingularityApp напомнит о дедлайнах
  4. Дробите задачу на этапы. Если разбить задачу на маленькие подзадачи, то будет легче понять, какие из них наиболее важные и насколько сильно они влияют на результат. Чтобы создать «вложенную» задачу в SingularityApp, перетащите её в другую задачу мышкой или горячими клавишами — Ctrl/Cmd + стрелка вправо.

    Создание подзадач по принципу Парето
    В SingularityApp можно создавать неограниченное количество подзадач, просто «вкладывая» их друг в друга

Попробуйте применить принцип Парето в личном или деловом тайм-менеджменте. Скачивайте SingularityApp и сосредоточьте внимание на 20% усилий!

12_Promo