Как планировать регулярные проверки. Чек-листы и задачи-вопросы

Мы привыкли, что если задача попала в список дел на день, ее нужно выполнить. Однако в тайм-менеджменте есть задачи, которые не всегда требуют действий.

Предположим, вам нужно периодически отвечать на комментарии в блоге. Будет разумно создать в планировщике соответствующую ежедневную задачу — «Ответить на комментарии». Проблема в том, что иногда в блоге есть комментарии, а иногда нет. Следовательно, сперва нужно проверить необходимость выполнения этой задачи, а уже потом выполнять.

Такие задачи ломают привычный алгоритм действий и вызывают легкую фрустрацию. Обычно мы выполняем задачи из списка в таком порядке: прочитали — выполнили — отметили. Здесь же алгоритм будет таким: прочитали — проверили необходимость выполнения — выполнили — отметили. Или не выполнили и все равно отметили (что, согласитесь, довольно странно).

В принципе, задачи с проверкой можно планировать и выполнять так же, как и остальные дела. Однако в тайм-менеджменте есть два специальных метода работы с такими задачами: задачи-вопросы и чек-листы. Возможно, они покажутся вам более удобными, чем привычный подход.

1. Задачи-вопросы#

Если задач с проверкой немного (не более пяти в день), их можно планировать в виде отдельных задач-вопросов. Просто переформулируйте задачи и настройте их регулярное повторение.

Пример задач-вопросов Пример задач-вопросов

Вопросительная форма подсказывает правильный алгоритм действий: сперва проверить, а уже потом, если необходимо, выполнить. Если у вас не поднимается рука отмечать невыполненные задачи-вопросы, переносите их на завтра или на другой день.

2. Регулярные чек-листы#

Если задач с проверкой много, их лучше собирать в чек-листы, чтобы не перегружать свой список дел. Создайте повторяющуюся задачу (например, «Утренняя проверка»), прикрепите к ней чек-лист и соберите в него все, что нужно проверить.

Чек-лист для утренней самопроверки Чек-лист для утренней самопроверки

Для регулярных проверок лучше создавать тематические чек-листы, соответствующие тому или иному контексту: утром, на работе, на даче и т. д. Но при желании задачи с проверкой можно собрать в единый ежедневный чек-лист и закрепить его в начале списка. Полезные приемы

Полезные приемы#

1. Тег для проверок

Иногда возникает необходимость быстро просмотреть все задачи, связанные с проверкой. Чтобы упростить поиск, добавляйте к задачам и чек-листам специальный тег, например, знак вопроса. После клика по тегу в вашем списке останутся только нужные задачи.

Теги для поиска чек-листов и задач с проверкой Теги для поиска чек-листов и задач с проверкой

2. Напоминания

Некоторые проверки необходимо выполнять в конкретное время. Например, задачу «Не нужно ли зайти в магазин?» следует проверять сразу после окончания рабочего дня, по дороге домой. К сожалению, всегда есть риск о чем-нибудь задуматься и вспомнить о задаче только дома.

Чтобы избежать этой проблемы, привяжите задачу к конкретному времени и включите напоминание.

Напоминание для ежедневной проверки

3. Сперва проверить — потом выполнять

Чтобы ускорить работу с проверочным чек-листом, разделите ее на два этапа:

  • Проверить и отметить то, что делать не нужно.
  • Выполнить неотмеченные задачи, пользуясь чек-листом как обычным списком дел.

Скорость работы увеличится за счет того, что мозгу не нужно постоянно переключаться из режима «проверка» в режим «работа».

Что еще можно делать с помощью повторяющихся задач: