Однако когда дело доходит до практики, начинаются проблемы. Оказывается, просто знать о приемах и техниках недостаточно: чтобы они работали, их нужно как-то встроить в свою повседневную жизнь. Только вот как это сделать?
На самом деле, организовать свой тайм-менеджмент очень легко, особенно если вы пользуетесь современным планировщиком. По сути, внедрение тайм-менеджмента сводится к выполнению одной или нескольких повторяющихся задач. В самом простом случае — это ежедневная задача «Запланировать день»: если вы выполняете только ее, ваш тайм-менеджмент уже будет работать.
Есть два способа организации тайм-менеджмента: одиночные задачи и регулярные обзоры. Рассмотрим оба варианта.
1. Одиночные задачи#
Создайте в планировщике проект «Тайм-менеджмент» и добавьте в него несколько повторяющихся задач. Выбор самих задач будет зависеть от вашей системы планирования и личных предпочтений. Вот самые популярные варианты:
- Запланировать день. Составьте список дел на предстоящий день (это можно делать как утром, так и накануне вечером). В рамках этой задачи можно расставлять приоритеты, группировать задачи, указывать время их выполнения и т. д.
- Подвести итоги дня. Посмотрите, какие задачи были выполнены за день, а какие нет. Невыполненные задачи нужно удалить или запланировать повторно, например, на завтра.
- Разобрать «Входящие». В SingularityApp и других планировщиках в эту папку попадают новые задачи. Папку желательно регулярно опустошать, а находящиеся в ней задачи — планировать.
- Планы верхнего уровня. Можно планировать не только день, но и более продолжительные периоды: неделю, месяц, год.
Какие задачи использовать — вы решаете сами. При желании можно придумать собственные задачи, например, объединить подведение итогов дня и его планирование.
2. Регулярные обзоры#
Более продвинутый вариант организации тайм-менеджмента — регулярные обзоры. Суть их в том, чтобы системно проверять и обновлять свои списки дел. В планировщике обзоры планируют в виде повторяющихся задач с чек-листом.
Для примера рассмотрим обзоры, которые используются в «джедайских техниках».
-
Еженедельный обзор. Планируется как еженедельная задача и выполняется в конце недели. Включает в себя следующие шаги:
- Разобрать все входящие.
- Проверить список задач (удалить неактуальные дела, переформулировать «застрявшие», добавить забытые).
- Проверить список проектов и целей, запланировать по ним новые задачи.
- Просмотреть календарь на две недели вперед. Нужно ли что-нибудь сделать?
- Запланировать задачи на предстоящую неделю.
Формулировки и сами шаги можно подогнать под себя.
-
Ежедневный обзор. Планируется как ежедневная задача, которая выполняется в конце дня (или утром следующего дня). Обзор включает в себя такие шаги:
- Просмотреть завершенные за день задачи. Не требуют ли они дальнейших действий?
- Вспомнить прошедший день. Не забыли ли вы что-нибудь записать? Просмотреть невыполненные задачи. Нужно ли с этим еще что-нибудь сделать?
- Переформулировать невыполненные задачи.
- Запланировать задачи на завтра.
Опять же: все формулировки и шаги можно подогнать под себя.
Содержание обзоров зависит от вашей системы тайм-менеджмента и техник планирования, которые вы используете. Вот еще некоторые варианты действий:
- Проверить планы верхнего уровня (неделя, месяц или год).
- Проверить свои сферы жизни.
- Расставить приоритеты (определить главные задачи и переместить в начало списка).
- Разметить задачи для техник тайм-менеджмента, которые вы используете: матрица Эйзенхауэра, метод АБВГД, метод 1-3-5 и так далее.
- Удалить или перенести задачи, на которые явно не хватит времени.
- Сгруппировать схожие задачи.
- Проверить завершенные задачи на повторяемость.
- Проверить делегированные задачи.
- Проверить список «В ожидании».
- Проверить список «Когда-нибудь».
Сразу все эти действия, разумеется, использовать не нужно: пользуйтесь только тем, что для вас актуально. Чем меньше пунктов будет в вашем обзоре, тем легче его выполнять.
Несколько правил#
- Начинайте с малого. Если вы только начинаете внедрять тайм-менеджмент в свою жизнь, не пытайтесь сразу создать «лучшую систему планирования». Сперва нужно получить хотя бы минимальный опыт и разобраться в своих потребностях. Начните с одной задачи, например, с планирования дня или регулярного разбора входящих. Со временем вы сами поймете, что еще нужно добавить.
- Обзоры должны быть легкими. Лучше регулярно выполнять простые обзоры, чем прокрастинировать «идеальные».
- Главное — доверять своей системе. Задачи и обзоры должны быть подобраны так, чтобы вы не боялись ничего упустить.
- Не усложняйте. Тайм-менеджмент сам по себе не является целью — это просто инструмент для улучшения жизни. Чем меньше времени отнимает «управление временем», тем лучше.
