Сферы жизни в тайм-менеджменте. Самые эффективные приемы и техники

Что такое тайм-менеджмент

Основы управления временем

В статье расскажем о важных нюансах, связанных со сферами жизни, и разберем несколько полезных техник тайм-менеджмента.

Что такое сферы жизни и какими они бывают#

Вокруг понятия «сферы жизни» сегодня напущено много тумана. Термин активно используется и в философии, и в психологии, и даже в эзотерике. Поэтому для начала разберемся, что такое сферы жизни человека на самом деле.

Начнем с определения:

Если простыми словами, то сферы жизни — это способ группировки задач по их предназначению. Например, задача «завершить проект» предназначена для достижения цели «успешная карьера», а задача «сходить с детьми в кино» — для достижения цели «счастливая семья». Следовательно, эти задачи относятся к разным сферам: «Карьера» и «Семья».

Вот еще примеры жизненных сфер и соответствующих им задач:

Как видите, в понятии «сферы» нет ничего туманного и мистического. Теперь разберем некоторые важные нюансы.

1. Для чего нужно знать свои сферы

Группировка задач:

полезный прием тайм-менеджмента

В первую очередь для того, чтобы наводить и поддерживать порядок в тайм-менеджменте. Сферы жизни — это наиболее естественный для человека способ организации и группировки задач. Например, планируя день, мы всегда мысленно помечаем, какие дела относятся к рабочим, а какие — к личным.

Кроме того, сферы очень облегчают планирование. Нам сложно формулировать цели и задачи «просто так», зато мы почти всегда знаем, что нужно сделать по дому, по работе или для здоровья.

Еще одно преимущество знания своих сфер — это мотивация. Благодаря сферам, каждая задача обретает свой смысл и гармонично встраивается в «проект жизни». Мы не просто пишем скучный отчет, а делаем карьеру, не просто выбиваем ковер, а делаем свой дом уютным и т.д.

2. Сколько всего сфер жизни у человека

В литературе по саморазвитию встречаются самые разные числа: 3 сферы, 5 сфер, 8 сфер, 10, 12, 20... Какое из этих чисел правильное?

На самом деле, количество сфер всегда индивидуально: оно зависит от образа жизни, системы планирования и личных предпочтений. Если одному человеку достаточно деления задач на рабочие и личные, то другому нужно отдельно планировать досуг, занятия спортом и духовный рост.

3. Какие сферы жизни есть у человека

Популярный, но очень сомнительный тезис звучит так: есть сферы жизни, которые обязательно должны быть у каждого. Что не так с этим утверждением (помимо того, что это явная попытка навязать другим людям свои «стандарты»)?

Во-первых, сами сферы тоже всегда определяются индивидуально. Возьмем, к примеру, сферу «Работа»: она действительно есть у многих людей. Но у предпринимателя вместо нее будет сфера «Бизнес», у свободного художника — «Творчество», а у школьника или домохозяйки этой сферы не будет вообще.

Во-вторых, жизненные сферы можно как угодно комбинировать и уточнять. Например, сферы «Дом», «Семья» и «Здоровье» легко объединяются в «Личные дела», а сфера «Досуг» запросто может превратиться в сферу «Питомцы» или даже в сферу «Аквариумистика».

Ниже список сфер жизни человека, которые чаще всего используются в тайм-менеджменте. Это ни в коем случае не рекомендации, а просто «шпаргалка» для поиска идей.

4. Главные сферы жизни

Сферы неравнозначны: они всегда образуют четкую иерархию. Например, семья для человека может быть важнее, чем работа, а работа — важнее, чем здоровье.

Главные сферы жизни у каждого человека свои. Адепт ЗОЖ поставить на первое место здоровье, свободный художник — творчество, активный волонтер — общественную деятельность. Если они попытаются следовать какому-то стандарту (например: «на первом месте должна быть семья»), их удовлетворенность жизнью резко снизится.

Как расставлять приоритеты:

методы, правила, нюансы

Знать свою иерархию сфер очень полезно: это помогает правильно расставлять приоритеты в жизни. Например, если для человека самой важной сферой является «Творчество», ему вряд ли стоит проводить целые дни на работе.

Сферы человеческой жизни, их количество и иерархия с годами могут меняться. Например, в молодости людей редко интересует здоровье, а в зрелом возрасте эта сфера, увы, может стать приоритетной. Рекомендуется хотя бы раз в 5 лет устраивать ревизию жизненных сфер и вносить в свои планы коррективы.

Работа со сферами жизни в тайм-менеджменте#

Мы выяснили, что такое сферы жизни, зачем они нужны и какими они могут быть. Теперь давайте разберем несколько приемов и техник тайм-менеджмента, связанных со сферами.

1. Как определить свои сферы

Чтобы пользоваться описанными далее техниками, вам нужно предварительно определить свои сферы жизни. Это можно сделать двумя способами:

1. Поиск по списку. Просмотрите список сфер жизни из предыдущего раздела и выберите то, что для вас наиболее важно. Подумайте:

   • Как сферы у вас есть по факту? Например, если вы ходите на работу, значит, у вас есть сфера «Работа» или «Карьера».
   • Какие сферы у вас должны быть, но почему-то отсутствуют? Например, вы можете обнаружить, что в ваших планах не отражаются сферы «Здоровье» и «Финансы», хотя они для вас важны.

   Поиск по списку помогает быстро определить свои сферы, а заодно выявить лакуны в планировании.

2. Анализ задач. Изучите задачи за последнюю неделю (завершенные и текущие) и определите, с какими сферами они связаны. Если планируете дела на бумаге, сделайте рядом с каждой задачей отметку цветным карандашом. Если пользуетесь планировщиком, используйте для разметки теги. Например:

   
   

   Подведите итоги: какие сферы у вас получились и сколько задач попало в каждую из них. Такой анализ позволяет получить реальную картину вашей жизни. Вы сразу увидите, какие сферы преобладают, а какие нуждаются в улучшении.

После составления списка сфер проверьте: действительно ли он охватывает все аспекты вашей жизни? Если какие-то задачи, виды деятельности или потребности остались за пределами списка, значит, он пока неполный.

2. Как расставить приоритеты в жизни

Сферы жизни имеют для человека разную значимость. Чтобы правильно распределять время, полезно заранее выяснить, что для вас наиболее важно.

Расставить приоритеты в жизни можно двумя способами:

1. Исключение сфер. Возьмите отдельный лист бумаги и запишите свои сферы. Представьте, что чем-то из этого списка нужно пожертвовать (например, у вас стало меньше времени). От какой сферы вы откажетесь в первую очередь?

   Вычеркните сферу и укажите ее порядковый номер начиная с конца (например, если у вас пять сфер, то это будет цифра пять). Повторяйте эту манипуляцию до тех пор, пока не останется одна сфера.

   

2. Метод Лакейна. Представьте, что сразу в двух сферах происходят важные события, требующие действий. Например, вам одновременно нужно презентовать заказчику проект, над которым вы работали полгода, и сходить в школу к ребенку на последний звонок. Что вы выберете?

Это не очень приятные упражнения, но они хорошо помогают разобраться в своей мотивации.

3. Как ставить цели и задачи по сферам жизни

Составляем план на год —

этапы, ошибки, инструменты

В процессе планирования часто возникают две трудности:

• Отсутствие идей. Сложно находить цели и задачи «просто так», поскольку непонятно, о чем вообще нужно думать.
• Риск что-то упустить. Например, можно составить отличный план на год и напрочь забыть, что квартира нуждается в ремонте.

Чтобы избегать этих проблем, полезно составлять планы, опираясь на свои сферы жизни. Давайте посмотрим, как реализовать этот подход в современных планировщиках, например, в SingularityApp.

1. Постановка целей. Создайте для каждой сферы отдельный проект. Для удобства проекты можно объединить в группу «Сферы жизни».

   
   

   

   

   Подумайте: каких результатов вы хотите достичь в каждой сфере? Вы можете ставить как глобальные цели (на всю жизнь), так и цели на конкретный период: год, месяц, неделю. Цели оформляют как подпроекты для жизненных сфер:

   
   

   

   

   Поставленные цели нужно запланировать. Планирование обычно включает в себя анализ цели, ее уточнение с помощью техники SMART и декомпозицию.

2. Постановка задач. Предположим, вы хотите составить список дел на день. Поочередно откройте проекты для сфер жизни (см. выше) и добавьте в них задачи, которые вам хотелось бы сегодня выполнить. Если в ваших сферах уже проставлены цели, можно добавлять задачи и для них.

   
   

   

   

Записав задачи, установите для них дату выполнения (горячие клавиши CTRL+D или CMD+D) или просто перетащите их в папку «Сегодня». Таким же способом можно планировать дела на неделю или на месяц.

4. Как тратить меньше времени на планирование

Повторяющиеся задачи

полный гайд по настройкам

Планирование задач может отнимать много времени. Но есть хорошая новость: львиная доля задач в каждой сфере повторяется. Например, задача «Оплатить счета» (сфера «Финансы») повторяется каждый месяц, а задача «Сделать зарядку» («Здоровье») повторяется каждый день. В современных планировщиках можно один раз настроить автоматическое повторение таких задач и больше к ним не возвращаться.

Чтобы запланировать для своих сфер повторяющиеся задачи, откройте в планировщике соответствующие проекты и подумайте:

• Какие регулярные задачи нужны для поддержания порядка в этой сфере? Например, для сферы «Здоровье» такими задачами могут быть утренняя зарядка, вечерняя прогулка и регулярная диспансеризация.
• Какие регулярные задачи нужны для достижения целей в этой сфере? Например, если в сфере «Здоровье» стоит цель «привести себя в хорошую форму», то для ее достижения нужно 2-3 раза в неделю посещать спортзал.

Вот как это может выглядеть:

Если затрудняетесь с определением регулярных задач, посмотрите дела, завершенные за последнее время. Подумайте: не придется ли их выполнять снова? Если да, настройте их повторение и распределите по сферам.

5. Зачем разделять сферы и как это сделать

Разделение сфер жизни

Простой способ навести порядок в делах

Когда в тайм-менеджменте смешиваются задачи из разных сфер жизни, возникает множество проблем. Например:

• Сложно планировать задачи. В процессе планирования приходится держать в голове сразу несколько целей, не связанных друг с другом.
• Сложно настроиться на работу. Для разных сфер требуются разные «режимы мышления», которые невозможно включить одновременно.
• Сложно расставлять приоритеты. Нужно постоянно «сравнивать несравнимое», например, проект по работе и посещение родительского собрания.

Отсюда вытекает важный принцип:

Реализовать этот принцип в планировщике можно сразу двумя способами.

1. С помощью проектов. Создайте отдельные проекты для каждой сферы жизни и распределите между ними свои задачи. Чтобы оставить в списке задачи только из одной сферы, используйте фильтр:

   

2. С помощью тегов. Создайте отдельные теги для каждой сферы и прикрепите их к соответствующим задачам. Чтобы выбрать задачи из одной сферы, включите фильтр или просто кликните по тегу:

   
   

   Этот вариант подходит и для постановки задач. Кликните по тегу сферы и добавляйте в список новые задачи: они будут сразу помечаться нужным тегом.

6. Для чего нужен жизненный баланс

Самая распространенная проблема со сферами — это нарушение жизненного баланса. Часто бывает, что человек уделяет внимание только одной сфере и игнорирует остальные. Например, он тратит все свое время на работу, из-за чего у него не остается времени на семью, друзей, здоровье и полноценный досуг.

Дисбаланс приводит к тому, что огромная часть потребностей человека не удовлетворяется, и он становится несчастным. Кроме того, если долго игнорировать некоторые сферы, могут начаться неприятности. Например, отсутствие нормального досуга приводит к профессиональному выгоранию, а отсутствие времени на семью и друзей — к одиночеству.

Необходимость соблюдать баланс во всех сферах жизни — один из главных принципов современного тайм-менеджмента. Но обратите внимание:

Колесо жизненного баланса:

как оно помогает навести порядок в делах

Для анализа сфер жизни попробуйте упражнение «Колесо жизненного баланса». Выполняется оно так:

• Скачайте и распечатайте шаблон «колеса».
• Впишите в бланк свои главные жизненные сферы.
• Оцените каждую сферу по 10-балльной шкале (0 — сфера отсутствует, 10 — все отлично).

Вот что примерно должно получиться:

Если в «колесе» заметен явный дисбаланс, попробуйте хотя бы немного исправить ситуацию. Например, если у вас проблемы со сферой «Досуг», начните планировать просмотр фильмов, посещение концертов или встречи с друзьями.

7. Как составить план саморазвития

Саморазвитие сегодня стало популярным. Проблема в том, что люди часто не представляют, в каком направлении им нужно двигаться. Например, в интернете встречается множество странных «программ саморазвития», где всем поголовно рекомендуют учить английский и каждый день выпивать 2 литра воды.

На самом деле, цель саморазвития — улучшение жизни, а она, как мы помним, складывается из отдельных сфер. Именно сферы и должны быть «направляющими» для саморазвития.

Чтобы составить собственный план саморазвития, создайте таблицу, как на иллюстрации внизу. В первом столбце нужно перечислить свои сферы, а остальные столбцы заполнить следующим образом:

• Знать. Знания, необходимые для улучшения сферы. Например, для сферы «Финансы» нужна финансовая грамотность, а для сферы «Здоровье» — знания о правильном питании.
• Уметь. Навыки и умения, полезные для сферы. Например, для «Финансов» это будет навык планирования семейного бюджета, а для «Здоровья» — умение считать калории (подставьте свой вариант).
• Делать. Полезные практики: регулярные задачи, правила и привычки. Вот как это может выглядеть:

Не спешите заполнять сразу всю таблицу: лучше сперва получить минимальные знания по теме (то, что во втором столбце), а уже потом планировать все остальное.

Трекер привычек

в SingularityApp

Готовую программу саморазвития нужно постепенно перенести в свой планировщик. На ее основе создаются новые задачи: прочитать книгу, пройти курс, составить программу тренировок и т. д. Некоторые практики из четвертого столбца можно добавлять в трекер привычек.

Программу саморазвития полезно пересматривать 1-2 раза в год. Подведите итоги: что у вас получилось за это время, а что — нет? Что еще можно улучшить в той или иной сфере? Саморазвитие — это непрерывный процесс, который никогда не заканчивается.

Главные мысли:#

👆 Сферы жизни — это всегда индивидуально. Вы сами решаете, какие сферы жизни нужно развивать, сколько их должно быть и какие из них являются приоритетными.

💡 Знайте свои сферы. Это поможет вам поддерживать порядок в делах, быстро ставить цели и находить для них мотивацию.

⛳️ Определите свои главные сферы. Старайтесь тратить время на то, что для вас действительно важно.

🔰 Соблюдайте принцип разделения сфер. Чтобы упростить свой тайм-менеджмент, планируйте и выполняйте дела из разных сфер по отдельности.

🎯 Ставьте цели и задачи по сферам жизни. Такой подход помогает планировать быстрее и при этом не забывать о важных аспектах жизни.

🔁 Настройте для каждой сферы автоматическое повторение задач, чтобы тратить на планирование меньше времени.

⚖️ Поддерживайте баланс между сферами — это предотвращает серьезные проблемы и повышает удовлетворенность жизнью.

🚀 Для улучшения сфер жизни занимайтесь саморазвитием. Результаты в каждой сфере напрямую зависят от знаний и навыков, которыми вы обладаете.