Залог успешного завтра: как подводить итоги дня

Каждое утро мы с азартом строим планы и принимаемся за проекты. Но ближе к вечеру часто забываем подумать, чем был наполнен минувший день.

А ведь подводить итоги дня — это простой способ оперативно скорректировать путь к цели. В статье обсудим, как правильно оценивать результаты своей работы.

Как провести анализ прожитого дня с помощью планировщика#

Анализ дня (или итоги дня, оценка дня) — это способ саморефлексии, который помогает улучшить личную эффективность. Предполагает осмысление произошедших событий, ваших действий и их результатов.

Обычно анализ дня выполняют вечером, когда события ещё свежи в памяти. Это хороший способ закончить рабочий день и настроиться на отдых. Однако если по вечерам вы выжаты как лимон или конкретно этот день выдался непростым, можно перенести его оценку на утро. Так вы сможете отдохнуть и восстановиться, а затем взглянуть на события дня спокойно и рационально.

Чтобы начать анализ дня, важно вспомнить все задачи на него запланированные. Если вы используете приложения для планирования, или хотя бы бумажный планировщик, это будет проще простого.

Например, в SingularityApp удобнее всего воспользоваться фильтром. Для этого необходимо кликнуть на значок фильтра в правом верхнем углу, указать нужную дату и проставить галочки напротив статусов задач («выполненные», «не выполненные» и «архивированные»). Так вы увидите полный список того, что планировали сделать в этот день.

Чтобы анализировать день быстрее, добавьте этот фильтр в Избранное — нажмите соответствующую кнопку в правой части экрана.

Как подводить итоги дня в приложении
Оценка дня в приложении SingularityApp — фильтр задач поможет оценить, сколько из запланированного удалось реализовать

Анализ удобно выполнять в два этапа: сначала — проанализировать дела, которые вы успели завершить сегодня, после — те, которые остались в прогрессе и до которых руки так и не дошли.

Проанализируйте завершенные дела#

Оцените, требуют ли закрытые задачи следующих шагов. Например, вы завершили дизайн постера, но его необходимо ещё проверить на опечатки, утвердить с заказчиком и распечатать. Запланируйте эти шаги на следующие дни, чтобы доделать работу.

Зачем анализировать свой день и подводить итоги дня
Подведение итогов дня поможет не забыть о задачах, вытекающих из завершенных дел
Зачем анализировать свой день и подводить итоги дня
Подведение итогов дня поможет не забыть о задачах, вытекающих из завершенных дел

Проанализируйте незаконченные дела#

Принято считать, что день удался, когда все задачи запланированные на сегодня удалось закрыть. Но даже гениям планирования такое удаётся не всегда. Случается, что к вечеру некоторые дела остаются незаконченными — частично или полностью. Если в вашем списке задач остались те, за которые вы не успели взяться, или те, над которыми вы только начали работу, их следует проанализировать отдельно.

Проверьте актуальность незавершенных задач

Если вам не хватило времени на задачу, перенесите её на завтра. Но если это случается не в первый раз, проверьте — не потеряла ли она актуальность.

К примеру, ваша задача — подготовить апрельский дайджест о жизни компании. Но сначала HR-отдел долго не согласовывал фактуру, потом вы целую неделю собирали интервью, затем главред ушел в отпуск, не согласовав текст... И вот на календаре 3 мая. Значит, после праздников вам придётся сокращать текст и объединять его с майским дайджестом. Старую задачу в этом случае надо удалить и запланировать вместо нее актуальную.

Оцените масштаб задачи

Когда приходит время выполнять задачу, может оказаться, что работы предстоит куда больше, чем вы думали, когда её ставили. Проанализируйте, не потребовала ли какая-то из ваших задач значительно больше времени, чем планировалось.

К примеру, задача «написать статью в Дзен» включает в себя анализ темы, подбор ключевых слов, планирование структуры, вычитку и множество других этапов. Сделать это за один подход практически нереально.

Работа над такими задачами может демотивировать: даже если вы в течение дня занимались задачей, галочку напротив всё равно не поставить — ведь завтра вам придется продолжить работу. Чтобы отслеживать прогресс в уже начатой задаче, используйте чек-лист, добавив в качестве пунктов этапы работы. Процент выполнения чек-листа поможет вам видеть прогресс по задаче и оценивать свою эффективность.

Если работы по задаче завершены не на 100%, не забудьте при анализе дня перенести ее на следующий день, когда планируете этой задачей заниматься.

Зачем анализировать свой день и подводить итоги дня
Оценка дня поможет отслеживать прогресс и по незаконченным масштабным задачам, используйте для этого чек-листы
Зачем анализировать свой день и подводить итоги дня
Оценка дня поможет отслеживать прогресс и по незаконченным масштабным задачам, используйте для этого чек-листы

Пишем анализ дня: вопросы для самопроверки#

Чтобы качественно оценить результаты прошедшего дня, удобно использовать вопросы для самоанализа: они помогают проанализировать события с разных сторон.

Мы собрали список вопросов, которые эксперты по управлению временем советуют использовать для подведения итогов дня чаще всего. Отнеситесь к этой практике творчески: дополняйте список своими вопросами, меняйте формулировки и записывайте в тетрадь или заметки, какие чувства и мысли вызывают у вас ответы на эти вопросы.

Некоторые из вопросов могут натолкнуть на размышления, инсайты и ценные выводы. Советуем сразу же записывать эти мысли в ежедневник и возвращаться к ним при необходимости.

❓ Что важного удалось сегодня сделать? Какое достижение дня?

Смысл не в том, чтобы ежедневно совершать подвиги. Важно найти в каждом дне то, что сделало вашу жизнь лучше. Например, достижением может быть как новый удачный рецепт ужина, так и первое выступление на публике или сдача текста без правок. Когда вы замечаете даже маленькие успехи, двигаться вперед становится легче.

❓ Какие ошибки были допущены? Как избежать их в будущем?

Посмотрите, в чём вы были собой недовольны. Допустим, вы поняли, что тратите много времени исправляя свои же опечатки в документах. Не ругайте себя, ошибаться — нормально, ведь сосредоточенность меняется в зависимости от нагрузки. Лучше подумайте, что вы можете сделать, чтобы снизить количество опечаток в будущем. Например, можно попробовать перенести проверку текстов на утро и скорректировать завтрашний график.

❓ Ваш день был продуктивным?

Посмотрите, что позволило вам работать эффективнее, а что, напротив, снизило вашу продуктивность. Например, прогулка по парку в обед помогла вам сохранить внимательность во второй половине дня. А вот поиск идей для постов превратился в бессмысленный скроллинг ленты. Подумайте, как этого избежать в следующий раз. Классным решением станет использование таймера Помодоро: так вы ограничите время на задачу с постами, чтобы работать более сконцентрировано.

❓ Какие задачи приблизили вас к цели?

Ответ на этот вопрос поможет вам расставить приоритеты и скорректировать график на завтра так, чтобы сначала выполнить задачи, способствующие достижению целей.

Например, вы заметили, что 70% времени потратили на общение с клиентами, 25% — на вычитку текстов, а в оставшиеся минуты пили кофе или общались с коллегами. Любая работа важна, но если при этом ваша цель — развиваться как редактор, то стоит пересмотреть приоритеты: уделить больше времени задачам, которые прокачивают ваши скиллы в области текстов.

❓ Какие ощущения остались от общения с людьми?

Анализируя, сколько времени и энергии вы тратите на общение с разными людьми, вы можете более рационально спланировать будущий день, выделяя адекватное время на важные переговоры.

Допустим, вам нравится обсуждать на пятиминутках с коллегами планы на неделю, а вот полчаса выслушивать, как поживает собака бухгалтера, абсолютно неинтересно. Конечно, нельзя просто отказаться с ней общаться, но можно пробовать возвращать диалоги в нужное русло.

❓ Что нового получилось сегодня узнать?

Зафиксируйте, что полезного вы сегодня узнали, даже если времени на это было совсем немного. К примеру, прочитанная глава книги по профессии или онлайн-лекция, которую удалось послушать только наполовину, — тоже новые знания. Не умаляйте значимости маленьких шагов, которые ведут вас к развитию.

❓ Как вы себя чувствуете? А какими были эмоции в течение дня?

Задавая себе вопросы об эмоциях, которые испытали в течение дня, вы можете заметить, что влияло на вашу производительность, взаимоотношения с другими людьми и принятие решений.

Например, вы замечаете, что вас раздражают рабочие сообщения после 20:00, и вести трезвый диалог трудно. Зная эту свою особенность, отвечайте на все сообщения, полученные во внерабочее время, следующим утром.

Зачем подводить итоги дня и как это правильно делать
Анализ ваших эмоций за день поможет оценить, что именно выбило вас из рабочей колеи и как исправить положение

❓ Кого и за что вы сегодня благодарите?

Переносить трудности легче, если несмотря ни на что, день был наполнен хорошими моментами. Благодарность за маленькие дела учит замечать множество хороших вещей — с ними легче поддерживать мотивацию и двигаться дальше. Например, вы можете поблагодарить коллегу за то, что помог с проектом или разбавил день хорошей шуткой. Или заметить, что клиент посоветовал вас своему другу, и поблагодарить его за хороший отзыв.

Итоги#

Если подводить итоги дня, можно лучше понять себя, скорректировать график и спланировать достижение целей. Выбирайте для анализа результатов спокойное время, когда вас меньше всего будут отвлекать и не забывайте задавать себе уточняющие вопросы.

8_Promo