Как снять с себя груз незаконченных дел

Основа эффекта Зейгарник в нелюбви нашего мозга к незавершенности — ему буквально не по себе от подвешенных в воздухе процессов и оборванных на середине задач. «Заканчивать дела — это здорово! Как хорошо, что мой мозг пытается мне с этим помочь» — скажешь ты, и будешь не совсем прав. Он действительно пытается, но выходит так себе.

Человек не просто помнит задачи — они давят на него со всех сторон, съедая ценный ресурс внимания и концентрации. Каждое дело перетягивает одеяло на себя, пытаясь заставить себя закончить. В итоге в голове у тебя хор из задач, каждая из которых кричит и дергает за рукав. Представь, что ты работаешь в комнате, полной очень надоедливых людей, и все они одновременно и срочно чего-то от тебя хотят. Ситуация совсем не способствует продуктивности.

Логично было бы пойти отдохнуть в такой момент, но и это не поможет. Процесс бессознательный, отключить силой воли его нельзя. Ты можешь, например, лежать в ванне после работы и категорически не желать думать ни о каких отчетах и дедлайнах, но они всё равно будут отвлекать. Чаще всего человек даже не осознает, что думает о работе, а просто испытывает беспричинное внутреннее напряжение.

Хорошая новость: становиться трудоголиком, чтобы успокоить мозг не нужно. Как раз наоборот — чем больше ты будешь хвататься за все подряд задачи, тем меньше концентрации и сил останется.

Выход из замкнутого круга эффекта Зейгарник лежит в разнице понятий. Ты и твой мозг имеют разное определение для слова «завершить». Чтобы разгрузить свою «оперативку», нет необходимость полностью заканчивать все дела. Достаточно выгрузить их вовне и дать установку, когда и как ты справишься с задачей. Важно именно разобраться с делами, а не довести каждое до финала.

Покажем на примере. Тебе дали несколько задач: подготовить отчет за месяц, провести интервью с клиентом, сделать презентацию. Каждая задача сама по себе состоит из мелких этапов — договориться о дате, сделать черновик, подготовить вопросы, выгрузить данные и т. д. Если ты не выписываешь эти задачи, то они просто крутятся у тебя в голове, ты хватаешься то за то, то за другое. Сделать всё за один день не получится, ты это понимаешь, но после работы уже как-то не отдыхается.

Как облегчить себе жизнь?

1. Выпиши все задачи и разбей их на пункты
Не стремись на этом этапе к идеалу — главное, выгрузить ворох дел на внешний носитель, ничего страшного, если что-то пропустишь.

2. Из списка задач и подзадач выдели те, которые зависят от других людей
Например, интервью с клиентом без него не проведешь. Планы и действия другого человека неизвестны тебе заранее, поэтому здесь мозг может «подвисать» на эффекте незаконченности.

Важно не брать на себя ответственность за то, что не всегда зависит от тебя. Клиент может внезапно уехать в отпуск, а коллега отложить проверку презентации. Поэтому формулируй задачу с позиции своей ответственности.

Вместо «провести интервью с N» лучше ставить себе цель «договориться об удобном времени», «написать N про интервью».

Когда ты выполняешь задачу, сформулированную в таком ключе, мозг помечает ее законченной — свою часть ты сделал, дальше уже зона решений другого человека.

3. Определи сроки для каждой задачи
Дедлайны отлично расправляются с эффектом Зейгарник. Как только ты отводишь конкретный срок для дела, оно тут же переходит в разряд тех, о котором уже позаботились. Задаче нет смысла беспокоить тебя в свободное время — у нее уже есть свой слот.

Дедлайны можно корректировать, в данном случае ты устанавливаешь их для себя, а не для других. Твоя цель — выделить отрезок времени, в который ты будешь заниматься задачей, совсем необязательно тут же ее и закончить. Избегай ситуаций, когда все мелкие и крупные задачи переброшены на один день, такое планирование не убережет от беспокойства и давления.

4. Установи напоминания для важных дедлайнов
Попытка удержать в голове все горячие сроки занимает слишком много оперативки твоего мозга. Переложи это бремя на планировщики — вместе с выбором срока включи напоминалки (или несколько, если любишь перестраховаться).

5. Каждый день подводи итоги
В конце рабочего времени резюмируй, что удалось сделать (поставь победные галочки), а что осталось на следующие дни. Если срок не совпал с реальностью, перенеси задачу на новый адекватный отрезок. Главное, чтобы ничего не оставалось в подвешенном состоянии.