Как повысить личную эффективность?

Методы повышения личной эффективности

Тайм-менеджмент

Искусство управления своим временем — одно из самых полезных в современной жизни. Четкий тайм-менеджмент значительно упростит тебе жизнь, и ты удивишься, сколько, оказывается, времени ты тратил впустую. Чтобы начать жить по законам тайм-менеджмента, просто спланируй с вечера свой день и прикинь, сколько примерно времени ты потратишь на каждое дело. Если появятся еще какие-либо задачи, поставь их в свободные окошки или перекинь на следующий день.

В конце дня обязательно подведи результаты. А если задачи не были выполнены — отметь, что именно тебе помешало. Тайм-менеджмент позволит более осознанно подходить к каждому дню и отмечать «убийц времени», которые мешают твоей продуктивности.

Канбан-доски для организации задач

Итак, с планами разобрались — теперь посмотрим, как можно их систематизировать. Канбан-доски — это наглядный способ визуализации своих задач, особенно, если их много, и все они находятся в разных стадиях выполнения. Для организации канбан-доски можно использовать обычную магнитную доску, стикеры или приложения — например, Trello.

Суть метода в том, что ты делишь доску на 3 столбика: «Запланировано», «В работе» и «Выполнено», а затем раскидываешь задачи по этим столбикам. Так ты сможешь следить за своим прогрессом и результатами каждого дня.

Кстати, столбики можно делать любыми — например, добавить столбик «Сделать как-нибудь» или разбить задачи не по прогрессу выполнения, а по сферам или степени важности.

Метод SMART-целей

А теперь давай посмотрим, как правильно поставить каждую задачу. Метод SMART-целей предлагает четкую постановку — любая задача должна быть:

• Specific — конкретной. Например, приготовить обед.
• Measurable — измеримой. Например, потратить на это 40 минут.
• Actionable — подразумевающей определенные действия. Например, купить продукты, порезать овощи и отварить курицу.
• Relevant — согласованной, то есть, не мешающей остальным задачам. Например, заехать в магазин после работы, а готовкой заняться до вечерней тренировки.
• Time-bounded — ограниченной по времени или определенной в конкретную дату. Например, в среду, в 19:00.

Поначалу тебе будет сложно записывать каждую задачу по такой схеме — да это и не нужно. Особенно хорошо постановка SMART-целей работает для крупных и сложных задач.

Например:

• Выплатить кредит через 6 месяцев, 30 марта, откладывая для этого с каждой зарплаты 10%.
• Похудеть за 3 месяца, к Новому году, занимаясь в фитнес-клубе 2 раза в неделю после работы.
• Написать книгу к лету — тратить на это каждый день по 1,5 часа, с 19:30 до 21 часа.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод поможет расставить задачи по приоритетам. По матрице Эйзенхауэра все дела раскидываются по 4 категориям:

• Срочные и важные — делаются в первую очередь;
• Несрочные и важные — планируются с четким временем выполнения;
• Срочные и неважные — по возможности, делегируются;
• Несрочные и неважные — записываются в отдельный список «Сделать когда-нибудь». Время от времени просматривай этот список — действительно ли все записанные там задачи так нужны.

Метод Помодоро

План на день мы составили — пора приступать к его выполнению. Техника Помодоро отлично подойдет как к рабочим, так и к творческим задачам, и даже к генеральной уборке. Ее суть — в работе короткими промежутками, которые называются «помидорками». Каждая помидорка равна 25 минутам, а после нее можно отдохнуть 5 минут. После того, как ты «съешь» 4 таких помидорки, устрой себе большой перерыв на 15−20 минут.

Техника помогает не отвлекаться на внешние раздражители — попить чаю, посмотреть инстаграм, поболтать с соседом. Все неважные дела откладываются до перерыва. Чтобы отмечать помидорки, можно использовать таймер на смартфоне или специальные приложения. Например, таймер Помодоро есть в SingularityApp.

Конечно, этот способ можно оптимизировать под себя — например, работать не по 25, а по 50 минут и делать перерывы на 10 минут. Кстати, у нас есть подробный обзор метода Помодоро — вот здесь.

Использование приложений

С задачами мы разобрались — и запланировали, и правильно записали, и расставили по приоритетам, и методику выполнения выбрали. Что еще может нам помочь? Конечно, технический прогресс — умные приложения, которые снимут с тебя часть рутинных задач. Мы подобрали несколько приложений, которые помогут тебе в повседневной жизни и будут держать все твои дела в порядке.

Приложения для повышения личной эффективности

Для планирования дел

В этом тебе поможет SingularutyApp. Это мощнейшее приложение, которое поможет содержать все твои дела в порядке — даже если раньше ты не имел дел с планировщиками.

Можно сразу раскидать все задачи по проектам, назначив каждой дедлайн и приоритет, а можно выгрузить их скопом в папку «Входящие» и разобраться с ними потом. И, кстати, в Singularity есть таймер Помодоро, который поможет эффективнее выполнять задачи.

Приложение поддерживает синхронизацию с Google-календарем и постановку задач через e-mail. Все задачи можно систематизировать по проектам — например, «Домашние дела», «Работа», «Написание книги», «Списки покупок» и т. д. К каждой задаче можно добавлять бесконечное множество подзадач, вставлять чек-листы, прописывать теги и проставлять приоритет.

Есть даже особый раздел для несрочных и неважных задач — он называется «Когда-нибудь». А чтобы список задач не превращался в хаос, достаточно раз в месяц включать режим «Проверка», чтобы избавляться от неактуальных дел.

Стоимость: базовый тариф — бесплатно. PRO-тариф с возможностью простановки задач из почты, распечатки плана на день и синхронизацией со всеми устройствами — 199 ₽/мес, 1999 ₽/год..

Для бизнес-задач

Держать в порядке рабочие дела поможет Trello. Планирование по принципу канбан-доски поможет наглядно взглянуть на размеры бедствия — то есть, на запланированные и текущие задачи. Круто, что можно организовать доски не только по такому принципу, но и, например, по проектам или направлениям твоей рабочей деятельности.

В Trello можно добавить свою команду и отмечать ответственных участников в каждой задаче. Также планировщик поддерживает прикрепление файлов, шеринг, метки и проставление дедлайнов.

Стоимость: базовый тариф — бесплатно. Платные тарифы с дополнительными возможностями организации пространства и неограниченным размером хранилища — от $10/мес.

Для отслеживания продуктивности

Здесь мы выбрали приложение RescueTime — оно отслеживает статистику твоей работы за компьютером. RescueTime покажет, сколько времени ты провел за работой, а сколько — в соцсетях, а после выгрузит наглядную статистику. С помощью приложения можно ставить ежедневные цели по проделанной работе — а RescueTime определит, достиг ты цели или нет. Также приложение напомнит о запланированных встречах и других мероприятиях, если ты синхронизируешь его с Google-календарем.

RescueTime поможет определить, какие онлайн-ресурсы отнимают у тебя драгоценное время. Ведь иногда кажется, что ты полистал ленту инстаграма всего 5 минут, а на деле прошло 2 часа.

Приложение можно настроить под себя. Ведь, например, если ты SMM-менеджер, то зависание в соцсетях будет для тебя не тратой времени, а работой. Также можно отметить в приложении отвлекающие факторы — некоторые сайты, почту, мессенджеры — и заблокировать их.

Стоимость: базовая версия — бесплатно. Премиум-тариф с дополнительными функциями — $6,5.

Для формирования полезных привычек

Перестать смотреть телевизор, начать бегать по утрам, выпивать 2 литра воды в день… Сколько еще полезных привычек ты запланировал и не воплотил в жизнь? Приложение Habit List поможет не сбиться с пути и все-таки внедрить в свой распорядок полезные привычки.

Запланируй в приложении все полезные активности и отслеживай свой успех. Привычки будут разделены по цветам. Зеленый означает, что активность нужно выполнить сегодня, красный — что тебе стоит быть продуктивнее, а серый — что эта задача необязательна.

Еженедельно и ежемесячно можно отслеживать свой успех — насколько ты приблизился к желанной цели.

Стоимость: базовая версия — бесплатно. Премиум-тариф с дополнительными функциями — $4,99 в месяц.

Для автоматизации задач

Наша находка — приложение Workflow — сейчас в AppStore оно называется «Команды». Это уникальное средство для автоматизации рутинных задач. С его помощью ты сможешь создавать сценарии различных процессов, которые ты выполняешь со своего телефона. Вот примеры таких сценариев:

• Сохранить страницу из браузера в pdf, после того, как ты сделал ее скриншот;
• При создании серии фотографий объединить их в gif;
• Определить, сколько времени понадобится, чтобы объехать все запланированные на сегодня места;
• Напомнить о запланированной медитации и сообщить, когда ее пора закончить;
• При открытии карт с утра автоматически показывать кофейни рядом с тобой;
• При обращении к календарю показывать список свободных дат, на которые можно назначить встречу.

В общем, Workflow можно назвать маленьким бизнес-менеджером для рутинных задач. Главное — потратить время на составление нужных процессов. Но зато сколько драгоценных минут сэкономится потом — ты удивишься.

Стоимость: бесплатно.

Для тренировок

Наверняка ты знаешь, что физические нагрузки тоже повышают личную эффективность. После успешной тренировки и настроение повышается, и сил прибавляется. Ну, а если плотный график не позволяет сходить в зал, тебе поможет приложение Seven.

Это мобильный тренер в твоем телефоне. Приложение предлагает набор из коротких 7-минутных тренировок высокой интенсивности. Есть возможность выбрать тренировку на все тело или на отдельные мышцы, указать количество повторений каждой тренировки и голос инструктора, который будет давать подсказки по упражнениям. В платной версии можно выбрать типы тренировок — для похудения, поддержания тонуса, повышения выносливости и т. д.

В приложении есть система мотивации: например, за каждую тренировку ты получаешь сердечки, а за регулярность — медальки. Также здесь можно посмотреть статистику и отследить свои успехи.

Стоимость: базовая версия — бесплатно. Дополнительные тренировки — от 349 руб.

Для мотивации

Согласись, ничто так не стимулирует, как крутые цели и желание их достичь. Приложение Dreaminizer позволяет визуализировать свои материальные мечты и расписывать шаги для желанной покупки. Здесь все просто — выбираешь картинку, пишешь стоимость своей мечты и отмечаешь этапы достижения цели. По пути к заветной покупке вычеркиваешь шаги и следишь за своим прогрессом.

Можно ограничивать цели во времени — и в конце каждого периода оценивать свои успехи. Нам кажется, такая визуализация работает очень круто и позволяет четко оценить свои возможности.

К сожалению, приложение есть только для iOS и недоступно в официальных сторах в России.

И напоследок

Личная эффективность — это действительно нужный скилл, в который нужно вкладываться. Какие методы ты будешь использовать, зависит от твоего образа жизни и характера задач. Но в любом случае, рассмотренные в статье техники помогут тебе быть продуктивнее. И не забывай о своих верных помощниках — приложениях, которые автоматизируют твои рутинные процессы. Списки задач, распорядок дня, напоминания — все это можно поручить приложениям, а ты освободишь свое время для более важных дел.