Те же принципы канбан-метода, которые помогают командам быстро и четко в срок выполнять корпоративные задачи, могут сработать и при личном планировании — если попробовать персональный канбан.
О том, как он работает и как помогает быть эффективнее, мы поговорили с Артуром Нек — основателем компании Neogenda и одним из самых известных экспертов и консультантов по канбан-методу в России и СНГ.
Что такое персональный канбан#
Канбан для личного планирования помогает организовать собственную работу за счет визуализации. Согласно классическим принципам канбана, все задачи для начала делятся на три группы и располагаются в трех колонках на канбан-доске.
1. To do — сделать
Очередь из всех задач, которые вы планируете выполнить. Это подразумевает, что все ваши задачи собраны в одном месте и лежат в очереди, чтобы не воровать ресурсы мозга. Когда человек видит большой список задач, эти задачи начинают переключаться в его голове: он постоянно прокручивает, что надо сделать и как именно. Из-за этого то, что действительно важно здесь и сейчас, не делается.
Есть соблазн растащить личные и рабочие задачи по разным канбан-доскам. Но лучше держать все в рамках одной: тогда вы одним взглядом видите всю нагрузку, которая на вас приходится.
Задачи из очереди могут быть привязаны к разным проектам, но вы должны видеть их суммарно — иначе ими очень сложно управлять, а вы при этом не можете адекватно планировать свою нагрузку и не видите всей картины: сколько и чего вы завершаете в течение дня, недели и месяца. Если эти данные будут в разных источниках, вы не сможете их соотнести.
2. Do или Work In Progress — делаю
Список дел в работе, и он должен быть лимитирован. Классически советуют ограничиваться 2-3 задачами, но число может варьировать в зависимости от их объема и вашей производительности.
В некоторых планировщиках задачам можно задавать дату выполнения и дату дедлайна — и они могут отличаться: например, дедлайн у задачи «написать новую главу книги» запланирован на 31 октября, но если вы отправите её в список «Сегодня» — это будет значить, что вы планируете ей позаниматься именно сейчас.
Поэтому в раздел Work In Progress вашего персонального канбана стоит отправлять задачи, которые вы планируете сделать именно сегодня, а не те, у которых к этой дате подошел дедлайн.
Сегодня — это задачи, которые вы планируете сделать сегодня, а не те, у которых сегодня дедлайн. Дедлайны обычно рыночные — вызваны внешними событиями и должны иметь сроки. Внутренние события, которые мы планируем сами для себя, не должны иметь сроков, потому что вы непременно будете эти сроки сдвигать.
3. Done — сделано: выполненные задачи
Список завершенных дел. Эту колонку часто недооценивают, но при анализе она может рассказать много интересного. Например:
- какие задачи понравилось делать больше всего;
- какие задачи вызвали наибольшее сопротивление;
- что из списка вы сделали «спустя рукава»;
- были ли авралы?
Раскладывая все свои дела согласно концепции персонального канбана, вы помогаете себе сосредоточиться на работе и сократить многозадачность — попытки сделать несколько дел одновременно. В классическом канбане подразумевается, что пока не выполнена одна задача, к следующей приступать нельзя.
Персональный канбан — концепция, собранная из определенного набора практик, которые повышают персональную эффективность за счет визуализации деятельности конкретного человека. Это история про улучшение качества сервиса в интеллектуальном труде.
Как организовать персональный канбан в планировщике#
В оригинале персональный канбан — это доски со стикерами. Но в век информационных технологий куда удобнее пользоваться онлайн-инструментами. Вы можете скачать себе специальное приложение типа Trello, но если привыкли держать все дела внутри планировщика — персональный канбан можно организовать и там.
Для этого будет достаточно:
- папки «Когда-нибудь»: здесь будет жить всё то, что вы планируете сделать;
- вкладки «Сегодня»: здесь будет жить небольшой список дел на сегодня или на ближайшие несколько часов;
- раздела «Выполненное» в «Сегодня» или в «Архиве»: здесь вы будете видеть то, что уже готово.
Можете поступить ещё хитрее: создать отдельный проект под персональный канбан и поделить его на секции или подпроекты. В одном разделе у вас будут все задачи из очереди, в другом — те, что вы будете делать сегодня, в третьем — уже выполненные.
Начинать стоит с очень простой системы, потому что чем проще система — тем больше шансов её освоить и пользоваться ежедневно.
Даже если в вашем приложении нет канбан-досок, внутри любого планировщика есть похожая концепция, которую легко реализовать.
Когда привыкнете жить с этой системой, можно будет приступить к улучшайзингу: добавить сюда теги, проекты и что угодно еще.
На продвинутом уровне (который мало кому действительно нужен) эту схему можно усложнять и дальше: например, делить текущие рабочие задачи на группы — анализ, работа, коммуникация с кем-то. Это дополнительная визуализация, которая помогает упростить процесс. Но она возникает только после того, как собралась какая-то статистика и выявились явные подэтапы задач, или если вы не понимаете, на каких этапах задачи «начинают зависать», и этот процесс надо «размотать». В остальных случаях — это больше усложнит вам работу.
Что делать, если вы пользуетесь планировщиком давно и уже выстроили свои группы задач и иерархию проектов? Слегка докрутить свою систему: задачи на текущий день по-прежнему будут жить в «Сегодня», выполненные — в «Архиве». А для очереди задач на ближайший горизонт планирования вы можете:
- в «Избранном» закрепить тег «Запланировано» или «Очередь» и перетаскивать туда задачи из любых проектов;
- отправлять такие задачи в папку «Когда-нибудь» и ежедневно пересматривать этот список, чтобы сформировать план на следующий день.
Кому подойдет персональный канбан#
Обычно персональный канбан советуют внедрить тем, у кого:
- Слишком много задач. Персональный канбан четко визуализирует Work In Progress и не дает перегружать себя, ограничивая количество задач в работе.
- Проблемы с приоритетами. Опять же, за счет ограниченного количества задач в столбце Work In Progress не получится переключаться на что-то менее важное: если задача в этом списке, её точно стоит делать. Остальные — подождут.
- Проблемы с фокусом внимания. Когда вы руководствуетесь простым списком дел, в нем легко перескакивать с одной задачи на другую. С персональным канбаном это сделать сложнее: у вас есть четкий и весьма ограниченный список задач на сегодня. Это делает рабочий процесс более предсказуемым и структурированным.
Может показаться, что персональный канбан спасет в режиме аврала, когда задач много, они все жужжат про свою срочность и требуют внимания. И да, и нет:
Да, потому что во время аврала действительно стоит остановиться и навести порядок: понять, кто, что и когда от вас требует и что вы можете со всем этим сделать: перенести, решать сейчас, делегировать или отменить вовсе.
Нет, потому что здесь велик шанс самообмана. Когда вы живете лишь «тушением пожаров» и каждый день выполняете только срочные, горящие задачи, в вашей жизни не остается места для важных и несрочных дел, которые движут вас к большим целям. При таком раскладе вы просто живете в режиме «пожарника», не успевая думать стратегически и брать в фокус долгосрочные приоритеты.
Когда появляется срочная задача, начинают проседать остальные. Одна срочная задача намывает маленький слой песка времени поверх несрочной и важной, а когда срочных дел много — слой над неприоритетной задачей растет, и в какой-то момент та просто тонет.
Если спросить любого человека, о чем он мечтает, то картинка будет примерно одинаковой: жить на берегу моря, кататься на кабриолете, попивать мохито, входя в свою виллу. Но стоит задать такому человеку вопрос: «Уважаемый, а что ты для этого делаешь уже сейчас?», то он скажет: «Ну вот сейчас у меня рутина, всё горит и полыхает, но я про это обязательно подумаю».
Если встретиться с ним через год и снова спросить, а как там движение к его большой цели — скорее всего, по-прежнему никак. Пока нет реального плана действий, всё это — лишь фантазии.
Если вы живете, выбирая только срочные задачи из списка, то для себя придется признать, что менее важные задачи вы никогда делать не будете — а значит, их не надо планировать вообще.
Поэтому персональный канбан — всё-таки для тех, кто хочет быть эффективным и хочет внедрить эту систему как жизненный подход. Если вам просто нужно выгружать из головы задачи, чтобы те не жужжали — канбан не про вас.
Польза персонального канбана#
Когда вы пользуетесь канбаном какое-то время, то можете собирать аналитику. Она пригодится сразу в нескольких вещах:
Поможет не перегружать себя
Обращая внимание на аналитику, вы начинаете понимать, сколько задач успеваете сделать за день, — и можете прогнозировать свою загрузку в будущем, устанавливая WIP(Work In Progress)-лимиты на количество задач в работе.
Какого-то единого параметра тут нет — WIP-лимит у каждого свой и зависит от индивидуальной статистики. Но если собрать статистику за неделю, то лимит стоит установить на уровне среднего количестве выполненных задач за это время. Это поможет более четко и адекватно планировать объем задач в колонке Work In Progress в будущем.
Покажет направление движения
Эффективность начинается не с момента, когда вы начинаете записывать задачи, а с анализа того, что вы реально делаете. Тут можно сесть и помедитировать над выполненными задачами за последний квартал и подумать, а то ли это, что вам хочется делать в своей жизни и приближает ли выполненное к глобальной большой цели.
Поможет планировать
В персональном канбане можно посмотреть, какие задачи и за сколько времени вы завершаете, а потом построить на основе этих данных частотный график (Lead Time Distribution Chart или Спектральная диаграмма) — график, который отображает частоту встречаемости определенных событий или результатов.
Такой график позволяет увидеть самые долго «висящие» задачи. Анализ таких запланированных, но всё ещё несделанных «хвостов» позволяет понять:
- что можно было сделать по-другому, чтобы задачи не были такими длинными по продолжительности выполнения?
- стоило ли вообще вкладываться в эти задачи, так ли они важны и нужны, как казалось изначально?
Обычно дело не в самих задачах, а в подходе к ним. Почему, например, задача от тещи до сих пор не выполнена? Возможно, потому что её делать вообще не хочется.
Когда вы отслеживаете подобные дела, вам легко создавать петлю обратной связи на планирование — вы просто оцениваете, похожи ли новые задачи на вот те отложенные? И если они похожи, то сразу нужно предпринять какие-то действия: делегировать, декомпозировать, выкинуть из списка вовсе и т.д.
Та же аналитика поможет понять, за сколько вы сможете сделать новые похоже задачи: за день, за неделю, за месяц. Это позволит быть более быстрым и эффективным.
Покажет причины и процесс выбора приоритетов
Наблюдая за тем, как вы выбираете задачи из колонки с очередью дел к выполнению, можно заметить закономерности. Например, вы можете чаще цепляться за срочное, но неважное. Или прокрастинировать над конкретным типом задач и бесконечно их откладывать.
Замечая такие тенденции, их можно изменить. Например, жестко ограничить время жизни задач в столбце «Сделать» — скажем, безжалостно выбрасывать их из списка спустя три месяца.
Другой вариант — более осознанно выбирать задачи, которые пойдут в работу: брать дела из очереди не по принципу «Что сильнее горит?», а из других соображений. Например:
- «Сколько это принесет денег?»,
- «Как это приближает меня к большим целям?»,
- «Помогает ли это получать от жизни удовольствие?».
Если вы склонны часто «тушить пожары», несрочные задачи никогда не влезут в ваше расписание и вы никогда не будете жить долгосрочными приоритетами. Чтобы это изменить, надо менять подход и квотировать время на такие дела. Например, если в среднем за день вы успеваете выполнить 10 задач, то планируйте 6 срочных и 4 несрочных. Так будет проще двигаться к цели.
Итого#
- Персональный канбан работает по тем же принципам, что и корпоративный: делит задачи на три группы (сделать, делаю, сделано) и ограничивает поток задач в работе.
- Персональный канбан можно использовать как метод наведения порядка во время авралов или способ сфокусироваться. Но действительно впечатляющие результаты он приносит лишь тогда, когда основывается на аналитике и становится жизненным подходом.
- Персональный канбан помогает выявить закономерности в том, как вы выбираете и как выполняете задачи.
- Персональный канбан помогает точнее планировать время на задачи и расставлять приоритеты.
- Для того, чтобы пользоваться принципами персонального канбана, необязательно заводить доску — достаточно разделов привычного планировщика.
Но очень здорово, если ваш планировщик все-таки умеет создавать доски — в Сингулярити, например, скоро появятся канбан-доски для проектов и в папке «Сегодня» на ПК и в веб-версиях — функционал уже в разработке. Успехов в планировании и до встречи в новых релизах!
