Как бы там ни было, сценарий спасения от «пожаров» у большинства людей будет схожий: опаздываешь — тормози. В этом материале сначала разберем алгоритм, который поможет справиться с самым запущенным рабочим завалом, а после покажем лайфхаки, с которыми легче вывести ситуацию в управляемое русло и не допустить новый аврал.
Что делать, если завалило работой: алгоритм#
Шаг 1. Разобраться с «хвостами»
Авралы часто случаются, когда мы не заглядываем в списки дел по нескольку дней (или не ведем их вообще). Из-за этого у нас образуются «хвосты»: несделанные задачи и невыполненные обещания, которые копятся, как снежный ком.
Такая ситуация может случиться с каждым: и с тем, кто пока далек от планирования, и с тем, кто тщательно записывает дела в бумажные и электронные планировщики и раскладывает их по проектам.
Накопившиеся «хвосты» никак не помогают справиться с авралом, а только его усугубляют. И скорее всего, если вы просто удалите все эти просроченные задачи к чертям — ничего страшного не случится. Зато станет легче дышать и планировать выход из крутого пике. О том, почему удалять просроченное не так страшно, как кажется, рассказали в видео:
Если так радикально поступить вы не можете, для начала пересмотрите свой список дел: точно ли всё из него нужно делать? Скорее всего, там найдутся просроченные и неактуальные пункты, которым либо нужны новые сроки, либо их запросто можно удалить навсегда. Это могут быть встречи, которые отменились, совещания, звонки и другие события, которые уже прошли, а вы на них так и не попали.
Шаг 2. Собрать все дела в одном месте и отсортировать их
Когда почистили всё ненужное из списка, актуализируйте его: добавьте те дела, которых там нет, но которые роятся в голове и сильно отвлекают и вводят в панику: «Быстрее! Срочно! Ещё вчера!».
Здорово, если ваш планировщик умеет собирать задачи из разных источников. Настройте все способы быстрого добавления задач в системные папки (например, во «Входящие» или инбокс приложения), чтобы тратить минимум времени и энергии, когда появилось новое дело. Добавление дел из почты, Телеграма, виджет голосового ввода в мобильном. Пусть всё работает на вас.
Шаг 3. Отделить мух от котлет
Когда задач слишком много, а времени мало, мы часто напрягаемся и начинаем переключаться между всеми задачами подряд: даже если не приступаем к их выполнению, то как минимум перечитываем, обдумываем и боимся не успеть. Поэтому дела лучше сгруппировать: рабочие — отдельно, личные — отдельно. Для этого пригодятся проекты внутри планировщика — отдельные папки, куда мы можем добавлять разные дела. По ним потом легко группировать списки дел на сегодня.
Соберите все рабочие дела вместе и объедините в один большой проект «Работа». Включите режим фокуса на этом проекте в ПК или в веб-версии приложения Сингулярити — с ним в системных папках и в календарном расписании останутся только дела из рабочих проектов. Так вы не будете отвлекаться на личные дела во время работы. И наоборот: если сели за личные дела, включите режим фокуса на проекте с ними.
Шаг 4. Определиться, что важно прямо сейчас
Обычно аврал — это когда дел слишком много и все они кажутся очень важными, а сроки по каждому — очень горячими. Но практика показывает, что на самом деле далеко не всегда так: многие дела из списка могут подождать по крайней мере до вечера. А некоторые — даже до конца недели.
Чтобы разобраться с приоритетами, пригодятся методики:
- простейшая техника 4D: удаляем ненужное, откладываем несрочное, делегируем возможное и делаем самое важное;
- четкая матрица Эйзенхауэра: определяем, что срочно и важно, а что может потерпеть;
- алфавитный метод Брайана Трейси: избавляемся от ненужного, откладываем несрочное, делаем горящее;
- принцип Парето: определяемся с ключевыми делами, от которых 80% профита, и сосредотачиваемся на них.
Пытаться объять необъятное и успеть вообще всё — прямой путь к неврозу, антидепрессантам и развитию прокрастинации, когда банально нет энергии делать хоть что-либо. А еще перфекционизм и завышенные требования к себе и своей продуктивности часто приводят к тому, что авральная работа входит в привычку, а вы живете в вечном стрессе от постоянных завалов.
Если вам сложно определить приоритеты, вот подсказка — чаще всего к важному и срочному относится:
- То, что имеет неприятные последствия. Например, если не отправить документы сегодня, добавится день простоя на согласование проекта, а это невыгодно ни вам, ни второй стороне. Значит, важно.
- Также обычно не ждут жесткие задачи, привязанные ко времени — их сложно переносить, потому что часто они связаны с другими людьми: встречи, собеседования, зумы. Для них важно прописать четкое время, чтобы составлять дальнейшее расписание дня вокруг этих фиксированных слотов.
В идеале самое важное и сложное делать сразу, с самого утра, пока у вас достаточно энергии. Но есть и другие лайфхаки продуктивности во время авралов — о них поговорим позже, когда разберемся с завалами в расписании.
Когда жестких задач слишком много, они могут не поместиться в один день. Проверьте это в режиме календаря, и если запланированное количество дел не проходит по рабочим часам — переносите. Чтобы понять, какие именно жесткие дела стоит отложить — проранжируйте их отдельно по приоритетам и подумайте, в каком случае перенести время будет проще.
Шаг 5. Спланировать важное на неделе
Важные дела, которые можно сделать на неделе вместо сегодня — сразу распределите по дням в режиме календаря, добавив предполагаемую продолжительность выполнения каждого. При таком подходе не получится свалить всё отложенное на завтра, чтобы утром аврал повторился.
Важно: в состоянии аврала, когда мы завалены делами, риск не учесть какой-то форс-мажор возрастает многократно. Поэтому, когда вы составляете план на сегодня и неделю вперед, оставляйте свободные слоты времени — те самые зеленые зоны, которые помогут маневрировать, если что-то пойдет не так: всплывут новые планы и дела, которые вы не учли сразу, или время выполнения других задач внезапно вырастет.
Опаздываешь — тормози. По закону Мерфи что-то пойдет не так. Особенно, если на это не заложить резерв времени.
Шаг 6. Определиться, что можно делегировать
Если какую-то работу можно выполнить не самому — смело делегируйте. Это освободит какое-то количество ценного времени, которое можно потратить на более важные дела. Обычно делегировать можно срочные неважные дела и часть важных, но несрочных по Эйзенхауэру (зависит от компетенций подчиненных). Здорово, если ваш планировщик имеет режим командной работы — с ним делегировать еще проще.
Почему делегировать бывает сложно
Легко сказать «перепоручите управление избранными проектами», «отправляйте коллег или подчиненных на мероприятия вместо себя» или «возьмите в команду человека, который будет проводить интервью с кандидатами». Сложнее сделать.
Потому что в вас может говорить перфекционист: «Никто, кроме меня не справится». На этот случай предусмотрите четкие контрольные точки, чтобы не выпускать ситуацию из-под контроля и вовремя среагировать, если что-то пойдет не так.
Другая ситуация, когда вы не хотите делегировать, потому что вам авралы в кайф, а ваш внутренний супергерой радостно кричит: «Сейчас приду и всех спасу». Это такой супергеройский синдром: сначала создавать проблемы, а потом героически их решать. В некоторых компаниях поощряют тех, кто вкалывает в авральном режиме, — мол, смотрите и учитесь, чудо-человек и редкий ценный кадр (на самом деле нет).
Если вам кажется, что единственный способ заслужить признание — проявить героизм, у нас плохие новости: вы либо адреналиновый наркоман, либо работаете в довольно токсичном месте. Что с этим делать? Либо топать к мозгоправу, который поможет осознать вашу ценность без вечных переработок и спасения всех вокруг, либо искать другую работу, где в цене другие качества сотрудников и где за переработки и авралы не хвалят (и это правильно!).
Когда готов список рабочих дел с приоритетами и сроками, мы можем вернуться к личным задачам: среди них тоже могут оказаться важные и срочные. С ними действуем по тому же алгоритму. А когда расписание на день готово — берем и делаем!
Шаг 7. Работать по плану, не отвлекаясь
В режиме аврала даже после выгрузки и подготовки расписания будут появляться мысли: «О, я забыл, надо сделать срочно ещё вот это». Риск отвлечься на новое срочное растет, но если отвлечься — завал снова вырастет.
Поэтому берем за правило: вспомнили что-то важное — записываем задачу, но НЕ начинаем ее делать. Если дело не слишком горит — записываем в планировщик, пока без дат и времени. Если кажется, что там пожар — записываем в список дел на сегодня, но не на конкретное время и с низким приоритетом: доберемся до этого пункта в одну из зеленых зон, когда выполним уже запланированное.
В конце каждого дня — анализ
В конце дня обязательно проверяйте Входящие и список на сегодня — и актуализируйте план на завтра. В ситуации рабочего завала пренебрегать ежедневным ревью (анализом сделанного и несделанного) и планированием завтрашнего дня не стоит. Иначе аврал случится снова.
В конце недели — недельное ревью
И планирование следующей недели. Если дел всё ещё целая гора, то следующую неделю лучше распланировать также по часам. Расставить жесткие задачи, крупные дела и известные заранее мелочи в календаре, чтобы видеть реальную картину. Главное, не забывайте о буфере на форс-мажоры — не планируйте слишком плотно.
Шаг 8. Проанализировать, временный это завал или постоянный
Когда с завалом вы разобрались, и аврал позади, неплохо проанализировать ситуацию. Как часто это случается? Если аврал традиционно накрывает перед или после отпуска, а также перед уходом на новогодние или майские каникулы — скорее всего, это нормально. Просто потому что нужно многое успеть до или после этих дат.
Если авралы на работе происходят регулярно, это тревожный звоночек, который свидетельствует об одной из проблем:
Проблемы с планированием
Скорее всего, вы часто допускаете ошибку планирования, нереалистично оценивая сроки задач и проектов. Из-за этого легко попасть в ситуацию, когда сначала кажется, что времени вагон, а потом вы всё делаете впопыхах и в последний момент. Рецептов тут несколько:
- начинать с самых сложных или неприятных дел, чтобы они не влияли на продуктивность в течение дня;
- делить большие дела на шаги поменьше и оценивать сроки для каждого из них;
- работать циклами, чтобы понимать, сколько именно времени вы тратите на разные типы дел;
- составлять расписание в календаре, чтобы адекватно оценивать рабочее время;
- ограничивать количество дел на день — например, пользоваться правилом 1-3-5 или методом Айви Ли.
Проблемы с ценностями
Иногда бывает так, что люди сами подгоняют себя и создают авралы на ровном месте. В этом случае стоит честно ответить себе на вопрос: «Это действительно настоящий аврал, или меня просто бесят незаконченные дела, поэтому я не даю себе спуска?». Если второе — на помощь снова приходит планирование с определением приоритетов и волшебная возможность отложить не очень важное дело до завтра.
Проблемы с обязательствами
Возможно, вам сложно говорить «нет» просьбам от коллег, начальства или родных и близких. И тогда в вашем списке появляются дела, которые вы могли бы не выполнять, но «пообещали». Скорее всего, их вы будете делать в ущерб другим задачам или тянуть до последнего — и тогда аврала не избежать.
Когда хотите что-то кому-то пообещать, загляните в своё расписание и убедитесь, что располагаете временем, и другие дела не пострадают. Это убережет и ваши нервы, и ваши вечера от переработок, и ваши отношения с этими людьми (хотя, конечно, кому-то ваш отказ может и не понравиться, но это нормально).
Если дела, которые приводят к завалу на работе, вам спускают сверху, честно поговорите с начальством и дайте понять: любая срочная работа подразумевает, что остальные задачи уйдут на второй план. Можете спросить напрямую: «Если я сейчас займусь вот этим, то вот это придется отложить и сдвинуть сроки. Это ок?». Если ок, делайте. Если не ок, но требование по срочной задаче с вас не снимают — это повод либо просить оплату сверхурочных, либо задуматься о смене работы (особенно, если такое случается не впервые).
Лайфхаки во время авралов#
Разметка тегами
Сделайте в вашем приложении-планировщике теги для звонков и встреч — так вы визуально выделите их в списке дел на сегодня и сможете подготовиться к ним морально. Только не планируйте такие дела встык друг с другом: давайте себе небольшую передышку и смену контекста. Во-первых, так звонки и встречи будут продуктивнее (мысли придут в порядок перед новым звонком). Во-вторых, не будет тревоги, если предыдущий звонок или встреча задержались, и вы не успеваете на следующую.
Помните о биоритмах
Самые сложные задачи, требующие большой концентрации и погружения, планируйте на то время, когда вы наиболее продуктивны. Часто это начало рабочего дня, пока вас не успели загрузить новыми вопросами. Съешьте лягушку. Пока занимаетесь большой утренней задачей — отключите мессенджеры. Страшного не случится, а вы успеете сделать больше, чем думаете.
Второе утро
Даже если вы раскидали завал в расписании, в авральные дни к обеду может накопится еще пачка новых дел и поручений. Нет проблем: возьмите паузу сразу после обеда и пройдитесь с новыми делами по шагам выше — это поможет вовремя скорректировать планы и снизит тревожность, потому что эти пункты из списка не будут висеть тяжелым грузом до конца дня.
Работайте циклами
Когда вы постоянно отвлекаетесь на поток входящих или срочное-важное, продуктивность стремится к нулю. Составьте четкий план на день и включите таймер Помодоро. Скорее всего, с ним вы справитесь с завалом куда быстрее. Если в процессе прилетит еще какое-то дело, нестрашно: когда помидорный цикл закончится, придумаете, как поступить с новой вводной.
День неотложных дел
Если накопились крупные задачи, которые больше не могут ждать — организуйте себе день изоляции на их выполнение. Это кажется невозможным, но возможно почти всегда. Предупредите всех, перенесите звонки и встречи, делегируйте задачи накануне. Идеальным будет сменить рабочее место (если работаете в офисе — останьтесь дома, если дома — сходите в коворкинг) — так привычная среда не будет отвлекать.
Отключите мессенджеры и работайте по своему личному плану над большими задачами. Вы удивитесь, каким продуктивным может оказаться такой день. Во время завала это может быть спасением, благодаря которому аврал самоликвидируется. Не стесняйтесь заранее планировать такие дни каждые 1-2 недели, пока в этом есть необходимость.
Попроектный график
Когда готовите расписание на неделю, старайтесь максимально группировать задачи по дням так, чтобы в один день вы решали дела только по 2-3 проектам, а не по всем сразу. Например, во вторник и пятницу вы занимаетесь одним проектом, в понедельник и среду — другим. По этому графику планируются встречи, звонки, совещания и т.д. Это поможет не подводить людей: у каждого проекта будет свой день, и не будет шансов, что какой-то проект вы станете откладывать как угодно долго.
Внутри каждого дня группируйте задачи одного проекта в единые блоки — это избавит от переключений, улучшит продуктивность, избавит от ненужных переключений контекста и сэкономит силы и энергию.
В Сингулярити для такого метода хорошо подойдет календарный режим. Задаем каждому проекту свой цвет — в календаре видим задачи этого цвета. Раскидываем их по дням, группируя, и сразу видим свои приоритеты на день.
Напоследок#
Авралы порой случаются. И вы не обязаны расправиться с ними во что бы то ни стало. Всегда можно всё бросить и передоговориться вместо того, что работать до кровавого пота в надежде поскорее разгрести эти завалы.
Общее правило: опаздываешь — тормози. Убирай лишнее, делегируй, снижай темп и планируй с запасом времени. И помните: действительно неотложных дел в нашей жизни не так уж много — весь мир может подождать, пока вы выдохнете, соберетесь с силами и заново настроите свою систему планирования, которая вдруг вышла из-под контроля. Главное — не отчаиваться :)
