Как организовать работу на удалёнке: 6 практических советов

Многие представляют себе работу на удалёнке так: сидишь под пальмами, попиваешь коктейли из кокоса, лениво печатаешь что-то в своём ноутбуке, любуясь видом океана.

Реальность, к сожалению, совсем другая: встаёшь поздно, не умывшись и не позавтракав, бросаешься за компьютер, быстренько выпиваешь кофе и принимаешься за работу. Очнувшись в восемь вечера, понимаешь, что сегодня ещё не чистил зубы и не выходил на улицу. Хорошо, если потом есть время на отдых, а не куча горящих планов и перспектива работать до полуночи.

Давайте разбираться, как работать на удалёнке и не одичать. Расскажем о правилах и поделимся полезными инструментами планирования.

Организация удаленной работы: 6 правил, которые помогут справиться со всеми трудностями удалёнки#

1. Просыпайтесь пораньше

Когда вы постоянно дома, появляется соблазн работать, не выползая из-под тёплого одеяла. Хотя главное условие бодрости и продуктивности — встать за 1,5–2 часа до начала работы. Но это не заповедь, и если вам достаточно получаса, чтобы прийти в себя и начать действовать — отлично. Некоторые могут даже не завтракать и работать сразу после пробуждения. Откроем секрет: мы тоже так делаем 😉

Если вы проснётесь пораньше, то у вас будет время спокойно умыться, позавтракать и настроиться на работу. Берите пример с супергероев из блокбастеров: они по утрам успевают спасти мир от очередного инопланетного нашествия, а потом преспокойно перевоплощаются в обычных людей к началу рабочего дня.

Иногда советуют даже на удалёнке надевать перед работой деловой костюм, чтобы настроиться. Но на такие крайности стоит идти, только когда вы уже всё перепробовали и ничего не помогло. Достаточно просто одежды, в которой вам будет комфортно.

2. Создайте рабочую атмосферу

Чтобы организовать рабочую атмосферу на удалёнке, создайте комфортное пространство, в котором вам будет легко сосредоточиться, — например, отдельный уголок со столом, где ничто не будет отвлекать. Позаботьтесь о хорошем освещении и найдите место у окна, тогда вы будете не так уставать после нескольких часов за компьютером, а к вечеру не появится ощущения, будто в глаза песка насыпали.

Конечно, необязательно создавать стандартное рабочее место, можете обустроить его как душе угодно. Добавляйте подсветку, вешайте гирлянды, распыляйте благовония, включайте рок-музыку на колонке (только не на полную громкость, чтобы не помешать соседям, которые тоже трудятся на удалёнке 😀). Всё в ваших руках — как только вы создадите идеальное место, работать сразу станет приятнее и легче.

Недостаточно просто хорошего места, иногда работе мешают хронофаги — из-за них желание работать улетучивается за несколько секунд. Чаще всего это соцсети, какие-то внезапные проблемы, телефонные звонки. Чтобы не терять время и не прокрастинировать в новостной ленте, вы можете, например, использовать, два браузера: один для работы, а второй для личных дел — и заходить в него только во время перерыва на отдых.

Невозможно полностью исключить отвлекающие факторы, но можно их минимизировать. Необязательно всегда работать дома: если устали от однообразной обстановки, то возьмите ноутбук и поработайте в кафе или в коворкинге. Встретьтесь с коллегами офлайн и обсудите проект за чашкой кофе или обедом.

Начинаем день на удаленке: схема Начинаем день на удаленке: схема

3. Составьте план на день

После того как вы отлично провели утро, напишите список дел на день. Необязательно его составлять именно в это время, можно и накануне вечером. План на день помогает не забыть о важных делах и не вспоминать в 12 часов ночи, что вы что-то не сделали. Вы можете записать: с 9 до 10 утра редактировать статью, с 10 до 12 писать пост для соцсетей, а с 12 до 13 — созвониться с новым клиентом.

Основные трудности удалённой работы возникают, если в вашем расписании творится хаос. Планируйте так, чтобы выполнять самые сложные задачи на пике продуктивности, например, по утрам или, наоборот, в послеобеденное время и ближе к вечеру.

Не нужно вносить в свой список 20 пунктов — планируйте так, чтобы не уставать. Перенасыщенное расписание легко «ломается», и всё превращается в хаос, как только что-то одно идёт не по плану: задержались на каких-то 15 минут на созвоне, и в итоге сорвали дедлайн по другому проекту.

Лучше сделайте график из 3 главных и 4–5 небольших второстепенных задач — их можно подвинуть в расписании или перенести на другой день, поэтому если с крупными делами придётся подзадержаться, то ничего страшного не произойдёт. Кроме этого, вы можете совмещать занятия: слушать подкаст о чём-то полезном для работы, пока убираетесь дома.

Составляя план на день не забывайте о своих мечтах и целях, которые обычно так и остаются отложенными «на потом». Иначе ваша жизнь может легко превратиться в бесконечный чек-лист и планирование рутины. Чтобы гармонично совместить в расписании рутину и свои цели, нужна стратегия. Планирование должно помогать достигать целей, а не просто успевать сделать как можно больше задач. Стратегия требует работы и серьезного подхода! Поэтому мы создали курс «Сингулярный тайм-менеджмент» , чтобы каждый мог научиться планировать — стратегически. Избавиться от хаоса и цейтнотов. И достигать своих целей.

4. Подготовьте технику для работы

Составьте список того, что вам пригодится для работы. Например, для работы с текстом присмотрите анатомическую клавиатуру и коврик для мыши с гелевой подушкой, чтобы не уставало запястье. Если вы занимаетесь дизайном, подберите хороший графический планшет. А любителям открывать сразу кучу нужных вкладок, которые не помещаются в браузере, стоит задуматься о втором мониторе.

Если ваш компьютер староват и мощности его не хватает, его лучше заменить, чтобы не полетела нужная программа или не приходилось ждать загрузки приложений по полчаса. Отлично, когда работодатель предоставляет компьютер, но если нет, придётся раскошелиться 🙁 Считайте это инвестицией в свою работу.

Что можно купить, чтобы создать комфортное рабочее место:

Что купить Зачем
Удобное рабочее кресло Чтобы не болела спина
Подставка под ноги Чтобы ноги не затекали от долгого сидения
Стабильный быстрый интернет Чтобы во время важного созвона внезапно не оборвалась связь
Яркая настольная лампа Чтобы от тусклого света не уставали глаза
Компьютерные очки Чтобы не портилось зрение
Наушники с шумоподавлением Чтобы не мешать домашним и чтобы они не мешали вам
Беспроводная мышка Чтобы не путаться в лишних проводах
Коврик для мыши с гелевой подушкой Чтобы не уставало запястье
Подставка под ноутбук Чтобы ноутбук не скользил, не перегревался и регулировался по высоте

5. Согласуйте рабочее время с коллегами

Договоритесь с коллегами, в какое время вы можете выходить на связь, иначе вы рискуете получить проект с дедлайном «надо ещё вчера» под конец рабочего дня. Придётся тратить личное время, чтобы «закрыть» и сдать его в авральном режиме.

Конечно, иногда случаются форс-мажоры, и срочные задачи могут застать вечером и на выходных, но стоит чётко дать понять, что вы не готовы браться за что-то новое в нерабочее время.

Можно установить правила для рабочих чатов, когда и о чём в них можно писать. Если вас не смущают шутки, мемчики и переписки не по делу, то ваших коллег они могут раздражать и отвлекать. Лучше обговорить всё заранее, чтобы не наткнуться на стену непонимания.

Бывает непросто, когда сотрудники одной компании живут в разных часовых поясах. Договоритесь, во сколько проводить планёрки или совещания, чтобы кому-то не пришлось подключаться среди ночи или ранним утром.

6. Помните об отдыхе

Как не выгореть на удалёнке? Нужно составить рабочий график. А сделать это сложно, когда всё зависит только от вас самих. Риск переработать, или увлечься чем-то и совсем забыть про время очень высок.

Обязательно включайте в свой график время для отдыха и обеда, чтобы не случилось так, что вы работаете с 9 утра до 9 вечера, не вставая с места, а на перекус доедаете остатки вчерашнего Сникерса и допиваете пятую чашку кофе.

Время от времени устраивайте себе небольшие перерывы: они помогут разгрузить голову и отвлечься от напряженной работы. Здесь хорошо помогает метод Помодоро: например, вы трудитесь 25 минут и 5 минут отдыхаете. Можно сходить, выпить чашечку кофе, сделать разминку для спины или для глаз.

Совет для настоящих бунтарей: поспите во время обеда, но только осторожно, поставьте будильник, а то рискуете проснуться уже ночью, абсолютно разбитым с мыслями «Где я и какой сейчас год?».

Чтобы поддерживать организм в тонусе и не давать ему «закиснуть» от долгой сидячей работы, займитесь спортом. Физическая активность стимулирует работу мозга, повышает продуктивность и не позволяет набрать пару лишних килограммов.

Выбирайте те занятия, на которые будете ходить с удовольствием, а не заставляя себя снова надевать форму и куда-то ехать. Например, запишитесь на танцы или растяжку, если «тягать железо» — не ваш вариант. А если вы, наоборот, не представляете спорт без штанги и беговой дорожки — возьмите абонемент в тренажёрный зал.

Работаем на удаленке в удовольствие: схема Работаем на удаленке в удовольствие: схема

Подборка инструментов для планирования дня на удалёнке#

Фрилансерам и сотрудникам на удалёнке, которые сами составляют свой график, необходимо планировать свой день и нужен удобный инструмент, чтобы не забывать о дедлайнах и не держать список дел в голове. Расскажем про 6 полезных функций планировщика на примере SingularityApp:

1. Календарь

В приложении есть встроенный календарь, который поможет спланировать весь рабочий день по часам. В календаре отображаются все проекты: и работа, и личные дела, поэтому вы точно увидите, во сколько вы свободны, например, для онлайн-встречи с клиентом или коллегами.

С PRO-версией SingularityApp можно интегрировать календари в приложение. Если для рабочих активностей вы используете Google-календарь, его можно подключить в режиме двусторонней синхронизации. Например, вам на почту пришло приглашение на встречу в ZOOM или Meet, и вы добавили его в Google-календарь — встреча сразу появиться и в приложении. Синхронизация работает и наоборот: все события и задачи, которые вы внесли в Singularity дублируются в Google-календарь.

Остальные календари подключаются по ссылке — мероприятия из календаря автоматически появятся в приложении, но задачи внесённые только в SingularityApp дублироваться в календаре не будут.

Посмотрите короткое видео,
как работать с календарем в Сингулярити [5m 32s]

2. Планы

Кроме календаря в SingularityApp есть режим «Планы», где можно также запланировать задачи на определенную дату и просмотреть их. «Планы» удобно открыть в начале рабочего дня: сразу видно все дела, которые предстоит сделать.

Посмотрите короткое видео,
как планировать задачи в Сингулярити [3m 24s]

3. Привычки

В SingularityApp есть трекер привычек — с ним удобно наблюдать за своим прогрессом и легче придерживаться полезных привычек. Если вы хотите научиться вовремя ложиться спать и просыпаться не позже 8 утра, не забывать гулять на улице в обеденный перерыв, то отмечайте в трекере все дни, когда удалось это выполнить, чтобы видеть свои успехи.

Как в организации работы на удаленке не забыть про полезные привычки
Трекер полезных привычек в SingularityApp

4. Таймер Помодоро

С таймером Помодоро чередуйте время работы и отдыха — например, вы сосредоточенно занимаетесь одной задачей в течение 25 минут, а в следующие 5 минут у вас перерыв. Это помогает сфокусироваться и ни на что больше не отвлекаться. Промежутки времени можно выбрать любые — от 5 до 60 минут.

Таймер Помодоро в SingularityApp

5. Режим фокуса

Этот режим помогает сосредоточиться на одной задаче. Часто на удалёнке приходится работать над несколькими проектами сразу, и если вам нужно срочно закончить какой-то один из них, то можно скрыть все остальные, чтобы не отвлекаться.

Режим фокуса поможет в работе на удаленке
Сосредоточься в режиме фокуса с помощью SingularityApp

Плюсы и минусы удаленной работы#

Если вы всерьез задумались об удаленной работе или фрилансе, советуем еще раз оценить её плюсы и минусы — чтобы потом не было мучительно больно за неверно принятое решение.

Плюсы удаленки Минусы удаленки

График можно подстраивать под свой режим и потребности.

Встраивать личные дела посреди дня, начинать рабочий день раньше или позже, работать вечерами. Главное — договориться с коллегами, когда вы доступны, а когда нет.

Отсутствие четких рабочих часов и кривой режим дня.

Из-за этого работа может размазываться в течение суток, вы можете перерабатывать и сидеть за делами до поздней ночи. Одним словом, без планирования времени будет сложно.

Возможность действовать спонтанно.

Планировали сесть за работу, но вас внезапно позвали на обед или в театр этим вечером — не беда: можно менять местами планы на лету, ведь вы предоставлены самим себе и легко подстраиваетесь под обстоятельства.

Риск расслабиться.

Когда вокруг много нерабочих соблазнов, а атмосфера откровенно домашняя, есть риск расслабиться: всё позже ложиться и позже вставать, а еще — оттягивать выполнение задач до последнего, чтобы потом доделывать их впопыхах.

Максимальная сосредоточенность в нужный момент времени.

Потому что вас не отвлекают коллеги и клиенты — вы работаете из дома и тогда, когда готовы к этому.

Нехватка живого общения.

Если вы перешли на полную удаленку, то вам может не хватать смолл-толков с коллегами во время перерывов и групповых офисных активностей. Совет один: выбирайтесь в люди почаще.

Баланс между работой и личной жизнью.

На удаленке проще выкроить время для личных проектов, которые долго пылились в столе: достаточно уделить им полчаса в начале рабочего дня или во время перерыва. Также проще найти время и для отдыха и разминки: вряд ли в офисе кто-то оценит ваши асаны в переговорке.

Игнорирование базовых потребностей.

Сон, еда, прогулки и отдых — часто страдают при работе удаленно: фрилансеры во время авралов могут забывать про всё, чтобы успеть к сроку. Чтобы такого не происходило, стоит планировать нагрузку равномерно. И конечно, всегда делать перерыв на обед, как в настоящем офисе :)

Итак, удаленка или офис? Тест в помощь#

Тест: Подойдёт ли вам удалённая работа?

  1. Есть ли у вас время и деньги на организацию рабочего места?
  2. Достаточно ли вы дисциплинированы? Сможете не прокрастинировать?
  3. Легко ли вы обходитесь без живого общения с коллегами?
  4. Получится ли найти тихий уголок, где вас никто не потревожит?
  5. Сможете не перерабатывать и придерживаться нормального рабочего графика?

Подсчитайте количество ответов «Да»

4–5

Удалёнка — точно ваш вариант. Вы умеете планировать свой день и ни на что не отвлекаться, а значит, у вас всё получится.

3

На удалёнке могут возникнуть трудности, поэтому лучше ещё раз подумайте, подойдёт ли вам такой режим. Может, вы будете скучать по коллегам или не можете сконцентрироваться?

1–2

Кажется, на удалёнке вам будет трудно. Если есть возможность, вернитесь в офис — к разговорам у кулера, книгам или подкастам по пути на работу и мозговым штурмам в офлайн-режиме.

Планируйте свой день вместе с нами. Скачивайте SingularityApp, чтобы не забывать о важных задачах, вовремя делать перерывы и уметь концентрироваться на важном.

8_Promo