Как повысить продуктивность: 7 главных принципов

Желание стать продуктивнее — главная причина, по которой люди начинают интересоваться тайм-менеджментом. И это естественно: мы все хотим быстрее справляться со своими делами и добиваться в жизни максимальных результатов.

Сегодня рассмотрим главные принципы повышения продуктивности, а заодно разберем некоторые заблуждения, связанные с этим понятием.

1. Повышение продуктивности — а зачем?#

Ничто так не дискредитирует тайм-менеджмент, как культ продуктивности, сложившийся в последние годы. Его главная догма звучит так: продуктивность нужна всем и всегда.

Проповедников этого культа сегодня стало слишком уж много. В интернете мы постоянно натыкаемся на «суперэффективных людей», которые ведут блоги, занимаются спортом, путешествуют по всему миру, учат языки, запускают стартапы, составляют икебану — и на все это у них находится время.

Наш современник невольно сравнивает себя с этими «суперменами» и стыдится своей «низкой продуктивности». А устыдившись, начинает себя яростно пинать, ругать и мотивировать, чтобы хоть немного приблизиться к «идеалу».

И тут есть две проблемы.

Во-первых, этот «идеал» зачастую насквозь фальшивый. Интернет позволяет легко создавать красивые картинки, за которыми ничего не стоит. Например, блогер выкладывает селфи на фоне тренажеров, и мы думаем, что он активно занимается спортом. А в реальности может оказаться, что он посетил спортзал в первый и в последний раз.

Во-вторых, этот «идеал» может не иметь лично для нас никакого смысла. Допустим, мы каким-то чудом выкроили время на испанский язык, каллиграфию и какую-нибудь капоэйру. Дело за малым: понять, зачем нам все это нужно.

Пример бессмысленной продуктивности

Правда в том, что сама по себе продуктивность никому не нужна. Это просто инструмент для получения некого результата: улучшения жизни, достижения целей, увеличения дохода и т. д. Если мы не знаем, какой результат хотим получить, этот инструмент автоматически превращается в бесполезный хлам.

На практике:

Подумайте, зачем лично вам нужна продуктивность. Например:

  • Чтобы больше зарабатывать.
  • Чтобы больше времени проводить со своей семьей.
  • Чтобы сделать успешную карьеру и т. д.

Эти ответы помогают понять, что конкретно нужно делать для повышения продуктивности и в каком направлении двигаться. Если же четкого ответа нет, возможно, вы имеете дело с навязанной ценностью.

2. Продуктивность — это не занятость#

Самое вредное заблуждение о продуктивности звучит так: я много работаю, значит, я продуктивен. Людям кажется, что если они завалены делами и к вечеру падают от усталости — они на правильном пути.

Это предсказуемо приводит к тому, что работа начинает выполняться ради самой работы. Чтобы занять себя, люди хватаются за все задачи подряд, не считаясь с их реальной полезностью. Они по многу раз за день наводят в доме порядок, бесконечно проверяют электронную почту и совершают «очень важные звонки», без которых вполне можно было бы обойтись.

Они действительно заняты. Но это занятость белки в колесе, которая никак не улучшает жизнь.

Чем занятость отличается от продуктивности

В действительности, работа — это всего лишь «плата» за те результаты, которые мы хотим получить. Нам не нужна задача «помыть посуду»: нам нужна чистая посуда. Нам не нужна задача «сходить в магазин»: нам нужны продукты.

Стремление выполнить как можно больше задач — это то же самое, что стремление потратить как можно больше денег.

При этом сами задачи неравнозначны по своей ценности. Если мы протрем пыль или почистим почту от спама, это почти ни на что не повлияет. Если же мы овладеем полезным навыком или закончим важный проект, это существенно отразится на качестве нашей жизни.

Отсюда вывод: чтобы повысить продуктивность, нужно сосредоточиться не на работе вообще, а на задачах, которые дают максимальный результат.

На практике:

  1. Проанализируйте свой тайм-менеджмент. Соберите задачи, завершенные за последние три дня, и распределите по квадратам матрицы Эйзенхауэра.

    Анализ продуктивности с помощью матрицы Эйзенхауэра

    Если у вас преобладают задачи из «важных квадратов» А и B, вы действительно нацелены на результат. Если большая часть времени уходит на квадраты C и D, то речь у вас идет скорее о занятости.
  2. Определите, какие занятия для вас действительно важны. Обычно важными считаются те дела, которые связаны с главными целями и ценностями человека. Например, если ваша цель — профессиональная карьера, то важными задачами для вас станут «завершить текущий проект» и «обновить портфолио». Чем сильнее задача влияет на нашу жизнь, тем она важнее.
  3. Расставляйте приоритеты. Выполняйте важные дела в первую очередь — это повышает шансы на их успешное завершение. В идеале важные задачи следует выполнять в самом начале дня.
  4. Установите лимит на работу. Определите время X, после которого вы ничего не будете делать. Да, возможно, что какие-то задачи вы не успеете выполнить. Но если вы расставляете приоритеты (см. предыдущий пункт), в списке останутся только второстепенные дела, которые безболезненно можно отложить.

3. Продуктивная работа — это продуктивный отдых#

Многие считают, что продуктивность можно повысить просто за счет увеличения времени на работу. И на первый взгляд это логично: если за X времени мы выполняем Y работы, то за 2X времени выполним 2Y работы.

Но реальная жизнь сложнее, чем школьная задача про землекопов. Если мы механически увеличиваем время на работу, то в какой-то момент продуктивность перестает повышаться и начинает падать. Работа выполняется медленнее, идет тяжелее, а ее качество заметно снижается. На смену «трудовому энтузиазму» постепенно приходит апатия и даже отвращение к своему делу.

Почему так происходит?

Дело в том, что трудовая деятельность человека складывается из двух фаз: работы и отдыха. Во время работы мы расходуем ресурсы организма, а во время отдыха эти ресурсы постепенно приходят в норму.

Для поддержания высокой продуктивности важно, чтобы обе фазы находились в равновесии. Проще говоря, организм должен тратить ровно столько ресурсов, сколько способен восстановить.

Поиск баланса между работой и отдыхом

Когда человек механически увеличивает время на работу, он в какой-то момент начинает расходовать время, предназначенное для отдыха. Равновесие нарушается: организм не успевает восстанавливать ресурсы, и продуктивность снижается. 

На практике:

  1. Найдите оптимальное соотношение работы и отдыха. Это соотношение у каждого свое, поэтому здесь придется экспериментировать. Начать можно с пропорции «2 часа работы к 1 часу отдыха», а потом, в зависимости от самочувствия, корректировать ее в нужную сторону.
  2. Отдых должен быть не только продолжительным, но и ритмичным. Во время работы желательно делать перерывы через одинаковые промежутки времени — это помогает предотвратить преждевременную усталость. Поддерживать постоянный ритм удобно с помощью «помидорного» таймера.
  3. Старайтесь использовать все виды отдыха. Он должен выключать в себя короткие и длинные перерывы, вечерний досуг, выходные и отпуска. Комплексный подход к отдыху обеспечивает максимальное восстановление ресурсов организма.

4. Избавляйтесь от хронофагов#

Что значит быть продуктивным? Большинство людей скажут, что это «работать быстро и делать много». Те, кто знакомы с тайм-менеджментом, добавят, что это «выполнять важные дела и доводить их до конца».

Но все перечисленное — это лишь одна сторона медали. Для высокой продуктивности важно не только то, что мы делаем, но и то, что мы НЕ делаем.

Предположим, человек составил вот такой список дел на день:

Первоначальный план на день

Это полезные задачи, поэтому день обещает быть продуктивным. Однако на практике часто происходит следующее:

Как план на день срывается из-за хронофагов

Это был хороший план, но он легко сорвался из-за занятий-хронофагов («пожирателей времени»). Никакие установки на «работать быстро» и «делать важное» здесь не помогут. Какой от них прок, если на полезные дела не остается ни времени, ни сил?

Чтобы действительно повысить продуктивность, нужно в первую очередь избавиться от непродуктивной деятельности. Только в этом случае расстановка приоритетов и другие приемы планирования будут иметь смысл.

На практике:

  1. Устройте небольшую сессию хронометража. В течение 3-7 дней записывайте все свои занятия и их продолжительность. Хронометраж поможет понять, на что в действительности расходуется ваше время.
  2. Проследите, что вы делаете во время прокрастинации и отвлечений, и введите «табу» на эти занятия. Предположим, вы часто отвлекаетесь на чтение новостей и общение в мессенджерах. Следовательно, на время работы эти занятия у вас должны находиться под запретом.
  3. Чем строже запрет, тем лучше он работает. Допустим, вы решили не смотреть видеоролики во время работы, но продолжаете это делать. В этом случае запретите себе смотреть видеоролики до 20:00, а еще лучше — по будним дням.

5. Не игнорируйте рутину#

Рутина — это дела, которые мы выполняем на регулярной основе. Например, ежедневно мы заправляем кровать и моем посуду, а по будним дням еще и ездим на работу. Такие же задачи встречаются и в нашей профессиональной деятельности: планерки, отчеты, проверка корпоративной почты и т. д.

Обычно люди не придают рутине особого значения. Мытье посуды и составление отчетов — это не такие уж и важные дела, чтобы о них думать.

Проблема в том, что рутина составляет огромную часть нашей жизни. Мы выполняем ее постоянно, поэтому даже самые маленькие рутинные задачи постепенно складываются в дни и недели, а иногда в месяцы и года.

Сколько времени на самом деле занимают рутинные задачи

Это неимоверные запасы времени, которые мы обычно игнорируем. А в результате это время просто проходит, не оказывая заметного влияния на нашу жизнь.

Хорошая новость в том, что рутина может стать отличным инструментом повышения продуктивности. Повторяющиеся задачи обладают мощнейшим накопительным эффектом: даже небольшие изменения, которые мы вносим в эти дела, постепенно накапливаются и дают отличный результат.

Предположим, дорога на работу и обратно занимает у вас полтора часа. Если по дороге вы будете слушать аудиокниги, то за год впитаете более 300 часов полезной информации.

Подобный подход применим ко всем рутинным делам. Каждая повторяющаяся задача — это сигнал, что в этом месте можно что-то улучшить.

На практике:

  1. Получайте от рутины дополнительную пользу. По дороге на работу можно учить иностранный язык, во время мытья посуды — обдумывать важные задачи, во время написания отчетов — осваивать технику слепой печати.
  2. Ускоряйте выполнение рутинных задач. Можно не мыть посуду руками, а купить посудомоечную машину, не ходить по магазинам, а заказывать продукты на дом и т. д. Если вы начнете выполнять ежедневную задачу хотя бы на 5 минут быстрее, то за год сэкономите 30 часов.
  3. Позаботьтесь о себе. Часто готовите? Приобретите современную кухонную технику и красивую посуду. Работаете за компьютером? Приобретите удобное кресло и монитор. Если рутина отнимает много времени, пусть это время будет хотя бы приятным.

6. Инструменты — это важно#

Фанаты тайм-менеджмента часто думают, что продуктивность можно повышать только с его помощью. Мол, нужно правильно расставить задачи и «включить самодисциплину», а все остальное от нас уже не зависит.

Проблема в том, что у тайм-менеджмента есть пределы. Мы не можем работать больше, чем способны физически, и не можем думать быстрее, чем позволяет наш мозг. Другими словами, однажды мы неизбежно упираемся в ограничения своего организма.

К счастью, человек научился обходить эти ограничения еще в каменном веке, когда впервые взял в руки палку. Речь, как вы поняли, идет об использовании инструментов.

Еще на школьных уроках истории нам рассказывали, что производительность труда зависит от средств производства. И это действительно так: хороший инструмент расширяет возможности человека и выводит его продуктивность на новый уровень. Вот пример из нашей эпохи:

Фрилансер верстает брошюру в бесплатной программе Scribus. Он дисциплинирован и хорошо владеет тайм-менеджментом, поэтому на задачу у него уходит не более 10 часов.

Перед созданием следующей брошюры он приобретает платную программу Adobe Indesign. На этот раз работа занимает всего 3 часа. Тайм-менеджмент и профессиональные навыки фрилансера за это время не изменились. Все, что он сделал — это сменил инструмент.

Сегодня почти для каждого вида деятельности разработаны инструменты, помогающие работать быстрее и эффективнее. Если вы достигли своего потолка продуктивности, попробуйте поискать решение в этом направлении.

На практике:

  1. Проанализируйте свои «средства производства». Подумайте: что можно улучшить? Например:

    • Занимаетесь уборкой? Купите робот-пылесос.
    • Часто проверяете тексты на ошибки? Используйте специальные программы и сервисы для проверки орфографии.
    • Делаете заметки? Установите удобную программу для их хранения (например, создавать свою базу знаний можно в SingularityApp)

    Да, хорошие инструменты обычно платные. Но если на само занятие у вас уходит много времени, их приобретение со временем непременно окупится.
  2. Изучите свои инструменты, чтобы получить от них максимум пользы. Например, если вы постоянно работаете в какой-то программе, исследуйте ее меню и почитайте мануалы. Даже если все функции инструмента вам прямо сейчас не нужны, вы хотя бы будете знать, что они есть.
  3. Автоматизируйте тайм-менеджмент. Используйте современные таск-менеджеры: они помогают избавиться от рутины, связанной с планированием. Например, вы сможете настроить автоматическое повторение задач, и они сами будут появляться в вашем списке дел.
  4. Обратите внимание на текстовые нейронные сети — это отличный инструмент для работы с информацией. Они помогают генерировать идеи, устраивать мозговые штурмы, делать «выжимки» из текста и т. д. Подумайте, как вы можете использовать их в своей работе.

7. Не забывайте точить топор#

В прошлом разделе мы говорили о важности инструментов. Однако самый главный инструмент для любого человека — это он сам.

Дело в том, что наша продуктивность напрямую зависит от тех знаний и навыков, которыми мы обладаем. Например:

  • Владение техникой слепой печати помогает нам быстрее набирать текст.
  • Хорошее знание Excel помогает быстрее работать с электронными таблицами.
  • Навык ведение переговоров помогает эффективно выстраивать отношения с другими людьми и т. д.

Исходят из этого, формула высокой продуктивности будет выглядеть так:

Формула продуктивности

Знания и навыки — самый важный элемент в этой формуле. В отличие от инструментов, они остаются с нами всерьез и надолго, а значит, непрерывно приносят пользу. Поэтому один из самых надежных способов повышения продуктивности — постоянно учиться чему-то новому.

Некоторые говорят: мне некогда учиться — мне нужно работать. Однако такое отношение вредит в первую очередь самому человеку. Его профессиональный рост постепенно останавливается, а работа становится все более тяжелой и беспросветной.

Есть известная притча про состязание двух лесорубов. Один весь день рубил деревья не покладая рук, второй — периодически останавливался, чтобы наточить топор. Вполне естественно, что второй лесоруб легко победил в этом состязании.

Отказавшись от получения новых знаний и навыков, человек годами остается на одном уровне, продолжая «рубить деревья тупым топором».

На практике:

Подумайте, какие знания и навыки могут пригодиться для достижения ваших целей. Например, если вы занимаетесь спортом, вам будет полезны знания о правильном питании и построении тренировок.

Совмещайте работу с обучением. Приступая к задаче, ставьте перед собой дополнительные обучающие цели. Например, если вы пишете статьи, эти цели могут быть такими:

  • Изучить горячие клавиши в Гугл Документах.
  • Освоить правильное построение абзаца.
  • Научиться анализировать целевую аудиторию и т. д.

Этот прием помогает сознательно получать новый опыт и быстрее приобретать полезные навыки.

И еще несколько советов#

Мы рассмотрели только самые главные принципы повышения продуктивности. Однако продуктивность — это воистину необъятная тема, которую невозможно полностью охватить за один раз. Поэтому напоследок еще несколько рекомендаций.

  1. Не бойтесь делегировать. Если вы руководитель, передавайте подчиненным второстепенные дела, и занимайтесь тем, что для вас действительно важно. Делегирование снимает все ограничения с вашей продуктивности: вы можете инициировать выполнение сотен и тысяч задач одновременно.
  2. Автоматизируйте все, что можно. Подключите автоплатежи для телефона, интернета и коммунальных услуг. Купите посудомоечную машину, мультиварку и робот-пылесос. Если работаете на компьютере, создавайте скрипты для автоматизации рутинных операций. Мы живем в XXI веке, и этим нужно пользоваться.
  3. Группируйте схожие задачи. Например, собирайте счета за коммунальные услуги и оплачивайте их за один раз. Группировка помогает избавиться от ненужных переключений между задачами и существенно экономит время.
  4. Используйте принцип Парето: он хорошо подходит для оптимизации рабочих процессов. Например, 80% времени за компьютером мы обычно используем лишь 20% программ. Следовательно, нужно выявить эти программы и вынести их на панель быстрого запуска.
  5. Контролируйте перерывы. Следите, чтобы они не затягивались дольше запланированного. Бесконтрольные перерывы — один из главных похитителей времени.
  6. Не выполняйте задачи «мимо списка». Если вы, например, хотите заказать пиццу, то сперва добавьте в планировщик соответствующую задачу. Без соблюдения этого принципа работа становится бесконтрольной, а время начинает утекать непонятно куда.
  7. Не делайте на «пятерку» то, что достаточно сделать на «тройку». Неважно, как будет оформлен салат, если через 5 минут он будет съеден. Неважно, насколько хорошо написан текст «Наша миссия», если его все равно никто не будет читать.
  8. Избавляйтесь от задач. Идеальная задача — та, которую не нужно делать. Вам не придется выбивать ковер, если у вас его нет. Вам не придется оплачивать программу, если у вас пожизненная лицензия. Подумайте, какие задачи вы можете сделать «идеальными».
  9. Ускоряйтесь сознательно. Старайтесь выполнять свои повседневные дела чуть быстрее, чем обычно. Быстрая работа — это просто привычка, которую можно выработать.
  10. Будьте внимательны к себе. Если работа «не идет», не нужно сразу прибегать к самопринуждению: попробуйте сперва разобраться в причинах внутреннего сопротивления. Может быть, в помещении душно, и вам не хочется здесь работать? А может быть, вы просто устали и нуждаетесь в отдыхе? Нам проще справиться с проблемой, когда мы понимаем ее причину.
5_Promo