Обзор инструментов для планирования дел и задач

Увы, даже у известных специалистов по продуктивности на этот счет нет единого мнения. Кто-то из них будет советовать нам современный таск-менеджер, а кто-то — обычную тетрадь в линейку.

На самом деле, выбор инструмента для планирования дел зависит скорее от личных предпочтений человека и тех задач, которые он решает в повседневной жизни. В этой статье мы вкратце рассмотрим самые популярные варианты.

Обычная бумага

Бумага и карандаш — это то, с чего и начался весь тайм-менеджмент. Ведь если подумать, то в основе всех методов планирования лежит очень простая идея: взять листок и записать на нем предстоящие дела.

На бумаге можно реализовать любые приемы и техники тайм-менеджмента. Более того, почти все методы планирования изначально и были предназначены для простых тетрадей и блокнотов. А потому, несмотря на развитие современных технологий, бумага до сих пор остается очень популярным инструментом для планирования задач.

Достоинства:

• Максимальная доступность. Где бы мы ни находились, мы всегда найдем чем писать и на чем писать.
• Универсальность. На бумаге мы можем вести свои дела так, как нам хочется.

Недостатки:

• Бумага — это пассивный инструмент. Например, она не умеет напоминать о предстоящих встречах и мероприятиях.
• Трудоемкость планирования. Реализация на бумаге даже простых приемов тайм-менеджмента требует времени. Например, чтобы перегруппировать задачи или упорядочить их по важности, нужно заново переписать весь список.

Бумажный ежедневник

Это блокнот или тетрадь со специальной типографской разметкой. Чаще всего такая разметка предусматривает календарные сетки для планирования встреч и бланки для составления списка дел.

Кроме стандартных ежедневников, существуют еще и авторские (например, ежедневники Игоря Манна и Глеба Архангельского). Помимо разметки, в них могут встречаться полезные советы, тесты, алгоритмы планирования и даже небольшие статьи.

Бумажные ежедневники были популярны в XX веке, но сегодня их заметно потеснили электронные аналоги.

Достоинства:

• Системный подход к тайм-менеджменту. Ежедневники приучают нас регулярному планированию и поддержанию порядка в делах.
• Привлекательный дизайн. Бумажные ежедневники обычно оформляются со вкусом, и пользоваться ими действительно приятно.

Недостатки:

• Система тайм-менеджмента диктуется разметкой. Если ежедневник предназначен, например, для жестко-гибкого планирования, его будет сложно приспособить для системы GTD.
• Те же проблемы, что и у простых блокнотов: трудоемкость планирования и отсутствие напоминаний.

Электронные планировщики

Электронные планировщики (электронные ежедневники, таск-менеджеры) — это специальные программы и сервисы, предназначенные для планирования целей и задач. К ним относятся Todoist, SingularityApp, ЛидерТаск, Хаос-контроль и другие подобные приложения.

Программы-планировщики помогают реализовать все основные методы тайм-менеджмента. В них удобно вести списки дел, создавать расписания, работать с целями и проектами. Кроме того, они часто включают в себя различные вспомогательные инструменты, например, матрицу Эйзенхауэра или таймер Pomodoro.

В XXI веке электронные таск-менеджеры стали самым популярным инструментом для планирования и управления задачами, отодвинув на второй план бумажных собратьев.

Достоинства:

• Легкость планирования. В современных планировщиках предусмотрены функции, которые помогают автоматизировать и упростить работу с задачами. В них можно сортировать и фильтровать списки, выполнять поиск по задачам, настраивать их повторение и т. д.
• Гибкость. Программы можно приспособить для большинства популярных систем планирования: от простого метода Айви Ли до сложной системы GTD.

Недостатки:

• Требуют наличия гаджетов. Чтобы пользоваться электронными планировщиками, нужен компьютер или хотя бы смартфон.
• Требуют времени на освоение. У каждой программы свой уникальный интерфейс, который придется изучить.

Прочие инструменты

Кроме перечисленных выше инструментов, в тайм-менеджменте иногда используются и более экзотические варианты:

Текстовые файлы

Представляют собой «продвинутую» версию бумаги. Задачи в текстовых файлах можно копировать, вставлять и менять местами.

Канбаны

Канбан-доска — это специально размеченная поверхность (например, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Канбаны обеспечивают максимальную наглядность: мы сразу видим, в каком состоянии находятся наши дела, и что нам предстоит сделать.

Корпоративные системы

К ним относятся сервисы для управления клиентами и бизнесом (например, Битрикс24 и Мегаплан). Обычно в них есть все, что нужно для корпоративного тайм-менеджмента: возможность ставить сотрудникам задачи, контролировать работу, вести хронометраж. Однако для персонального тайм-менеджмента такие системы используют редко: они слишком «избыточны».

Электронные таблицы (Excel, Google Таблицы)

Позволяют спроектировать свой индивидуальный планировщик под конкретные задачи.

Ментальные карты и иерархические блокноты

Больше подходят не для повседневного использования, а для планирования отдельных крупных проектов. В них удобно выполнять декомпозицию задач и намечать предстоящие этапы работы.

И напоследок

Мы рассмотрели основные инструменты для тайм-менеджмента как современные, так и «традиционные». Однако не стоит думать, что одни из них лучше, а другие — хуже, они все подходят к разным методикам. Нет, всегда есть ситуации, когда один из перечисленных инструментов может оказаться полезнее остальных.

Например, в современном мире безусловным лидером считаются электронные планировщики. Но если мы вдруг оказались вдали от цивилизации, то лист бумаги и карандаш снова могут стать нашими лучшими друзьями.