11 150
26 октября 2022

Методология планирования задач Getting Things Done

Метод Getting Things Done (GTD) — это система организации и контроля задач, одна из старейших методологий для постановки задач и повышения личной эффективности. Она была разработана еще в 2001 году Дэвидом Алленом и описана им в одноименной книге.

Суть методики — стремиться к тому, чтобы как можно больше ваших дел имели статус «завершено» и не нервировали вас своим присутствием. А основное правило — обязательно «выгружать» из головы все свои дела и сразу же ставить им четкие дедлайны.

Сам Дэвид Аллен говорил, что изобрел свою методику, потому что был очень неорганизованным и спонтанным. Начав планировать по GTD, он обнаружил, что избавился от тревожности, стал мыслить шире и подмечать множество мелочей, на которые раньше не обращал внимания. Как объяснял сам Аллен, наш мозг предназначен для генерации идей, а не для их хранения. Поэтому, «выгрузив» все дела в ежедневник или приложение, мы даем мозгу возможность свободно мыслить и развиваться.

Чем GTD отличается от других методологий#

В других методиках планирования, например, в матрице Эйзенхауэра, мы ориентируемся на приоритеты, отделяя важное от неважного и срочное от несрочного. Для GTD же главное — это категоризация каждой задачи и четкие сроки. В системе планирования GTD процесс работы над задачами выглядит так:

  1. Сбор информации — выгрузка всех ваших задач в одно определенное место.
  2. Обработка — подробный разбор каждого дела: его объем, сроки, приоритет и т. д.
  3. Организация — часто делается совместно с обработкой; это распределение по проектам, постановка сроков, делегирование.
  4. Обзор — необходимо регулярно просматривать свои списки задач, чтобы добавлять новые и удалять неактуальные.
  5. Действия — это главное: метод должен работать не только в вашем таск-менеджере, но и на деле.

По методике GTD можно планировать не только свои текущие дела, но и цели на перспективу. Вот, например, как Аллен советовал планировать круги своих задач — охватывая все более и более обширные горизонты:

  1. Текущие задачи;
  2. Текущие проекты (крупные дела, состоящие из нескольких последовательных этапов);
  3. Круг обязанностей (привычки или дополнительные активности, которые вы хотите ввести в свою жизнь на постоянной основе);
  4. Ближайшие годы (1−2 года);
  5. Ближайшая перспектива (3−5 лет);
  6. Жизнь.

Хотя Аллен придумывал свою систему еще до изобретения приложений для планирования, он предполагал, что они скоро будут изобретены и окажутся полезными для реализации GTD. И действительно, планировать дела по этой методологии гораздо удобнее в таск-менеджере, чем в нескольких папках или ежедневниках, как это изначально задумывалось.

Методология GTD в SingularityApp#

Сбор информации

На этом этапе главное — выгрузить во «Входящие» абсолютно все задачи. Они могут быть в ежедневнике, в заметках в телефоне, на стикерах, в сообщениях друзьям, у тебя в голове — необходимо выписать их все. Заноси в список не только первоочередные дела, но и планы, желаемые поездки и покупки, книги, которые хочешь прочитать, досуговые мероприятия. Конечно, это не быстрая процедура, поэтому желательно выделить для нее целый выходной, чтобы тебя никто не отвлекал.

Основная цель на этом этапе — максимально освободить голову от планов и мыслей, выгрузив все это в приложение-планировщик. Не задумывайся о правильности формулировок или правописании — потом ты отдельно разберешь каждуый пункт.

Обработка и организация входящих

Здесь начинается самое интересное — тебе надо пройтись по каждому пункту, корректно сформулировать каждую задачу и назначить ей категорию и/или дедлайн. В идеале, у тебя не должно остаться ни одного пункта в проекте «Входящие».

Важно: разбирая задачи, переименовывай их так, чтобы они звучали как действия — формулируй, что конкретно нужно сделать. Например, не «Созвон с командой», а «Провести созвон с командой».

Очистка от мусора

В первую очередь, тебе надо избавиться от «мусорных» пунктов:

  • с непонятной формулировкой;
  • дублирующиеся (такое бывает, когда ты выгружаешь задачи из нескольких источников);
  • тех, которые ты не собираешься выполнять (тут важно быть честным с собой).

Например, в этом списке:

  1. непонятно, что означает «Скопировать», скорее всего, это уже и не выяснить;
  2. лекции от Паши, в общем-то, не так уж интересны – тоже не будем тратить на них время;
  3. два раза запланированы «Яблоки» – дубль удаляем.

Создание проектов

Некоторые дела будут состоять из нескольких шагов — все их необходимо расписать. Для этого понадобится опция «Проекты».

Например, есть в списке идея «Французский» — очевидно, она обозначает изучение языка. Но это делается, конечно, не за один шаг — поэтому такой пункт надо преобразовать в проект и одновременно продумать, что может быть первым этапом. Здесь — найти курсы. Необязательно расписывать сразу все этапы, ведь пока неизвестно, когда получится найти курсы, и насколько успешным будет обучение. Пока главное — обозначить первый этап.

Задачи на 5 минут


Любые дела, которые можно сделать прямо сейчас, не затратив на это более 5 минут, надо сделать сразу. Это позволяет избавиться от череды мелких дел, которые копятся день за днем, а потом на их выполнение не находится времени.

Например, в списке есть пункт «Концерт — билеты». Очевидно, что уже известно, на какой концерт ты хочешь пойти, и осталось только купить билеты. Это легко можно сделать онлайн, не потратив и пяти минут — поэтому такой вопрос решай сразу, во время обработки списка.

После покупки ты можешь запланировать следующий шаг — «Сходить на концерт». Очевидно, что этот пункт уже будет иметь конкретную дату — об этом поговорим далее.

Планирование по датам

Некоторые задачи можно сразу поставить на конкретное время и день. Помимо концерта в списке-примере есть «Созвон с командой» — его тоже стоит запланировать заранее. Такие дела появятся в отдельном пункте меню — «Планы».

Запланированную задачу можно сделать повторяющейся — например, ты можешь автоматически назначить созвоны с командой на каждую пятницу, в 14:00.

Совет: не стремись жестко распланировать все дела по датам, делай это только при необходимости. Иначе у тебя совершенно не будет свободного времени, ты не сможешь гибко управлять своими делами, а если какое-то из них затянется или перенесется, то это разрушит всю систему.

Вместо этого используй для категоризации проекты и теги, о которых мы поговорим дальше.

Использование тегов

Некоторые задачи можно условно отнести к одной категории. В нашем примере это «Яблоки», «Молоко» и «Сыр домашний» — очевидно, что это продукты, которые нужно купить. Каждый из этих пунктов можно пометить тегом «Покупки».

Выбрав в меню тегов «покупки», мы увидим нужный список.

Теги можно совмещать с проектами — например, вы можете создать проект «Покупки» и теги «продукты», «техника», «одежда» и т. д. Выбирая разные теги, вы будете видеть разные списки в одном и том же проекте.

Делегирование

Очевидно, что не все задачи ты будешь делать сам. Часть из них — рабочих или бытовых — ты делегируешь.

В примере мы собираемся передать дизайнеру задания «Баннер для соцсетей» и «Новая афиша». Чтобы сделать это, создаем отдельный проект «Поручил — контролирую», а в заголовок подпроекта ставим имя или должность того человека, которому делегируем задачу. Но это еще не все. Мы все равно остаемся ответственными за это задание, поэтому ставим ей крайний срок — тот день, когда мы напишем дизайнеру, если он еще не сдаст проекты. Ты можешь отправить ссылку на проект дизайнеру или пригласить его в проект для совместной работы.

Дела на «Когда-нибудь»

У тебя могут быть задачи, для которых ты пока не можешь определить дату, но иметь в виду их все же надо.

Например, в нашем списке есть пункт «Билеты в Питер» — съездить в Питер очень хочется, но пока неизвестно, когда это получится сделать. Удалять такую задачу неправильно — ведь она есть в целях, поэтому назначаем ей дату «Когда-нибудь», и она автоматически перенесется в отдельный пункт меню.

Справочники

Некоторые заметки хочется всегда иметь под рукой — это может быть список книг, которые ты хочешь прочитать, полезные ссылки, интересные статьи, нужные контакты и т. д. Для таких задач удобно создать проект «Справочники», а информацию в нем категоризировать по подпроектам или по тегам.

Таким образом тебе надо проработать весь список задач. В упрощенном виде это будет выглядеть так:

Каждый пункт нужно расписать как можно конкретнее, указав нужное действие — не «Пальто химчистка», а «Забрать коричневое пальто из химчистки». Не стремись сразу создать в программе идеальную структуру проектов или запланировать каждый день до отказа. Со временем ты поймешь, как именно тебе удобнее работать.

Обзор

Все проекты и задачи необходимо регулярно проверять и корректировать — добавлять во «Входящие» новые задачи, удалять неактуальные, прописывать новые этапы проектов, ставить сроки «Когда-нибудь». Новые задачи мы рекомендуем вносить во «Входящие» как только они возникают, а в конце дня их обрабатывать. Для остального в SingularityApp есть специальный режим проверки.

Этот режим подсвечивает те проекты, которые давно не проверялись. Можно настроить общий интервал проверки на все проекты (например, раз в неделю), а можно поставить свой интервал на каждый проект или не трогать какие-то задачи вовсе.

Мы рекомендуем проводить глобальное ревью раз в неделю, а также каждый вечер просматривать и корректировать свои планы на день.

Минусы GTD#

Методология идеально подойдет тем, кому нужно систематизировать ворох своих задач и идей, которые находятся в постоянном хаосе. GTD позволяет четко определить категорию и дедлайн для каждого дела. Однако здесь тоже есть ряд минусов:

  • Ты становишься зацикленным на задачах. Жизнь представляется тебе как один большой чек-лист, ведь каждую возникшую идею нужно скорее записать и запланировать. Со временем это вызывает огромное раздражение, особенно, если список постоянно растет.
  • GTD предполагает очень жесткий подход к задачам. Каждое дело требуется сразу отнести к какой-либо категории или поставить делайн. Но не всегда это возможно — например, какие-то дела нужно обязательно сделать на текущей неделе, но ты пока не можешь сказать, когда именно. Или сроки их выполнения зависят не только от тебя.
  • Ты рискуешь погрязнуть в планировании. Об этом мы уже говорили. Если задач становится слишком много, и каждую нужно «обработать», то на планирование может уйти больше времени, чем на само действие.
  • GTD дает советы по эффективности, но не по продуктивности. Ты действительно будешь держать в поле зрения абсолютно все задачи, ничего не забывать и помнить о дедлайнах. Но станешь ли ты от этого продуктивнее? Сумеешь ли быстрее разбираться с ежедневной рутиной? Если не применять дополнительные методики, то вряд ли.

Подведем итог#

GTD отлично поможет, если ты погряз в водовороте крупных и мелких задач и хочешь немного разгрузить свою голову. ГТД подскажет, как вообще должно строиться планирование, управление временем, и как следует обрабатывать мысли, идеи и планы. Но в будущем методика может тебя утомить необходимостью ведения бесконечного чек-листа.

Посмотри полезное видео:
планирование по GTD в Сингулярити [23m 36s]

Что делать дальше — смотри по ситуации. Ты можешь или начать все заново, удалив все запланированные задачи, или подобрать для себя более продвинутую и мягкую методику, где есть место и спонтанным задачам. Но, возможно, метод GTD окажется для тебя той самой идеальной системой, которая поможет укротить хаос в задачах и двигаться к намеченным целям. А с программой для GTD упорядочить дела будет ещё проще и удобнее.

Попробовать приложение.