3 199
08 сентября 2022

Планирование задач: путь от пофигиста к ZEN

Разработано достаточно методологий планирования «на любой вкус», но у всех, на наш взгляд, есть общий недостаток. Если строго придерживаться таких методик, в конце концов вся твоя жизнь превращается в один сплошной чеклист, который разрастается до бесконечных размеров и приводит в ужас.

В корне советов «выгружать все из головы» и «не носить задачи в себе», конечно, есть здравое зерно. Прокручивание дел в голове и попытка запомнить всё — действительно приводит к перегрузу твоей оперативки. Но создавать один огромный чек-лист — тоже не выход. Поговорим о том, как найти золотую середину и добраться наконец-то до состояния ZEN на пути планирования.

Стадии на пути к «просветленному» планированию#

Каждый человек, который в какой-то момент понимает, что ему нужно как-то организовать свою жизнь, проходит через несколько стадий. Для их иллюстрации позаимствуем у Ницше концепцию «трех превращений» на пути к любой цели, но немного изменим ее под себя.

Посмотри полезное видео:
как планировать, не превращая свою жизнь в бесконечный чек-лист [28m 49s]
  1. Пофигист — нулевая точка на нашей карте. Такой человек ничего не планирует, не ставит никаких целей, плывет по течению.
  2. Неудачник — пытается как-то организовать свой день, применять методики и инструменты, но у него мало что получается. Дедлайны горят, со всех сторон сыпятся задачи, он почти живет на работе, но все равно ничего не успевает. Попытки внедрять инструменты планирования заканчиваются разочарованием, он отказывается от них, пытается найти что-то новое, ругает то себя, то методики. Такому состоянию не позавидуешь — жизнь в постоянном стрессе и давлении.
  3. Систематизатор — пользуется популярными методиками планирования типа GTD, ведет списки задач, любит раскладывать их по полочкам, классифицировать, ставить метки и настраивать уведомления. На этом этапе человек уже может достигать поставленных целей благодаря своему подходу, но ему все еще хочется делать больше, охватывать больше и быть результативнее.
  4. Трудоголик (или мазохист) — рано или поздно систематизатор доходит до этого состояния, сильнее и сильнее «закручивая гайки» планирования. Трудоголик хочет сделать всё, набирает тысячи мелких задач. Планировщик он используется как кнут, которым подстегивает себя делать больше. Хочет, чтобы инструменты управляли им. Например, пользователь, находящийся на этой стадии, попросил нас внедрить кнопку «случайная задача», чтобы ему самому не пришлось решать, за какую из сотен задач браться сейчас, а просто действовать по указке приложения.

    Это одна из самых неприятных стадий, но, к сожалению, она почти неизбежна. В какой-то момент всем людям, стремящимся найти баланс в планировании, приходится ее пройти. Стадия мазохиста помогает понять, в какой ад можно превратить свою жизнь, если полностью подчинить ее мнимой «продуктивности», расширяя и расширяя свой чеклист на день.
  5. Осознанный — фокусируется на главном, ему легче планировать, потому что он уже понимает, что главных задач не так много, не стремится охватить всё. На этой стадии вырисовывается определенный баланс и сокращается объем стресса. Но у человека все еще много рутины, которая время от времени отбрасывает его назад. Из этого состояния легко откатится на предыдущие, забить на планирование, а потом снова начать свой путь с первых стадий — и так по кругу.
  6. Просветленный — по сути, идеальное состояние, в котором человек действует спонтанно, справляясь без особых усилий и с рутиной, и с приоритетными целями жизни.

    Это конечная точка, где ты полностью постиг дзен планирования. Мало кто добирается до нее, поэтому мы поговорим о чем-то более реалистичном, о способах приблизиться к сбалансированному состоянию. На наш взгляд цель в том, чтобы у тебя оставались время и энергия на спонтанные действия. Чтобы была возможность отказываться от запланированных задач, менять их местами. Не жить под контролем планировщика, а облегчать свою жизнь с его помощью. Разгружать ее, а не набирать всё больше и больше «мелочевки».

Подход, о котором мы расскажем, подойдет не каждому, но если ты сможешь почерпнуть хотя бы частично что-то полезное для себя, этого будет достаточно.

Как приблизиться к дзен в планировании#

1. Не выносить все задачи в один чек лист

Выгружать дела из головы — это замечательно. Но если они в конечном итоге находят свое место в безразмерном todo-листе, это никак не спасает тебя от стресса, а только добавляет его. Один взгляд на такой список задач и ты в панике — что делать, за что хвататься, что здесь важное, что второстепенное? Чтобы не закопаться в горе задач, сортируем их по календарям и проектам. Например, используем «Рамку недели» и «Календарь встреч»:

— Рамка недели — здесь будет собрана вся повторяющаяся рутина на неделю. Мы рекомендуем создать для нее календарь в Google и настроить с ними одностороннюю интеграцию в SingularityApp.

В рамку недели входят задачи, которые не требуют особого напоминания или отслеживания. Но их все равно хотелось бы куда-то вынести — как минимум, чтобы наглядно представлять себе, чем уже по умолчанию занято время. Например, это тренировки, планерки с командой, регулярные совещания. Таким образом ты понимаешь, какие слоты времени свободны, сколько еще можно вместить новых задач, чтобы не перегрузить себя и т. д.

При интеграции с SingularityApp эти задачи не будут включены в чек-лист на день, а просто расположатся сверху в виде списка. Это поможет брать их в расчет при планировании, но при этом не загружать свой актуальный todo-лист с делами, которые требуют отслеживания и чек-боксов.

— Календарь встреч — еще одна интеграция с Google календарем, но теперь уже двусторонняя. Сюда идут все встречи, совещания, созвоны. Добавлять их можно как вручную, так и выгружать автоматически из Zoom и других инструментов. При двусторонней интеграции изменения сразу же синхронизируются — если добавишь или вычеркнешь событие, то это отразится в обоих приложениях.

2. Отслеживать ограниченное количество регулярных задач

Не все дела требуют чек-боксов и отслеживания прогресса. Чтобы не терять фокус внимания и не запутаться в своем расписании, мы советуем выносить несколько наиболее важных регулярных задач в отдельный проект — «Оперативка».

Регулярные задачи

Здесь будут те дела, для которых требуются напоминания и чек-листы, то, что хочется и важно держать на контроле.

Если ты хочешь дополнительно отслеживать прогресс каких-то повторяющихся регулярных действий — в SingularityApp есть инструмент «Трекер привычек». В нем наглядно видно серию успешных дней, в которые действие отмечено как выполненное. Если ты пропускаешь день, то серия прерывается.

Трекер привычек

3. Завести отдельный проект для приоритетной цели

Не у каждого есть одна главная цель и не всем она нужна, но если ты можешь выделить ее для себя — обязательно вынеси в отдельный проект. Это поможет не смешивать приоритетные задачи с другими направлениями, всегда держать главное перед глазами.

Проект для цели

4. Создать проекты по сферам жизни/интересам

Чтобы дополнительно помочь себе избежать хаоса в списке дел, лучше поделить задачи на тематические проекты. Создавать проекты можно на основе «точек контакта» — понаблюдай за тем, с какими сферами жизни/темами ты взаимодействуешь каждый день/неделю, куда инвестируешь свое время. Например — семья, финансы, быт, спорт, чтение. Если говорить о рабочих задачах, их можно делить на проекты и подпроекты по различным отделам в компании — дизайн, разработка, менеджмент и т. д.

В тематических проектах внутри SingularityApp рядом с названием можно устанавливать значок прогресс-бара — он отражает количество выполненных задач относительно общего списка. Если задачи не требуют отслеживания, например, в проекте со списком книг или фильмов это чаще всего будет бессмысленно (только если ты не ставишь себе конкретную цель прочитать N книг за N дней), то можно поставить просто эмодзи-иконку.

Чтобы не загонять себя в состояние трудоголика, который каждую задачу по каждому проекту считать обязательной к выполнению и ставит сотню напоминалок, старайся пользоваться списком дел как инструментом информационного характера. Он подсказывает тебе ориентир, хранит твои мысли и идеи по каждому проекту, а не «приказывает», чем заняться в строгий дедлайн.

Если один из проектов слишком разросся и ты уже просто теряешься в списке задач по нему, вынеси второстепенные в подпроект-бэклог. В основном проекте останутся те дела, которые ты планируешь закрыть в ближайшее время — их можно расписываться максимально подробно.

Не переборщи с количеством — 3−5-7 основных задач будет достаточно, большее количество уже может привести к расфокусу. В бэклог в формате подпроекта сбрось всё, что пока на уровне хотелок и идей, чтобы не носить это в голове, но и не нагружать основной список.

Список основных задач

5. Еженедельная ретроспектива и главные задачи на будущую неделю

Будет полезно раз в неделю выделить около часа на то, чтобы оценить успехи и наметить себе основные точки для следующих семи дней. Здесь важно потоково выгружать мысли и идеи из головы, особо не модерируя себя и не тратя время на переключение между инструментами. Поэтому для такого еженедельной практики многим будет удобно пользоваться простой бумагой и ручкой, а не планировщиками или электронными ежедневниками.

После того, как ты закончишь свой анализ и выделишь основные дела на будущую неделю, их можно кратко сформулировать и добавить в свой планировщик.

Идеи, которые будут появляться в течение недели дальше, можно удобно и быстро переносить в SingularityApp через инструмент «Ловец идей». Это интеграция с Telegram, которая переносит любые записи в чате с ботом сразу во входящие в планировщике.

Ловец идей