Чтобы покорить гору своих дел, не нужны карабины, альпинистские крюки и ледорубы. Достаточно только вашего желания разобрать завалы задач, немного усидчивости и, конечно, удобного ежедневника или планировщика.
Давайте разберёмся, как использовать метод Альпы в планировании, чтобы не пробиваться сквозь лавины задач каждый день. Расскажем, откуда он к нам пришёл, и как внедрить его в своё расписание.
- Шаг № 1. Напишите список дел
- Шаг № 2. Установите время для каждого дела
- Шаг № 3. Запланируйте временной буфер
- Шаг № 4. Расставьте задачи в порядке приоритетности
- Шаг № 5. Подведите итоги
Метод ALPEN — что сочетание простых и рабочих методов: календарного планирования и матрицы Эйзенхауэра. Главная цель метода — управлять временем, чтобы закрывать рабочие задачи, успевать отдыхать и не выгорать.
Систему создал немецкий эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайвет. Он разделил метод на 5 этапов, первые буквы которых в итоге сложились в немецкое слово ALPEN:
A — Aufgaben — составить список задач;
L — Länge schätzen — оценить необходимое время;
P — Pufferzeiten einplanen — спланировать буферное время;
E — Entscheidungen treffen — расставить приоритеты в задачах;
N — Nachkontrolle — подвести итоги.
В России название превратилось в лаконичное «Альпы». Метод хорош и для новичков в планировании, и для тех, кто давно тестирует на себе разные техники тайм-менеджмента. На примере Singularity App покажем, как внедрить метод Альпы в свою повседневность за 5 шагов.
Шаг № 1. Напишите список дел#
Aufgaben — «задачи». Выделите полчаса-час и выпишите все-все дела, которые планируете сделать. Начните со срочных, сроки которых уже горят, например, созвон с клиентом после обеда. Затем переходите к задачам на неделю, две недели и месяц.
Выписывать список дел можно в блокнот, ежедневник, заметки или даже в «Избранное» в Telegram. Главное — не потеряться в задачах спустя несколько дней. В Сингулярити «выгружать» дела из головы гораздо быстрее, чем на бумагу.
- В папку «Входящие». Кликайте «Новая задача», выписывайте из головы всё, что нужно сделать, и сохраняйте. Чтобы было ещё удобнее, используйте хоткей Ctrl+N / Cmd+N или напишите задачи Telegram-боту, а он сам отправит их во входящие.
- В папку «Сегодня». Сюда выпишите дела, которые безотлагательно нужно выполнить сегодня: съездить к врачу, встретиться с подругой, полчаса полежать и поничегонеделать.
- В папку «Когда-нибудь». Отправьте в этот раздел задачи, которые планируете выполнить, но неважно когда: завтра или через год. Например, загрузите список фильмов, которые хотите посмотреть, или список несрочных покупок.
Все задачи, связанные одной целью, можно распределить по проектам, чтобы было ещё удобнее. Например, «Подготовиться к конференции» и «Встретиться с клиентом» — это проект «Работа».
В каждом проекте можно создавать разделы — секции, или подпроекты. Например, внутри проекта «Работа», можно создать секции «Встречи», «Клиенты» и «Отчеты». В эти секции уже добавлять задачи: «Совещание в 15:00» в секцию «Встречи», а «Подготовить и сдать отчёт за прошлый квартал» в секцию «Отчеты».
В Singularity бесконечная вложенность задач, и проектов, поэтому ни в чём себе не отказывайте. Выписывайте даже дела-пятиминутки и напоминания, например, «Взять с собой флешку с презентацией».
Шаг № 2. Установите время для каждого дела#
Länge schätzen — «оценить длину». Иногда мы забываем, что в сутках всего 24 часа, 8 из которых мы спим. В результате не успеваем выполнить все задачи, потому что на них, оказывается, требуется 10 часов, а мы планировали управиться за 5. Поэтому важно ставить чёткие, а главное честные временные рамки к каждой задаче.
| 🤘 Ожидание | 👎 Реальность |
|
«Проснусь пораньше, пробегу 5 километров в парке, потом быстренько в душ, завтракать и на работу. Надо будет ответить на письма, это дел на 5 минут, потом зайду в бухгалтерию, напишу отчёт, соберу презентацию и спасу мир» |
«Опять проспал! Быстро умоюсь и побегу на работу, а там перекушу.
Ничего себе, 16 писем от партнёров, надо ответить. К бухгалтеру уже не успеваю, надо писать отчёт. Успеть бы хотя бы до конца дня начать ту презентацию, сдавать уже завтра. Ой, а завтрак?» |
Постарайтесь представить или вспомните, сколько времени уходит на каждую подобную задачу. Будьте честны с самим собой: если знаете, что во время подготовки презентации регулярно ходите сварить ещё кофе, добавьте 10 минут ко времени на выполнение.
Откройте свой планировщик и установите дату, время начала и время окончания задачи. Чтобы было легче и нагляднее, можно добавить примерное время на выполнение в названии задачи. Если вы знаете, что сделаете презентацию к конференции за 2 часа, но если данных не хватит, задача может занять и 3 часа, запланируйте на неё именно 3 часа, чтобы в случае факапа не поломать расписание на весь день.
С Singularity вы не забудете о задаче, потому что уведомления вовремя напомнят о каждом записанном пункте. А с таймером Помодоро не потратите на задачу больше времени, чем планировали. Главное не поступать с таймером, как с надоедливым будильником по утрам, — не отключайте его, чтобы засесть над задачей ещё на пару часов.
Когда таймер прозвенел, а задача ещё не выполнена, отвлекитесь и оцените, сколько ещё времени потребуется. Например, если остался последний слайд в презентации минут на 10, — поставьте новый помодоро на 10 минут, чтобы закончить задачу. Но если задача займёт ещё много времени — оцените план на день и отдельно запланируйте время для завершения задачи, иначе рискуете не успеть остальные пункты из своего плана.
Шаг № 3. Запланируйте временной буфер#
Pufferzeiten einplanen — «планирование буфера времени». Лотар Зайвет в «Альпах» акцентировался не только на работе и постоянной загруженности. Наоборот, он стремился оставить время, чтобы выдохнуть после каждой задачи. Поэтому в Альпен есть буфер времени — запас на случай, если что-то пойдёт не так, или на отдых и чай с печеньками.
| ❌ | ✅ | ||
|---|---|---|---|
|
9:00 — 11:00
11:00 — 13:30
13:30 — 15:00 |
а теперь к следующей чуть-чуть задерживаюсь ААААААА |
9:00 — 11:00
11:00 — 13:30
13:30 — 15:00 |
о, время для кофе ой, чуть-чуть задерживаюсь, но время в запасе ещё есть На сегодня всё, можно и ленту полистать |
Задачи по методике ALPEN строятся по принципу 60 на 40: 60% — это время на задачу, а 40% — «неприкосновенный» запас на непредвиденный случай. Как подушка безопасности, только в тайм-менеджменте.
Вернитесь к предыдущему шагу и проверьте, что все запланированные дела укладываются в +/- 60% времени. Например, рабочие задачи на день занимают не больше 5 часов из восьмичасового рабочего дня, а оставшиеся 3 — это пустые временные промежутки, или буфер времени.
Временные промежутки могут буквально спасти вас, если случится что-то непредвиденное. Допустим, вы запланировали полтора часа на отчёт, через 15 минут после которого подключитесь к совещанию в ZOOM. Но оказалось, что в данных для отчёта ошибка, и он занял на 20 минут больше времени, а в придачу высосал все силы. За полчаса до совещания вы ещё и письмо получили, что встреча пройдёт офлайн — нужно успеть подняться на несколько этажей в конференц-зал. В результате — опоздание, извинения, отчёт написанный впопыхах и никакого энтузиазма на совещании.
С буфером времени вы будете готовы к таким ситуациям. А если свободное время всё-таки останется, вы можете или отдохнуть эти 15-20 минут или сделать какое-то маленькое дело.
Со временем вы будете автоматически прибавлять по 10-20 минут к задачам. Но для начала рекомендуем ставить себе задачи «Отдохнуть» между делами. Только представьте, как приятно будет отмечать их выполненными.
Шаг № 4. Расставьте задачи по приоритету#
Entscheidungen treffen — «принимать решения».На этом этапе в дело вступает матрица Эйзенхауэра — система приоритетов. Она поможет не забыть про важное дело и легко отказаться от объективно ненужной задачи или делегировать те, которые не успеваете.
По матрице поделите задачи на четыре категории:
В SingularityApp назначайте задачам приоритетность с помощью горячих клавиш. Например, хоткей Ctrl+0 выделит задачу красным, а Ctrl+3 — сделает её бледнее остальных. Так вы даже визуально отличите важные и срочные от не срочных и не важных.
Шаг № 5. Подведите итоги#
Nachkontrolle — «последующий контроль».С методом Альпы легко проанализировать свой подход к планированию и провести работу над ошибками. Откройте планировщик или свой ежедневник в конце дня и проверьте, что выполнили, что осталось, а что перенесли на завтра.
Например, если вы видите, что какая-то задача переносится изо дня в день, задумайтесь, а так ли она важна? Может, стоит от неё отказаться совсем, делегировать другим или, наоборот, повысить приоритет, чтобы наконец выполнить?
Сингулярити поможет покорить даже самую большую гору дел:
- Напомнит о просроченных задачах — сгруппирует их в отдельную секцию в папке «Сегодня», поэтому вы точно не упустите их из виду.
- Сохранит важные выводы и мысли — создавайте заметки внутри задач или проектов. Когда завершите какой-то проект, пропишите внутри итоги, чтобы позже вспомнить, к каким результатам пришли.
- Поможет проанализировать результаты — если требуется подводить итоги регулярно, например, после созвонов с клиентом или сдачи отчетов, создайте отдельный проект с секциями и заметками для выводов.
Метод «Альпы» хорошо помогает в повседневном планировании — вы научитесь быстро и точно оценивать временные затраты на свои дела. Сможете успевать всё запланированное и у вас больше не будут копиться незавершённые дела.
ALPEN можно внедрить и в повседневное планирование личных дел, и в рабочий тайм-менеджмент. Так вы успеете закрыть все задачи, которые собирались, ещё и время на отдых останется. Больше не придётся грустно смотреть на гору незавершенных дел и только мечтать о том, чтобы выделить время на настоящий отпуск в Альпах.
Скачать Singularity App, и попробовать метод «Альпы»
