6 584
16 октября 2023

Как планировать работу и рабочее время

В литературе по тайм-менеджменту обычно не делают различий между планированием рабочих и личных задач. И на первый взгляд это справедливо: в обоих случаях мы составляем списки дел, устанавливаем сроки, расставляем приоритеты и т. д.

Однако у «тайм-менеджмента на работе» есть своя специфика. Во-первых, на работе человек слабо влияет на поток входящих задач (он делает не то, что хочет, а то, что должен). Во-вторых, рабочие задачи часто подразумевают взаимодействие с другими людьми, например, коллегами или клиентами.

В статье расскажем, как эффективно планировать свою работу с учетом этих особенностей.

  1. Зачем нужны профессиональные цели
  2. Как не тонуть в делах
  3. Как расставлять приоритеты в работе
  4. Как сделать план более надежным
  5. Как планировать встречи и созвоны
  6. Как дольше сохранять работоспособность
  7. Как избегать ошибок в работе
  8. Зачем нужен список «В ожидании»
  9. Как не забывать о важных делах
  10. Для чего нужно «закрывать» списки
  11. Программы для планирования работы: какие функции нужны
  12. Своя система планирования работы

1. Зачем нужны профессиональные цели#

У многих людей работа представляет собой нечто застывшее и неподвижное. Их карьера стоит на месте, доход не повышается годами, а профессиональный рост фактически отсутствует. И если одних такое положение устраивает, то у других вызывает жесткую фрустрацию и недовольство собой.

Основная причина этой проблемы — отсутствие четких профессиональных целей. Изменения в работе редко происходят сами по себе: их нужно сознательно планировать. Цели — это точка отсчета в любом тайм-менеджменте, и планирование работы не является исключением.

Чтобы эффективно планировать рабочее время и всегда двигаться вперед, сформулируйте свои профессиональные цели.

Эти цели могут быть двух видов: ориентированные на личный успех (например, карьерный рост и повышение дохода) и на успех организации. Между ними нет противоречий: человек вряд ли достигнет личных целей, если не приносит пользу компании, и вряд ли принесет ощутимую пользу компании, если не имеет для этого личных мотивов.

Профессиональные цели следует записать на отдельный лист бумаги или в отдельную папку в электронном планировщике. Сверяйтесь с ними всякий раз, когда планируете рабочую неделю или рабочий день.

Организация и планирование рабочего времени начинается с постановки профессиональных целей
Профессиональные цели могут быть как долгосрочными, так и краткосрочными
Организация и планирование рабочего времени начинается с постановки профессиональных целей
Профессиональные цели могут быть как долгосрочными, так и краткосрочными

Кроме целей, полезно сформулировать миссию для своей работы. Подумайте, для чего вы, как специалист, нужны компании? Например:

  • Обеспечивать бесперебойную работу компьютеров и оргтехники.
  • Продвигать услуги компании в социальных сетях.
  • Привлекать потенциальных клиентов с помощью полезного контента.

Миссия помогает правильно расставлять приоритеты в работе и отличать свои обязанности от чужих.

2. Как не тонуть в делах#

Во время работы на нас могут обрушиваться десятки новых задач. Директор просит прислать отчет о выставке, клиент предлагает внести изменения в проект, коллеге нужна помощь с документом и т. д. Каждая входящая задача хоть немного, но повышает уровень стресса. Когда входящих задач становится много, мы начинаем паниковать.

Лучшее средство от паники и стресса — сразу же записывать все новые задачи. 

Если задачи хранятся только в голове, мы воспринимаем их как невыполненные обязательства и начинаем из-за этого нервничать. Если же они записаны, мы относимся к ним более спокойно и рационально.

Место для быстрой фиксации новых задач в тайм-менеджменте называется инбоксом (в электронных планировщиках такую функцию выполняет папка «Входящие»). Когда прилетает свежая задача, вы тут же отправляете ее в инбокс, не отрываясь от текущей работы. Когда появляется время, вы открываете инбокс и спокойно планируете его содержимое.

Папка «Входящие» для быстрой фиксации новых задач
Старайтесь ничего не делать «мимо списка»: даже самые маленькие дела перед выполнением следует записать. Выполняя «мысленные» задачи, мы отклоняемся от первоначального плана на день, и время начинает уходить непонятно на что.
Папка «Входящие» для быстрой фиксации новых задач
Старайтесь ничего не делать «мимо списка»: даже самые маленькие дела перед выполнением следует записать. Выполняя «мысленные» задачи, мы отклоняемся от первоначального плана на день, и время начинает уходить непонятно на что.

3. Как расставлять приоритеты в работе#

Предположим, вы уже запланировали рабочий день и составили список актуальных задач. Возникает вопрос: в каком порядке их выполнять и сколько времени на них потратить?

Приоритет задач (порядок их выполнения) обычно определяется двумя критериями: важностью и срочностью. Чем более важным и срочным является дело, тем раньше его нужно выполнить.

Для сортировки дел по важности и срочности используется такой инструмент, как матрица Эйзенхауэра. Это очень простая табличка из четырех квадратов, в которую записывают задачи на день:

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

Приоритет задач в матрице определяется следующим образом:

Порядок выполнения задач в матрице Эйзенхауэра

Теперь чуть подробнее:

  • Квадрат А. Сюда попадают «горящие» дела и дела-авралы, которые нужно выполнять в первую очередь. До их полного завершения переходить к другим делам нежелательно.
  • Квадрат C. Второстепенные дела, от которых следует избавиться как можно быстрее. Попробуйте, например, установить таймер на 15-30 минут и одним махом закрыть максимум задач из этого квадрата. Если вы руководитель, делегируйте второстепенные дела подчиненным.
  • Квадрат B. Сюда попадают задачи, связанные с вашими главными целями и целями компании. Старайтесь тратить на этот квадрат большую часть рабочего времени.
  • Квадрат D. Сюда попадают необязательные «хотелки»: поиграть шрифтами на сайте, почитать новости индустрии и т. д. Их следует выполнять в оставшееся время или не выполнять совсем.

Новые задачи, которые поступают в течение дня, следует сперва записывать, а уже потом выполнять. Проблема в том, что новые дела обычно кажутся более важными, чем старые (зачастую это совсем не так). Записав задачу, мы можем сопоставить ее с другими делами и правильно расставить приоритеты.

4. Как сделать план более надежным#

План рабочего дня часто разваливается из-за непредвиденных дел и форс-мажоров. Всякое бывает: клиент опоздал на встречу, в офисе пропал свет, поставщик привез не тот товар, завис компьютер и т. д. После таких событий нам обычно приходится перекраивать свой план, извиняться и передоговариваться.

Решить эту проблему помогают «зеленые зоны» — специальные промежутки времени, на которые ничего не запланировано. Выглядят они так:

Пример «зеленых зон» в расписании рабочего дня

Если произойдут непредвиденные события, вы справитесь с ними за счет этих резервов. В худшем случае вам придется перенести только ближайшие встречи, а дальше вы снова вернетесь к намеченному плану. Если ничего не произойдет, вы можете потратить «зеленые зоны» на любые дела из своего списка.

Также полезно закладывать небольшой запас времени в сами задачи. Например, если по вашим расчетам встреча должна занять полчаса, выделите на нее 40-45 минут. Даже если встреча затянется, ваше расписание не пострадает.

5. Как планировать встречи и созвоны#

Главная проблема встреч и созвонов в том, что их приходится совмещать с повседневными делами и текущими проектами. Встречи словно «разрывают» рабочий день на произвольные куски, поэтому планировать остальные задачи очень неудобно.

Для решения этой проблемы в тайм-менеджменте используется метод жестко-гибкого планирования. Его идея в том, чтобы планировать встречи и обычные дела отдельно друг от друга. В результате получаются два независимых плана на день:

  1. Расписание. Сюда попадают встречи и другие задачи, привязанные к конкретному времени. Эти дела выполняют в отведенное для них время.
  2. Список дел. Сюда попадают задачи, которые не привязаны ко времени: написать отчет, заказать товар, проверить почту. Эти дела выполняют в порядке их важности в «окнах» (в промежутках) между встречами.

Вот как это выглядит:

Жестко-гибкое планирование — один из самых популярных методов планирования рабочего времени Жестко-гибкое планирование — один из самых популярных методов планирования рабочего времени
Жестко-гибкое планирование — один из самых популярных методов планирования рабочего времени

При планировании встреч не забывайте учитывать время на подготовку и организационные «нестыковки». Например, если у вас назначена встреча в незнакомом офисном здании, вам потребуется дополнительное время, чтобы найти нужный кабинет.

Звонки и встречи по возможности следует объединять в серии, чтобы они шли друг за другом. Чем меньше они «разрывают» рабочий день, тем легче выполнять остальные задачи.

6. Как дольше сохранять работоспособность#

У большинства людей работоспособность в течение дня постепенно снижается. И это естественно: мы работаем и, следовательно, устаем.

Чтобы как можно дольше оставаться «в форме», нужно соблюдать простое правило: 

Отдыхайте, не дожидаясь усталости.

Усталость свидетельствует о том, что работоспособность уже заметно снизилась и вам требуется время на восстановление. Гораздо проще — не допускать этого состояния совсем.

Для профилактики усталости достаточно делать короткие перерывы через одинаковые промежутки времени (например, каждые полчаса). Рабочий период закончился? Отдохните 5 минут, даже если не чувствуете пока никакого дискомфорта.

Оптимальную продолжительность периодов работы и отдыха подбирают экспериментально. Чем тяжелее работа, тем чаще нужно делать перерывы.

Примеры разных соотношений периодов работы и отдыха

Периоды работы удобнее всего отмерять с помощью таймера. Установите его на нужное время, и пока он тикает, спокойно занимайтесь своими делами.

Разумеется, совсем избежать усталости вряд ли получится. Поэтому самые важные и ответственные задачи лучше выполнять в начале дня.

7. Как избегать ошибок в работе#

Не поставили печать, не выключили свет, не выбили чек, не сделали резервную копию... Увы, от ошибок никто не застрахован. В любой момент мы можем отвлечься и напрочь забыть о важных нюансах работы.

Для профилактики ошибок в работе есть старый проверенный рецепт — использовать чек-листы. Человек может устать, заболеть, не высыпаться, но если он выполняет задачу по чек-листу, то уже ни о чем не забудет.

Чек-листы подходят для любых сложных задач, которые выполняются на регулярной основе. Например:

Чек-лист для предотвращения возможных ошибок в работе Чек-лист для предотвращения возможных ошибок в работе

Составить чек-лист очень легко. Для этого нужно разделить сложную задачу на отдельные шаги (это называется декомпозицией) и вынести их в отдельный список. С этим списком вы будете сверяться при следующем выполнении задачи. Если во время работы вы допустили ошибку, сразу добавьте в чек-лист новый пункт, чтобы больше ее не повторять.

Еще один хороший способ борьбы с ошибками в работе — это автоматизация. Например, если вы собираетесь сверстать брошюру в программе Adobe Indesign, заранее настройте стили и закрепите за ними горячие клавиши. После этого вам не придется беспокоиться о правильных отступах и переносах.

8. Зачем нужен список «В ожидании»#

В планировании работы часто возникают ситуации, когда выполнение наших задач зависит от других людей. Например:

  • Составили план проекта и ждем, когда руководитель его посмотрит.
  • Делегировали сотруднику работу и ждем, когда он ее выполнит.
  • Отправили клиенту коммерческое предложение и ждем ответа и т. д.

Здесь возникает дилемма. С одной стороны, держать эти задачи в своем списке не имеет смысла, поскольку сейчас мы на них не влияем («мяч на другой стороне»). С другой стороны, удалять их тоже нельзя: мы по-прежнему отвечаем за эти задачи. Как быть?

Чтобы контролировать такие задачи, в тайм-менеджменте используется список «В ожидании». Сюда мы отправляем те задачи, которые передали другим людям или организациям. Вот как он выглядит:

Список «В ожидании» — метод планирования совместной работы Список «В ожидании» — метод планирования совместной работы

Этот список нужно каждый день открывать и просматривать. Все ли идет по плану? Не требуются ли от нас какие-нибудь действия?

Для задач в списке «В ожидании» полезно устанавливать крайние сроки. Если задача к запланированному времени не выполнена, следует что-то предпринять: напомнить исполнителю о задаче или убедиться, что у него все в порядке.

В формулировках задач желательно указывать исполнителей. Во-первых, так проще искать и просматривать задачи. Во-вторых, так мы не забудем, кто и чем занимается. Для самых частых «контрагентов» можно создать в планировщике отдельные теги.

9. Как не забывать о важных делах#

Иногда при планировании рабочего времени мы упускаем из вида некоторые важные задачи. Например, мы уже отправляемся на встречу с клиентом и вдруг понимаем, что не подготовили презентацию. Встреча была запланирована еще неделю назад, но о презентации мы почему-то так и не вспомнили.

Для предотвращения таких инцидентов в современном тайм-менеджменте используется система обзоров. Идея в том, чтобы во время планирования целенаправленно искать задачи, о которых можно забыть.

Предположим, вы планируете рабочий день. Когда основные задачи уже намечены, проверьте следующее:

  • Папка «Входящие». Все ли задачи разобраны?
  • Список текущих целей и проектов. Что нужно сделать сегодня?
  • Планы верхнего уровня (неделя, месяц, год). Что нужно сделать сегодня?
  • Список «В ожидании». Не требуются ли действия с вашей стороны?
  • Завершенные в последние дни задачи и проекты. Не нужно ли сделать с ними что-нибудь еще?
  • Предстоящие на этой неделе задачи. Не нужна ли к ним подготовка?
  • Список ваших контактов (руководителей, клиентов, коллег, поставщиков). Нет ли связанных с ними задач?

Этот перечень следует обязательно подогнать под себя. Удалите то, что не нужно, укажите актуальные для вас сроки и списки. У вас должен получиться персональный чек-лист для ежедневного планирования. Например:

Пример чек-листа ежедневного обзора Пример чек-листа ежедневного обзора

Такие обзоры могут быть не только ежедневными, но и еженедельными, ежемесячными и т. д. Если вы пользуетесь современным планировщиком, не забудьте настроить для них регулярное повторение.

10. Для чего нужно «закрывать» списки#

Часто бывает так: мы прилежно работаем весь день, а список дел никак не уменьшается. Выполнили задачу? На ее место тут же прилетели две новых. Прогресса не видно, порядка в задачах нет, мотивация падает.

Решение этой проблемы предложил британский специалист по тайм-менеджменту Марк Форстер. Его идея в том, чтобы делать списки дел «закрытыми», то есть ни при каких обстоятельствах не добавлять в них новые задачи.

Предположим, утром вы запланировали рабочий день. Если в течение дня прилетает новая задача, вы стараетесь перенести ее на завтра (желательно). Если такой возможности нет, вы создаете для новых задач отдельный список.

Пример работы с «закрытым» списком задач Пример работы с «закрытым» списком задач
Пример работы с «закрытым» списком задач
Пример работы с «закрытым» списком задач

Главное достоинство закрытых списков в том, что они не растут, а только уменьшаются. Благодаря этому, мы всегда чувствуем прогресс в работе и избегаем хаоса в задачах.

Метод хорошо подходит для разгребания различных «завалов». Если у вас накопились «долги» в какой-то области (например, непрочитанные письма), соберите невыполненные дела в отдельный закрытый список и сделайте работу над ним своей ежедневной задачей.

11. Программы для планирования работы: какие функции нужны#

Сегодня существуют десятки приложений для планирования работы (подробнее — в нашем обзоре). Возникает закономерный вопрос: какую из этих программ выбрать и на что стоит обратить внимание?

В первую очередь нужно смотреть на возможности приложений. Для комфортного планирования рабочего времени вам потребуются следующие функции и инструменты: 

  • Проекты. Это специальные папки, в которые складывают задачи, связанные одной темой, целью или проектом. Без таких папок сегодня фактически невозможно поддерживать порядок в своем тайм-менеджменте.
  • Повторение задач. Благодаря этой функции, регулярные задачи (например, ежедневные планерки и отчеты) сами появляются в списке дел в нужные дни. Мы не забываем об этих задачах и не тратим время на их постоянное планирование. 
  • Теги (контексты, категории). Помогают помечать и быстро находить в списке нужные дела. Например, тегами можно пометить задачи, связанные с конкретным клиентом, проектом или видом деятельности.
  • Чек-листы. Нужны для самопроверки и организации работы над сложными задачами. Таймер. Помогает отмерять периоды работы и отдыха. Работа по таймеру повышает концентрацию и продуктивность.
  • Совместный доступ. Необходим для быстрого обмена задачами с коллегами и клиентами, для организации и планирования командной работы.

Теоретически все эти инструменты планирования рабочего времени можно использовать и по отдельности. Например, создавать чек-листы на бумаге, пользоваться таймером на смартфоне, планировать командную работу через CRM и т. д. Однако гораздо удобнее установить программу, которая поддерживает сразу все нужные функции, например, SingularityApp.

12. Своя система планирования работы#

Есть множество отличных систем тайм-менеджмента, например, GTD или Agile Results. В них уже все продумано до мелочей: и постановка целей, и планирование дня, и работа с повседневными делами.

Но когда мы пытаемся внедрить такие системы в свою работу, сразу начинаются сложности. Одни методы не совместимы с нашими задачами, другие — выглядят избыточными, третьи — не соответствуют нашему характеру и вызывают отторжение. На самом деле все существующие системы — это лишь «заготовки», которые нужно «обработать» и подогнать под себя.

Настоящую пользу может принести только индивидуальная система планирования работы, которая предназначена для решения именно ваших задач. Индивидуальная система складывается из трех компонентов:

  1. Свои методы планирования работы
    Приемы и техники тайм-менеджмента, которые наилучшим образом подходят для планирования вашего рабочего дня и ваших задач. Например, вам может не подходить стандартное расписание, но отлично подойдет метод АБВГД или обычный список дел. Для поиска своих методов придется поэкспериментировать, но такие эксперименты окупаются с лихвой.
  2. Свои приемы продуктивной работы
    Это различные лайфхаки, характерные для вашей профессии. Например, если вы художник, вам будет полезна своя коллекция референсов, а если программист — коллекция сниппетов. Такие лайфхаки можно узнать из профессиональной литературы, профессиональных блогов или общения с коллегами.
  3. Своя коллекция чек-листов
    В вашей работе наверняка есть сложные задачи и процессы, которые требуют внимания. Например: оформление документов, порядок работы с клиентом, регулярные закупки. Чтобы избегать ошибок и работать быстрее, такие задачи полезно выполнять с помощью чек-листов. Чек-листы вы составляете один раз, а потом пользуетесь ими годами.

Система планирования работы — это динамическая система. Ее необходимо постоянно обновлять, расширять, улучшать, адаптировать под текущие цели и проекты. Только в этом случае она всегда будет приносить вам пользу.

16_Promo