Чек-лист для работы: как избежать досадных ошибок

Человеку, как известно, свойственно ошибаться. И львиная доля этих ошибок приходится на наши повседневные дела.

Вот несколько типичных ситуаций:

1. Мы подходим к дверям офиса и выясняем, что забыли дома ключи.
   
2. Мы приезжаем в командировку. Разбирая в гостинице чемодан, обнаруживаем, что не взяли зарядку для телефона.
   
3. Мы засыпаем в хлебопечку необходимые ингредиенты, запускаем программу выпечки и отправляемся смотреть фильм. А через час с ужасом понимаем, что не положили в тесто дрожжи.
   
   

Разумеется, здесь ничего совсем уж ужасного не произошло. Однако даже такие «мелочи» способны надолго испортить настроение.

У перечисленных выше ситуаций есть общее свойство. Испечь хлеб, собраться на работу или в командировку — это все задачи, которые состоят из множества отдельных шагов.

И удержать эти шаги в голове довольно сложно. Мы не машины, и наша способность к запоминанию информации ограничена. Более того, точно так же ограничена и наша способность к вниманию. Стоит нам заболеть, недоспать или перенервничать, как мы начинаем совершать одну ошибку за другой.

К счастью, для решения этих проблем есть один очень простой и проверенный рецепт — работа по чек-листу. Нужно просто разбить сложные задачи на отдельные шаги и превратить их в контрольные списки:

Чек-листы полностью снимают все ограничения нашей памяти и внимания. Даже если устали или не выспались, мы уже ни о чем не забудем.

Как создать чек-лист на бумаге #

Для начала давайте посмотрим, как создавались чек-листы в докомпьютерную эпоху. Это будет полезно, если мы принципиально планируем свои дела в блокноте или по какой-то причине оказались вдали от современных гаджетов.

Чаще всего люди делают так: составляют чек-лист как обычный список задач и поочередно вычеркивают из него пункты. Например, если мы решили создать чек-лист для ухода за питомцами, он будет примерно таким:

Проблема в том, что такие «чек-листы» получаются одноразовыми. Если мы захотим воспользоваться этим списком повторно, нам придется его заново переписать. Это и долго, и муторно, и неудобно.

Более продвинутый вариант для бумажного планирования — это табличные чек-листы. Вот как они выглядят:

Такие чек-листы можно использовать много раз подряд. Кстати, саму таблицу чертить не обязательно: достаточно просто взять бумагу в клеточку.

Как создавать чек-листы в SingularityApp #

Современные технологии очень упрощают создание и использование чек-листов. Не нужно лишний раз ничего писать: мы составляем чек-лист один раз и пользуемся им столько, сколько потребуется. Рассмотрим работу с чек-листами в планировщике SingularityApp.

В Сингулярити чек-лист можно прикрепить к любой задаче. Для этого дважды кликаем по задаче и в ее свойствах находим значок «Чек-лист».

Все, теперь можно приступать к составлению списка шагов. Пункты чек-листа при необходимости можно двигать и менять местами.

После добавления к задаче контрольного списка рядом с ней появится специальный значок. Он напомнит, что нужно заглянуть в свойства задачи и воспользоваться чек-листом для ее выполнения.

Советы #

1. Чек-листы больше подходят для задач, которые повторяются и повторяются в неизменном виде. Например, нам каждый месяц приходится оплачивать коммунальные платежи, и эта задача состоит из одних и тех же шагов: вода, свет, отопление и т.д.
   
   Если же «многошаговая» задача не повторяется или каждый раз видоизменяется (как, например, список покупок), то в Сингулярити ее удобнее планировать не как задачу, а как проект.
   
   

   
2. Часто бывает так, что задача не имеет четкого интервала повторения. Например, мы регулярно ездим в командировки, но эти командировки происходят хаотично и в разные дни. Специально для таких «спонтанных задач» полезно создать отдельный проект, в котором у нас будут храниться чек-листы на все случаи жизни.
   

   
3. Некоторые задачи предполагают взаимодействие с различными веб-ресурсами. Удобно добавлять ссылки на эти ресурсы прямо в чек-лист — это очень экономит время.
   
   

   
4. Иногда нужно передать чек-лист другому человеку. Например, мы хотим поделиться опытом с коллегой или дать своему сотруднику инструкцию по выполнению задачи. В этом случае нужно создать отдельный проект, поместить в него задачи-инструкции и пригласить в проект нужных людей (подробнее об этом — в статье о делегировании задач).