Организовать корпоратив для коллег — всегда задачка со звездочкой: нужно учесть интересы десятка людей, непохожих друг на друга, и не слить бюджет на унылые развлечения, которые вам потом будут припоминать годами. Чтобы не упустить важное и грамотно подготовиться к корпоративному событию — используйте наш чек лист организации корпоратива.

А нужен ли корпоратив вообще?#

Если в компании привыкли считать корпоративы лишь поводом для пьянства, дело плохо. Обычно корпоративы — это не только радость и веселье, они решают и другие задачи:

  1. Улучшают коммуникацию в коллективе: в неформальной обстановке проще наладить связи между отделами и адаптировать новых сотрудников.
  2. Формируют имидж компании: хорошо организованные корпоративы транслируют заботу о сотрудниках и признание их заслуг — а значит, людям реже хочется покидать свои места ради других работодателей.
  3. Мотивируют и поднимают командный дух: для многих корпоративы — награда за труд, и чем прикольнее те проходят, тем сильнее желание оказаться на таком празднике снова и снова, усердно работая в компании и достигая большего. Если ваши корпоративы не преследуют таких целей, стоит задуматься. Нет, не над тем, а проводить ли их вообще, а над тем — как именно. Как организовать корпоратив самостоятельно, расскажем далее.
офисная вечеринка
Не каждая офисная вечеринка может сплотить команду

С чего начать организацию корпоратива?#

Если знать эти семь параметров на старте, вам будет проще как при обращении в агентство, так и при самостоятельной подготовке программы:

1. Цель, формат, стилистика мероприятия

На этом этапе вы решаете несколько базовых задач:

  • Определиться с целью мероприятия
  • Продумать формат корпоратива
  • Определиться со стилистикой, огласить для всех заранее

Цель. То, как пройдёт корпоратив, зависит от его цели. Добавить сплоченности и мотивации? Повысить доверие к компании? Отметить удачное окончание проекта, квартала или года? Даже если мероприятие проводится по поводу одного из государственных праздников, имея конкретную цель, вы сможете сделать его полезнее.

Например, на новогоднем корпоративе можно провести короткую ретроспективу и оценить успехи команды за год, а заодно отметить отличившихся сотрудников и тех, кто в этом году присоединился к коллективу. При таком раскладе команда и отдыхает, и мотивируется, и ближе знакомится с новичками.

Формат. Тут могут быть варианты:

  • Для обычной вечеринки будет достаточно заказать еду, купить напитки и составить плейлист.
  • Нужно что-то посерьезнее — можно пригласить диджея и артистов (танцоров, певцов, фокусников и т.д.).
  • Для сплочения коллектива и поднятия командного духа подойдет квест или тематические конкурсы.
  • Для мотивации команды — речь от руководителя и награждение отличившихся сотрудников.
соревнования по баскетболу
Если у коллег силен дух состязаний, вместо посиделок можно устроить турнир по футболу, волейболу или баскетболу

Стилистика. Часто зависит от сотрудников. Молодежи понравится подвижный формат вечеринки и неформальный ведущий. Творческим личностям зайдёт оригинальный дресс-код или конкурсы на креативность с призами. Если у большинства коллег есть дети, то они оценят «семейный» формат корпоратива с детскими развлечениями. Неплохо провести опрос — какой формат праздника людям бы больше понравился.

2. Команда

На старте важно решить, готовы ли вы сами организовать мероприятие или хотите доверить праздник агентству. Профессионалы точно знают, как провести корпоратив в любой компании и порекомендуют артистов, кейтеринг и площадки. Но стоить это будет значительно дороже, да и выбрать среди множества агентств нелегко. К тому же, агентство не знакомо с сотрудниками и может не угадать с общим настроем. Зато вы избавитесь от многих хлопот, особенно если организуете корпоратив впервые.

Подберите 6-8 потенциальных исполнителей — подходят как рекомендации, так и банальный поиск в сети. Созвонитесь со всеми, обсудите задачу и зафиксируйте бюджет. Выберите агентство — для этого удобно использовать метод многокритериальной оценки. При необходимости согласуйте с начальством финальный вариант.

толпа народа
Агентство поможет справиться с организацией события, если в компании работает больше 50 человек

Если вы не планируете обращаться к специалистам, всё равно не стоит делать все в одиночку. Просите помощи у коллег и делегируйте часть задач (если делегировать сложно и непривычно — советуем почитать, как делегировать обязанности). Вы можете самостоятельно составить план корпоратива, а потом распределить задачи по коллегам, готовым помочь.

Чек-лист на этом этапе:

Чек-лист организации корпоратива

3. Дата, время, место, количество гостей

Время. Вы должны четко знать, во сколько начинается мероприятие, чтобы понимать, на какое время заказывать еду, напитки и активности. Если начало корпоратива планируется в рабочие часы — надо согласовать с руководством, когда сотрудники закончат работу в день праздника.

Место. С местом — свои нюансы. Корпоратив в офисе — это один сценарий, выездное мероприятие — совсем другой: там потребуется транспорт, музыкальное сопровождение, складные стулья и прочий антураж. А ещё придётся заморочиться с доставкой блюд и напитков и последующей уборкой. Все эти детали стоит выяснить уже на старте, чтобы сразу иметь представление о затратах и включить их в бюджет.

Если корпоратив проводится вне офиса, потребуются перевозки. Сотрудники могут добираться сами, а можно заказать автобус. А может, компания просто оплатит всем такси? Если доставка не централизованная, важно зафиксировать по каждому сотруднику, как он будет добираться. Если компания компенсирует расходы, надо проконтролировать этот момент после мероприятия.
такси
Удобно, когда по завершению выездного мероприятия коллег развозят заранее нанятые водители

Количество гостей. Кто-то захочет взять с собой супруга (если у вас в компании это принято). А кто-то не придет вообще — всегда есть сотрудники, которые не любят такие мероприятия или не могут быть с коллективом по другим причинам. Ультимативно требовать от всех присутствия не стоит, а вот уточнить у каждого, может он или нет — точно надо. Проще всего для этого провести опрос в корпоративном чате или попросить коллег заполнить таблицу.


таблица записи сотрудников на корпоратив

Чтобы ничего не забыть на этом этапе, вот краткий чек-лист:

таблица записи сотрудников на корпоратив

4. Услуги

Если вы планируете праздник с размахом, то вам понадобятся услуги отдельных специалистов:

  • Ведущий — для небольшого корпоратива подойдет кто-то из активных сотрудников, для крупного мероприятия — отберите ведущих, подходящих по тематике, обзвоните их и зафиксируйте условия.
  • Фотограф и видеограф — если мероприятие крупное и предполагает фотосъемку, лучше договориться со специалистами заранее.
  • Артисты и развлечения — определитесь, какие выступления будут интересны коллегам — танцы, музыкальные исполнители, стендап, фокусы и т.д. Могут пригодиться фотозоны для селфи, аквагрим, шаржи от художника, мастер-классы и прочие активности.
  • Кейтеринг — лучше заказывать за 2-4 недели. Посчитайте на старте, сколько продуктов и напитков потребуется: обычно на 1 человека для банкета планируют 600-800 г еды, бутылку вина или полбутылки крепкого алкоголя. Кейтеринг сможет подсказать более точные цифры, но лучше заказать с небольшим запасом, чтобы никто не остался голодным.

  • застолье
    Корпоратив без еды и напитков — деньги на ветер

  • Доставка — если вы решите ограничиться пиццей или роллами и нарезками — можно сделать заказ готовой еды день в день.
Если организацией будет заниматься агентство, то поиски площадки, артистов, кейтеринга и т.д. пройдут гораздо быстрее, но все равно лучше иметь под рукой все контакты. Вы можете самостоятельно найти подрядчиков, которые нравятся вам больше всего, и передать их контакты агентству — это упростит задачу.

На этом этапе важно ничего не забыть:

5. Бюджет

Для начала вам нужна табличная смета с учетом предыдущих пунктов — её вы будете согласовывать с руководством. Может оказаться так, что выездные артисты не так уж нужны, а вот услуги перевозчиков пригодятся куда больше.

Бюджет лучше составлять хотя бы за пару недель, но если дело касается новогоднего корпоратива — стоит задуматься о этом за пару месяцев, потому что в декабре загрузка у привлеченных специалистов бешеная.

Организация корпоратива: что ещё важно учесть#

Сценарий

Вы можете написать сценарий самостоятельно, найти его в интернете или обратиться в агентство полного цикла. Всё зависит от мероприятия — например, для небольшого корпоратива достаточно составить тайминг.

Сценарий можно подготовить в отдельном документе, но если для вас предельно важен поминутный тайминг, вы можете составить сценарий в планировщике и настроить напоминания для каждого пункта, чтобы строго придерживаться времени.

план корпоратива
Пример тайминга в SingularityApp

Покупки

Соберите в отдельный список все необходимые приобретения для праздника — элементы декора, подарки для сотрудников, призы в конкурсах, расходы на сувениры и грамоты и т.д. Удобно сразу группировать их по магазинам, так будет удобнее распределить обязанности среди помощников.

Продукты на стол лучше покупать чуть заранее, за пару дней. Составьте список покупок исходя из меню и назначьте ответственных.

План организации корпоратива#

Корпоратив — обычно масштабное мероприятие с пачкой задач по подготовке. Чтобы ничего не упустить и потом не краснеть за результат, лучше использовать программу-планировщик — например, SingularityApp.

Создайте для мероприятия отдельный проект и сгруппируйте в нем задачи по секциям. Для каждой задачи важно установить делайн и назначить ответственного (это удобно делать с помощью тегов).

Кстати, Сингулярити позволяет поделиться списком задач с коллегами, даже если они не используют приложение. Ваши помощники смогут отмечать выполненные пункты списка по ссылке, а вы увидите статусы в своем планировщике.

Если затрудняетесь собрать задачи в проект сами, скачайте наш большой чек-лист — в нем мы предусмотрели базовый список дел при подготовке мероприятий.

чек-лист организации корпоратива в SingularityApp
Пример проекта для организации корпоратива в SingularityApp
Cкачать план организации корпоратива

Что делать при форс-мажоре#

Как и любое мероприятие, корпоратив может пойти не по плану. Ситуации могут быть разные: отменится площадка, не приедут артисты, кому-то станет плохо от алкоголя или духоты. Вот несколько советов, как провести корпоратив в компании, если всё идёт не так:

  • Выбирайте проверенных ведущих, артистов и площадки. Лучше всего работает сарафанное радио, но если на примете никого нет — поищите отзывы в соцсетях. Если ведущий, артист или фотограф дорожит своей репутацией, он пришлет вам коллегу на замену, если случится форс-мажор.
  • Имейте запасные варианты. Так вы сможете подстраховаться, если что-то пойдет не по плану. На случай с отменой площадки — подумайте, как провести корпоратив в офисе или на улице (в теплое время).
  • Продумайте варианты сценария. Если артисты внезапно не приедут, вы сможете заменить выступление на конкурс, квест или другую активность.
  • Подготовьте аптечку. У кого-то может обостриться аллергия, а кто-то ударит локоть во время активных конкурсов. Поэтому заранее закиньте в аптечку обезболивающее, противоаллергенное, дезинфицирующие средства, активированный уголь и пластыри.

Общее правило: всё решает подготовка. Большинство форс-мажорных ситуаций можно предупредить заранее, если полагаться на проверенных исполнителей и учитывать пожелания коллег.

Что делать, если уже слишком поздно#

Победа любит подготовку. Но если с подготовкой у вас по каким-то причинам всё затянулось (не было полномочий, бюджета, нужных людей или просто случился форс-мажор), и корпоратив уже на носу — это не повод сделать всё в духе «и так сойдёт» или отменить праздник вовсе.

Вместо этого придётся думать и решать быстрее обычного и отказаться от каких-то предварительных этапов по организации корпоратива. Чтобы время не работало против вас, и мероприятие прошло отлично вопреки спешке, возьмите на заметку пару советов:

Откажитесь от ведущего и артистов. Вряд ли накануне праздника у вас получится найти таких специалистов — их графики обычно расписаны на недели вперед. Придется взять кого-то из коллег в помощники и придумать развлечения самостоятельно: это могут быть игры, викторины и квесты.

Поищите альтернативы ресторану. Накануне события (особенно, если это Новый год) сложно забронировать рестораны, банкетные залы, беседки и домики для отдыха. По крайней мере, вечером в уикенд: попробуйте выбрать вечер посреди недели или начните праздник в обед, чтобы к вечеру уже разойтись. Другой вариант — устроить корпоратив в офисе или подыскать домик в аренду за городом (сложнее, но иногда везёт). А может быть, у кого-то из коллег пустует просторная дача? :)

Отказаться от кейтеринга. Скорее всего, с ним вы тоже не успеете — такие заказы обычно делаются заранее. Замените высокую кухню доставкой пиццы или готового мяса на углях, добавьте к ним нарезки из овощей и фруктов — такой стол накрыть можно быстро и просто при помощи коллег.

Откажитесь от костюмов и конкретной стилистики. К костюмированным вечеринкам обычно надо готовиться: искать образы, готовить наряды и антураж — это занимает время. Если вы долго решали, каким будет праздник, и до него осталось всего-ничего, не мучьте коллег дресс-кодом: пусть придут в том, что им нравится. А для тех, кто захочет добавить изюминки в образ, закупитесь париками, масками и украшениями — их можно найти в детских магазинах или на маркетплейсах (выбирайте товары с быстрыми сроками доставки).

Откажитесь от жесткого тайминга. Проведите официальную часть с поздравлениями, вручениями наград, грамот или подарков, добавьте пару командных активностей и отстаньте от коллег: они сами найдут, чем себя развлечь. Для этого приготовьте настольные игры, зону с видеоприставками или шахматами и шашками. И конечно, мини-бар :)

Подведем итог#

Помните, что вы организуете мероприятие для коллег, поэтому важно учитывать их пожелания, интересы и привычки. Если коллектив слишком разношерстный, лучше выбрать нейтральный вариант — вечеринку с банкетом, классическим ведущим и популярной эстрадной музыкой.

Корпоратив — это большой и важный проект для вашей компании, поэтому готовиться к нему нужно заранее. А чтобы ничего не забыть и провести все по плану, используйте планировщик и наш чек-лист.

Не забудьте запросить у коллег обратную связь по празднику. Это поможет учесть ошибки при последующей подготовке корпоратива. Можно попросить прислать отзывы в мессенджер, по почте или через онлайн-формы.

11_Promo