Метод статусов. Организуем рабочий процесс с помощью тегов

В тайм-менеджменте нам порою приходится выполнять однотипные задачи, которые складываются из одних и тех же этапов работы. Например, если мы пишем статьи, эти этапы будут примерно такими:

Составить план.
Написать черновик.
Отредактировать.
Подобрать иллюстрации и т. д.

Если бы мы имели дело только с одной задачей, работу было бы удобно планировать с помощью чек-листа или подзадач. Но что делать, если однотипных задач много? Как не забыть, на каком этапе находится каждая из них?

Для решения этой проблемы в тайм-менеджменте используется метод статусов. Идея в том, чтобы не планировать этапы работы по отдельности, а просто добавлять к исходной задаче название соответствующего этапа.

В электронных планировщиках для реализации этого метода удобно использовать теги. Создайте отдельные теги для этапов работы и поочередно прикрепляйте их к своим задачам.

Пример 1. Написание статей

Предположим, мы пишем статьи для нескольких разных проектов. Вот как в этом случае можно реализовать работу со статусами:

После завершения очередного этапа работы мы прикрепляем к задаче новый тег, а старый — убираем. Благодаря этому, мы всегда видим, на каком этапе находятся статьи и что с ними делать дальше.

Пример 2. Работа с клиентами

Предположим, мы занимаемся фрилансом и взаимодействуем с несколькими клиентами одновременно. Работа с ними может находиться на разных стадиях: обсуждение задачи, подписание договора, работа над проектом и т.д.

Чтобы не запутаться, создадим в планировщике систему статусов:

Кроме статусов, в этой ситуации может пригодиться тег «клиенты». Он позволяет в любой момент посмотреть весь список клиентов и уточнить текущие задачи.

Полезные приемы#

Группировка задач. Иногда очень полезно выбрать из списка задачи с одинаковым статусом и выполнить их все вместе. Например:

Одинаковые этапы работы требуют одной и той же подготовки, использования одних и тех же инструментов и одного «состояния ума». Группировка позволяет не терять время на ненужные переключения и работать быстрее.
Статус «На паузе». Иногда работа над задачей отклоняется от привычного плана. Например, клиенты берут время на размышление, а проекты приостанавливаются из-за форс-мажоров. Для таких нештатных ситуаций полезно создать специальный тег:

Задачи с таким статусом нужно регулярно просматривать. Проверяйте, не появилась ли возможность их выполнить и не требуются ли от вас какие-либо действия.