4 020
17 октября 2023

Как организовать эффективную систему делегирования и контроля с помощью тегов

Если вы руководитель, вам приходится постоянно ставить задачи и контролировать их выполнение. Чтобы этот процесс проходил без сбоев, нужно все время следить за дедлайнами и четко помнить, кто и чем должен заниматься.

Если у вас 2-3 сотрудника, а порученных задач немного, то всю информацию теоретически можно удержать и в голове. Однако при большом количестве задач и сотрудников нужно обязательно создавать свою систему делегирования и контроля.

В электронных планировщиках такую систему удобно выстраивать с помощью тегов. Вот как это можно сделать в SingularityApp:

1. Создайте отдельный тег для каждого сотрудника#

Откройте панель тегов, создайте группу «Сотрудники» и добавьте в нее всех исполнителей.

теги в SingularityApp

Поручив сотруднику задачу, сразу прикрепите к ней соответствующий тег (тег можно просто перетащить мышкой на задачу). Если задачей занимаются несколько сотрудников, укажите их всех.

теги в SingularityApp

Теперь, просматривая свои списки дел, вы сразу будете видеть, кто и чем занимается. Если вы хотите посмотреть, какие задачи поручены конкретному сотруднику, просто кликните по его тегу

теги в SingularityApp

2. Создайте тег «контроль» (название подгоните под себя)#

Помечайте этим тегом все задачи, которые передаете сотрудникам. Благодаря этому, вы можете быстро найти и просмотреть все дела, которые нужно контролировать.

теги в SingularityApp

Чтобы порученные задачи не смешивались с личными делами, держите их в рабочих проектах.

3. Установите контрольные дни#

Для всех порученных задач (даже если они не привязаны к срокам) следует указывать день проверки. Это будет день, когда вы должны или принять работу, или просто убедиться, что все идет как надо.

Чтобы установить контрольный день в SingularityApp, кликните правой кнопкой мыши по задаче и в контекстном меню выберите «Установить дату и время» (горячие клавиши — CTRL+D). После этого задачи, которые нужно проверить, будут сами появляться в вашем списке на сегодня:

теги в SingularityApp

Если задача большая, и вы хотите контролировать процесс ее выполнения, разбейте ее на подзадачи. Например:

теги в SingularityApp

Для подзадач нужно указать свои контрольные дни, а также прикрепить к ним теги «контроль» и теги исполнителей.

Что еще можно делать с помощью тегов: