Если у вас 2-3 сотрудника, а порученных задач немного, то всю информацию теоретически можно удержать и в голове. Однако при большом количестве задач и сотрудников нужно обязательно создавать свою систему делегирования и контроля.
В электронных планировщиках такую систему удобно выстраивать с помощью тегов. Вот как это можно сделать в SingularityApp:
1. Создайте отдельный тег для каждого сотрудника#
Откройте панель тегов, создайте группу «Сотрудники» и добавьте в нее всех исполнителей.
Поручив сотруднику задачу, сразу прикрепите к ней соответствующий тег (тег можно просто перетащить мышкой на задачу). Если задачей занимаются несколько сотрудников, укажите их всех.
Теперь, просматривая свои списки дел, вы сразу будете видеть, кто и чем занимается. Если вы хотите посмотреть, какие задачи поручены конкретному сотруднику, просто кликните по его тегу
2. Создайте тег «контроль» (название подгоните под себя)#
Помечайте этим тегом все задачи, которые передаете сотрудникам. Благодаря этому, вы можете быстро найти и просмотреть все дела, которые нужно контролировать.
Чтобы порученные задачи не смешивались с личными делами, держите их в рабочих проектах.
3. Установите контрольные дни#
Для всех порученных задач (даже если они не привязаны к срокам) следует указывать день проверки. Это будет день, когда вы должны или принять работу, или просто убедиться, что все идет как надо.
Чтобы установить контрольный день в SingularityApp, кликните правой кнопкой мыши по задаче и в контекстном меню выберите «Установить дату и время» (горячие клавиши — CTRL+D). После этого задачи, которые нужно проверить, будут сами появляться в вашем списке на сегодня:
Если задача большая, и вы хотите контролировать процесс ее выполнения, разбейте ее на подзадачи. Например:
Для подзадач нужно указать свои контрольные дни, а также прикрепить к ним теги «контроль» и теги исполнителей.
Что еще можно делать с помощью тегов:
- Работать с большими списками дел
- Планировать распорядок дня
- Отслеживать статусы задач и проектов
- И еще 15 идей по использованию тегов
