Яндекс говорит, что проект — «это целенаправленная, ограниченная во времени деятельность, осуществляемая для удовлетворения конкретных потребностей...». Непонятно, очень сложно и немного пугает. В реальной жизни всё иначе — легко, прозрачно и эффективно.
Проект в тайм-менеджменте — это одна большая задача, у которой есть чёткие временные рамки, и вы активно участвуете в том, чтобы её «закрыть». А чтобы достичь результата, нужен структурный план. Давайте разберёмся, как в жизни появляется проект, из чего он состоит, как довести его до конца и оценить успех.
Нашим «ассистентом» будет Маша, которая решила сделать ремонт в квартире. На её примере рассмотрим, как поставить цель, спланировать проект и поделить его на этапы, найти нужные ресурсы и успешно завершить. Помните, что применять эту систему можно не только в ремонте, а ещё в личных делах и рабочих проектах.
Цель проекта#
Любые ваши действия связаны с желаниями, например, вы бы не стремились строить карьеру, если бы не хотели зарплату побольше и статус повыше. Но мысли долго могут оставаться только в голове, если не сформулировать своё «хочу» в цель.
Методик постановки целей очень много, мы выбрали основные способы, которые помогут сформировать цели вашего проекта:
- Техника Брайана Трейси, чтобы научиться превращать любые желания в цель.
- Метод D.U.M.B., с которым вы сможете формулировать красивые и сексуальные цели.
- Классический S.M.A.R.T., чтобы ставить конкретные, измеримые и реалистичные цели.
- Пирамида Франклина, с которой вы создадите цели на основе своих истинных ценностей.
Вы можете выбрать любой способ, главное — сформулировать цель, а не задачу. Цель — конечная точка и её формулировка начинается с вопроса: «Чего я хочу?». А задача — ответ на вопрос: «Как я этого достигну?». Подробнее, как отличать цели от задач, читайте в нашем журнале.
Маша хочет жить в уютной и красивой квартире — это ответ на вопрос: «Чего я хочу?». Желание нужно сформулировать в конкретную цель — сделать ремонт за 3 месяца. А чтобы достичь этой цели, нужна чёткая система задач — план проекта.
|
Это Маша. Маша мечтает о своей, уютной и красивой квартире. Она поставила себе цель: через 3 месяца открыть дверь в обновлённую, отремонтированную квартиру Маша начинает проект «Ремонт»
|
Этапы работы над проектом#
План проекта — это пошаговая инструкция, с помощью которой вы достигните цели. Его можно оформить на бумаге, в ежедневнике или в планировщике проектов. Мы будем использовать планировщик Singularity App, а вы можете адаптировать систему под себя и внедрить её в ежедневник, онлайн-календарь или на канбан-доску над рабочим столом.
Вне зависимости от сложности и долгосрочности вашего проекта, план состоит из 3 шагов:
Например, ремонт в квартире состоит из нескольких больших частей: работа с дизайнером, выбор бригады отделочников, покупка стройматериалов и запланированный клининг после ремонта.
| Маша серьёзно подошла к ремонту: | |
|---|---|
|
|
Второй шаг — в каждом этапе пропишите конкретные задачи. Не допускайте хаоса и составляйте список дел по приоритетности. Чтобы не запутаться, какая задача важнее, а какая может и подождать, используйте метод 1-2-3ч или тайм-менеджмент для срочных задач.
В Singularity App есть дополнительный инструмент для ещё большей детализации проекта — чек-лист в задаче. Чем понятнее и проще вы распишите задачу, тем легче её будет выполнить.
| Маша разделила масштабные задачи на понятные и простые подзадачи: | |
|---|---|
 |
Этап № 1 — Найти дизайнера. Задачи:
Этап № 2 — Выбрать бригаду отделочников. Задачи:
|
Соблюдение последовательности этапов работы над проектом — залог успеха. С помощью инструментов в планировщике проектов вы точно не сойдёте с пути и не бросите начатое. Уведомления вовремя напомнят, что нужно внести аванс, а с помощью виджета на экране телефона удобно отслеживать проект отдельно от других задач.
Ресурсное планирование проекта#
Кроме плана проекта, вам потребуются ресурсы для его выполнения. Обычно их делят на «человеческие» — время, силы, энергия, и материальные — деньги. Соберите в список все ресурсы, которые потребуются на проекте, чтобы распределить их по задачам. Например, чтобы ремонт в квартире закончился в срок, задайтесь вопросами, как лучше распределить силы, время и деньги:
- Самостоятельно делать ремонт или нанимать специалистов?
- Привести стройматериалы на своей машине или оформить доставку?
- Взять отгул на работе, чтобы вымыть квартиру после ремонта или нанять клининг?
| Маша столкнулась с первыми сложными вопросами: | |
|---|---|
 |
|
После ресурсного планирования, возникает вопрос делегирования некоторых задач. Отслеживать работу других людей может быть трудно — не всегда получится приехать и оценить результаты. В приложении Singularity App есть функция совместной работы — можно добавить в проект дизайнера, который будет отмечать выполненные задачи по ремонту. А вам останется только контролировать процесс через экран телефона и изредка приезжать в квартиру.
| Перед Машей стоял выбор: | |
|---|---|
|
|
|
Делать всё-всё самой |
Делегировать профессионалам |
Планирование проекта и форс-мажоры#
Неважно, выбрали вы закрывать все задачи проекта самостоятельно или делегировали их другим — необходимо регулярно делать ревью, чтобы избежать форс-мажоров. Ревью — это проверка и анализ результатов проекта.
Например, вы можете каждый день своими глазами смотреть изменения в квартире: оценивать и изучать, вспоминать, что ещё осталось, а что уже сделано, бояться упустить детали. А можете проводить ревью сразу в электронном планировщике — отмечать, что сделано, и выделять, что предстоит сделать, чтобы ничего не упустить.
Если форс-мажор всё-таки наступил, помните, что вносить изменения — нормально на любом этапе работы над проектом. Важно, чтобы вы смогли быстро скорректировать план, а для этого нужно держать под рукой список оставшихся задач.
Например, задерживается доставка из магазина, и обои приедут на день позже, а значит, ремонт встанет на паузу. Но в плане вы видите, что все грязные работы закончены, поэтому решаете заказать клининг, чтобы они помыли окна. В результате вы не потеряете драгоценное время, а проект не затянется.
Чем заканчивается проект#
Если вы соблюдали последовательность этапов работы над проектом, то в назначенный день всё закончится. Чтобы в полной мере оценить результаты, подведите итоги, учитывая форс-мажоры и факапы, а после обязательно похвалите себя за отличную работу.
|
Критерии, чтобы оценить результаты и важность планирования проекта: |
|
|---|---|
| Критерий оценки | Результаты проекта |
| Дедлайн |
Чёткие сроки не позволили работе затягиваться — без проекта ремонт мог длиться годами. Если проект закончен в срок — это успех. |
| Энергозатраты |
Пошаговый план большого дела помог с лёгкостью проконтролировать каждый этап. С Сингулярити энергозатрат ещё меньше, потому что план всегда под рукой — в телефоне или на компьютере. Если ресурсов потрачено столько, сколько планировалось — это успех. |
| Цель |
Цель, сформулированная из желания — зажигает и мотивирует действовать. А конкретная, измеримая и чёткая цель не дала сбиться с пути. Если цель достигнута — это успех. |
Проекты можно выполнять и без кучи мыслей в голове, сорванных сроков и потерянных сил. Планирование проекта по ремонту квартиры — это пример системы, которую легко адаптировать и под рабочие дела. А Singularity поможет не тратить лишних сил на систематизацию всех задач — всё будет в одном месте и в ваших руках.
Скачивайте Singularity App, чтобы воплотить любое «хочу» в жизнь!
