Планирование проекта, как способ добиться цели

Проекты — это не только что-то масштабное, например, рабочий проект или диссертация. На самом деле, это и ваши повседневные задачи. Рассмотрим проект, как инструмент тайм-менеджмента, с помощью которого можно строить планы и достигать целей.

Яндекс говорит, что проект — «это целенаправленная, ограниченная во времени деятельность, осуществляемая для удовлетворения конкретных потребностей...». Непонятно, очень сложно и немного пугает. В реальной жизни всё иначе — легко, прозрачно и эффективно.

Проект в тайм-менеджменте — это одна большая задача, у которой есть чёткие временные рамки, и вы активно участвуете в том, чтобы её «закрыть». А чтобы достичь результата, нужен структурный план. Давайте разберёмся, как в жизни появляется проект, из чего он состоит, как довести его до конца и оценить успех.

Нашим «ассистентом» будет Маша, которая решила сделать ремонт в квартире. На её примере рассмотрим, как поставить цель, спланировать проект и поделить его на этапы, найти нужные ресурсы и успешно завершить. Помните, что применять эту систему можно не только в ремонте, а ещё в личных делах и рабочих проектах.

Цель проекта#

Любые ваши действия связаны с желаниями, например, вы бы не стремились строить карьеру, если бы не хотели зарплату побольше и статус повыше. Но мысли долго могут оставаться только в голове, если не сформулировать своё «хочу» в цель.

Методик постановки целей очень много, мы выбрали основные способы, которые помогут сформировать цели вашего проекта:

Вы можете выбрать любой способ, главное — сформулировать цель, а не задачу. Цель — конечная точка и её формулировка начинается с вопроса: «Чего я хочу?». А задача — ответ на вопрос: «Как я этого достигну?». Подробнее, как отличать цели от задач, читайте в нашем журнале.

Маша хочет жить в уютной и красивой квартире — это ответ на вопрос: «Чего я хочу?». Желание нужно сформулировать в конкретную цель — сделать ремонт за 3 месяца. А чтобы достичь этой цели, нужна чёткая система задач — план проекта.

Это Маша. Маша мечтает о своей, уютной и красивой квартире.

Она поставила себе цель: через 3 месяца открыть дверь в обновлённую, отремонтированную квартиру

Маша начинает проект «Ремонт»

Этапы работы над проектом#

План проекта — это пошаговая инструкция, с помощью которой вы достигните цели. Его можно оформить на бумаге, в ежедневнике или в планировщике проектов. Мы будем использовать планировщик Singularity App, а вы можете адаптировать систему под себя и внедрить её в ежедневник, онлайн-календарь или на канбан-доску над рабочим столом.

Вне зависимости от сложности и долгосрочности вашего проекта, план состоит из 3 шагов:

Первый шаг — поделите проект на этапы, например, по методике «Дерево целей» разбейте задачу на маленькие и простые шаги. Затем постройте основу — определите и сформируйте главную цель, к которой приведут эти шаги. Необязательно уметь рисовать, можно оформить структуру в Singularity с помощью секций в проекте или схем со стрелочками в блокноте.

Например, ремонт в квартире состоит из нескольких больших частей: работа с дизайнером, выбор бригады отделочников, покупка стройматериалов и запланированный клининг после ремонта.

Маша серьёзно подошла к ремонту:
  1. Сохранила подходящие примеры дизайн-проектов квартир.
  2. Нашла дизайнера и рассказала ему о квартире мечты.
  3. Увезла личные вещи на склад, а сама временно переехала в отель.
  4. Выбрала надёжную бригаду строителей, заказала все необходимые стройматериалы и их доставку.
  5. Заранее договорилась с клининговой компанией об уборке после ремонта.

Этапы работы над проектом в онлайн-планировщике
Создайте проект в Singularity, следуя шагам

Второй шаг — в каждом этапе пропишите конкретные задачи. Не допускайте хаоса и составляйте список дел по приоритетности. Чтобы не запутаться, какая задача важнее, а какая может и подождать, используйте метод 1-2-3ч или тайм-менеджмент для срочных задач.

Что такое тайм-менеджмент
Основы управления временем

В Singularity App есть дополнительный инструмент для ещё большей детализации проекта — чек-лист в задаче. Чем понятнее и проще вы распишите задачу, тем легче её будет выполнить.

Планировщик проектов Сингулярити
В Сингулярити есть функция чек-листов, чтобы поделить задачи на простые шаги
Третий шаг — определите дедлайны. Они нужны, чтобы достичь цели, а не откладывать задачи на очередное завтра изо дня в день. Не бойтесь устанавливать крайний срок — это поможет не потеряться в рутине. Главное — правильно рассчитайте время, иначе ремонт в квартире может длиться годами.
Маша разделила масштабные задачи на понятные и простые подзадачи:

Этап № 1 — Найти дизайнера. Задачи:

  1. Спросить контакты проверенных дизайнеров у друзей и коллег. Посмотреть примеры работ и выбрать понравившиеся.
  2. В среду во время обеда чекнуть объявления в интернете.
  3. Связаться с кандидатами и назначить встречу.

Этап № 2 — Выбрать бригаду отделочников. Задачи:

  1. . . .
Планирование проекта в календаре онлайн-планировщика
Планирование работы над проектом наглядно в календаре Singularity

Соблюдение последовательности этапов работы над проектом — залог успеха. С помощью инструментов в планировщике проектов вы точно не сойдёте с пути и не бросите начатое. Уведомления вовремя напомнят, что нужно внести аванс, а с помощью виджета на экране телефона удобно отслеживать проект отдельно от других задач.

Ресурсное планирование проекта#

Кроме плана проекта, вам потребуются ресурсы для его выполнения. Обычно их делят на «человеческие» — время, силы, энергия, и материальные — деньги. Соберите в список все ресурсы, которые потребуются на проекте, чтобы распределить их по задачам. Например, чтобы ремонт в квартире закончился в срок, задайтесь вопросами, как лучше распределить силы, время и деньги:

  • Самостоятельно делать ремонт или нанимать специалистов?
  • Привести стройматериалы на своей машине или оформить доставку?
  • Взять отгул на работе, чтобы вымыть квартиру после ремонта или нанять клининг?
Маша столкнулась с первыми сложными вопросами:

  1. А может сделать ремонт самой? Хватит ли у меня навыков всё сделать и не нанимать бригаду?
  2. Как везти стройматериалы? Есть ли в том магазине доставка или придётся нанимать грузчиков?
  3. Куда вывозить строительный мусор? Будет ли у меня время и желание прибирать квартиру после ремонта?

После ресурсного планирования, возникает вопрос делегирования некоторых задач. Отслеживать работу других людей может быть трудно — не всегда получится приехать и оценить результаты. В приложении Singularity App есть функция совместной работы — можно добавить в проект дизайнера, который будет отмечать выполненные задачи по ремонту. А вам останется только контролировать процесс через экран телефона и изредка приезжать в квартиру.

Перед Машей стоял выбор:

Делать всё-всё самой

Делегировать профессионалам

Планирование проекта и форс-мажоры#

Неважно, выбрали вы закрывать все задачи проекта самостоятельно или делегировали их другим — необходимо регулярно делать ревью, чтобы избежать форс-мажоров. Ревью — это проверка и анализ результатов проекта.

Например, вы можете каждый день своими глазами смотреть изменения в квартире: оценивать и изучать, вспоминать, что ещё осталось, а что уже сделано, бояться упустить детали. А можете проводить ревью сразу в электронном планировщике — отмечать, что сделано, и выделять, что предстоит сделать, чтобы ничего не упустить.

Контроль выполнения задач в планировщике проектов
В SingularityApp легко проводить ревью без лишней траты энергии и сил

Этапы работы над проектом в онлайн-планировщике
С детальным планированием задач в Singularity, вы точно ничего не забудете

Если форс-мажор всё-таки наступил, помните, что вносить изменения — нормально на любом этапе работы над проектом. Важно, чтобы вы смогли быстро скорректировать план, а для этого нужно держать под рукой список оставшихся задач.

Например, задерживается доставка из магазина, и обои приедут на день позже, а значит, ремонт встанет на паузу. Но в плане вы видите, что все грязные работы закончены, поэтому решаете заказать клининг, чтобы они помыли окна. В результате вы не потеряете драгоценное время, а проект не затянется.


Последовательность работы над проектом в онлайн-календаре
В календаре Singularity легко увидеть, как можно поменять план в случае форс-мажора

Чем заканчивается проект#

Если вы соблюдали последовательность этапов работы над проектом, то в назначенный день всё закончится. Чтобы в полной мере оценить результаты, подведите итоги, учитывая форс-мажоры и факапы, а после обязательно похвалите себя за отличную работу.

Критерии, чтобы оценить результаты и важность планирования проекта:
Критерий оценки Результаты проекта
Дедлайн

Чёткие сроки не позволили работе затягиваться — без проекта ремонт мог длиться годами.

Если проект закончен в срок — это успех.

Энергозатраты

Пошаговый план большого дела помог с лёгкостью проконтролировать каждый этап. С Сингулярити энергозатрат ещё меньше, потому что план всегда под рукой — в телефоне или на компьютере.

Если ресурсов потрачено столько, сколько планировалось — это успех.

Цель

Цель, сформулированная из желания — зажигает и мотивирует действовать. А конкретная, измеримая и чёткая цель не дала сбиться с пути.

Если цель достигнута — это успех.

Проекты можно выполнять и без кучи мыслей в голове, сорванных сроков и потерянных сил. Планирование проекта по ремонту квартиры — это пример системы, которую легко адаптировать и под рабочие дела. А Singularity поможет не тратить лишних сил на систематизацию всех задач — всё будет в одном месте и в ваших руках.

Скачивайте Singularity App, чтобы воплотить любое «хочу» в жизнь!

12_Promo