Глоссарий
0 — 9

Простой метод планирования дня. В список на день включают только девять задач: одну важную, три менее важных и пять второстепенных.

Техника самомотивации, предложенная Брайаном Трейси. Заключается в том, чтобы каждое утро записывать 10 целей, не подглядывая в предыдущие записи.
A — Z

Метод постановки целей, которые должны быть мечтательными (Dream-driven), воодушевляющими (Uplifting), методологически продуманными (Method-friendly) и поведенчески ориентированными (Behavior-driven).

Метод, который помогает определить разницу между текущим состоянием и желаемым результатом. Он позволяет увидеть, чего не хватает, чтобы добиться поставленных целей, какие есть слабые зоны, что нужно улучшить.

Полное название: «Getting Things Done». Популярная система тайм-менеджмента, предназначенная для повышения продуктивности и борьбы со стрессом. Разработана американским бизнес-тренером Дэвидом Алленом.

Универсальный метод организации цифровой информации. Он создает единую структуру для всего: рабочих документов, личных проектов, полезных статей, идей, чек-листов и даже мемов, которые жалко удалять.

Техника постановки и планирования целей, повышающая шансы на их достижение. Поставленные по SMART цели должны быть конкретными, измеримыми, актуальными, достижимыми и ограниченными во времени.

Метода анализа, который заключается в выявлении сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Объектом анализа может быть что угодно: компания, человек, цель или проблема.

Подход к планированию времени, при котором разделяется личное и рабочее время и распределяются ресурсы таким образом, чтобы хватало времени и сил и на работу, и на отдых.
А

Метод планирования дня, основанный на перераспределении времени между задачами. На важные дела выделяют 65% доступного времени, на менее важные — 20%, на второстепенные — 15%

Метод планирования дня и расстановки приоритетов. Задачи делятся на пять групп, в зависимости от степени их влияния на жизнь. В отдельную группу выделяются задачи, которые можно делегировать.

Ситуация, связанная со срочной и неотложной работой. В компаниях: срочная работа, выполняемая всем коллективом. Частые авралы приводят к снижению продуктивности, ошибкам в работе и профессиональному выгоранию.

Метод составления списка дел на день. Нужно подсчитать суммарное время на выполнение задач и подогнать список под то время, которое есть по факту.

Человек, сочетающий в себе черты интроверта и экстраверта: он может быть общительным и активным в одних ситуациях и предпочитать уединение в других.

Расписание, в котором планируют не работу, а отдых и досуг. Метод предназначен для борьбы с прокрастинацией.
Б

План на день, составленный не из задач, а из тематических блоков (например: «работа», «дела по дому», «магазины»). Отдельные задачи выполняются в рамках своего блока.

Методологический принцип, согласно которому из нескольких гипотез, одинаково хорошо объясняющих наблюдаемые факты, следует выбирать ту, которая требует наименьшего количества допущений.

Происходит от английского «Bullet Journal». Бумажный ежедневник (в «точку») и одноименная система планирования, разработанные Райдером Кэрроллом. В ежедневник записывают задачи, встречи и полезную информацию.
В

Психологический феномен, при котором члены группы препятствуют успеху других участников, даже если эти достижения никак на них не влияют. В научной литературе известен как «crab mentality» или «синдром крабового ведра».
Г

Предположение, которое выдвигается, чтобы его проверить. Оно должно быть логичным, основываться хотя бы на каких-то наблюдениях и поддаваться проверке. То есть: вы не просто придумали что-то из головы, а исходите из здравого смысла или уже имеющихся фактов.
Д

Крайний срок выполнения задачи или проекта. Например: написать статью к понедельнику, доделать сайт до 1 июня, заплатить налог до 15 апреля.

Разделение цели на отдельные задачи (или промежуточные цели) для составления подробного плана действий.

Передача своих задач, обязанностей или полномочий другому человеку. Избавляет руководителя от избыточной нагрузки и позволяет работать с неограниченным количеством задач.

Неприятное ощущение, что один и тот же день повторяется снова. Термин произошел от названия одноименного фильма, герой которого попал во временную петлю.

Метод анализа проблем. Вместо бесконечной борьбы с отдельными симптомами вы находите одну корневую причину и решаете сразу несколько проблем.

Система тайм-менеджмента, разработанная Максимом Дорофеевым на основе достижений современной психологии. Акцент в системе делается на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией (см. также техника джедайского инбокса).

Популярный метод планирования и визуализации работы над проектом. Представляет собой календарный график с горизонтальными полосами, которые обозначают ту или иную задачу.

Инструмент, который помогает понять, почему возникла проблема. Её ещё называют «рыбья кость» или «причинно-следственная диаграмма». Суть диаграммы — визуализировать связь между проблемой и ее возможными причинами.

Диаграмма, которая показывает, какие причины или действия сильнее остальных влияют на результат. Она основана на известном принципе (или законе) Парето: 20% усилий дают 80% результата.

Инструмент целеполагания, который помогает придерживаться плана. Это может быть бумажная тетрадь или файл, куда вы записываете всё, что связано с достижением цели.
Е

Программа или специально размеченный в типографии блокнот для ежедневного планирования. Можно изготовить самостоятельно, распечатав соответствующий шаблон.
Ж
З

Задача
Действие, которое требуется выполнить, ответ на вопрос «что нужно сделать?». Например: помыть посуду, сходить в магазин, написать статью. Большинство техник тайм-менеджмента связано с планированием или выполнением задач.

Работа стремится занять все отведенное на нее время. В тайм-менеджменте: чем больше времени отводится на задачи или проекты, тем дольше они выполняются.
И

Многоуровневая система планирования «день — неделя — месяц — год», в которой планы нижнего уровня составляются с учетом планов верхнего уровня. Например, план на день составляется на основе недельного плана.

Место для сбора новых задач или новой информации. В планировщиках роль инбокса выполняет папка «Входящие».

Повторение действия с учётом результата предыдущей попытки. Сделали что-то → посмотрели на результат → скорректировали → повторили.
К

Японская философия непрерывного совершенствования. Основана на идее, что даже самые маленькие шаги к улучшению со временем приводят к большим результатам. В переводе с японского «кайдзен» означает «изменение к лучшему».

В тайм-менеджменте: благоприятный момент для выполнения задачи. Например, для проведения пикника (задача) нужно дождаться хорошей погоды (кайрос). Чтобы не упускать кайросы, их нужно планировать.

Способ организации дел, в котором задачи привязаны к конкретным датам. Подходит для планирования встреч, событий, дедлайнов.

В планировщике: специальный раздел для планирования задач на конкретное время и дату. Позволяет легко составлять и просматривать расписание на день, на неделю или на месяц.

Специально размеченная поверхность (доска или лист ватмана), к которой прикрепляют стикеры с задачами. Канбан поделен на поля, соответствующие разным этапам работы: по мере выполнения, задачи перемещают из одного поля в другое. Сегодня все чаще используются виртуальные канбаны.

Привычка воспринимать информацию в виде небольших фрагментов (клипов). Снижает обучаемость и затрудняет восприятие информации в обычном формате.

Ошибки мышления, из-за которых люди неправильно оценивают ситуацию или принимают нелогичные решения.

Популярное упражнение, в котором оценивают уровень развития каждой жизненной сферы. Для оценки используется диаграмма в виде круга, поделенного на сектора.

Упражнение, в котором оценивают уровень развития своих профессиональных навыков. Похоже на колесо жизненного баланса.

Условия или обстоятельства, необходимые для выполнения задачи. Например, чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине. При составлении планов часто удобнее привязывать задачи не ко времени, а к контексту (это называется контекстным планированием).
Л

Пассивное нежелание что-либо делать. Возникает либо из-за недостатка мотивации, либо из-за непривлекательности задач. Следует различать лень и прокрастинацию: в отличие от прокрастинатора, ленивый человек обычно не планирует ничего делать.

Способность человека получать результаты с минимальными затратами и усилиями. Проявляется в выполнении задач, достижении целей и решении проблем.

Свободное от работы время, которое человек тратит на себя. Так же, как и рабочее время, нуждается в планировании.
М

Другое название — milestone или «вехи проекта». Это ключевые точки на пути реализации проекта: они помогают отследить прогресс, понять, всё ли идёт по плану, и вовремя скорректировать действия.

Популярный метод расстановки приоритетов, в котором задачи сортируют по важности и срочности. Для сортировки используется специальная таблица из четырех квадратов.

Техника планирования дня, в которой задачи нумеруются по степени важности и выполняются именно в таком порядке.

Техника, при которой проект планируется постепенно, по мере выполнения этапов. Этот подход позволяет гибко адаптироваться к изменениям и корректировать планы по мере необходимости.

Техника ежедневного самоанализа, где каждому пальцу соответствует определенная сфера жизни: бодрость, услуга, состояние духа, близость цели и мышление.

Техника выполнения сложных и неприятных задач. Задачи выполняются по частям, начиная с самых простых и легких шагов.

Цель, направленная вовне, на благо общества или других людей. Отвечает на вопрос: для чего мы кому-то нужны?

Выполнение нескольких задач одновременно. В тайм-менеджменте считается вредным явлением, снижающим продуктивность.

Метод, помогающий сделать выбор из нескольких вариантов (например, смартфонов или автомобилей). Для этого каждый вариант оценивают по нескольким критериям и сравнивают суммарную оценку.
.jpg)
Метод совместного поиска решений, в котором участники свободно предлагают любые идеи по заданной теме.
Н

Цели, поставленные под влиянием других людей, общества, рекламы или пропаганды. Достижение таких целей зачастую не приносит человеку удовлетворения.

В планировщиках: сообщения о необходимости выполнить задачу, которые появляются в заданное время. Помогают не забывать о важных делах. Напоминания можно создавать как для компьютеров, так и для смартфонов.
О

Нарушение оговорённых временных границ, когда человек приходит позже согласованного времени или не укладывается в установленный срок.

Способность человека воспринимать настоящий момент («здесь и сейчас»), не отвлекаясь на посторонние мысли. Помогает избавиться от автоматических шаблонов поведения и более адекватно реагировать на ситуацию.

В тайм-менеджменте: переключение внимания с работы на посторонние занятия, например, на телефон или проверку почты. Частые отвлечения способны значительно снизить продуктивность.

Время, свободное от работы и предназначенное для восстановления сил. Чтобы отдых был эффективным, его необходимо планировать.

Когнитивное искажение: обращать внимание только на истории успеха и игнорировать истории неудач. Например, нам часто рассказывают, что Стив Джобс бросил учебу и стал успешным. Но нам не рассказывают о миллионах людей, которые сделали то же самое и остались ни с чем.
П

В работе: стремление к идеальному результату, даже если такой результат не требуется. Перфекционизм способен существенно снизить производительность труда.

Модель, которая описывает иерархию человеческих потребностей — от базовых (еда, безопасность) до высоких (самореализация). Помогает понять, что движет людьми на разных этапах жизни.

Метод организации планов «от глобального к локальному». В основании пирамиды находятся главные ценности человека, на ее вершине — планы на день.

Планирование
Выбор предстоящих действий и их последовательности. Является главным методом тайм-менеджмента.

Он же «планер», «электронный ежедневник», «органайзер». Программа для тайм-менеджмента. Помогает более эффективно работать с задачами, целями и календарными планами.

Задачи, которые нужно выполнять снова и снова, например, каждый месяц оплачивать счета. В планировщиках можно настроить автоматическое повторение таких задач.

Популярная техника работы и отдыха по таймеру. В классическом варианте по таймеру отмеряют 25 минут на работу, а потом — 5 минут на отдых. Для техники обычно используют специальный помидорный таймер.

Принцип, согласно которому 20% усилий обеспечивают 80% результата. Помогает правильно расставлять приоритеты и распределять время между делами.

Первоочередные задачи, цели или проблемы. Например, если какая-то задача в списке выбрана приоритетной, она выполняется в первую очередь.

Способность человека получать максимальный результат за единицу времени, например, за день. Обычно оценивается по количеству и масштабу выполненных задач. Не путать с личной эффективностью.

Классическое определение: совокупность запланированных действий, направленных на получение уникального результата. В тайм-менеджменте: дела, состоящие из двух и более отдельных задач.
Р

Время, проведенное на работе или отведенное для работы. Чтобы использовать это время максимально эффективно, его необходимо планировать.

Принцип, согласно которому задачи их разных сфер жизни (например, рабочие и личные дела) нужно планировать и выполнять по отдельности. Упрощает работу с задачами.

Список дел на день, в котором каждая задача привязана к конкретному времени. Позволяет максимально контролировать свой день и эффективно использовать каждую минуту.

Документ, в котором четко прописано, что именно нужно делать в той или иной рабочей ситуации, кто за это отвечает и по какому сценарию все происходит.

Другое название — «распорядок дня». Последовательность ежедневных занятий, выполняемых в одно и то же время. Соблюдение постоянного режима улучшает самочувствие и повышает работоспособность.

Другое название — roadmap или дорожная карта. Визуальный план, который отражает ключевые этапы и цели проекта или компании. В ней показывают, какие задачи предстоит выполнить, в какой последовательности и к каким срокам.
С

Способность человека придерживаться своих планов и правил, несмотря на сиюминутные желания и потребности. Складывается из силы воли, убеждений, мотивации и полезных привычек. Без минимальной самодисциплины тайм-менеджмент не работает.

Совокупность методов управления жизнью и ее целенаправленного улучшения. Является более широким понятием, чем тайм-менеджмент.

Сознательное и целенаправленное улучшение человеком своих личных качеств. Сюда относится работа над своим характером, изменение привычек, получение новых знаний и навыков.

Способность осознавать своё мышление, эмоции, решения и поведение. Это когда вы не просто живёте, а замечаете, что и почему с вами происходит.

Процесс, когда человек сам мешает себе достигать целей из-за внутренних конфликтов, страхов или неуверенности. Он может откладывать важные дела, избегать ответственности или занижать собственные достижения, даже если внешне стремится к успеху.

Способность человека контролировать свои желания, эмоции и поведение для достижения целей. Силу воли можно развивать.

Ощущение, когда человек сомневается в своих достижениях и боится, что окружающие раскроют его «некомпетентность», даже если успех заслужен.

В тайм-менеджменте: крупные задачи, которые сложно выполнить за один раз. Слонов делят на части («бифштексы») и выполняют в течение нескольких дней.

Приятное состояние, которое характеризуется полной вовлеченностью в свое занятие. Можно вызывать сознательно.

Самый популярный и самый простой способ планирования: записать задачи, а потом выполнить. Список дел является основой для других методов планирования дня.

Текущие состояние задачи или этап ее выполнения. Например: планируется, отложено, в работе, завершено. Разным видам задач могут соответствовать свои статусы.

Американский бизнес-тренер, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Книга оказала огромное влияние на современный тайм-менеджмент.

Квадратные листки размером 51×51 мм с клейким краем. Обычно бывают ярких цветов. В магазинах называются «блок для записей с клеевым краем». Используются для канбан-планирования, планирования дня, заметок и быстрой фиксации мыслей.

Долгосрочный план действий, направленный на достижение конкретных целей, с учетом имеющихся ресурсов и внешних условий.

Реакция организма на внешние или внутренние раздражители, которые воспринимаются как угроза, давление или перегрузка. Он может проявляться в виде тревоги, усталости, раздражительности, а также влиять на физическое состояние.
Т

Метод тайм-менеджмента, при котором определенные временные интервалы в течение дня резервируются под конкретные задачи или виды деятельности (англ. time-blocking).

Совокупность методов управления временем и повышения продуктивности. Включает в себя работу с задачами, целями и привычками, а также различные техники психологической саморегуляции.

Программа или программная функция, отслеживающая время на выполнение задач. Используется для анализа своей деятельности или для составления отчетов о проделанной работе.

Устройство (или программа), подающее сигнал через заданный интервал времени. В тайм-менеджменте используется, чтобы контролировать время работы и отдыха.

В планировщике: специальные ключевые слова или метки для систематизации и быстрого поиска задач. Например, дела по дому можно пометить тегом «дом», а покупки — тегом «магазины».

Методология управления, суть которой заключается в поиске и устранении ключевого ограничения системы.
У
Ф

Перенос задач из головы на внешний носитель: в планировщик или в бумажный блокнот. Регулярная фиксация задач снижает уровень стресса и помогает не забывать о делах.

В планировщиках: специальная функция, помогающая оставить в списке дел только нужные задачи (например, только дела по дому) и скрыть все остальное.
Х

Инструмент тайм-менеджмента, позволяющий отслеживать и анализировать, как распределяется время в течение дня. На хронокарте фиксируются задачи и виды деятельности с указанием их продолжительности. Этот метод помогает выявлять паттерны продуктивности и отвлечений, а также оптимизировать планирование.

Измерение и анализ временных затрат на различные виды деятельности. Помогает выявлять и исправлять проблемы в тайм-менеджменте.
Ц

Результат, к которому стремится человек. Например: построить дом, окончить университет, выучить иностранный язык. Цели — второй по важности элемент тайм-менеджмента после задач.

Другое название — «второй мозг». Система ведения заметок, при которой каждая мысль оформляется как отдельная карточка (заметка) с уникальным идентификатором и связями с другими карточками.

Метод управления улучшениями в работе или в тайм-менеджменте. Состоит из четырех повторяющихся этапов: планирования, реализации плана, анализа результатов, внесения изменений.
Ч

Список того, что нужно сделать или проверить. Чек-листы имеют очень широкую область применения: борьба с ошибками, планирование работы, диагностика, генерация идей и многое другое.
Ш
Э

Совместимость цели с ценностями человека, его характером или другими целями. Достижение неэкологичных целей доставляет дискомфорт и не приносит удовлетворения.

Когнитивное искажение, при котором некомпетентные люди переоценивают свои способности, а компетентные — недооценивают.