В статье разберем 15 основных принципов современного тайм-менеджмента, выясним, для чего они нужны и как научиться их использовать.
- 1. Проактивность
- 2. Целеполагание
- 3. Планирование
- 4. Самодисциплина
- 5. Приоритизация
- 6. Экономия времени
- 7. Обратная связь
- 8. Саморазвитие
- 9. Повышение продуктивности
- 10. Фокусировка
- 11. Формирование привычек
- 12. Отдых
- 13. Гибкость
- 14. Делегирование
- 15. Автоматизация тайм-менеджмента
1. Проактивность #
📌 В чем суть. Проактивность — принцип, отражающий философию тайм-менеджмента. Идея в том, чтобы брать на себя ответственность за свою судьбу и активно менять ее под себя. Например, если вам не нравится текущая работа, вы не ждете, когда она сама улучшится, а прокачиваете навыки, ходите на собеседования или запускаете свои проекты.
🎯 Зачем. Перекладывая ответственность на внешние факторы (начальник не ценит, нет времени, наступил кризис), человек добровольно отказывается от управления жизнью. Если он считает, что «обстоятельства не позволяют», то запускает самосбывающееся пророчество: он действительно становится жертвой этих обстоятельств и теряет возможность что-либо изменить.
Как использовать:
- Берите инициативу в свои руки в любых ситуациях. Мало денег? Меняйте работу или ищите подработку. Не нравятся отношения? Улучшайте их или завершайте. Нет мотивации? Создайте ее сами.
- Сосредоточьтесь на том, что действительно способны изменить. Например, вы не можете повлиять на пробки в своем городе, но можете выбрать другой маршрут или другое время для поездок. Не тратьте энергию на переживания о том, что вне вашего контроля: погода, события прошлого или действия других людей.
2. Целеполагание #
📌 В чем суть. У всего, что мы делаем, должна быть цель. Каждое действие, от глобальных решений до повседневных задач, должно начинаться с вопроса: какой результат я хочу получить? Мы должны ясно понимать, зачем ходим на работу, посещаем спортзал или читаем книгу.
🎯 Зачем. Если мы не знаем, какой результат хотим получить, то рискуем получить то, что нам не нужно. Например, бесцельный поход в магазин может привести к напрасной трате денег, а отсутствие карьерных целей — к посредственной работе «по умолчанию».
Как использовать:
- Определите свои глобальные цели. Подумайте: чего вы хотите от жизни? Кем мечтаете быть? Какой след оставить? Такие цели создают устойчивую мотивацию и помогают действовать более осмысленно.
- Разбивайте большие цели на промежуточные. Например, если вы хотите открыть свой бизнес, вашими промежуточными целями могут стать изучение рынка, накопление стартового капитала и получение необходимых навыков. Декомпозиция делает достижение цели более понятным и управляемым.
- Прежде чем что-то делать, формулируйте цели (хотя бы мысленно). Собираетесь на встречу — определите ожидаемый результат. Берете в руки телефон — осознайте, для чего. Решили заняться саморазвитием — подумайте, зачем. Это правило помогает избегать напрасной потери времени и делает любые действия более эффективными.
3. Планирование #
📌 В чем суть. Перед тем как что-то делать, нужно определить последовательность предстоящих действий. Например, если вы собираетесь позвонить клиенту, заранее обдумайте, что будете говорить, а если идете в магазин — составьте список покупок. Этот принцип тайм-менеджмента одинаково важен как для масштабных целей, так и для небольших повседневных задач.
🎯 Зачем. Отсутствие плана приводит к хаотичным, непоследовательным действиям. В результате человек либо вообще не достигает поставленной цели, либо тратит на нее больше времени и ресурсов, чем потребовалось бы при наличии плана. Это как путешествовать без карты: можно плутать часами, но так и не добраться до пункта назначения.
Как использовать:
- Планируйте достижение целей. Определите конкретные шаги, которые приведут к желаемому результату. План — это ответ на вопросы: что именно нужно сделать, в каком порядке и к какому сроку.
- Заведите привычку планировать свой день — это самый важный элемент тайм-менеджмента. Есть очень много методов планирования дня: найдите свой вариант.
- Выстраивайте иерархию планов. Помимо ежедневного планирования, очень желательно планировать неделю, месяц и год. Многоуровневое планирование помогает связать повседневные дела с более масштабными целями и задачами.
4. Самодисциплина #
📌 В чем суть. Самодисциплина — способность действовать по плану даже тогда, когда нет мотивации и настроения. Например, если вы решили написать книгу, то должны каждый день садиться за письменный стол, невзирая на любые «не хочу» и «не могу».
🎯 Зачем. Без самодисциплины тайм-менеджмент теряет смысл. Даже самые продуманные планы останутся лишь на бумаге, если вам не хватает самодисциплины, чтобы их реализовать.
Узнать больше: Как развивать самодисциплину
Как использовать:
- Создайте четкую систему личных правил и стандартов. Определите, что вы обязательно должны делать (или не делать) ежедневно: во сколько вставать, сколько времени уделять работе, какие выполнять задачи. Соблюдение таких стандартов помогает оценить текущий уровень самодисциплины.
- Устраните факторы, мешающие самодисциплине. Если социальные сети отнимают много времени — ограничьте к ним доступ. Если компьютерные игры снижают продуктивность — установите самозапрет на это занятие. Создайте среду, которая поддерживает вашу самодисциплину, а не разрушает ее.
5. Приоритизация #
📌 В чем суть. Наши цели и задачи имеют разную значимость. Некоторые почти ни на что не влияют (например, протереть пыль с тумбочки), другие — заметно повышают наш уровень жизни (например, получить хорошее образование). Смысл приоритизации в том, чтобы выявлять значимые дела и в первую очередь выполнять именно их.
🎯 Зачем. Наши ресурсы (время, энергия, деньги) всегда ограничены. Без четкой системы приоритетов эти ресурсы неизбежно уйдут на пустяки, которые почти не влияют на качество жизни.
Узнать больше: Как расставлять приоритеты
Как использовать:
- Сверяйте текущие задачи с главными целями. Именно цели являются основным критерием приоритетности в тайм-менеджменте: если задача приближает вас к главной цели, она важна.
- Изучите основные методы расстановки приоритетов. В первую очередь это матрица Эйзенхауэра (разделение задач по срочности и важности), метод АБВГД (оценка задач по степени их влияния на жизнь) и принцип Парето. Найдите то, что лучше подходит для ваших задач.
- Планируйте важные задачи на начало дня. В течение дня энергия и когнитивные функции постепенно идут на убыль (поскольку мы устаем). Используйте первые часы для приоритетных дел, а не для рутины.
6. Экономия времени #
📌 В чем суть. Каждую минуту нужно использовать максимально эффективно (это, наверное, самый известный принцип тайм-менеджмента). Едете на работу — слушайте полезные подкасты, стоите в очереди — обдумывайте текущие задачи. Старайтесь не тратить время на то, что не приносит пользы.
🎯 Зачем. Время — это и есть жизнь в самом прямом смысле. Решая, как использовать время, мы определяем качество и содержание своей жизни. И эти решения уже не исправить: в отличие от других ресурсов, потерянное время невозможно вернуть или восполнить.
Как использовать:
- Планируйте время. Определите свой распорядок дня, составляйте расписания, используйте календари и планировщики. Когда вы заранее решили, как распорядитесь временем, риск его бесцельной траты снижается.
- Выявляйте и устраняйте хронофаги (поглотители времени). Это могут быть социальные сети, бесцельный серфинг в интернете или пустые разговоры по телефону.
- Проводите регулярные сессии хронометража (лучше раз в месяц). В течение 3-7 дней записывайте, чем вы занимаетесь и сколько на это уходит. Такой анализ помогает выявить скрытые потери времени и скорректировать свое поведение.
7. Обратная связь #
📌 В чем суть. Чтобы тайм-менеджмент работал эффективно, нужна система обратной связи. Для этого необходимо постоянно контролировать, анализировать и корректировать свою работу. Этот процесс основан на цикле Деминга, который включает четыре этапа: планирование, действие, анализ результатов и внесение улучшений.
🎯 Зачем. Без обратной связи можно не заметить, что система тайм-менеджмента работает не так, как нужно. Мы рискуем годами применять неэффективные методы, не понимая, почему результаты не улучшаются.
Как использовать:
- Встраивайте элементы контроля в систему планирования. Создавайте чек-листы для проверки выполненных задач, устанавливайте дедлайны и промежуточные контрольные точки для крупных проектов. Составив план, подумайте: по каким критериям вы поймете, что все идет как надо?
- Используйте инструменты для отслеживания прогресса: трекеры, бэклоги, диаграммы Ганта. Они делают продвижение к цели более наглядным и помогают быстро выявить проблемные места.
- Анализируйте результаты. Подводите итоги каждого периода: дня, недели, месяца, года. Что удалось выполнить? Что не удалось и почему? Какие методы работы оказались эффективными, а какие нет? На основе этого анализа вносите корректировки в свою систему тайм-менеджмента.
8. Саморазвитие #
📌 В чем суть. Саморазвитие — важный фактор успеха. Этот принцип тайм-менеджмента подразумевает развитие как «мягких навыков» (самодисциплина, переговоры, планирование), так и профессиональных. Например, если вы художник, вам нужно непрерывно учиться рисовать, а если программист — программировать.
🎯 Зачем. Продуктивность человека напрямую зависит от его знаний и навыков. Опытный программист напишет качественный код за час, а у новичка на тот же код может уйти неделя. Какими бы совершенными ни были методы организации работы, их эффективность очень зависит от личных качеств того, кто их применяет.
Узнать больше: С чего начать саморазвитие
Как использовать:
- Определите конкретные цели саморазвития. Избегайте абстрактного «саморазвития ради саморазвития». Разберитесь, какие именно компетенции вам нужны и для чего.
- В первую очередь выбирайте те направления, которые влияют на главные цели. Например, если вы хотите стать писателем, для вас приоритетным должно быть развитие литературного мастерства, а не игры на гитаре.
- Планируйте саморазвитие (так же, как обычные цели). Ставьте промежуточные цели для своих знаний и навыков, составляйте программы обучения, отслеживайте прогресс. Проследите, чтобы задачи по саморазвитию всегда присутствовали в ваших планах на день.
9. Повышение продуктивности #
📌 В чем суть. Продуктивность — это способность достигать максимальных результатов при минимальных затратах времени. Это не работать больше: это работать быстрее и умнее, улучшая свои алгоритмы выполнения задач. Например, если вы пишете много однотипных писем, создайте готовые шаблоны, чтобы каждый раз не писать текст с нуля.
🎯 Зачем. Продуктивность напрямую влияет на качество жизни. Это простая математика: если мы начинаем выполнять вдвое больше задач за прежнее время, то и наши результаты улучшаются вдвое. Более того, высокая продуктивность заметно увеличивает скорость достижения любых целей, в том числе и глобальных.
Узнать больше: Как повысить продуктивность
Как использовать:
- Ищите способы выполнять свои задачи быстрее. Например: объединяйте похожие операции в серии, создавайте шаблоны, организуйте быстрый доступ к часто используемым инструментам. Регулярно пересматривайте и совершенствуйте свои рабочие алгоритмы.
- Инвестируйте в качественные «средства производства». Шуруповерт лучше отвертки, а новый современный компьютер лучше старого и тормозящего. Ваша продуктивность во многом зависит от инструментов и технологий, которые вы используете.
- Используйте ИИ для автоматизации умственного труда. Например, с его помощью вы можете быстро проверять код или текст на ошибки, создавать черновые варианты документов или собирать разрозненные данные в таблицу.
10. Фокусировка #
📌 В чем суть. Старайтесь выполнять задачи последовательно, концентрируясь только на одном деле. Например, если сейчас вы пишете статью, не проверяйте почту и не отвлекайтесь на мессенджеры. Попытки делать несколько дел одновременно (многозадачность) приводят к снижению качества и скорости работы.
🎯 Зачем. Многозадачность — это иллюзия. Мы не выполняем дела одновременно: наш мозг просто быстро переключается между разными делами. Если вы пишете отчет и параллельно общаетесь по телефону, вы постоянно «прыгаете» с одной задачи на другую. Каждое такое переключение снижает концентрацию, незаметно воруя время и энергию.
Узнать больше: Чем вредна многозадачность, Как справиться с многозадачностью
Как использовать:
- Работайте по списку дел, выполняя их строго по одному. Только завершив текущую задачу, переходите к следующей. Не поддавайтесь соблазну начать новое дело, не закончив предыдущее.
- Создайте среду, защищающую ваше внимание. Отключайте уведомления на телефоне во время работы, закрывайте лишние вкладки в браузере, предупреждайте коллег и близких, что вы не доступны.
- Попробуйте метод Pomodoro: работайте сфокусировано 25 минут, затем делайте короткий перерыв. Такой режим помогает поддерживать высокую концентрацию и избегать истощения внимания.
11. Формирование привычек #
📌 В чем суть. Наше поведение большей частью определяется не сознательным выбором, а привычками. Привычки — это действия, которые мы выполняем не задумываясь. Например, по утрам мы автоматически заправляем кровать, чистим зубы, проверяем сообщения на смартфоне. Для повышения эффективности нужно целенаправленно формировать полезные привычки и искоренять вредные.
🎯 Зачем. Привычки действуют как рычаг. Сперва вы прикладываете усилия для их формирования, а потом они начинают работать на вас. Например, если планирование дел по утрам стало привычкой, вам больше не придется прикладывать силу воли к этой задаче — она будет «выполняться сама». Благодаря привычкам желаемое поведение становится естественным и не требует постоянного самоконтроля.
Узнать больше: Как внедрять привычки
Как использовать:
- Заведите трекер — это пульт управления вашими привычками. Отмечайте в нем ежедневно выполнение полезных действий или невыполнение вредных. Трекер помогает контролировать формирование привычек и создает дополнительную мотивацию через визуализацию прогресса.
- Внедряйте привычки постепенно. Начните с 1-2 простых привычек, например, планирование дня или утренней зарядки. Добавляйте новые привычки лишь после того, как предыдущие станут автоматическими и начнут выполняться без особых усилий.
- Если привычка сложная, внедряйте ее по частям. Например, вместо утренней пробежки в самом начале можно выполнять утреннюю прогулку.
12. Отдых #
📌 В чем суть. Отдых — важная часть рабочего процесса, требующая такого же планирования, как и обычные задачи. Например, если вы решили 3 часа заниматься презентацией, вам нужно добавить в свой план работы два перерыва по 10-15 минут для сохранения ясности мышления. Эффективный тайм-менеджмент невозможен без грамотно организованного восстановления сил.
🎯 Зачем. Отдых — это что-то среднее между заправкой и ремонтом. Организм одновременно пополняет запасы ресурсов (например, уровень АТФ в клетках и уровень нейромедиаторов в синапсах) и восстанавливает изношенные «детали». Пренебрежение отдыхом приводит к снижению эффективности и проблемам со здоровьем.
Узнать больше: Как правильно отдыхать
Как использовать:
- Встраивайте отдых в свое расписание. Планируйте перерывы между блоками работы, обеденный перерыв и полноценный вечерний досуг. Относитесь к этому времени так же серьезно, как к деловым встречам.
- Используйте многоуровневую систему восстановления. Она должна включать в себя короткие и длинные перерывы в течение дня, отдых после работы, полноценные выходные для «перезагрузки» и регулярные отпуска для глубокого восстановления. Это создает комплексную защиту от накопления усталости.
- Позаботьтесь о качественном сне — это главный элемент отдыха. Соблюдайте режим, создавайте для сна комфортные условия, исключите факторы, мешающие полноценному восстановлению (шум, свет, гаджеты, кофеин).
13. Гибкость #
📌 В чем суть. План в тайм-менеджменте — это не догма, а инструмент достижения целей. Например, если вы запланировали написать за компьютером важное письмо, но внезапно пропал свет, можно надиктовать текст на диктофон смартфона. Успешный тайм-менеджмент — это умение гибко менять планы, не теряя из виду главные цели.
🎯 Зачем. Следование первоначальному плану в изменившихся условиях может привести к проблемам. Тут можно вспомнить компанию Kodak, которая продолжала делать ставку на пленочную фотографию даже с появлением цифровых технологий — постепенно она потеряла лидерство и обанкротилась. Гибкость позволяет не упускать новые возможности и своевременно реагировать на риски.
Как использовать:
- Регулярно пересматривайте планы. Даже если у вас уже есть готовый план на год, каждый месяц проверяйте его актуальность и при необходимости корректируйте.
- Закладывайте в планы резерв времени. Планируйте не более 60–80% своего времени, остальное резервируйте под форс-мажоры и непредвиденные дела. Это позволит спокойно реагировать на новые обстоятельства, не ломая весь график.
- Имейте план Б для важных целей и задач. Продумывайте заранее альтернативные варианты. Например: что вы будете делать, если откажет техника? Заболеет ключевой сотрудник? Закроется ваш любимый спортзал? Если форс-мажор действительно случится, вы будете к нему готовы.
14. Делегирование #
📌 В чем суть. Делегирование — это главный принцип тайм-менеджмента для руководителей. Идея в том, чтобы распределять свои задачи между другими людьми. Например, если вы каждый день отвечаете на типовые письма клиентов, передайте это дело сотруднику, а сами сосредоточьтесь на более важных вещах. Стремление делать все самостоятельно приводит к низким результатам в работе, а в долгосрочной перспективе — к перегрузке и выгоранию.
🎯 Зачем. Делегирование — это единственный способ неограниченно наращивать продуктивность. Даже самый организованный человек имеет лимит времени и сил — его продуктивность рано или поздно упирается в потолок. Делегирование позволяет обойти это ограничение: вы можете привлечь к выполнению своих задач 10, 100 или даже 1000 человек.
Узнать больше: Делегирование в тайм-менеджменте
Как использовать:
- Целенаправленно ищите задачи для делегирования. В первую очередь это срочные, но не слишком важные дела (квадрат C в матрице Эйзенхауэра), например: ответы на типовые письма, сбор статистики, закупка канцтоваров.
- Учитесь доверять другим. Начните с простых задач и постепенно переходите к более сложным. Избегайте микроменеджмента, контроля за каждым шагом — это демотивирует людей и отнимает ваше время.
- Делегирование всегда должно сопровождаться контролем. Создавая поручение, сразу запланируйте задачи по проверке результата. Контроль должен быть регулярным, но не избыточным, чтобы не демотивировать исполнителей.
15. Автоматизация тайм-менеджмента #
📌 В чем суть. Используйте цифровые инструменты, чтобы автоматизировать рутину, связанную с тайм-менеджментом. Например, современные приложения для планирования умеют автоматически добавлять в список дел регулярные задачи, напоминать о важных событиях, на лету группировать задачи по видам и многое другое.
🎯 Зачем. Раньше на ведение бумажного ежедневника уходило довольно много времени: приходилось каждый день вручную переписывать повторяющиеся задачи, подолгу искать нужные записи, постоянно проверять календарь. Современные приложения позволяют делать все это легко и быстро. Например, вы всего один раз настраиваете повторение регулярных задач (а таких задач у человека очень много) и больше не тратите время на их планирование.
Узнать больше: Автоматизация тайм-менеджмента
Как использовать:
- Установите современный планировщик на свой компьютер и смартфон. Если еще не выбрали приложение для планирования, попробуйте SingularityApp, где реализованы все основные методы автоматизации тайм-менеджмента. Кроме того, в программе есть множество полезных инструментов: помидорный таймер, трекер привычек, чек-листы.
Итак, мы разобрали основные законы и принципы эффективного тайм-менеджмента. Обратите внимание: в отличие от отдельных методик, которые могут вам объективно не подходить, принципы всегда остаются актуальными. Например, цели полезно иметь в любых ситуациях и в любых ситуациях полезно расставлять приоритеты.
При этом реализовать перечисленные принципы можно с помощью множества разных приемов и техник (одних только способов приоритизации в тайм-менеджменте насчитывается пара десятков). Более того, понимая сами принципы, вы сможете создавать собственные методы организации времени, заточенные именно под ваши задачи.
