5 900
24 августа 2023

Автоматизация тайм-менеджмента. Чем электронное планирование лучше бумажного

Еще 20-30 лет назад главными инструментами планирования были в основном бумажные ежедневники и блокноты.

Люди, практиковавшие в то время тайм-менеджмент, постоянно что-то писали, переписывали, подчеркивали, зачеркивали и лихорадочно листали свои записи в поисках нужной задачи.

Однако мы живем в XXI веке, и на смену бумажному планированию пришло электронное. В статье мы расскажем, как с помощью приложения SingularityApp автоматизировать и упростить некоторые операции, связанные с повседневным планированием.

1. Повторение задач#

Многие дела в нашей жизни повторяются снова и снова. Каждый месяц нам приходится оплачивать счета, каждую неделю — наводить в квартире порядок, каждый день — делать зарядку и кормить домашних питомцев.

На планирование повторяющихся задач в «бумажном тайм-менеджменте» тратится очень много времени. Каждое утро их нужно записать в свой блокнот, потом вычеркнуть, потом опять записать и т. д. При этом некоторые задачи могут повторяться у нас годами и даже десятилетиями.

Планирование повторяющихся задач в бумажном блокноте

Более продвинутое решение для бумаги — таблицы регулярных дел, чем-то напоминающие трекер привычек. В них проще планировать и отслеживать повторяющиеся задачи, однако такие таблицы тоже нужно периодически чертить и заполнять.

Таблица регулярных дел

В отличие от бумажных инструментов, электронные ежедневники поддерживают автоматическое повторение задач. В них достаточно один раз настроить задачу, и она сама будет в нужные дни появляться в вашем списке.

Настройка повторяющейся задачи в программе SingularityApp Настройка повторяющейся задачи в программе SingularityApp

В SingularityApp повторение задач настраивается очень гибко. Например, вы можете сделать, чтобы задача появлялась в списке через каждые два дня или в только определенные дни недели.

2. Сортировка и группировка задач#

Дела в списке редко выполняются в том порядке, в каком они были записаны. В тайм-менеджменте со списком всегда стараются что-то сделать: расставить приоритеты, сгруппировать схожие задачи, выполнить декомпозицию и т.д.

Однако любые изменения бумажного списка подразумевают, что его нужно полностью переписать. Предположим, мы решили расположить задачи в порядке их важности (см. метод Айви Ли). Вот как будет выполняться эта операция в блокноте:

Сортировка задач по важности в бумажном блокноте

В программах для планирования ничего переписывать не надо: чтобы изменить порядок задач в списке, достаточно перетащить их с помощью мышки в нужное место.

Кроме того, задачи можно упорядочить и автоматически. Например, чтобы в SingularityApp расположить задачи в порядке их важности (как в предыдущем примере), их нужно просто пронумеровать и включить сортировку по алфавиту.

Сортировка задач по важности в программе для планирования Сортировка задач по важности в программе для планирования

Особенно удобно, что в приложениях можно менять порядок задач «на лету» исходя из текущих потребностей. Например, если мы полны сил и энергии, то можем поставить в начало списка самые важные и сложные задачи. Устали? Перемещаем в начало самые легкие дела.

3. Перенос задач на другой день#

Мы не всегда успеваем выполнить все запланированные на день задачи. Поэтому одна из самых распространенных операций в тайм-менеджменте — это перенос дел на завтра.

Чтобы повторно запланировать задачи в бумажном ежедневнике или блокноте, их нужно записать еще раз. Мы открываем новую страницу и переносим на нее все, что не успели сделать за день:

Перенос невыполненных задач на следующий день Перенос невыполненных задач на следующий день

В SingularityApp с невыполненными задачами вообще ничего делать не надо: завтра они снова появятся в списке дел на день.

В SingularityApp невыполненные за день задачи сами переносятся на следующий день В SingularityApp невыполненные за день задачи сами переносятся на следующий день

Если мы хотим перенести задачу не на завтра, а на другой день, кликаем по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем пункт «Установить дату и время» (горячие клавиши CTRL+D).

4. Планы на будущее#

Еще одна распространенная операция в тайм-менеджменте — планирование задач на определенный день. Например:

  • 1 августа. Сходить на выставку кошек.
  • 4 августа. Посмотреть вебинар.
  • 11 августа. Поздравить коллегу с днем рождения.

Способ планирования таких задач в «бумажную эпоху» зависел от инструмента. Если человек пользовался уже размеченным ежедневником, он находил нужную страницу и делал запись. Если же такого ежедневника не было, он обводил дату в настенном или настольном календаре и где-нибудь отдельно записывал соответствующую задачу.

Планирование предстоящих задач с помощью бумажного календаря

В современных программах такие задачи планируются мгновенно, без «костылей» и «плясок с бубном». Мы просто создаем в планировщике задачу и указываем день, когда ее нужно выполнить.

В приложениях для тайм-менеджмента можно запланировать задачу на любой день В приложениях для тайм-менеджмента можно запланировать задачу на любой день

Кстати, чтобы запланировать задачу в Сингулярити, даже не обязательно смотреть в календарь. Дни можно набирать словами: «завтра», «через два дня», «через неделю». Программа сама подскажет вам нужную дату.

5. Напоминания#

В тайм-менеджменте есть задачи, которые нужно выполнять строго в определенное время. Например:

  • 12:00 — Визит к врачу.
  • 15:00 — Встретить родственника с поезда.
  • 18:00 — Сходить на концерт.

Проблема в том, что о таких задачах порою можно забыть. Всегда есть риск, что мы увлечемся другими делами и вспомним о времени, когда будет уже слишком поздно.

В бумажном планировании эта проблема, в общем-то, никак не решалась. Люди просто указывали перед задачей время, а потом уповали на свою память и внимательность.

Планирование «жестких» задач в обычном блокноте Планирование «жестких» задач в обычном блокноте

В современных программах для любой задачи можно установить напоминание. В запланированное время на компьютере или смартфоне раздается звуковой сигнал и появляется соответствующее сообщение:

Напоминание о задаче в SingularityApp Напоминание о задаче в SingularityApp

В SingularityApp можно настраивать заблаговременные напоминания, например, за 5 минут или за полчаса до начала задачи. Это полезно, если задача требует времени на подготовку. Например, если мы хотим успеть к началу вебинара, нам потребуется дополнительных 5 минут, чтобы завершить текущие дела и перейти на сайт.

6. Фокусировка на задачах#

Работать с большими списками неудобно. Мы вынуждены постоянно «сканировать» их взглядом в поисках нужной задачи и отвлекаться на те дела, которые пока не планируем выполнять.

В бумажном планировании эта проблема решается с помощью так называемых оперативных (вспомогательных) списков. Нужно взять еще один лист и выписать на него те задачи, которые мы планируем выполнить прямо сейчас. Например:

Прием «оперативный список» в тайм-менеджменте Прием «оперативный список» в тайм-менеджменте

В SingularityApp такие дополнительные списки создавать не требуется: в программе предусмотрен удобный фильтр задач. С его помощью вы можете в любой момент спрятать лишние дела и оставить только то, что вам нужно.

Предположим, вы хотите видеть в списке только те задачи, которые связаны с покупками. Включите фильтр и выберите все задачи с тегом «Магазины»:

Фильтрация задач в программе SingularityApp Фильтрация задач в программе SingularityApp

Фильтрация и теги позволяют очень гибко управлять своими списками. Например, вы можете быстро посмотреть перечень своих самых приоритетных задач или перечень рабочих задач на следующую неделю.

7. Поиск задач#

В тайм-менеджменте часто возникают ситуации, когда необходимо взглянуть на запланированные или уже завершенные задачи. Например, вам требуется уточнить дату предстоящего визита к врачу, или вспомнить, когда вы в последний раз платили за свет.

Чтобы найти задачу в блокноте или бумажном ежедневнике, приходится просматривать страницу за страницей. Если же нужно найти сразу несколько задач (например, посчитать количество тренировок за месяц), такие поиски могут отнять много времени.

В электронных ежедневниках поиск задач выполняется почти мгновенно. Например, чтобы найти задачу в SingularityApp, нужно открыть окно поиска (горячие клавиши CTRL+SHIFT+F) и ввести хотя бы часть названия задачи. Вот как это выглядит:

Поиск задач в Сингулярити Поиск задач в Сингулярити

Если вы хотите найти все задачи определенного типа, воспользуйтесь инструментом «Фильтр задач». В нем можно искать задачи по проектам, тегам, приоритетности и диапазону дат.

Заключение#

Как мы убедились, современные технологии помогают значительно упростить многие рутинные операции, связанные с тайм-менеджментом.

И тут у кого-то, возможно, возникнет вопрос:

— А что делать, если я всю жизнь веду дела с помощью бумажных инструментов? Старые привычки менять очень тяжело. Может лучше оставить все как есть?

На самом деле вам вовсе не обязательно резко и сразу менять свой подход к тайм-менеджменту. Попробуйте для начала просто установить программу и хотя бы немного ею попользоваться. Например, настроить ее внешний вид под себя и запланировать несколько простых задач.

Воспринимайте все это как эксперимент, который вас ни к чему не обязывает. Вам даже не нужно оформлять подписку: для таких опытов вполне хватит пробной или базовой версии.

Если результаты эксперимента вам понравятся, начните постепенно переносить в SingularityApp свои задачи и проекты. Если же нет, вы в любой момент сможете вернуться к привычному способу планирования.