Люди, практиковавшие в то время тайм-менеджмент, постоянно что-то писали, переписывали, подчеркивали, зачеркивали и лихорадочно листали свои записи в поисках нужной задачи.
Однако мы живем в XXI веке, и на смену бумажному планированию пришло электронное. В статье мы расскажем, как с помощью приложения SingularityApp автоматизировать и упростить некоторые операции, связанные с повседневным планированием.
1. Повторение задач#
Многие дела в нашей жизни повторяются снова и снова. Каждый месяц нам приходится оплачивать счета, каждую неделю — наводить в квартире порядок, каждый день — делать зарядку и кормить домашних питомцев.
На планирование повторяющихся задач в «бумажном тайм-менеджменте» тратится очень много времени. Каждое утро их нужно записать в свой блокнот, потом вычеркнуть, потом опять записать и т. д. При этом некоторые задачи могут повторяться у нас годами и даже десятилетиями.
Более продвинутое решение для бумаги — таблицы регулярных дел, чем-то напоминающие трекер привычек. В них проще планировать и отслеживать повторяющиеся задачи, однако такие таблицы тоже нужно периодически чертить и заполнять.
В отличие от бумажных инструментов, электронные ежедневники поддерживают автоматическое повторение задач. В них достаточно один раз настроить задачу, и она сама будет в нужные дни появляться в вашем списке.
В SingularityApp повторение задач настраивается очень гибко. Например, вы можете сделать, чтобы задача появлялась в списке через каждые два дня или в только определенные дни недели.
2. Сортировка и группировка задач#
Дела в списке редко выполняются в том порядке, в каком они были записаны. В тайм-менеджменте со списком всегда стараются что-то сделать: расставить приоритеты, сгруппировать схожие задачи, выполнить декомпозицию и т.д.
Однако любые изменения бумажного списка подразумевают, что его нужно полностью переписать. Предположим, мы решили расположить задачи в порядке их важности (см. метод Айви Ли). Вот как будет выполняться эта операция в блокноте:
В программах для планирования ничего переписывать не надо: чтобы изменить порядок задач в списке, достаточно перетащить их с помощью мышки в нужное место.
Кроме того, задачи можно упорядочить и автоматически. Например, чтобы в SingularityApp расположить задачи в порядке их важности (как в предыдущем примере), их нужно просто пронумеровать и включить сортировку по алфавиту.
Особенно удобно, что в приложениях можно менять порядок задач «на лету» исходя из текущих потребностей. Например, если мы полны сил и энергии, то можем поставить в начало списка самые важные и сложные задачи. Устали? Перемещаем в начало самые легкие дела.
3. Перенос задач на другой день#
Мы не всегда успеваем выполнить все запланированные на день задачи. Поэтому одна из самых распространенных операций в тайм-менеджменте — это перенос дел на завтра.
Чтобы повторно запланировать задачи в бумажном ежедневнике или блокноте, их нужно записать еще раз. Мы открываем новую страницу и переносим на нее все, что не успели сделать за день:
В SingularityApp с невыполненными задачами вообще ничего делать не надо: завтра они снова появятся в списке дел на день.
Если мы хотим перенести задачу не на завтра, а на другой день, кликаем по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем пункт «Установить дату и время» (горячие клавиши CTRL+D).
4. Планы на будущее#
Еще одна распространенная операция в тайм-менеджменте — планирование задач на определенный день. Например:
- 1 августа. Сходить на выставку кошек.
- 4 августа. Посмотреть вебинар.
- 11 августа. Поздравить коллегу с днем рождения.
Способ планирования таких задач в «бумажную эпоху» зависел от инструмента. Если человек пользовался уже размеченным ежедневником, он находил нужную страницу и делал запись. Если же такого ежедневника не было, он обводил дату в настенном или настольном календаре и где-нибудь отдельно записывал соответствующую задачу.
В современных программах такие задачи планируются мгновенно, без «костылей» и «плясок с бубном». Мы просто создаем в планировщике задачу и указываем день, когда ее нужно выполнить.
Кстати, чтобы запланировать задачу в Сингулярити, даже не обязательно смотреть в календарь. Дни можно набирать словами: «завтра», «через два дня», «через неделю». Программа сама подскажет вам нужную дату.
5. Напоминания#
В тайм-менеджменте есть задачи, которые нужно выполнять строго в определенное время. Например:
- 12:00 — Визит к врачу.
- 15:00 — Встретить родственника с поезда.
- 18:00 — Сходить на концерт.
Проблема в том, что о таких задачах порою можно забыть. Всегда есть риск, что мы увлечемся другими делами и вспомним о времени, когда будет уже слишком поздно.
В бумажном планировании эта проблема, в общем-то, никак не решалась. Люди просто указывали перед задачей время, а потом уповали на свою память и внимательность.
В современных программах для любой задачи можно установить напоминание. В запланированное время на компьютере или смартфоне раздается звуковой сигнал и появляется соответствующее сообщение:
В SingularityApp можно настраивать заблаговременные напоминания, например, за 5 минут или за полчаса до начала задачи. Это полезно, если задача требует времени на подготовку. Например, если мы хотим успеть к началу вебинара, нам потребуется дополнительных 5 минут, чтобы завершить текущие дела и перейти на сайт.
6. Фокусировка на задачах#
Работать с большими списками неудобно. Мы вынуждены постоянно «сканировать» их взглядом в поисках нужной задачи и отвлекаться на те дела, которые пока не планируем выполнять.
В бумажном планировании эта проблема решается с помощью так называемых оперативных (вспомогательных) списков. Нужно взять еще один лист и выписать на него те задачи, которые мы планируем выполнить прямо сейчас. Например:
В SingularityApp такие дополнительные списки создавать не требуется: в программе предусмотрен удобный фильтр задач. С его помощью вы можете в любой момент спрятать лишние дела и оставить только то, что вам нужно.
Предположим, вы хотите видеть в списке только те задачи, которые связаны с покупками. Включите фильтр и выберите все задачи с тегом «Магазины»:
Фильтрация и теги позволяют очень гибко управлять своими списками. Например, вы можете быстро посмотреть перечень своих самых приоритетных задач или перечень рабочих задач на следующую неделю.
7. Поиск задач#
В тайм-менеджменте часто возникают ситуации, когда необходимо взглянуть на запланированные или уже завершенные задачи. Например, вам требуется уточнить дату предстоящего визита к врачу, или вспомнить, когда вы в последний раз платили за свет.
Чтобы найти задачу в блокноте или бумажном ежедневнике, приходится просматривать страницу за страницей. Если же нужно найти сразу несколько задач (например, посчитать количество тренировок за месяц), такие поиски могут отнять много времени.
В электронных ежедневниках поиск задач выполняется почти мгновенно. Например, чтобы найти задачу в SingularityApp, нужно открыть окно поиска (горячие клавиши CTRL+SHIFT+F) и ввести хотя бы часть названия задачи. Вот как это выглядит:
Если вы хотите найти все задачи определенного типа, воспользуйтесь инструментом «Фильтр задач». В нем можно искать задачи по проектам, тегам, приоритетности и диапазону дат.
Заключение#
Как мы убедились, современные технологии помогают значительно упростить многие рутинные операции, связанные с тайм-менеджментом.
И тут у кого-то, возможно, возникнет вопрос:
— А что делать, если я всю жизнь веду дела с помощью бумажных инструментов? Старые привычки менять очень тяжело. Может лучше оставить все как есть?
На самом деле вам вовсе не обязательно резко и сразу менять свой подход к тайм-менеджменту. Попробуйте для начала просто установить программу и хотя бы немного ею попользоваться. Например, настроить ее внешний вид под себя и запланировать несколько простых задач.
Воспринимайте все это как эксперимент, который вас ни к чему не обязывает. Вам даже не нужно оформлять подписку: для таких опытов вполне хватит пробной или базовой версии.
Если результаты эксперимента вам понравятся, начните постепенно переносить в SingularityApp свои задачи и проекты. Если же нет, вы в любой момент сможете вернуться к привычному способу планирования.
