Работа в условиях многозадачности. 5 главных принципов

Почти во всех современных руководствах по тайм-менеджменту нам рекомендуют избегать многозадачности. Это хороший совет, однако воспользоваться им может далеко не каждый.

Увы, многозадачность в работе человека — слишком уж частое явление. Постоянно «жонглировать» делами вынуждены работники торговли и сферы услуг, руководители, менеджеры, а иногда и фрилансеры. Они были бы рады избавиться от многозадачности, но она является неотъемлемой частью их профессии.

Однако даже в таких условиях можно выстроить эффективную систему тайм-менеджмента. В статье разберем несколько принципов, которые помогут вам справиться с многозадачностью на работе и избежать связанных с ней проблем.

Принцип 1. Работать по плану#

Многозадачность неизбежно сопровождается хаосом и стрессом. Вот человек пишет отчет, затем отвечает на звонок клиента, потом бросается помогать коллеге и т. д. Из-за непрерывного потока новых задач работа выглядит беспорядочной и непредсказуемой.

Работа в режиме многозадачности сопровождается потоком новых задач, что приводи к ощущения хаоса Работа в режиме многозадачности сопровождается потоком новых задач, что приводи к ощущения хаоса

Может показаться, что в таких условиях вообще бесполезно что-либо планировать. Какой в этом смысл, если планы все равно сорвутся?

На самом деле, даже самый ненадежный план будет приносить пользу. Планирование сокращает количество новых задач, а значит, снижает уровень стресса.

Предположим, в течение дня вы обычно выполняете 20 задач. Если плана у вас нет, то все эти задачи будут восприниматься как новые (что и приводит к ощущению беспорядка). Если же вы сможете запланировать хотя бы половину из них, то у вас будет 10 ожидаемых задач и всего 10 новых.

Планирование сокращает количество новых задач и снижает уровень стресса Планирование сокращает количество новых задач и снижает уровень стресса

В условиях многозадачности не стоит расписывать день по минутам. Набросайте примерный список дел и постепенно добавляйте в него задачи, поступающие в течение дня. Благодаря плану, в «океане хаоса» появится «остров спокойствия», где вы сможете немного расслабиться и перевести дух.

Принцип 2. Ориентироваться на главное#

Самая распространенная ошибка многозадачной работы — это отсутствие четкой иерархии в планах. Зачастую люди просто выполняют задачи в порядке их появления, не думая ни о каких приоритетах. Выглядит это так:

Последовательное выполнение задач Последовательное выполнение задач

Проблема в том, что входящие задачи никогда не бывают равнозначными. Если одни задачи без последствий можно откладывать, то другие нужно выполнять «любой ценой». Когда же человек использует описанный выше подход, важные дела к концу дня часто остаются невыполненными.

Более эффективно — выстраивать работу вокруг одной-единственной приоритетной задачи. Определите, какое дело сегодня является самым важным, и возвращайтесь к нему снова и снова, вплоть до его полного завершения. Появилась более срочная задача? Выполните ее и тут же вернитесь к своему делу № 1.

Чтобы эффективно работать в режиме многозадачности, выстраивайте работу вокруг приоритетных задач Чтобы эффективно работать в режиме многозадачности, выстраивайте работу вокруг приоритетных задач

Когда главная задача будет выполнена, определите следующую по важности задачу и выстраивайте работу уже вокруг нее. Такая стратегия помогает продуктивно работать в условиях многозадачности и все успевать.

Если вы пользуетесь программой SingularityApp, закрепите дело № 1 в начале списка на день (горячие клавиши CTRL + 0). Так вы всегда будете помнить, на какую задачу прямо сейчас следует ориентироваться.

Принцип 3. Не терять задачи#

Еще одна проблема многозадачности — незавершенные и «потерянные» задачи. Из-за частых переключений люди регулярно забывают, какие дела они собирались выполнить или уже начали выполнять. В результате за ними постоянно тянется череда из недописанных отчетов, недоотвеченных писем, недопроверенных документов и т.д.

Чтобы эффективно работать в режиме многозадачности и не «терять» задачи, соблюдайте два правила:

  1. Не выполняйте дела «мимо списка». Поступающие задачи нужно сперва записывать, а уже потом выполнять. Если на запись нет времени (например, вам нужно быстро ответить на звонок), зафиксируйте новую задачу сразу, как только освободитесь.
  2. Отмечайте все задачи, которые берете в работу. Если пользуетесь бумажным списком, задачи можно помечать точкой:

    Отметки для текущих задач в бумажном списке Отметки для текущих задач в бумажном списке

    В электронном ежедневнике для этой цели удобнее использовать специальный тег, например, «В работе».


    Специальный тег для задач в работе Специальный тег для задач в работе

    Кликнув по этому тегу, вы сможете посмотреть все незавершенные дела, в том числе и за предыдущие дни.

Принцип 4. Закрывать списки#

Работа в условиях многозадачности обычно сопровождается снижением мотивации. Связано это с тем, что прогресс во время такой работы почти не ощущается. Выполнили задачу? На ее место тут же прилетает новая.

В этом случае вернуть мотивацию можно с помощью закрытых списков.

Закрытыми называются списки, в которые не добавляют новые задачи

Предположим, утром вы составили список на день и решили его «закрыть». Если в течение дня у вас появятся срочные задачи, их следует отправить в дополнительный список на сегодня. Выглядит это так:

Пример работы с закрытым списком задач Пример работы с закрытым списком задач

Главное преимущество закрытых списков в том, что со временем они могут только уменьшаться. Благодаря этому, вы всегда чувствуете движение вперед, даже если работаете в условиях многозадачности.

Принцип 5. Сокращать число переключений#

Многозадачность всегда приводит к снижению продуктивности. Во-первых, огромная часть рабочего времени уходит на переключения между делами. Во-вторых, из-за этих переключений человек не успевает толком погрузиться в свои задачи и работает менее эффективно (подробнее — в статье о вреде многозадачности).

Полностью решить эту проблему не получится, но можно попробовать снизить количество переключений. Здесь пригодятся три приема:

  1. Группируйте задачи. Составляя план на день, сразу объединяйте схожие задачи в серии. Например, переговоры с клиентом и консультацию с юристом можно объединить в серию «Звонки», а написание анонса и редактирование статьи — в серию «Работа с текстом».

    Пример группировки схожих задач
    Пример группировки схожих задач
  2. Пользуйтесь текущим контекстом. Появилась новая задача? Подумайте, какие еще задачи вместе с ней удобно выполнить. Например, если вы отправляете письмо, то заодно можете проверить входящую почту.
  3. Откладывайте неудобные задачи. Если новая задача требует переключения на другой вид деятельности, перенесите ее на более подходящий момент (если, конечно, это возможно). Например:

    Перенос задачи на более подходящий момент Перенос задачи на более подходящий момент

Перечисленные приемы можно автоматизировать. Если вы пользуетесь электронным планировщиком, создайте теги для каждого вида деятельности (почта, звонки, клиенты, коллеги и т. д.). После этого вы сможете мгновенно находить в своем списке подходящие задачи.

16_Promo