Увы, многозадачность в работе человека — слишком уж частое явление. Постоянно «жонглировать» делами вынуждены работники торговли и сферы услуг, руководители, менеджеры, а иногда и фрилансеры. Они были бы рады избавиться от многозадачности, но она является неотъемлемой частью их профессии.
Однако даже в таких условиях можно выстроить эффективную систему тайм-менеджмента. В статье разберем несколько принципов, которые помогут вам справиться с многозадачностью на работе и избежать связанных с ней проблем.
Принцип 1. Работать по плану#
Многозадачность неизбежно сопровождается хаосом и стрессом. Вот человек пишет отчет, затем отвечает на звонок клиента, потом бросается помогать коллеге и т. д. Из-за непрерывного потока новых задач работа выглядит беспорядочной и непредсказуемой.
Может показаться, что в таких условиях вообще бесполезно что-либо планировать. Какой в этом смысл, если планы все равно сорвутся?
На самом деле, даже самый ненадежный план будет приносить пользу. Планирование сокращает количество новых задач, а значит, снижает уровень стресса.
Предположим, в течение дня вы обычно выполняете 20 задач. Если плана у вас нет, то все эти задачи будут восприниматься как новые (что и приводит к ощущению беспорядка). Если же вы сможете запланировать хотя бы половину из них, то у вас будет 10 ожидаемых задач и всего 10 новых.
В условиях многозадачности не стоит расписывать день по минутам. Набросайте примерный список дел и постепенно добавляйте в него задачи, поступающие в течение дня. Благодаря плану, в «океане хаоса» появится «остров спокойствия», где вы сможете немного расслабиться и перевести дух.
Принцип 2. Ориентироваться на главное#
Самая распространенная ошибка многозадачной работы — это отсутствие четкой иерархии в планах. Зачастую люди просто выполняют задачи в порядке их появления, не думая ни о каких приоритетах. Выглядит это так:
Проблема в том, что входящие задачи никогда не бывают равнозначными. Если одни задачи без последствий можно откладывать, то другие нужно выполнять «любой ценой». Когда же человек использует описанный выше подход, важные дела к концу дня часто остаются невыполненными.
Более эффективно — выстраивать работу вокруг одной-единственной приоритетной задачи. Определите, какое дело сегодня является самым важным, и возвращайтесь к нему снова и снова, вплоть до его полного завершения. Появилась более срочная задача? Выполните ее и тут же вернитесь к своему делу № 1.
Когда главная задача будет выполнена, определите следующую по важности задачу и выстраивайте работу уже вокруг нее. Такая стратегия помогает продуктивно работать в условиях многозадачности и все успевать.
Если вы пользуетесь программой SingularityApp, закрепите дело № 1 в начале списка на день (горячие клавиши CTRL + 0). Так вы всегда будете помнить, на какую задачу прямо сейчас следует ориентироваться.
Принцип 3. Не терять задачи#
Еще одна проблема многозадачности — незавершенные и «потерянные» задачи. Из-за частых переключений люди регулярно забывают, какие дела они собирались выполнить или уже начали выполнять. В результате за ними постоянно тянется череда из недописанных отчетов, недоотвеченных писем, недопроверенных документов и т.д.
Чтобы эффективно работать в режиме многозадачности и не «терять» задачи, соблюдайте два правила:
- Не выполняйте дела «мимо списка». Поступающие задачи нужно сперва записывать, а уже потом выполнять. Если на запись нет времени (например, вам нужно быстро ответить на звонок), зафиксируйте новую задачу сразу, как только освободитесь.
- Отмечайте все задачи, которые берете в работу. Если пользуетесь бумажным списком, задачи можно помечать точкой:
В электронном ежедневнике для этой цели удобнее использовать специальный тег, например, «В работе».
Кликнув по этому тегу, вы сможете посмотреть все незавершенные дела, в том числе и за предыдущие дни.
Принцип 4. Закрывать списки#
Работа в условиях многозадачности обычно сопровождается снижением мотивации. Связано это с тем, что прогресс во время такой работы почти не ощущается. Выполнили задачу? На ее место тут же прилетает новая.
В этом случае вернуть мотивацию можно с помощью закрытых списков.
Предположим, утром вы составили список на день и решили его «закрыть». Если в течение дня у вас появятся срочные задачи, их следует отправить в дополнительный список на сегодня. Выглядит это так:
Главное преимущество закрытых списков в том, что со временем они могут только уменьшаться. Благодаря этому, вы всегда чувствуете движение вперед, даже если работаете в условиях многозадачности.
Принцип 5. Сокращать число переключений#
Многозадачность всегда приводит к снижению продуктивности. Во-первых, огромная часть рабочего времени уходит на переключения между делами. Во-вторых, из-за этих переключений человек не успевает толком погрузиться в свои задачи и работает менее эффективно (подробнее — в статье о вреде многозадачности).
Полностью решить эту проблему не получится, но можно попробовать снизить количество переключений. Здесь пригодятся три приема:
- Группируйте задачи. Составляя план на день, сразу объединяйте схожие задачи в серии. Например, переговоры с клиентом и консультацию с юристом можно объединить в серию «Звонки», а написание анонса и редактирование статьи — в серию «Работа с текстом».
- Пользуйтесь текущим контекстом. Появилась новая задача? Подумайте, какие еще задачи вместе с ней удобно выполнить. Например, если вы отправляете письмо, то заодно можете проверить входящую почту.
- Откладывайте неудобные задачи. Если новая задача требует переключения на другой вид деятельности, перенесите ее на более подходящий момент (если, конечно, это возможно). Например:
Перечисленные приемы можно автоматизировать. Если вы пользуетесь электронным планировщиком, создайте теги для каждого вида деятельности (почта, звонки, клиенты, коллеги и т. д.). После этого вы сможете мгновенно находить в своем списке подходящие задачи.
