Что такое тайм-менеджмент?

Всякий раз, когда человек составляет планы или проекты и думает, как распорядиться своим временем, он занимается тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент выполняет две важных функции: повышение уровня контроля и повышение эффективности.

Список дел на день

15 секретов продуктивности

• Зачем это нужно?
• Как появился тайм-менеджмент?
• Основные направления
• Популярные техники
• С чего начать
• Полезное видео

Зачем это нужно? #

• он повышает продуктивность;
• помогает достигать цели;
• снижает уровень стресса;
• помогает управлять своим настроением и как итог — собственной жизнью.

Тайм-менеджмент = управление временем (перевод с англ.). Неудивительно, что у большинства людей это слово ассоциируется с жесткими расписаниями, суровыми дедлайнами и тревожными взглядами на часы.

На самом деле, тайм-менеджмент давно уже вышел за рамки «управления временем». Сегодня он охватывает почти все темы, связанные с личной эффективностью. Он включает в себя и методы психологической саморегуляции, и стратегии решения проблем, и даже такие философские вопросы, как поиск смысла жизни.

На приведенной ниже схеме можно познакомиться с основными задачами современного тайм-менеджмента.

Как появился тайм-менеджмент? #

Как явление («стремление повысить продуктивность») он существовал на протяжении всей человеческой истории. Его использовали и в античные времена, и в средневековье, и в эпоху пара. Вполне возможно, что и первобытные люди уже вовсю размышляли о том, как быстрее изготовить каменный топор или эффективнее спрятаться от саблезубого тигра.

Однако само слово «тайм-менеджмент» появилось лишь в середине XX века. В 1959 году американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей написал книгу, которая так и называлась — The Management of Time. Книга стала бестселлером в США, а термин быстро прижился в деловой литературе. Хотя цитаты о тайм-менеджменте встречались и у более ранних авторов.

Впрочем, сегодня многие считают этот термин крайне неудачным.

Планирование по GTD

Рассказываем, про метод GTD и как по нему планировать в отдельной статье

Именно поэтому люди все чаще используют другие выражения. Например:

• Персональный менеджмент — менеджмент для себя.
• Селф-менеджмент (самоменеджмент) — управление собой.
• Лайф-менеджмент — управление жизнью и т. д.

Однако, чтобы не запутаться, мы дальше будем все-таки использовать «классический» термин.

Основные направления
 #

Сегодня выделяют два главных направления — корпоративный и личный.

Кроме того, методы тайм-менеджмента можно условно разделить на общие и специфические.

Общие методы могут использоваться кем угодно и где угодно. К подобным методам, например, относится матрица Эйзенхауэра. Любой человек, независимо от рода деятельности, может составить такую матрицу, и она принесет ему пользу.

Специфические методы предназначены для конкретных занятий. Например, если вы работаете за компьютером, то можете повысить продуктивность с помощью горячих клавиш, автозамены или скриптов.

Специфических методов гораздо больше, чем общих. «Свой тайм-менеджмент» сегодня есть у бизнесменов, программистов, писателей, студентов, спортсменов, домохозяек и т. д. Фактически в каждом деле есть свои особые методы повышения продуктивности, которые неприменимы к другим областям.

Популярные техники #

Количество техник в современном тайм-менеджменте исчисляется сотнями. Существуют техники планирования дня, расстановки приоритетов, выполнения неприятных задач и т. д. Здесь мы перечислим только самые известные.

1. Список дел. Самая популярная, простая и доступная техника планирования дня. Просто запишите в планировщик или на лист бумаги все предстоящие дела на день, а потом выполняйте их в любом удобном порядке. Завершенные дела отмечайте галочкой или вычеркивайте.
   
   
2. Матрица Эйзенхауэра. Тоже очень известная техника, но уже для расстановки приоритетов. Рассортируйте свои задачи по важности и срочности с помощью приведенной ниже таблицы. В первую очередь выполняйте важные и срочные задачи из квадрата A, а в последнюю очередь — задачи из квадрата D.
3. Техника SMART. Этот метод помогает правильно сформулировать цели и подготовить их к дальнейшему планированию. Идея в том, чтобы максимально подогнать каждую цель под следующие критерии:
   
   • Specific (конкретная). Формулировка цели подразумевает понятный и проверяемый результат.
   • Measurable (измеримая). Этот результат можно измерить.
   • Attainable (достижимая). На получение результата хватает ресурсов (времени, сил, денег).
   • Relevant (актуальная). Результат действительно важен и нужен.
   • Time-bound (ограниченная во времени). Для цели установлен дедлайн или бюджет времени.

   Вот как выглядит преобразование целей с помощью этой методики:

   

4. Метод лягушки. «Лягушками» называют неприятные задачи, которые очень не хочется выполнять. Например: позвонить в налоговую, напомнить коллеге про долг, записаться к врачу.

   Суть техники в том, чтобы выполнять такие задачи в самом начале дня или недели. Во-первых, в самом начале у нас больше сил, энергии и мотивации, чтобы справиться с «лягушками». Во-вторых, выполнив такую задачу, мы можем спокойно заниматься другими делами, не отвлекаясь на неприятные мысли.

   

5. Метод слона. «Слоны» — это крупные задачи, которые сложно или невозможно выполнить за один раз. Например: сделать ремонт в доме, навести порядок на жестком диске, подготовиться к экзамену.

   Такие задачи рекомендуется делить на небольшие кусочки («бифштексы») и распределять на несколько дней.

   

6. Расписание. Еще одна популярная техника планирования дня. По сути, это тоже список дел, с той лишь разницей, что каждое занятие жестко привязано к конкретному времени. Расписание позволяет максимально контролировать свой день, избегать промедлений и отвлечений.

   

7. Техника Помидора. Методика выполнения задач с помощью таймера, разработанная итальянцем Франческо Чирилло. Работает она так:

   • Установите таймер на 25 минут и в течение этого времени занимайтесь задачей.
   • После звонка установите таймер на 5 минут и сделайте короткий перерыв.
   • После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на 15-30 минут.

   Техника повышает концентрацию во время работы и помогает эффективно справляться с прокрастинацией.

С чего начать #

Современный тайм-менеджмент — это огромный массив информации, в котором с непривычки очень сложно разобраться. Поэтому пару слов о том, с чего начать.

Хорошая новость: большая часть информации вам не понадобится. Например, если вы не руководитель, вам не нужно вникать в тонкости делегирования. Другие методы не подойдут для решения ваших задач или же будут не соответствовать вашему характеру. И это нормально:

Из огромного арсенала следует выбрать только те методы, которые отвечают вашим повседневным задачам и личным предпочтениям. Лишь в этом случае «управление временем» будет приносить пользу.

Вот несколько советов, которые помогут вам создать свою систему:

1. Начинайте сразу с планирования дня. Запишите утром (или накануне вечером) все дела, которые хотите сделать за день, а потом постарайтесь их выполнить. Список дел можно вести как на бумаге, так и в современной программе для планирования.
   
   

   Почему лучше начинать с планирования, а не с чтения книг? Дело в том, что от теории в самом начале мало пользы: мы еще толком не понимаем, какие знания нам нужны. А вот планирование дня помогает быстро разобраться в своих потребностях и искать информацию уже целенаправленно.

   Например, вы можете обнаружить, что не успеваете выполнить задачи из-за частых отвлечений. Следовательно, вам потребуется узнать, как с этими отвлечениями бороться.

   Методы, найденные во время таких экспериментов, станут основой вашей системы планирования.

2. Познакомьтесь с теорией. Прочитайте одну или несколько книг от известных специалистов. В книгах можно найти ту информацию, которую сложно «добыть» самостоятельно:

   • Возможности тайм-менеджмента. Что вообще можно делать с его помощью?
   • Распространенные ошибки. Проблемы часто находятся в нашей «слепой зоне»: мы не замечаем их, пока на них не укажут со стороны.
   • Полезные приемы. Многое можно сделать быстрее, проще и эффективнее, чем кажется на первый взгляд.

   Приглянувшиеся методы обязательно попробуйте на практике. Если они работают, включайте их в свою систему.

3. Не останавливайтесь. Создание своей системы — это не разовый акт, а непрерывный процесс, который никогда не заканчивается. Нам всегда есть куда двигаться: быстрее достигать целей, допускать меньше ошибок, получать больше удовольствия от работы и т. д.

   В любом деле можно совершенствоваться бесконечно, и тайм-менеджмент не является исключением.

И полезное видео: тайм-менеджмент, от которого не больно #

Показываем пример подхода к планированию, который не превращает жизнь бесконечный чеклист. Рассказываем немного философии про эволюцию при движении к ZEN планирования: пофигист, неудачник, систематизатор, трудоголик-мазохист, осознанный, просветленный. На реальном примере разбираем систему планирования задач, в которой остается пространство для свободы и спонтанности.