Что такое тайм-менеджмент. Основы управления временем

• Тайм-менеджмент: определение и примеры
• Зачем это нужно: цели, задачи и функции тайм-менеджмента
• Основные уровни и направления тайм-менеджмента
• Основы тайм-менеджмента
  • Принципы
  • Техники
  • Приемы и инструменты
• Популярные системы тайм-менеджмента
• С чего начать

Тайм-менеджмент: определение и примеры #

Многие слышали об управлении временем, но когда дело доходит до понятия тайм менеджмента, люди обычно теряются: им сложно сформулировать, что это такое, и понять, что относится к тайм-менеджменту, а что — нет. Давайте разбираться.

Обычно люди приходят к планированию времени, когда сталкиваются с определенными проблемами: систематическими опозданиями, срывами сроков, неравномерной рабочей нагрузкой или выгоранием. Всё это мешает достигать поставленных целей и задач и в целом вредит репутации и образу жизни: без тайм-менеджмента многие перерабатывают, не спят ночами и чувствуют себя как белка в колесе. Поэтому более полно определение тайм менеджмента будет звучать так:

Термин «тайм-менеджмент» как таковой возник в 1959 году, когда американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей написал книгу, которая так и называлась — The Management of Time. Книга стала бестселлером в США, а термин быстро прижился в деловой литературе. Хотя цитаты о тайм-менеджменте встречались и у более ранних авторов, а у современных — появились и другие варианты термина, которые делают акцент на личном планировании:

На самом деле, неважно, как вы назовете процесс взаимодействия со своим временем. Суть тайм менеджмента всегда будет в том, чтобы грамотно распределить, организовать, спланировать и использовать имеющийся у вас временной ресурс, чтобы достигать каких-то целей и задач.

Например: каждый раз, когда вы составляете расписание на день, записываете задачу в ежедневник или ставите себе напоминалку на смартфоне — вы занимаетесь тайм-менеджментом. Когда собираетесь лететь в отпуск и планируете время на сбор чемоданов и дорогу до аэропорта — вы занимаетесь тайм-менеджментом. И даже когда вы сидите на скучной лекции или совещании, обдумывая планы на вечер — вы тоже занимаетесь тайм-менеджментом.

Когда люди впервые озаботились управлением временем — точно неизвестно. Предполагается, что попытки подчинить его своим целям были ещё в доисторические времена, когда важно было вовремя сеять семена и собирать урожаи. С развитием человечества и промышленными революциями время становилось всё более ценным ресурсом — из-за этого повышалась и потребность грамотно управлять им, поскольку ресурс этот слишком ограничен. Более подробно об истории тайм-менеджмента мы рассказали в этой статье.

Но, пожалуй, никогда более остро потребность в управлении временем и в тайм менеджменте не стояла так, как в 21 веке — особенно в последние 20–25 лет. Виной всему — развитие технологий и средств связи, повсеместная цифровизация и размывание границ между личным и рабочим временем.

Зачем это нужно: цели, задачи и функции тайм-менеджмента #

Мы уже выяснили, что такое тайм менеджмент, а также, что его главная цель — грамотно распределить временные ресурсы, чтобы достичь каких-то целей и решить конкретные задачи.

Но у тайм-менеджмента есть и другие цели, ведь в последние годы он вышел за рамки простого «управления временем» и сегодня охватывает почти все темы, связанные с личной эффективностью. Теперь это понятие включает в себя и методы психологической саморегуляции, и стратегии решения проблем, и даже философские вопросы вроде гармонии с самим собой.

Основная задача тайм-менеджмента — сделать, чтобы мы успевали больше за меньшее количество времени. То есть, помочь человеку распределить время и ресурсы так, чтобы использовать их максимально эффективно, не отвлекаясь на второстепенные факторы. Но кроме очевидного успевания, тайм-менеджмент решает и другие задачи.

Тайм-менеджмент помогает выработать систему управления временем, жизнью и собой, чтобы достигать результатов, а также — не сбиться с пути, если в какой-то момент всё пойдет не по плану. За это отвечают ключевые функции тайм-менеджмента:

Основные уровни и направления тайм-менеджмента #

В классической литературе тайм-менеджмент принято делить на уровни — такая иерархия позволяет связать личные ценности с конкретными действиями на пути к достижению целей. Основные уровни обычно выделяют такие:

1. эффективность: управление сроками, задачами, ресурсами времени, производительностью труда и так далее;
2. стратегия: определение личной стратегии и долгосрочных целей;
3. философия: определение личных ценностей.

Все вместе эти уровни иногда называют лестницей тайм-менеджмента. Часто в нее также добавляют еще один уровень — технологию: это техники, приемы и инструменты, которые помогают управлять временем.

Поскольку когда-то тайм-менеджмент возник как ответ на индустриализацию, долгое время управление временем связывали с типично рабочими задачами. Но сегодня личное планирование времени — такое же частое явление, как и планирование в бизнесе. Поэтому в большинстве классификаций тайм-менеджмент делят на два направления:

1. Корпоративный, который используется в коммерческих и государственных организациях для повышения производительности труда. К нему относят стандарты, регламенты, отчеты, карты рабочих операций, карты хронометража и т. п. Подобные методы обычно внедряются «сверху» и по инициативе руководства.
2. Личный (персональный), который человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Например, когда вы планируете дела по дому, пет-проекты или спортивные тренировки.

Основы тайм-менеджмента #

Тайм менеджмент как система включает в себя несколько составляющих:

• принципы,
• методы и техники,
• приемы и инструменты планирования.

Принципы #

Принципы в системе тайм-менеджмента — своеобразные правила, которые помогают планировать время грамотно. Они гибкие и подстраиваются под конкретного человека: кому-то больше подходят одни, кому-то другие. Среди базовых принципов можно выделить:

• Фиксация задач — тайм-менеджмент призывает не хранить никаких дел, обещаний и обязательств в голове: вместо этого такие вещи стоит записывать, и очень желательно в одном месте — ежедневнике, заметках или онлайн-планировщике. Это поможет не забывать о делах и адекватно планировать расписание.
• Иерархия планов: планируя день, стоит учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Без этого принципа сложно двигаться к цели, ведь глобальные планы могут так и остаться покрытыми пылью в списках дел на год.
• Многозадачность — зло: тот, кто пытается практиковать несколько дел одновременно в духе Цезаря, крадет свое же время: если выполнить такие задачи последовательно одну за другой, можно сэкономить пару часов за счет большей концентрации и продуктивности.
• Планировать отдых так же важно, как дела — иначе случится синдром выходного дня, когда хотелось сделать очень многое, а в результате уикенд потрачен на бессмысленные занятия. Также планирование отдыха помогает не выгорать.
• Самодисциплина вместо самосаботажа — помогает следовать планам, ограничивая сиюминутные желания и потребности. Без самодисциплины тайм-менеджменту не бывать.

Техники #

Техники тайм-менеджмента — это то, что помогает реализовывать принципы. С помощью техник проще планировать время на каждую задачу, расставлять приоритеты и выбирать из списка дела, которые требуют фокуса, и структурировать — делить большие задачи на этапы.

Техник — много, ниже самые популярные:

1. Список дел. Самая популярная, простая и доступная техника планирования дня. Просто запишите в планировщик или на лист бумаги все предстоящие дела на день, а потом выполняйте их в любом удобном порядке. Завершенные дела отмечаются галочкой или вычеркиваются.

   

2. Техника SMART. Этот метод помогает правильно сформулировать цели и подготовить их к дальнейшему планированию. Идея в том, чтобы максимально подогнать каждую цель под следующие критерии:

   • Specific (конкретная). Формулировка цели подразумевает понятный и проверяемый результат.
   • Measurable (измеримая). Этот результат можно измерить.
   • Attainable (достижимая). На получение результата хватает ресурсов (времени, сил, денег).
   • Relevant (актуальная). Результат действительно важен и нужен.
   • Time-bound (ограниченная во времени). Для цели установлен дедлайн или бюджет времени.

   Вот как выглядит преобразование целей с помощью этой техники:

   

3. Техника Помидора. Способ выполнения задач с помощью таймера, разработанная итальянцем Франческо Чирилло. Суть в том, чтобы установить таймер на 25 минут и в течение этого времени заниматься только одним делом. После — сделать перерыв 5 минут и начать новый 25-минутный период работы. А после четырех таких циклов отдохнуть в течение 15–30 минут.

   

4. «Лягушка на завтрак». «Лягушками» называют неприятные задачи, которые очень не хочется выполнять. Например, позвонить в налоговую, напомнить коллеге про долг или записаться к врачу. Суть техники в том, чтобы выполнять такие задачи в самом начале дня или недели. Во-первых, в самом начале у внас больше сил, энергии и мотивации, чтобы справиться с «лягушками». Во-вторых, выполнив такую задачу, можно спокойно заниматься другими делами, не отвлекаясь на неприятные мысли.

   

5. Матрица Эйзенхауэра — простая техника, которая помогает расставить приоритеты. Согласно ей, все задачи делятся на четыре группы: важные и срочные, неважные и срочные, несрочные и важные, несрочные и неважные. Последние, кстати, можно не выполнять вообще и, например, делегировать другим.

   
   

   

Подробнее об этих и других техниках тайм-менеджмента мы рассказали в этой статье.

Приемы и инструменты #

Структура тайм менеджмента обычно включает в себя не только техники, но и приемы, которые помогают планировать и идти к цели.

Приемы — это простые действия, которые достаточно знать и применять, чтобы моментально улучшить свою продуктивность и эффективность, а значит, и прокачать свой тайм-менеджмент. Разные приемы эффективны в разных ситуациях, поэтому чем больше вы их знаете — тем более подготовлены к разнообразным вызовам и сложным ситуациям в планировании и достижении своих целей.

Вот самые популярные приемы, которые пригодятся в тайм-менеджменте:

• Декомпозиция — помогает разделить большую задачу, которая кажется неподъемной, на четкие последовательные шаги, которые легко выполнять один за другим. Например, пугающую формулировку «сделать ремонт на лоджии» можно разложить на менее стрессовые «перекрасить стены», «уложить ковролин», «натянуть потолки». Подробнее о декомпозиции рассказали здесь.
• Группировка задач — вместо того, чтобы весь день отвлекаться от главного на почту и мессенджеры, вы можете сгруппировать похожие дела и выполнить их пачкой за один присест. Нестрашно, если сообщения чуточку подождут, пока вы до них доберетесь: гарантируем — от ожидания в пару часов никто не умрет. Подробнее о группировке задач рассказали в этой статье.
• Приоритизация — пока вы не определились с главным и второстепенным, вам сложно держать фокус: второстепенное постоянно тянет на себя одеяло и забирает ценное время. Приоритеты помогают фокусироваться на важном, а неважное оставлять на потом, когда появится свободный промежуток времени. Больше о приемах расставления приоритетов рассказали в отдельном материале.
• Делегирование — вы удивитесь, но часть задач можно без зазрения совести передать другим, освободив тем самым пару часов в сутках на более приятные и важные дела. Например, вместо уборки в выходные можно позвать клининг, вместо готовки ужина вечером — заказать доставку, а вместо выматывающих уроков с детьми — оплатить онлайн-репетитора. Краткое руководство по делегированию от Сингулярити.
• Напоминания — мозг современного человека всё чаще похож на рыбий: если вы что-то не записали, вы почти со 100%-ной гарантией забудете об этом. Но даже если записали — есть шанс упустить. Напоминания — простой и легкий способ помнить о делах, не нагружая свою память.

Подробнее о других приемах, которые пригодятся в персональном тайм-менеджменте, рассказали в этой статье.

Кроме приемов, в тайм-менеджменте есть инструменты — то, что помогает организовать процесс управления временем и сделать его максимально наглядным и контролируемым. Это могут быть списки, чек-листы, календари, напоминания и другие способы фиксировать и контролировать задачи, чтобы те были всегда под рукой.

Принципы, методы, техники и приемы как составные части тайм менеджмента формируют единую систему планирования времени, которую можно адаптировать под свои цели и задачи, выбирая конкретные подходы и инструменты.

Популярные системы тайм-менеджмента #

Необязательно выстраивать собственную систему тайм-менеджмента со своими приемами, методами и техниками — можно использовать одну из популярных, которую предлагают эксперты тайм-менеджмента:

• GTD — Getting Things Done: одна из старейших систем для управления личным временем, которую предложил Дэвид Аллен в своей книге в 2001 году. Суть в том, чтобы категоризировать задачи и давать им четкие дедлайны. Это значит, что если задачу можно выполнить за 5 минут или меньше — ее нужно взять и сразу сделать, а если на нее требуется больше времени — запланировать его в своем расписании. И самое важное — все задачи нужно обязательно записывать.
• Джедайские техники — система управления делами по одноименной книге Максима Дорофеева. Суть в том, чтобы максимально экономить мыслетопливо — ресурс мозга, который обычно расходуется крайне неэкономно. Для его сохранения как раз нужны джедайские техники — это набор конкретных приёмов, а также календарь со списками дел и проектов.
• Тайм-менеджмент для тех, у кого лапки — современное прочтение системы тайм-менеджмента от Владимира Завертайлова. Его система строится на личной стратегии с помощью пошагового алгоритма, который легко применить новичкам и уже опытным тайм менеджерам для достижения собственных целей.

С чего начать #

Одних знаний о тайм-менеджменте мало — нужна практика. Поэтому, чем раньше вы внедрите конкретные действия по планированию времени, тем быстрее наступит результат. Вот с чего можно начать:

1. Составлять список дел на день, а лучше — сразу на неделю. Для этого вы можете пользоваться заметками в смартфоне, бумажным ежедневником или установить приложение-планировщик. Инструмент, по большому счету, не так важен, как регулярность планирования. Когда втянетесь в процесс, поймете, чего не хватает вашему конкретному инструменту — сможете подыскать тот, что закроет все потребности: например, один из этих.
2. Установить приложение на ПК и смартфон, чтобы все дела и проекты хранились в одном месте и планирование было всегда под рукой. Например, в SingularityApp вы можете составить список дел на день с вечера на ПК, утром пробежаться по нему в мобильном приложении, а днем — работать в веб-версии.
   

   Скачать SingularityApp

3. Погрузиться в тему планирования. Например, почитать книги по теме тайм-менеджмента. Можете начать с зарубежных авторов-классиков вроде уже упомянутого Дэвида Аллена и Брайана Трейси, а можете сразу перейти к российским авторам, которые учитывают русскую ментальность и дают практические советы на примере близких каждому ситуаций. Кстати, вот подборка хороших книг по теме тайм-менеджмента.
4. Пройти курс по управлению временем. Начать можно с бесплатного курса: всего за 2,5 часа можно прокачать свою дисциплину и освоить семь простых стратегий её улучшения. А с большим курсом по тайм-менеджменту от Сингулярити можно построить собственную систему достижения целей, которая поможет добиться желаемого уже за полгода.
5. Читать журнал PROВРЕМЯ: рекомендуем добавить его в закладки или подписаться на наши соцсети, чтобы не пропускать свежие статьи по теме тайм-менеджмента. Они помогут не сбиваться с пути, узнавать о новых техниках и приемах, а также расскажут о том, как эффективнее использовать планировщик.

Ну и главное на пути в тайм-менеджменте — не расстраиваться, если что-то не получилось в первый (или в двадцать первый) раз. Победа любит подготовку, а планированирование — регулярность. Успехов!