Личный тайм-менеджмент: что это, почему без него нельзя и какие техники использовать

Рассказываем, почему стоит поскорее освоить индивидуальный тайм-менеджмент, чем он отличается от обычного и какие техники помогут его прокачать.

Что такое личный тайм-менеджмент и чем он отличается от обычного#

Что такое тайм-менеджмент

Основы управления временем

Личный тайм-менеджмент в основных моментах пересекается с общим термином «тайм-менеджмент» — они оба нужны, чтобы эффективнее управлять временем, лучше организовывать задачи и достигать целей. Но все-таки между двумя терминами есть существенные различия и не стоит их путать.

«Обычный» тайм-менеджмент, как правило, используется в профессиональном, часто корпоративном контексте. Вот несколько его свойств:

• ориентирован на выполнение рабочих задач и повышение продуктивности в рамках конкретной организации или проекта;
• имеет формализованные элементы — например, используются официальные инструкции и стандарты, проектные планировщики, корпоративные системы управления задачами и т. д.;
• предполагает проектную работу и жесткие внешние дедлайны — требует координации с другими членами команды и соблюдения сроков от руководителей;
• использует метрики и KPI для оценки продуктивности и успешности выполненных задач.

Личный тайм-менеджмент — это подход к планированию с фокусировкой на персональных целях и задачах. С его помощью можно лучше организовать свое время, чтобы, например, выучить испанский язык, научиться вязать крючком, накачать шесть кубиков пресса или написать книгу мемуаров. Вот какие особенности имеет индивидуальный тайм-менеджмент:

1. Гибкость и индивидуальный подход — адаптируется под ваши предпочтения и ритм жизни, дает больше свободы в планировании и приоритизации задач.
2. Фокус на эмоциональной стороне — личный тайм-менеджмент учитывает ваше эмоциональное состояние, уровень стресса, ощущение благополучия и т. д. Акцент не только на том, чтобы добиться целей, но еще и поймать баланс — не докатиться до выгорания и в целом просто чувствовать себя хорошо, а не жертвовать собой ради галочек в ту-ду листе.
3. Личные инструменты и методики. В индивидуальном тайм-менеджменте используют более неформальные средства, например, трекеры привычек и ведение дневника. Кроме того, в ход идет множество методов как для самоорганизации и повышения продуктивности, так и для снижения стресса и полноценного отдыха.

Личный тайм-менеджмент — это один из навыков самоменеджмента, который направлен на улучшение качества жизни.

Зачем нужен индивидуальный тайм-менеджмент#

Если говорить просто, персональный тайм-менеджмент нужен, чтобы не превратиться в робота и не сгореть на работе.

Есть такое заблуждение, что выходные и отпуска не нужно планировать, мол, надо наслаждаться свободой от чек-листов и планировщиков, которые и так достали в будни. Но реальность такова, что если вы не продумаете свой отдых, его «продумают» за вас огромные корпорации, охотящиеся за временем и вниманием. Не успеете моргнуть глазом, как три часа после работы или все утро субботы уже улетело на бездумный скроллинг соцсетей и чтение споров в комментах.

Или другой сценарий: начальник пишет на выходных и просит «быстренько посмотреть» кое-какие документы или внести правки, вы усаживаетесь за компьютер, и незаметно на всё про всё уходит несколько часов.

В итоге без полноценного отдыха энергия на рабочую неделю не восстанавливается, мотивация все ниже и ниже, вставать по утрам не хочется, смартфон и видосики на Ютубе привлекают всё больше и больше. Настоящий рецепт катастрофы, а начиналось всё с желания «свободы». Увы, время такой ресурс, который не будет работать на вас, если за ним не следить и позволять просто утекать сквозь пальцы.

Чтобы восстановить силы и не потратить драгоценные выходные в никуда, советуем следовать нескольким простым правилам:

Как правильно отдыхать:

10 секретов эффективного отдыха

1. Планировать отдых заранее — за несколько дней до выходных составьте хотя бы примерный план. Можно начать со списка всего, что вам нужно и хочется сделать в свободное время, куда сходить и с кем встретиться. После этого расставьте приоритеты — вряд ли всё получится успеть в одни выходные, придется выбирать главное.
2. Сказать «нет» работе — никаких рабочих чатов, звонков и проверки почты. Ко всему этому вернетесь в понедельник или после отпуска. Отключите уведомления и предупредите всех коллег, которые любят писать вам в выходные, что им лучше не ждать ответа.
3. Не забывать про активный отдых — «побатониться» на диване под любимый сериал — это, конечно, хорошо, но активные развлечения тоже нужны для полноценного восстановления. Это может быть прогулка пешком или на велосипеде, небольшая тренировка дома или в зале, йога, поход в бассейн и т. д. Даже легкая физическая активность в приятной обстановке отлично перезагружает мозг после тяжелой рабочей недели.
4. Не перегружать себя бытовыми делами. Иногда на выходных хочется переделать все дела по дому, которые скопились за неделю. Но лучше сильно не увлекаться, иначе вместо выходных получится «вторая смена» за бытовыми задачами. Следите за балансом домашних обязательных дел и приятных занятий в виде хобби и увлечений. Подумайте, какие бытовые дела можно делегировать, например, заказать продукты на неделю в доставке, а не тратить полдня на супермаркеты, или вызвать клининг, чтобы освободить время от уборки.
5. Заранее планировать время с семьей и встречи с друзьями. Если хотите провести выходные или отпуск с семьей или друзьями, лучше заранее договориться со всеми причастными, чтобы планы не сломались в последний момент. Когда в планах, наоборот, провести время с собой наедине и позалипать в какие-то свои хобби, полезно будет предупредить членов семьи, когда вас лучше не беспокоить.

Как прокачать личный тайм-менеджмент: 5 методов#

Есть множество методик для персонального тайм-менеджмента разной степени эффективности. Мы собрали самые популярные и проверенные временем.

1. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра:

подробное руководство

Матрица помогает приоритизировать задачи, разделяя их на четыре категории:

• важные и срочные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не важные;
• не срочные и не важные.

Чтобы пользоваться матрицей в личном планировании, достаточно выполнить три шага.

1. Определиться с целями и ценностями. Что по-настоящему важно именно для вас? Это может быть семья, образование, развитие личных талантов, здоровье, самосовершенствование и ещё многое другое. Стандартов здесь нет, главное выбирать действительно значимые для вас вещи, а не те, что принято считать таковыми в обществе или в вашем окружении. Цели и ценности будут ориентиром, что войдёт в категорию важных задач.
2. Составить список дел. Выпишите все задачи, которые у вас на уме — всё, что хотелось бы выполнить хотя бы в теории. На этом этапе избегайте соблазна поставить на них ярлык «важно» или «не срочно». Этим вы займётесь на третьем шаге, а пока только выгрузка.
3. Распределить задачи по квадратам матрицы. Задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», сортируйте дела по матрице.
   • Важно и срочно (квадрат A). Сюда пойдут задачи, которые требуют немедленного внимания, например, срочный визит к стоматологу или помощь другу в критической ситуации.
   • Важно, но не срочно (квадрат B). Здесь стратегические задачи, связанные с долгосрочными целями, например, изучение нового языка, поддержание отношений с близкими или планирование отдыха.
   • Срочно, но не важно (квадрат C). В этот квадрат отправляется рутина, не влияющая на главные цели, например, заменить перегоревшую лампочку в туалете или оплатить коммуналку.
   • Не важно и не срочно (квадрат D). Здесь всё, что не приносит особой пользы и никак не влияет на цели, например, запостить фотки с отдыха в соцсетях или отстоять свою точку зрения в комментариях под видео.

Примеры важных или бесполезных задач всегда будут условными, потому что у каждого свой набор ценностей. Если у вас в топе фитнес и ЗОЖ, покупка качественных фермерских продуктов и замена оборудования для домашних тренировок будут важнее, чем у тех, для кого питание и физическая форма в конце списка приоритетов.

2. Метод «Съесть лягушку на завтрак»

Задачи-лягушки

Как легко справиться с неприятными делами

«Лягушками» называют неприятные задачи, которых так и хочется избежать и отложить на потом. Суть подхода в том, чтобы выполнять именно эти дела в первую очередь. Метод основан на афоризме: «Съешь лягушку на завтрак, и худшего с тобой сегодня уже не случится».

В чем преимущества такого подхода:

• Повышается продуктивность и мотивация — когда вы первым делом разобрались с самым неприятным, кажется, что теперь вам под силу вообще всё, и другие задачи решаются активнее и веселее.
• Снижается стресс — «лягушки» токсичны, они вызывают фоновый стресс, поэтому победив их, вы чувствуете себя лучше и спокойнее.
• Дела не запускаются до необратимого состояния — если постоянно откладывать неприятные задачи, то в скором времени последствия начнут давать о себе знать. Например, в виде упущенных возможностей, потерянных денег или проблем со здоровьем. Метод «лягушки» помогает побеждать проблемы еще в их зачаточной стадии.

Как пользоваться методом «лягушки»:

• Составьте список неприятных задач, которые вы откладываете.
• «Съешьте лягушку» на завтрак — выберите одну самую неприятную задачу и сделайте ее в начале дня, когда у вас больше всего энергии и выше концентрация.
• Пользуйтесь приемами, которые делают «поедание лягушек» легче — например, разбивайте неприятное дело на более мелкие подзадачи и начинайте разбираться с «лягушкой» без лишних размышлений и промедления.

Например, вы долго откладывали звонок в банк, чтобы отказаться от страховки, которая каким-то образом подключилась к счетам. Разбираться с агентами поддержки — не самое приятное занятие, но если оттягивать дальше, придется платить банку за ненужную опцию. Поэтому ставим задачу в планировщике на начало дня и готовимся есть «лягушку». Для удобства можно создать цветной тег, чтобы сразу видеть «квакающее» дело в списке.

3. Техника «Помодоро»

Метод Помодоро

самая сочная техника повышения продуктивности

Метод предполагает выполнение задач по интервалам с коротким перерывом между. Классическая схема по технике «Помодоро» — 25 минут сконцентрированной работы и 5 минут отдыха.

Техника полезна как для объемных сложных задач, так и для нескольких мелких дел одного направления, которые можно сгруппировать и поместить в одну «помидорку». В личном тайм-менеджменте с её помощью можно разбираться с самыми разными задачками — от чтения и изучения нового материала до уборки в конкретной зоне дома. «Помодоро» помогает бороться с прокрастинацией и со слабым чувством времени.

Алгоритм техники «Помодоро» по шагам:

1. Выберите одну задачу, над которой вы будете работать следующие 25 минут.
2. Запустите таймер и не отвлекайтесь в процессе выполнения задачи.
3. Отдохните 5 минут: пройдитесь по комнате, разомнитесь, выпейте кофе, посмотрите в окно, полежите на диване — подойдут любые быстрые и восстанавливающие действия, никакого залипания в соцсети или переписок в мессенджерах.
4. Начните новый интервал в 25 минут сконцентрированной работы над одной задачей.
5. После четырёх таких циклов пора сделать перерыв побольше — 15–30 минут.

Интервалы можно настраивать под себя, необязательно следовать стандартной схеме 25/5. Есть варианты работы по 50/10, 45/15, 20/2, 90/30 и т. д. Выбирайте, в каком ритме вам удобнее работать, тестируя разные и опираясь на свой уровень концентрации.

В Singularity можно настроить «помидорки» как хочется: задать любую длительность интервалов, время длинного и короткого перерыва, количество повторов перед отдыхом. А ещё установить или отключить: показ таймера поверх всех окон при смене периодов, автоматическое начало каждого периода и звуковой сигнал на окончание.

4. Персональный канбан#

Персональный канбан:

метод, с которым легко представить все свои задачи визуально

Канбан — это метод визуализации задач, который может значительно повысить личную эффективность. Суть метода заключается в разделении всех задач на три основные группы: «Сделать», «Делаю» и «Готово». Каждая группа отображается в виде колонки на доске, а задачи оформляются карточками. По мере изменения статуса задач, карточки перемещают по соответствующим колонкам.

Как использовать канбан:

1. Создайте доску для задач — можно использовать физическую доску со стикерами или планировщик.
2. Распределите задачи — разделите все свои задачи по трём колонкам.
   • Сделать (To-Do): вынесите сюда всё, с чем нужно разобраться.
   • «Делаю» или «В работе» (Work In Progress): отправляйте сюда только те задачи, которые уже в процессе или в планах на сегодня, а не просто те, у которых горит дедлайн.
   • «Сделано» или «Готово» (Done): помещайте карточки задач, с которыми вы уже полностью закончили. Эта колонка полезна для анализа того, что удалось достичь, какие были сложности и что можно улучшить.
3. Задайте лимит задачам «в процессе» — установите максимальное число задач, которые могут одновременно находиться в колонке «Делаю». Это позволит избегать многозадачности и фокусироваться только на основных делах.

В Singularity удобно создавать секции внутри проектов, чтобы работать по методу канбан, и перемещать между ними задачи. Например, для планирования поездки сначала выгружаем первые задачи в секцию «Сделать»:

А потом переносим их в другие секции по мере прогресса:

5. Метод автофокуса#

Режим фокуса

чтобы ничто не отвлекало тебя от дел

Метод автофокуса, разработанный Марком Форстером, предлагает альтернативный подход к приоритизации и выполнению задач. Техника личного тайм-менеджмента от Марка Фостера отличается от остальных методов планирования своей интуитивностью — сознательный выбор при «автофокусе» отходит в сторону. Вместо этого автор призывает поймать баланс между сознательным и бессознательным выбором задачи. Простыми словами суть метода можно выразить так: «занимайтесь тем, на что потянуло прямо сейчас».

Как применять «Автофокус»:

1. Составьте список всех задач на день, не расставляя приоритеты.
2. Просматривайте список, пока конкретная задача не привлечёт внимание и вас не «потянет» её выполнять.
3. Занимайтесь выбранной задачей до тех пор, пока не спадет интерес.
4. Вернитесь к списку. Если первая задача полностью закончена, то можно её вычеркивать. Если не успели закончить, то просто перенесите задачу в конец списка.
5. Повторите выбор в режиме «автофокуса» — снова пройдитесь по списку и возьмите в работу задачу, которая цепляет внимание.

Метод «Автофокуса» особенно хорошо подходит для персонального планирования. Часто бывает, что в списке личных дел много задач и все теоретически хочется сделать, но непонятно, с какой начать — нет внешних дедлайнов или обязательств, как в рабочих проектах. Здесь как раз интуитивный подход может оказаться наиболее эффективным.

Применить метод можно с помощью режима Фокуса в Singularity. Он позволяет сфокусироваться на конкретном проекте и скрывает все остальные списки и задачи из интерфейса. Так будет проще настроиться на интуитивную волну и выбрать именно то, к чему прямо сейчас лежит душа и подсознание 🙂

Заключение#

Индивидуальный тайм-менеджмент необходим, чтобы полноценно восстанавливаться во время отдыха, добиваться не только профессиональных, но и личных целей. Если вы планируете только рабочие задачи, а все, что находится вне корпоративных таск-менеджеров и почты, оставляете на волю случая, пора менять подход прямо сейчас. Прокачать личный тайм-менеджмент можно с помощью пяти проверенных техник планирования и мощного планировщика Сингулярити! :)