4 627
28 ноября 2023

7 шагов к экономии времени

Как научиться правильно управлять временем и перестать тонуть в рабочих задачах? Команда ROMI center делится лайфхаками по тайм-менеджменту и рассказывает, почему грамотное управление временем важно для личной и профессиональной продуктивности.

Тайм-менеджмент — это, по сути, умение разумно распределять свое время для оптимизации задач. Такой навык помогает лучше совмещать работу и личные дела, что делает жизнь более насыщенной, а нервную систему — здоровой.

Статистика подтверждает, что люди, которые успешно используют тайм-менеджмент, чаще добиваются успеха в карьере и чувствуют себя более удовлетворенными в жизни. Хотите быть в их числе? Тогда следующие шаги — для вас.

1. Анализ времени: открываем глаза на использование каждого дня#


Важно осознавать, как мы проводим каждую минуту, ведь время — самый ценный ресурс. Анализ использования времени помогает лучше понять, куда уходят силы и как можно оптимизировать рутинные задачи, например.

Почему это важно

Анализ времени — это в первую очередь инструмент самопознания. Он позволяет понять, где мы тратим больше времени, чем хотели бы, и где есть место для улучшений. Такой анализ напоминает подсветку в темном помещении, позволяющую увидеть, куда мы движемся. Это первый шаг к тому, чтобы стать хозяином своего времени, а не наоборот.

Инструменты для отслеживания времени

  • Toggl. Простое в использовании приложение, которое поможет вам отслеживать, сколько времени вы тратите на каждую задачу.
  • RescueTime. Автоматически отслеживает, как вы используете время на компьютере, предоставляя подробные отчеты.
  • Любые электронные таймеры, например: OnlineTimer, Budilki, Таймер онлайн со звуком, DollyClock, 123 Таймер. Используйте их, чтобы ограничивать время на конкретные задачи. Это помогает управлять временем более осознанно.

2. Установка целей и приоритетов: ключевые шаги к продуктивности#


Чтобы двигаться вперед с ясным пониманием направления, важно устанавливать SMART-цели. Какие это цели?

  • Конкретные, Specific. То есть четко сформулированные. Вместо «хочу быть более организованным» лучше сказать «завести ежедневную практику ведения списка задач».
  • Измеримые, Measurable. Например, вместо «хочу улучшить физическую форму» поставьте «бегать 3 км каждый день».
  • Достижимые, Achievable. Убедитесь, что ваша цель реальна. Замечательно мечтать, но лучше начать с пошагового подхода. Например, «читать 20 книг в месяц» может быть недостижимой целью, но «читать одну книгу в месяц» — вполне осуществимой.
  • Релевантные, Relevant. Цель должна быть связана с вашими общими стремлениями и ценностями. Если вы ставите цель, которая не имеет смысла для вас, вероятность ее достижения снижается.
  • Ограниченные по времени, Time-bound. Задайте сроки для выполнения цели. Это помогает создать четкие временные рамки и поддерживает мотивацию. Например, «закончить курс по программированию в течение трех месяцев».

Далее нужно расставить цели по очереди. Для определения приоритетов ваших сформулированных задач помогут следующие техники.

  • Матрица Эйзенхауэра
    Разделите задачи на четыре категории по важности и срочности. Это поможет определить, с чего начать.

  • Метод АВС
    Пометьте задачи как A — высший приоритет, B — средний приоритет и C — наименьший приоритет. Так вы сфокусируетесь на наиболее значимых задачах.

  • Принцип 80/20, или принцип Парето
    Определите 20% задач, которые приносят 80% результатов. Сосредотачивайтесь на них, чтобы максимизировать эффективность.

Установка SMART-целей и определение приоритетов — это основа успешного тайм-менеджмента. Они помогут вам не только лучше понять, что важно, но и двигаться в направлении ваших самых значимых результатов.

3. Отказ от задач и делегирование: искусство рационального управления временем#


Есть задачи, которые продолжают отнимать время, хотя от них просто пора отказаться. Они не приносят реальной ценности. Как определить такие задачи?

  • Прежде чем взяться за дело, задайте себе вопрос: «Какую реальную ценность оно приносит?». Если задача не вносит вклад в достижение ваших целей, возможно, от нее стоит отказаться.
  • Определите приоритеты — выявите задачи, которые больше всего соответствуют вашим стратегическим целям. Это позволит вам сосредотачиваться на том, что действительно важно.
  • Научитесь говорить «нет». Отказывайтесь от задач, которые отвлекают от основных целей. Это требует навыка тактичного отказа, но помогает освободить время для более значимых задач.
  • Если задача не приносит реальной ценности, разберитесь, можно ли ее делегировать кому-то другому, кто может выполнить ее эффективнее.

Если вам пока сложно передавать кому-то свои задачи, опробуйте следующие принципы делегирования.

  • Определите задачи, которые требуют вашего уникального вклада и экспертизы. Другие задачи, которые могут быть выполнены другими, подходят для делегирования.
  • Делегирование — это не только распределение задач, но и выбор подходящих людей для выполнения этих задач. Удостоверьтесь, что исполнители обладают необходимыми навыками и опытом.
  • Предоставьте четкие и понятные инструкции. Чем яснее вы сформулируете задачу, тем меньше вероятность недоразумений.
  • Определите механизм обратной связи и контроля, чтобы быть в курсе хода выполнения задачи. Это обеспечивает эффективное делегирование и возможность корректировок с вашей стороны.

Умение отказываться от бесполезных задач и мастерство делегирования — это ключ к освобождению времени и сосредоточению усилий на том, что действительно важно и приносит наибольший результат.

4. Технологии и инструменты: навигаторы вашего времени#


  • Singularity. Это приложение позволяет создавать задачи, ставить им сроки, а также группировать их по проектам. Удобная система чек-листов помогает фокусироваться на самых актуальных делах.
  • Microsoft To-Do. Интегрированное с офисными пакетами, это приложение помогает организовать задачи и создать персонализированные списки дел.
  • Any.do. Стильный и простой в использовании органайзер, который поддерживает создание задач, списков, и уведомлений.

Кстати, о том, как чек-листы помогают контролировать рабочие и домашние задачи, мы рассказывали в статье.

Календари, позволяющие распределять задачи:

  • Google Календарь — мощный инструмент, позволяющий создавать события, делиться календарями с коллегами и устанавливать напоминания;
  • Outlook Календарь — интегрированный с почтовым ящиком, обеспечивает удобное планирование и приглашение на встречи;
  • Fantastical — инновационный календарь с возможностью быстрого переноса данных, а также умными напоминаниями.

Если вам нужны более продвинутые инструменты, попробуйте современные органайзеры.

  • Evernote. Онлайн-органайзер для заметок, идей, списков и файлов. Легко синхронизируется между устройствами.
  • Singularity. Задачи в приложении можно диктовать голосом или добавлять через быстрые виджеты и email. Группировать дела и проекты можно с десятками уровней вложенности. Все данные синхронизируются между устройствами в онлайн-режиме.
  • Notion. Универсальный инструмент, объединяющий возможности заметок, задач, баз данных и коллаборации.

Эффективное управление временем начинается с эффективных инструментов. Современные технологии — ваш надежный навигатор в мире тайм-менеджмента, они помогают легко и органично управлять своим временем и задачами.

5. Преодоление прокрастинации: побеждайте и действуйте#


Прокрастинация — вечный спутник многих из нас, и разобраться с ней стоит с самых корней. Вот несколько ее распространенных причин:

  • страх неудачи — боимся, что наше усилие не приведет к желаемому результату, и предпочитаем откладывать;
  • отсутствие ясности в задаче — когда дело кажется слишком сложным или неопределенным, мы склонны откладывать его выполнение;
  • недостаток мотивации — задача может быть важной, но если у нас нет четкой мотивации, прокрастинация становится частым оправданием, чтобы не решать ее.

Какими методами можно преодолеть прокрастинацию?

  1. Разбивка задач на подзадачи. Сложные задачи становятся менее устрашающими, когда мы разбиваем их на более мелкие, управляемые шаги.
  2. Установка коротких сроков. Определение явных временных рамок помогает избежать «вечного завтра» и стимулирует действие. Вы можете даже нарочно создать себе «ложный дедлайн» — пообещать сдать задачу раньше, если по объему ее реально выполнить именно так.
  3. Создание плана действий. Составьте конкретный план, как и когда будете выполнять задачу. Это уменьшает неопределенность и упрощает процесс.

Если вы полагаете, что проблема прежде всего в нехватке мотивации, попробуйте следующие техники:

  • сформулируйте четкие и вдохновляющие цели, чтобы создать ясное представление о том, что вы хотите достичь;
  • заменяйте негативные мысли позитивными, концентрируйтесь на том, какое удовлетворение вы получите от завершения задачи;
  • визуализируйте предстоящий успех — это может стать мощным стимулом для действия;
  • напомните себе, что откладывание вряд ли отменит задачу — рано или поздно всё равно придется ее выполнить.

Приведем популярные методы для поддержания фокуса на задачах.

  • Техника «Помидора». Работайте 25 минут, затем делайте короткий перерыв. Это помогает бороться с отвлекающими факторами. Такой таймер можно настроить сразу в планировщике SingularityApp или запустить на специальном сайте (Pomodoro Tracker, Tomato Timer, «Маркетинговый сок», Помодоро онлайн).
  • Удаление отвлекающих элементов. Очистите рабочее место от всего, что может отвлечь, чтобы создать более фокусированное окружение.
  • Постепенное увеличение фокуса. Начните с коротких периодов глубокой концентрации и постепенно увеличивайте их продолжительность. Вы сами не заметите, что уже погрузились в крупную задачу.

Преодоление прокрастинации — это процесс, требующий терпения и саморефлексии. Но когда мы понимаем причины своих действий и применяем эффективные методы, лень уступает место действию, и мы шагаем к своим целям с уверенностью.

6. Эффективные рабочие привычки: путь к продуктивности#


Начните с проработки эффективных ежедневных и еженедельных однотипных действий. 

  • Планирование дня наперед. Начинайте утро с определения основных задач и целей. Это помогает установить приоритеты и сфокусироваться на важном.
  • Утренняя рутина. Создайте утренний ритуал, который помогает вам пробудиться и настроиться на продуктивный рабочий день. Это может включать упражнения, чтение, медитацию или составление планов.
  • Еженедельные обзоры. В конце недели делайте обзор своих достижений и задач, которые остались незавершенными. Это помогает корректировать стратегию и выделять области для улучшения.

Как сформировать привычки, способствующие улучшению навыков тайм-менеджмента? 

  • Постепенно. Не пытайтесь изменить всю свою жизнь за один день. Внедряйте новые привычки одну за другой, чтобы они стали частью вашего обыденного образа жизни.
  • С «якорями». Связывайте новые привычки с существующими действиями или моментами в вашей жизни. Это может сделать процесс формирования привычек более естественным. Например, вспоминайте свои планы на день во время утренних процедур.
  • С реалистичными целями. Сформулируйте конкретные и достижимые цели. Это поможет вам лучше сосредотачиваться на каждом этапе и не терять мотивацию.
  • При постоянном анализе и коррекции. Регулярно оценивайте свои привычки и их влияние на вашу продуктивность. Вносите коррективы, если что-то не работает, или улучшайте то, что уже есть.

Эффективные рабочие привычки — это основа успешного тайм-менеджмента. Они помогают вам стать более организованным, продуктивным и эффективным в достижении ваших целей.

7. Паузы и отдых: зарядка вашей эффективности#


В чем важность перерывов для поддержания продуктивности?

  • Физическое восстановление
    Регулярные перерывы помогают снизить физическое напряжение, уменьшают риск болей в спине и шее, а также способствуют общему физическому комфорту.
  • Поддержание ментальной свежести
    Работа над одной задачей долгий период времени может привести к усталости мозга. Перерывы позволяют вашему разуму отдохнуть, улучшают концентрацию и креативность.
  • Снижение стресса и усталости
    Постоянная работа без перерывов вызывает стресс и сильную усталость. Даже краткие промежутки отдыха позволяют организму расслабиться, что влияет на общую эмоциональную устойчивость.

Как же оптимально использовать время отдыха для восстановления сил?

  1. Каждый час делайте небольшие перерывы на 5–10 минут. Это может быть короткая прогулка, растяжка или практика глубокого дыхания.
  2. Если возможно, проводите перерывы на свежем воздухе. Природа помогает снять напряжение и восстановить энергию.
  3. Практикуйте медитацию. Даже несколько минут в течение дня могут принести значительную пользу. Это помогает успокоить ум и повысить уровень энергии.
  4. Помните про физическую активность. Короткие физические упражнения, такие как приседания или отжимания, могут быстро поднять ваш уровень энергии и улучшить настроение.
  5. Попробуйте переключиться на другую задачу во время перерыва. Это может помочь сбросить усталость и дать новый взгляд на дела.
  6. Уделите время полноценному обеду. Это не только важно для физического здоровья, но и способствует улучшению психического состояния.

Паузы и отдых — не роскошь, а неотъемлемая часть эффективного тайм-менеджмента. Умело используемые перерывы помогают поддерживать баланс, восстанавливать силы и повышать общую продуктивность.

В мире бесконечных возможностей и быстрого темпа жизни эффективное управление временем становится неотъемлемым элементом ежедневного существования. Мы рассмотрели основные принципы тайм-менеджмента, которые могут стать вашими надежными союзниками в стремлении к достижению поставленных целей.

Создание SMART-целей, умение делегировать задачи, разработка эффективных рабочих привычек, а также осознанное использование перерывов — все эти инструменты помогут вам не только лучше использовать свое время, но и придавать вашей жизни более гармоничный ритм. Подробнее о современных стратегиях тайм-менеджмента можно почитать в статье «Искусство тайм-менеджмента или сказ о потерянном времени».