Планирование времени:
12 секретов тайм-менеджмента

В планировании времени много подводных камней. Мы составляем «идеальное расписание», но оно тут же срывается. Мы предвкушаем продуктивный день, но время утекает неизвестно куда, и мы ничего не успеваем сделать. А самое обидное, что зачастую мы даже не понимаем, что произошло.

К счастью, эти подводные камни уже давно известны. Сегодня мы разберем 12 самых распространенных проблем планирования времени.

Секрет 1. Инструменты имеют значение #

Парадоксально, но именно тайм-менеджмент часто и становится причиной бессмысленных потерь времени.

• Пример 1. У человека три ежедневных задачи: «сделать зарядку», «покормить канарейку» и «проверить почту». Каждое утро он открывает блокнот и заново заносит эти задачи в свой список.
• Пример 2. В конце дня несколько задач остались невыполненными. Человек вычеркивает их и записывает еще раз, но уже на завтра. Эта процедура повторяется каждый день.

Таких «странных ритуалов» в нашем планировании времени может быть очень много. И лучший способ избавиться от них — это максимально автоматизировать само планирование. Благо, что сегодня появилось множество программ, которые могут взять на себя всю рутину, связанную с тайм-менеджментом.

Вот несколько операций, которые вы можете упростить или автоматизировать с помощью планировщиков:

1. Повторение задач. Настройте ежедневные, еженедельные, ежемесячные дела, и они сами будут появляться в вашем списке на день.
2. Перенос задач. Не нужно записывать их заново: достаточно пары кликов, чтобы запланировать задачи на другую дату.
3. Сортировка списка. Вы можете расположить задачи в любом удобном порядке (например, по приоритету), без необходимости переписывать весь список.
4. Повторное использование планов. Вам не нужно каждый раз создавать все заново: любые проекты, задачи, чек-листы можно просто скопировать и использовать снова.

И это только малая часть преимуществ, которые дают современные программы. Автоматизируйте свой тайм-менеджмент и экономьте время.

Секрет 2. Фиксация задач #

Ежедневно у нас могут появляться десятки новых дел, и это абсолютно нормально. Проблемы начинаются тогда, когда мы пытаемся удержать эти дела у себя голове. Во-первых, мы непроизвольно начинаем вспоминать и обдумывать новые задачи, отвлекаясь от текущей работы. Во-вторых, мы воспринимаем такие задачи как свои невыполненные обязательства, испытывая из-за этого тревогу и стресс.

Именно поэтому в современном тайм-менеджменте существует важное правило: все задачи следует хранить не в голове, а на внешнем носителе. Проще говоря, их нужно не запоминать, а записывать.

Место, куда мы записываем новые задачи, в тайм-менеджменте называется инбоксом. Это может быть записная книжка, диктофон на смартфоне или даже какой-нибудь олдскульный лоток для бумаг.

В программах-планировщиках такую функцию выполняет папка «Входящие», куда по умолчанию попадают все новые задачи. Вот как она выглядит в приложении SingularityApp:

Все очень просто: когда к нам прилетает новая задача, мы тут же отправляем ее в инбокс. Этот процесс занимает всего пару секунд, поэтому мы почти не отвлекаемся от работы. Когда у нас появится свободное время, мы можем спокойно обдумать эту задачу и запланировать ее выполнение.

Чтобы упростить работу с инбоксом в Сингулярити, зайдите в настройки и активируйте хоткей для быстрого добавления новых задач. После этого вы сможете добавлять задачи почти мгновенно с помощью горячих клавиш CTRL+Space.

Секрет 3. Расстановка приоритетов #

Как выполнять все свои задачи? Правильный ответ: никак. Наши потребности всегда превышают наши возможности, и как бы мы ни старались, часть задач будет оставаться невыполненной.

В современном планировании времени есть принцип: стремиться нужно не к выполнению всех дел вообще, а к выполнению важных дел. Если мы протрем пыль со стола, это вряд ли на что-то повлияет. Если же мы запишемся на курсы повышения квалификации, это изменит нашу жизнь в лучшую сторону.

Чтобы повысить шансы на выполнение важных задач, им нужно присвоить высший приоритет. Другими словами, их нужно поставить в самое начало списка и выполнить в первую очередь.

Расстановку приоритетов поддерживают почти все программы для планирования. В Сингулярити приоритет задачам можно задать с помощью горячих клавиш:

• Высший приоритет — CTRL+1
• Средний приоритет — CTRL+2
• Низкий приоритет — CTRL+3

Кроме того, вы можете закрепить некоторые задачи, чтобы они всегда находились в начале списка (CTRL+0).

Секрет 4. Группировка задач #

Еще один источник незаметных потерь времени — это переключения между задачами. Предположим, вы только что помыли посуду и хотите сходить за хлебом. Чтобы выполнить новую задачу вам придется:

• Одеться и положить в карман кошелек.
• Выйти из дома и дойти до магазина.
• Перенастроить свой мозг из режима «уборка» в режим «покупки».

Другими словами, подготовка к новой задаче всегда требует времени. И чем больше мы совершаем таких подготовок, тем больше времени мы теряем.

Чтобы сократить время на подготовку к задачам, нужно стараться объединять схожие задачи в серии. Например, если вы объедините задачи «купить хлеб» и «купить стиральный порошок», вам нужно будет всего один раз сходить в магазин, один раз положить в карман кошелек и один раз настроиться на покупки.

Для группировки задач в планировщиках удобно использовать теги. Вам нужно придумать свой особый тег для каждого вида задач (например: покупки, дела по дому, дела за компьютером). После этого вы сможете быстро настроить свой список так, чтобы в нем отображались только задачи одного вида.

Как именно группировать задачи — дело индивидуальное. Вот три самых популярных варианта:

• Места: кухня, комната, дача, офис, магазины.
• Виды деятельности: уборка, работа, покупки, спорт, досуг.
• Распорядок дня: утром, по дороге с работы, перед сном.

Кроме того, иногда очень удобно группировать задачи по важности, срочности или сложности.

Секрет 5. Жестко-гибкое планирование #

Существуют задачи, которые нужно выполнять строго в определенное время: встречи с клиентами, собрания, конференции. В обычном списке дел эти задачи выглядят неуместно: их выполнение не зависит ни от приоритета, ни от порядка в списке, ни даже от нашего желания.

Чтобы не возникало путаницы, такие задачи лучше планировать отдельно от остальных. У нас должны получиться два независимых списка:

• Жесткие задачи (привязаны ко времени).
• Гибкие задачи (не привязаны ко времени).

Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время, а гибкие — «в окнах» (в промежутках) между ними. Такой подход в тайм-менеджменте называется жестко-гибким планированием.

Для работы с жесткими задачами в планировщиках удобно использовать календарную сетку. Мы всегда видим, где находятся ближайшие «окна», и можем сразу определить их размер.

Гибкие задачи желательно выполнять в порядке их важности. Если же задача не влезает в отведенное для нее «окно», ее можно разделить на части и выполнить в два приема.

Секрет 6. Разделение сфер #

Иногда бывает так: мы старательно составляем список дел на день, а потом вдруг понимаем, что у нас получилась какая-то несъедобная каша из задач. Например:

• Доделать проект.
• Сходить в магазин.
• Созвониться с клиентом.
• Помочь ребенку с уроками.
• Обновить портфолио и т. д.

В таком списке очень сложно расставить приоритеты, а сами дела почему-то не сочетаются друг с другом.

Этот эффект возникает тогда, когда в списке до кучи перемешаны задачи из разных сфер жизни, например, рабочие и личные дела. Каждая сфера — это фактически отдельная жизнь, со своими целями и ценностями, а потому и планировать их лучше отдельно друг от друга.

Поэтому, если вы пользуетесь программой-планировщиком, создайте проекты для каждой значимой сферы (например: работа, личные дела, саморазвитие) и распределите свои задачи между ними. После этого вы сможете в любой момент разделить списки на отдельные сферы, чтобы быстрее разобраться в задачах.

Принцип разделения сфер распространяется не только на списки дел, но и на любые техники планирования дня. Например, если вы пользуетесь матрицей Эйзенхауэра, заведите отдельную матрицу для работы и отдельную для дома.

Секрет 7. Совместный доступ к задачам #

Заметная часть времени у человека уходит на взаимодействие с другими людьми. Если вы работаете в коллективе, то неизбежно будете отвлекаться на согласование совместной работы. А если вы руководитель, вам придется тратить время на поручения и последующий контроль.

Однако сегодня эти взаимодействия можно упростить. У современных таск-менеджеров появилась очень полезная функция: совместный доступ к задачам и проектам. Нам больше не нужно никуда ходить и никуда звонить: чтобы поделиться задачами с другими людьми, достаточно создать эти задачи в своем планировщике. Вот как это работает в SingularityApp:

1. Создаем проект. Перемещаем в него те задачи, которые хотим поручить сотруднику.
2. Кликаем по проекту правой кнопкой мыши и выбираем в контекстном меню пункт «Пригласить в проект».
3. Появляется окно, в которое мы вводим почту сотрудника. Почта должна быть привязана к его аккаунту в Сингулярити.

После этого проект, со всеми входящими в него задачами, начнет отображаться в программе у сотрудника. А мы, в свою очередь, сможем наблюдать за выполнением задач и контролировать ход работы.

Если нужно, добавьте к проекту заметку с пояснениями. А к особо сложным задачам можно прикрепить инструкцию в виде подробного чек-листа.

Секрет 8. Зеленые зоны #

Самое уязвимое место любого расписания — это непредвиденные дела и форс-мажоры. Встреча с клиентом продлилась больше запланированного? На дорогах пробки? Все, наше «идеальное расписание» начинает разваливаться прямо на глазах.

Чтобы сделать расписание более устойчивым, в него добавляют так называемые «зеленые зоны». «Зеленые зоны» — это резервные промежутки времени, на которые ничего не запланировано. Если в течение дня появляются непредвиденные дела, мы безболезненно выполняем их за счет этих резервов и снова возвращаемся к расписанию.

Давайте попробуем создать такие «зеленые зоны» в SingularityApp. Для этого откроем сетку с планом на день и равномерно добавим в нее 3-4 получасовых задачи. Вот как это будет выглядеть:

Теперь расписание получило дополнительный запас прочности. Если что-то пойдет не так, мы сможем выровнять его за счет «зеленых зон». Если же ничего не случится, мы используем эти резервы для выполнения любых задач из своего списка. Метод ALPEN, кстати, на этом и строится — попробуйте внедрить время отдыха в своё расписание.

Чтобы «зеленые зоны» стали действительно зелеными, для них нужно создать отдельный проект (например, «Резервы времени») и назначить ему соответствующий цвет.

Секрет 9. Семейные проекты #

На работе мы выполняем задачи совместно с другими людьми и считаем это нормальным. Но когда дело доходит до личных дел, мы почему-то очень часто стараемся делать все в одиночку. А ведь многие домашнее дела гораздо удобнее и полезнее выполнять всей семьей. Например:

• Делать покупки.
• Оплачивать счета.
• Готовиться к отпуску.
• Заниматься благоустройством дома и т. д.

Если ваш планировщик поддерживает совместный доступ к задачам, попробуйте создавать «семейные проекты». Вот как это можно сделать в программе SingularityApp:

1. Создайте в своем планировщике новый проект, например, «Список покупок».
2. Кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт «Пригласить в проект».
3. Введите в окошко почтовый адрес другого члена вашей семьи. Его почта должна быть привязана к аккаунту в Сингулярити.

Пользоваться таким списком очень удобно. Во-первых, все члены семьи, независимо друг от друга, могут добавлять в него новые пункты. Во-вторых, каждый может прийти с этим списком в магазин и не бояться, что продукты уже купил кто-то другой.

Секрет 10. Контекстное планирование #

Для выполнения каждой задачи требуются определенные условия. Например, чтобы помыть посуду, нужно находиться на кухне, а чтобы купить хлеб — в магазине. Такие условия в тайм-менеджменте называются контекстами.

В некоторых случаях мы без проблем можем создавать эти контексты сами. Нужно помыть посуду? Отправились на кухню. Нужно купить хлеб? Оделись и пошли в магазин.

Однако такой подход зачастую не очень эффективен. И вот почему:

1. Условия часто от нас не зависят. Например, чтобы «устроить пикник» нужен контекст «хорошая погода». На погоду мы, естественно, повлиять не можем.
2. Некоторых условий проще дождаться, а не создавать их. Например, у нас есть задача «покрасить беседку на даче». И что, мы прямо сейчас все бросим и поедем красить беседку? Разумеется, нет: мы просто дождемся ближайшей плановой поездки на дачу.

Для решения этих проблем в тайм-менеджменте предусмотрена техника контекстного планирования. Ее идея в том, чтобы привязывать выполнение задач не ко времени, а именно к контексту. Например:

• Покрасить беседку → Когда поеду на дачу.
• Устроить пикник → Когда будет хорошая погода.
• Купить лампочки → Когда буду идти с работы.

В таск-менеджерах этот метод можно реализовать с помощью тегов. Нужно заранее создать отдельный тег для каждого значимого контекста и привязать к ним соответствующие задачи.

Когда мы оказываем в нужном контексте (например, приходим в магазин или приезжаем на дачу), мы кликаем по тегу и смотрим, какие задачи прямо сейчас нужно выполнить.

Секрет 11. Задачи с чек-листами #

Есть особая категория дел, из-за которой у людей часто возникают проблемы. Это так называемые «сложные» (или «составные») задачи. Например:

• Собрать чемодан перед командировкой.
• Опубликовать статью на сайте.
• Испечь хлеб в хлебопечке.
• Проверить вещи перед выходом из дома.
• Сделать ремонт в спальне и т. д.

Эти задачи состоит из множества отдельных шагов, поэтому их выполнение требует хорошей памяти и внимания.

Вот тут-то и начинаются проблемы. Забыли положить в тесто дрожжи? Хлеба не будет. Забыли положить в чемодан зарядку для телефона? Командировка превращается в сплошной квест «заряди телефон».

Решение этой проблемы известно давно: использовать чек-листы. Нужно записать все этапы сложной задачи на отдельном листочке и «подглядывать» в этот список во время выполнения задачи.

В SingularityApp и в некоторых других современных планировщиках чек-листы можно прикреплять непосредственно к задачам. Вот, например, как будет выглядеть чек-лист для еженедельной задачи «Уборка на кухне».

Главное преимущество планировщиков в том, что эти чек-листы являются многоразовыми. Мы составляем их один раз, а потом пользуемся ими снова и снова. Кроме того, мы можем легко внести в чек-листы любые коррективы, без необходимости создавать их заново.

Секрет 12. Иерархия планов #

В управлении временем часто возникает одна серьезная проблема, которую люди порою даже не замечают. Она называется «день сурка» или «топтание на одном месте». Выглядит это так:

Обычно эта проблема возникает из-за того, что цели и повседневные задачи человека не связаны друг с другом. Например, у него есть цель «получить повышение на работе», но это никак не отражено в его ежедневном списке.

Чтобы избежать «дня сурка», нужно не просто планировать задачи, а выстраивать так называемую иерархию планов. Идея в том, чтобы планы нижнего уровня всегда опирались на планы верхнего уровня. Например:

• Планируя день, мы должны стремиться выполнить свой план на неделю.
• Планируя месяц, мы должны учитывать свои планы на год и т. д.

С помощью этого принципа мы прочно связываем свои большие и маленькие цели с повседневными делами.

Планировать по этому принципу удобно в тех программах, которые поддерживают оконный режим. В одном окне мы открываем план верхнего уровня (например, на неделю), а в другом — план нижнего уровня (например, на день). Вот как это выглядит в программе SingularityApp:

Само планирование обычно затруднений не вызывает. Мы смотрим на недельные задачи и думаем, что можно сделать прямо сегодня для их выполнения. Простые задачи (например, «оплатить хостинг») достаточно просто скопировать.

Заключение #

Итак, мы с вами разобрали несколько современных методов планирования времени. Напоследок еще пара советов.

1. Регулярно анализируйте свой тайм-менеджмент. В конце каждого периода (дня, недели, месяца) подводите итоги: что у вас получилось, а что — нет? Такой подход помогает вовремя выявлять и исправлять проблемы в планировании.
2. Изучите возможности своего планировщика. Хотя бы бегло полистайте мануалы и совершите несколько небольших «экскурсий» по меню программы.

Возможно, что многие функции программы вам прямо сейчас не понадобятся. Но если однажды возникнет проблема, которая решается с помощью этих функций, вы будете знать, где их найти.