Мы вынуждены жить в мире вечной спешки, цейтнота и постоянного перегруза информацией. Но почему-то одни люди умело с этим справляются и будто бы успевают вообще всё (работать, отдыхать на Мальдивах, рожать детей пачками и ещё и вести лайфстайл-блоги), а другие — живут в вечном FOMO: ощущении, что ты ежедневно упускаешь слишком много всего важного.
Многие так отчаянно пытаются успеть вообще всё, что загоняют себя в угол, когда при одном взгляде на список дел хочется забиться под одеяло и лежать, утирая слезы, пока телефон разрывается от сообщений, а по комнате игриво катится клубочек пыли, движимый сквозняком из приоткрытого окна.
Правда в том, что задач ВСЕГДА будет больше, чем времени в сутках, в неделях, в месяцах и годах. И вопрос не в том, как успеть ВСЕ дела. Вопрос в том, как успеть ГЛАВНОЕ. Для этого всего-лишь нужно научиться грамотно распределять свои силы и время, оставив место для отдыха и важных для вас вещей.
Как это сделать — рассказываем в пошаговой инструкции.
- Шаг 1. Опустошить мозг
- Шаг 2. Свериться со стратегией и приоритетами
- Шаг 3. Наметить дела на ближайшее время
- Шаг 4. Спланировать время, чтобы успеть главное
- Шаг 5. Не забыть про отдых
- Как научиться всё успевать: техники, методы, лайфхаки
- Полезный шаблон
- Коротко о главном
Шаг 1. Опустошить мозг #
Прежде чем браться хоть за что-нибудь, важно расчистить свою «оперативную память» и собрать вообще все дела, что роятся в голове, в одном месте. Можно выписать их вручную в блокнот или на стикеры, но мы рекомендуем онлайн-планировщик. Просто потому что с ним удобнее работать.
Итак, для выгрузки мозга вам нужно собрать ворох задач, дел, идей и планов в один список. Идеально выделить под это конкретный день на неделе (понимаем, что когда всё горит, целый день на такое — роскошь, поэтому можно ограничиться парой часов с утра или вечером). Отключите уведомления на телефоне, попросите семью не заглядывать в комнату и дать вам время наедине с собой. А дальше — приступайте к делу.
Выписывайте всё, что «плохо лежит» в голове: рабочие и бытовые дела, приближающиеся события и встречи, обязательства и обещания, идеи, мысли и хотелки. Загляните в почту, календари, блокноты и стикеры на рабочем столе. Пробегитесь по чатам в мессенджерах.
Скорее всего, даже с огромным списком вы могли что-то забыть. Нестрашно. Главное — наладить процесс выгрузки внимания и не хранить дела в голове. Хорошо, если ваш планировщик умеет распознавать голосовой ввод — тогда вы сможете записывать дела даже в самых неудобных обстоятельствах: например, стоя в магазинной очереди с тремя батонами и бутылкой вина подмышкой.
Ещё один лайфхак — телеграм-бот. Например, у Сингулярити есть бот, которому можно написать в мессенджере, и тот отправит задачу сразу во «Входящие». Вам даже не придется открывать приложение.
Шаг 2. Свериться со стратегией и приоритетами #
.png.webp)
Скорее всего, сделать вообще всё из вашего списка — невозможно физически. Поэтому на этом этапе важно определиться, кто будет решать, что именно успеть, а что успевать не обязательно. Варианта тут всего два: либо это решите вы, либо это решат за вас «внешние обстоятельства». Вам какой больше нравится?
Если решения вы хотите принимать всё-таки сами, стоит проанализировать список дел с точки зрения вашей стратегии: приближают они вас к цели или нет? Когда мы спешим, то склонны закапываться в мелочи, не задумываясь, зачем всё это надо. И стараемся успевать сразу много, а в итоге многое не доводим до конца.
Важно вспомнить свои ключевые цели и крупные проекты, которые вдохновляют, а затем пробежаться по списку дел. Скорее всего, уже на этом этапе у вас отпадет вопрос «как все успевать» — вы увидите, что какие-то задачи не так уж и важны. Они могут быть навязаны обществом или знакомыми, придуманы давно и потерять актуальность или вовсе не вписываться в текущие ценности и цели. Смело вычеркивайте лишнее.
| ❌ Не буду делать, неважно | ✅ Буду делать, важно |
|---|---|
| навести порядок на гугл-диске | сделать сканы документов для нового договора |
| добавить свежие кейсы в коммерческое предложение | свести бюджет за третий квартал |
| расхламить дом перед зимой | пойти на массаж в субботу |
Также отметьте в списке самые приоритетные для вас цели: 3–5 штук, не больше. Это и будет то, что вам действительно важно успеть. Например:
- дописать главу пособия по онбордингу (потому что HR заждался и тыкает каждую неделю);
- завершить проект с N в ближайшую неделю (потому что сроки вечно сдвигаются, и клиент злится);
- выбрать место для юбилея (потому что гости уже спрашивают, что и как).
Если вдумчиво поработать со стратегией, после выполнения этого шага появится ощущение вдохновения и желание что-то сделать прямо сейчас, а мысль «как успеть все дела» наконец-то от вас отстанет :)
Шаг 3. Наметить дела на ближайшее время #
В вашем списке из «Входящих» может быть хоть миллион пунктов. На этом этапе важно определиться с делами, которые вы планируете выполнить здесь и сейчас или в ближайшее время. Всё остальное можно:
- перенести по срокам;
- делегировать другим;
- вообще не выполнять.
Подумайте, какие дела и кому вы можете делегировать. Зачем рисовать картинку к посту, если дизайнер справится лучше и быстрее (а нейросеть — ещё быстрее)? Зачем идти на совещание по маркетингу, если вы руководитель проектов? Зачем писать текст рядового письма с нуля самостоятельно, если есть ИИ?
Кстати, за деньги можно снять с себя миллион бытовых задач и тем самым здорово разгрузить свой график, делегировав их другим. Например, вы можете не ходить в магазин, а заказывать продукты с доставкой. Можете даже не готовить, а заказывать готовое. А ещё — не стирать и не гладить вещи, а купить стиральную машину с функцией сушки и обработки паром. И не возить бабушку в поликлинику, а заказать ей такси.
Причем, для решения одной и той же задачи может быть несколько вариантов, сокращающих ваше прямое участие:
Всё, что не горит по срокам, — переносите:
- Встреча с давним другом? Не виделись год — плюс одна неделя точно роли не сыграет.
- Плановое ТО? Потерпит до выходных (если, конечно, вы его уже не откладывали стопятьсот раз — тогда уже переносить опасно для жизни и кошелька).
- Поход к стоматологу? Если нет острой боли, он подождет.
- Релиз очередного кейса в блоге? Нестрашно, если выйдет в следующем месяце, а не в этом. А вот релиз мероприятия через 2 недели — не ждет!
- Родительское собрание по поводу ближайших каникул? Некритично, если пропустите — в чате всё равно напишут, сколько сдавать денег.
Шаг 4. Спланировать время, чтобы успеть главное #
Окей, теперь в списке осталось самое важное на ближайшие пару недель. В состоянии цейтнота мы не рекомендуем планировать дальше, чем на 14 дней — план может легко порушиться, когда нападает новых задач. В особо тяжелых случаях стоит планировать и вовсе на неделю и в её конце актуализировать план: что успели, что нет, что перенести на новую неделю и что добавить.
Как правильно распределять время на все ваши задачи? Конечно же, составить почасовое расписание: оно покажет, сколько реального времени в сутках у вас есть и сколько задач вы можете уместить в один день.
Чтобы составить такое расписание грамотно, нужна очередность:
- Сначала — расставьте жесткие задачи, привязанные к датам и времени. Это звонки, встречи с клиентами, неотложные записи к разным специалистам, тренировки и прочие обязательства, которые касаются других людей и которые отменить и перенести не так легко.
- Дальше — рутина, без которой никак не обойтись: дорога на работу и домой, обеды и ужины, домашка с детьми, действительно необходимое обучение, которое можно при желании слегка сдвигать по времени.
- Теперь — оставшиеся задачи из списка. Самые важные, сложные и приоритетные дела, которые служат большим целям, лучше ставить на первую половину дня по правилу лягушки по утрам. Необязательно стремиться выполнить такие дела полностью и во что бы то ни стало — достаточно наметить и сделать за неделю хотя бы небольшие шаги. Они дадут ощущение победы и подъем сил.
- Здорово, если между задачами останется немного свободного места — такое «неплотное» планирование помогает справляться с форс-мажорами: например, когда опаздываете вы или другие люди или когда всё идёт не так.
Правильно планировать день, чтобы всё успевать, — хорошо. Но без планирования отдыха есть шанс «загнаться» и выгореть, поэтому не советуем игнорировать следующий шаг.
Шаг 5. Не забыть про отдых #
Ученые давно доказали, что регулярный отдых и паузы между работой благотворно влияют на продуктивность. Но когда мы ничего не успеваем, часто стараемся выполнить как можно больше в ущерб отдыху, разгрузке и полноценному сну. Не надо так, ведь это — прямой путь к выгоранию и даже к физическим болезням.
Отдых нужен мозгу, и точка. Поэтому, если вы склонны забывать про него, стоит внести перерывы в расписание. Во время обеда — прогулка хотя бы 15–20 минут без гаджетов. Вечером после работы — пройтись на километр больше, чем обычно. Перед сном вместо смартфона — легкое чтение или интересная документалка (но всего одну серию, пожалуйста). А в выходные — больше времени с родными или на природе и меньше — с мыслями о работе, делах и рутине.
Как научиться всё успевать: техники, методы, лайфхаки #
Секреты, как всё успевать в жизни, оставим инфоцыганским коучам. А мы поговорим про реальные инструменты и техники, которые помогут научиться правильно распределять время и успевать то, что действительно важно.
- Использовать Таймер Помодоро — регулярное использование таймера и работа короткими интервалами учит мозг концентрироваться на конкретном действии здесь и сейчас. Немного практики, и вы сможете работать, когда нужно работать, и действительно отдыхать в момент перерыва, а не судорожно думать о других задачах.
- Использовать тайм-трекер — здорово, если ваш планировщик умеет считать время, затраченное на каждую задачу. С помощью этих данных вы можете проанализировать, где и сколько времени потратили, и понять почему.
- Использовать правило двух минут: зачем откладывать то, что можно сделать прямо сейчас за пару минут? Подобные отложенные мелкие дела крадут энергию и заставляют постоянно на них отвлекаться. Возьмите за правило: если что-то можно сделать быстро — стоит сделать это здесь и сейчас.
- Помнить про закон Паркинсона: «Работа занимает всё отведенное на нее время». Если следовать этому правилу, можно искусственно ограничивать время на дела — и стараться уложиться в этот промежуток времени. Тогда получится организовать свое время так, чтобы все успевать и сэкономить какое-то его количество для более приятных дел.
- Использовать группировку задач: если объединить похожие дела в одну группу и постараться сделать их сразу пачкой, вы сэкономите больше времени, чем если бы постоянно переключались между разными задачами.
- Сделать колесо жизненного баланса — если с вами часто случаются ситуации, когда вы в цейтноте, рекомендуем раз в месяц составлять колесо жизненного баланса. Оно поможет увидеть перекосы в разных сферах жизни и гармонизировать их.
- Попробовать технику «Хронометраж» — отрезвляющую практику, которая поможет увидеть, на что вы действительно тратите время в течение дня. Возможно, в результате вы увидите, что вас должно волновать не «как всё успевать», а «как перестать отвлекаться»: например, на соцсети, пустую болтовню и прочие неважные дела, которые крадут уйму времени.
Полезный шаблон #
Сохранили инструкцию с шагами, как всё успевать, в удобный шаблон в Сингулярити. Внутри — задачи на каждый шаг, ссылки на полезные материалы и техники по теме. Забирайте 🙂
Скачать шаблонКоротко о главном #
- Успеть вообще всё и при этом не поехать кукухой — невозможно. Поэтому снимите с себя подобные невыполнимые обязательства и постройте систему, чтобы успевать ГЛАВНОЕ.
- Если в моменте вы ничего не успеваете — тормозите. Выпишите дела, проанализируйте их важность и соответствие глобальным целям, а дальше избавьтесь от всего ненужного и оставьте самое необходимое.
- Чтобы не теряться в иллюзиях относительно имеющегося у вас времени, составляйте почасовое расписание на неделю — оно покажет реальную картину и не даст «впихнуть невпихуемое» в 24 часа.
- Не забывайте планировать отдых, иначе есть все шансы выгореть. Добавляйте приятные дела в свое расписание и не жертвуйте ими в угоду гонке за продуктивностью.
- Пользуйтесь лайфхаками, методами и техниками тайм-менеджмента: пробуйте разные и ищите те, которые работают именно для вас.
Ну и приходите на наш курс Сингулярного тайм-менеджмента, где мы помогаем выстраивать стратегию, избавляться от хаоса и цейтнотов в повседневных делах и достигать своих, а не навязанных кем-то, целей. И всё это — всего за 5 недель.
Успехов в планировании!
.jpg.webp)
