Но это ловушка (бегите, глупцы!). В серии из семи экспериментов ученые доказали, что люди склонны переоценивать количество свободного времени. Поэтому сперва мы щедро раздаем обещания на будущее, а потом в панике и огне дедлайнов смотрим на свой монструозный список дел.
Противоядие от этого хаоса предложил бизнес-тренер Грег МакКеон. Называется оно «эссенциализм» — подход, при котором вы сначала определяете по-настоящему важное, а все остальное безжалостно отсекаете.
- Что такое эссенциализм и почему «меньше» дает больше
- Три шага эссенциалиста : исследовать, отсекать, исполнять
- Когда эссенциализм не работает и чем его заменить
- Как применять эссенциализм на практике
- Эссенциализм : коротко о главном
- FAQ
Что такое эссенциализм и почему «меньше» дает больше
Эссенциализм — это искусство отсекать лишнее. Из десятков задач, бомбардирующих список дел, вы оставляете только самые важные, вкладываетесь в них по максимуму, а остальные — вычеркиваете. Концептуальную базу этого подхода сформулировал Грег МакКеон в книге «Эссенциализм. Путь к простоте», позаимствовав формулу «меньше, но лучше» у промдизайнера Дитера Рамса.
Суть подхода держится на трех жестких постулатах. Первый: 90% того, что попадает в список дел — мусор. Второй: если вы не расставите приоритеты сами, за вас это сделает начальник, коллеги или родственники. Третий: успеть все физически нельзя. Поэтому главный вопрос к себе звучит так: «Чем я готов пожертвовать ради цели?» Эссенциалист принимает решения на берегу — заранее и регулярно. Неэссенциалист плывет по течению.
Быть неэссенциалистом легко: просто берите все, что дают. Эссенциализм требует осознанных усилий, потому что против вас работают два когнитивных бага:
- магия срочности — наш мозг отдает приоритет «горящим» задачам, а не важным. В пяти экспериментах участникам предлагали выбрать одно из двух заданий, одинаковых по сложности, но с разной наградой. За первое задание обещали пять шоколадных конфет, за второе — три. Когда срок выполнения у обоих заданий был сутки, невыгодное (с тремя конфетами) выбирали редко. Но стоило установить на «трехконфетное» задание дедлайн в 10 минут, как его стали выбирать вдвое чаще (31% против 13%);
- паралич выбора — при наличии нескольких относительно равноценных вариантов мозг склонен избегать принятия решения. Знаменитый эксперимент с джемами показал: к витрине с 24 сортами люди подходили чаще, чем к стойке с шестью, но покупали гораздо реже (3% против 30%). Отсюда вырос миф, что выбор парализует сам по себе. Однако позже другая группа исследователей уточнила, что мы впадаем в ступор только, если варианты сложно сравнить или непонятно, по какому признаку выбирать. В общем, нет критерия — нет выбора.
Прибавьте сюда FOMO, синдром отличника, перфекционизм, и станет ясно, почему наши списки дел растут в геометрической прогрессии. Чтобы сосредоточиться на главном, нужен один-единственный, но очень жесткий критерий отбора. И у МакКеона он есть: проходной балл для любой задачи — 90 из 100 (подробнее о расчете расскажем ниже).
Три шага эссенциалиста : исследовать, отсекать, исполнять
Критерий отбора в 90 баллов (подробнее о нем поговорим дальше) — только вершина айсберга. Как система, эссенциализм МакКеона базируется на трех основных шагах:
- Исследовать — оценивать важность задачи, проекта или просьбы прежде, чем соглашаться выполнить;
- Отсекать — отказываться от всего, что не прошло проверку, включая задачи, потерявшие актуальность;
- Исполнять — выстроить работу над оставшимися делами так, чтобы двигаться без «тяп-ляпов» и авралов.
Теперь разберем каждый шаг подробнее.
🦉 На первый взгляд может показаться, что эссенциалист — это робот, который только и делает, что выкидывает все лишнее и фигачит без продыху. Но в книге у МакКеона есть главы о том, как важно выделять время на размышления, игру (дела для удовольствия) и сон.
Неэссенциалист жертвует отдыхом, чтобы впихнуть еще пару задач. Эссенциалист обдумывает, отдыхает и высыпается, потому что без свежей головы не отличить важное от срочного. А еще эссенциалист не распыляется и берется только за те цели, от которых у него по-настоящему горят глаза.
Исследовать: правило 90 процентов
Первый шаг выполняет функцию входного фильтра для задач, отсеивая лишнее и помогая справиться с параличом выбора. Его выполнение потребует от вас трех действий.
- Определить главную цель. Чего вы хотите добиться? Что произойдет в финале? Например: «К концу года соберу портфолио из трех сильных кейсов и найду работу поинтереснее».
- Оценить задачу. Насколько конкретная задача или проект приближает вас к цели, если оценивать по шкале от 0 до 100? Например: «Доделать кейс для портфолио — 95 баллов. Двухчасовой созвон с коллегой для обсуждения похожего проекта под чаек-кофеек — от силы 60 баллов: идей подкинет, но кейс за меня не соберет».
- Отказаться от всего, что ниже 90. Никаких компромиссов. Все, что набрало 89 и меньше, у МакКеона превращается в ноль.
В жизни правило 90 процентов отлично описывает формула предпринимателя Дерека Сиверса: «Либо стопроцентное ДА, либо НЕТ». То есть чужая задача «всего на часик», которая по вашей шкале тянет максимум на 60, получает твердый ноль и в список не попадает.
Отсекать: как расстаться с ненужным
Второй шаг направлен на борьбу с «висяками» — задачами, которые уже есть у вас в списке, но потеряли свою ценность и актуальность. Выкинуть их сложнее, чем просто отказаться на старте, по двум научно доказанным причинам.
Первая — «эффект невозвратных затрат»: чем больше сил вы вложили в дело, тем крепче в него вцепляетесь, даже если впереди тупик. Вторая — «эффект владения»: свое всегда кажется дороже. В эксперименте Канемана студентам раздали кружки, и новоиспеченные владельцы тут же оценили их вдвое дороже, чем те, кому кружек не досталось. С обязательствами та же беда: начатый проект кажется суперценным просто потому, что он уже ваш.
Бороться с «висяками» и собственной жадностью можно одним из трех способов.
- Взгляд со стороны. Психолог Том Стэффорд предлагает спросить себя: «Если бы я еще не взял эту задачу, то чем бы пожертвовал, чтобы ее получить?» Неплохо избавляет от морока «моей пр-р-релести».
- Бюджет с нуля. Представьте, что вашего списка задач не существует. Мысленно составьте его заново, добавляя только то, что тянет на 90 баллов и выше. Все, что не вошло в новый список, держалось в старом исключительно по инерции.
- Тихий саботаж. Просто перестаньте делать какую-то фоновую рутину и посмотрите, изменится ли что-нибудь. Нет? Вычеркиваем!
Исполнять: буфер, узкое место, маленькие победы
Третий шаг в эссенциализме помогает делать важное и не выгорать. Для этого МакКеон предлагает использовать три приема.
- Буфер. Умножайте все свои оценки сроков и прогнозы по времени на 1,5. Звучит как перебор, но на самом деле мы плохо планируем. Например, студенты на вопрос о сроках сдачи диплома называли в среднем 34 дня. Реальность? 55 дней. В план уложились лишь 30% человек.
- Узкое место. Если работа буксует, не надо просто «сильнее стараться». Ищите, что конкретно тормозит процесс: долгий ответ коллеги, зависающая программа, лишний этап согласования. Избавьтесь от этой «занозы».
- Маленькие победы. Отмечайте даже маленькие шаги, которые продвигают вас к цели. Анализ дневников 238 сотрудников показал: лучшие рабочие дни — те, когда люди видели хотя бы минимальное движение вперед по важной задаче.
🦉 Кстати, «ноги» у приема с узким местом растут из теории Элияху Голдратта: скорость всей системы всегда равна скорости ее самого слабого звена. О том, как найти это звено в своем проекте и что с ним делать, у нас есть отдельная статья — «Теория ограничений Голдратта в управлении проектами».
Когда эссенциализм не работает и чем его заменить
Путь эссенциалиста хорош, но давайте будем реалистами: он не универсален. Самая частая и справедливая претензия к книге Грега МакКеона заключается в том, что умение безжалостно вычеркивать задачи — это роскошь. Если гендиректор отменит встречу ради важного проекта, им восхитятся. Если то же самое сделает рядовой сотрудник, его могут уволить. Из этого вытекают главные минусы подхода:
- нужен контроль над своим расписанием — фильтр в 90 баллов прекрасен, когда вы сами себе хозяин. Если же задачи прилетают от начальника, вы можете мысленно ставить им хоть нули, хоть минусы, но делать их все равно придется;
- нечестная выборка — в примерах МакКеона сплошь миллиардеры вроде Уоррена Баффета и Стива Джобса. Книга описывает людей, у которых этап первоначального накопления опыта давно позади. А вот тем, кто только строит карьеру, новые двери чаще открывает именно слово «да»;
- при форс-мажорах метод бесполезен — «горящий» релиз, внезапная налоговая проверка или потоп из-за соседей сверху плевали на ваши приоритеты. Эссенциализм не дает рецептов для кризисов, оставляя нас лишь с советом закладывать буфер и спрашивать себя: «Что важно прямо сейчас?».
Поэтому в чистом виде эссенциализм подойдет тем, кто хотя бы частично сам формирует свой список задач: руководителям, предпринимателям, фрилансерам и опытным специалистам (от сеньор-разработчика до главного бухгалтера), которые набрали проектов и теперь тонут в них. Рядовым наемным сотрудникам МакКеон дает хитрый совет: перебрасывать мяч на сторону босса. Когда прилетает новая задача, говорите: «Да, беру. Что из моих текущих проектов мы ставим на паузу?».
В целом, чтобы понять, нужен ли вам эссенциализм, понаблюдайте за собой неделю-другую. Если вы соглашаетесь на все подряд, а до реально важного у вас потом неделями не доходят руки, — метод МакКеона может помочь. Поняли, что эссенциализм — не ваше? Попробуйте один из альтернативных методов планирования из таблицы ниже.
| Метод | Какую проблему решает | Чем отличается от эссенциализма |
|---|---|---|
| Принцип Парето | Где те 20% усилий, что дают 80% результата | Эмпирическое наблюдение; эссенциализм — прикладной фреймворк |
| Матрица Эйзенхауэра | За что хвататься прямо сейчас | Оперирует уже принятыми задачами; эссенциализм фильтрует их на входе |
| Метод трех дел | Что нужно сделать сегодня, чтобы день прошел не зря | Лимитирует объем задач в сутки; эссенциализм лимитирует объем обязательств в целом |
| GTD | Как разгрузить мозг и ничего не забыть | Нацелен на сохранение 100% информации; эссенциализм нацелен на отсев |
| Deep Work | Как работать так, чтобы не отвлекаться | Нацелен на процесс работы; эссенциализм — на выбор работы |
Кстати, многие методы неплохо сочетаются между собой. Например, можно собирать входящие как в GTD, фильтровать их с помощью эссенциализма, расставлять приоритеты через матрицу Эйзенхауэра, а потом сфокусированно работать по Deep Work.
Как применять эссенциализм на практике
Быть эссенциалистом в теории легко, на практике — все решает привычка. Вам придется регулярно делать три вещи: фильтровать входящие, вычеркивать лишнее и закладывать буферы на работу. Вести такой учет на бумаге — то еще удовольствие: отмененные дела создают визуальный шум, а переписывать списки руками просто долго.
Цифровой планировщик задач забирает всю механику на себя. Он поднимет важное наверх, спрячет неактуальное, покажет обратный отсчет до дедлайна и перенесет «хвосты» на завтра. Показываем, как внедрить эссенциализм в работу и жизнь, на примере приложения SingularityApp (подойдет и другой планировщик со схожим функционалом).
Пропускайте каждую новую задачу через фильтр
В ваш основной список дел задача должна попадать только после проверки по правилу 90 процентов. А до тех пор она живет в «карантине» без даты. Если задача прилетела от руководителя, алгоритм тот же, только сначала нужен диалог: «Беру. Что тогда откладываем?». Пока ответа нет — задача не получает ни даты, ни приоритета.
Что использовать в SingularityApp:
- Входящие. Любая идея или просьба, записанная на бегу, падает сюда и ждет разбора. Это и есть карантин: путь из «Входящих» в «Сегодня» или «Планы» лежит только через ваш личный фильтр.
- Закрепить задачу. Ваше главное дело дня, которое будет висеть в верхней части списка дел. Закрепленная задача — это ваш ответ на вопрос «что по-настоящему важно прямо сейчас?».
- Когда-нибудь. Сомневаетесь? Смело отправляйте задачу в этот раздел. Она исчезнет с радаров, не будет мозолить глаза, но и не удалится с концами. Идеальный склад для идей, которым пока рано говорить «да».
Раз в неделю проводите аудит
Даже у самого хардкорного эссенциалиста списки задач постепенно обрастают неактуальным мусором. Поэтому выделите полчаса в неделю на аудит. Проводите его, когда вас никто не отвлекает: это и есть то самое «время на размышления» по МакКеону.
Начните с главной цели: перепроверьте, горите ли вы ей до сих пор? или тащите на себе только по инерции? Потом пройдитесь по всем проектам и спросите себя: это ведет к цели? это еще актуально? это можно бросить? а делегировать? В конце аудита обязательно прикиньте, достаточно ли времени на этой неделе вы уделяли сну, отдыху и делам для удовольствия.
Что использовать в SingularityApp:
- Повтор задач. Заведите задачу «Провести аудит всех списков и проектов» с еженедельным повтором (например, по пятницам). В нужный день она сама появится в «Сегодня».
- Режим проверки. В десктоп-версии он подсветит красным проекты, которые вы давно не пересматривали, и по очереди проведет вас по ним. Интервал проверки для каждого проекта можно настроить свой.
- Режим «Отслеживать». Включает счетчик просроченных задач рядом с разделом «Сегодня». Плашки меняют цвет от безобидного серого до ядовито-красного (если просрочка больше 5 дней). Постоянно видите красное? Значит, ваш фильтр на входе сломался — повод задуматься и принять меры.
- Трекер привычек. Контролируйте через трекер регулярный сон, отдых и дела для удовольствия. Например, заведите привычки «лечь до полуночи», «час на хобби» и «прогулка без телефона». Следите за тем, чтобы серии не прерывались.
Закладывайте буфер и закрывайте день маленькой победой
Отобранные задачи эссенциалист делает спокойно, вдумчиво и качественно. Для этого ставьте сроки с 50% запасом, отслеживайте время до дедлайна и учитывайте даже микрошаги в сторону цели.
Что использовать в SingularityApp:
- Дата и дедлайн. Это два разных поля в настройках задачи. Дата — когда вы планируете начать, дедлайн — когда все должно быть готово. Поставьте дату начала с 50%-ным запасом. А до дедлайна приложение будет показывать обратный отсчет прямо в списке дел.
- Чек-лист. Дробите каждую важную задачу на шаги, чтобы фиксировать даже небольшой прогресс. Также вместо чек-листов можно использовать подзадачи. Выбирайте, что удобнее.
- Завершить на сегодня. Если вы поработали над сложной задачей, но не выполнили ее полностью, просто закройте ее «на сегодня». В чекбоксе появится звездочка, дело исчезнет из списка, а завтра утром снова станет активным. Вы молодец, а мозг получил свою порцию дофамина.
Жесткий фильтр, еженедельная чистка и работа с буфером — встройте эти три привычки в планировщик, и ваш список дел станет коротким. Не пугайтесь, у настоящего эссенциалиста именно таким он и должен быть.
Эссенциализм : коротко о главном
Эссенциализм — это искусство осознанного выбора. Это смелость решить, что для вас по-настоящему важно, направить туда все свои силы и со спокойной душой вычеркнуть остальное (даже если время уже потрачено). Для этого эссенциалист жестко фильтрует новые задачи, регулярно «чистит» списки дел и закладывает буфер времени на выполнение работы. А чтобы разглядеть главное, он бережет то, чем другие жертвуют первым: сон, отдых, дела для удовольствия и время на размышления.
И когда через месяц ваш календарь обманчиво опустеет, а кто-то из коллег снова попросит вас помочь «буквально на пару часиков» — вы не растеряетесь. Теперь у вас есть надежная защита: планка, ниже которой просто не существует слова «да».
