.svg){kind=icon}
Мы собрали 15 самых типичных ошибок, которые вредят личной эффективности и успеху в делах. Проверь, не мешает ли тебе что-то из этого списка (и начни культивировать что-то более полезное) —меняй старые плохие привычки на классные новые.
1. Практиковать многозадачность
Все мы помним байку про Юлия Цезаря, который мог выполнять три задачи одновременно. И всем нам её подсовывают как идеал: многозадачность — то, что требует от нас окружение в современном мире. Звонить по зуму и параллельно строчить отчет, качать ребенка и вести бизнес другой рукой, ехать в машине и слушать аудиокниги… Но действительно ли параллельное выполнение задач работает?!
Вопрос в скорости переключения: в среднем на смену контекста и сосредоточенность на конкретном занятии у человека уходит чуть больше 20 минут. Если контекст постоянно меняется, а задачи скачут перед глазами, как караси на сковородке, сосредоточенности достичь сложно. Как и продуктивности — это попросту выматывает. А если многозадачность становится привычкой, то ещё и вредит.
Да, теоретически ты можешь натренировать свой мозг переключаться от одного дела к другому максимально быстро (возможно, в этом был секрет успеха Цезаря). Но это — долго, сложно и контрпродуктивно (только если ты не агент спецслужб). Поэтому лучше и эффективнее — делать задачи по очереди, полностью отдаваясь контексту в процессе выполнения. Например, использовать режим фокуса или таймер Помодоро в планировщике Сингулярити — они помогут не отвлекаться от главного.
2. Не записывать появившиеся задачи и идеи сразу же
Догадываемся, что у Дмитрия Менделеева на прикроватной тумбочке лежал листочек — иначе все мы остались бы без его знаменитой таблицы: ведь не запиши он свою идею сразу после пробуждения, она могла бы улетучиться, как сон. Навсегда.
И твои незаписанные задачи могут поступить так же, если вовремя их не поймать. Чтобы делать это как можно проще и быстрее, настрой все возможные варианты для записи задач во Входящие в Сингулярити: например, подключи Телеграм-бота или синхронизируй приложение с календарем Гугла. Чтобы ни одно дело не смогло проскочить мимо твоего внимания!
3. Пытаться сделать как можно больше
«Пятилетку за четыре года» — твой девиз? В союзе тебя бы похвалили, но советуем быть осторожнее: если требовать от себя работать на пределе возможностей постоянно, можно или выгореть, или уехать лечиться (или всё вместе).
Вместо того, чтобы пытаться стать супер-эффективным роботом, у которого весь день расписан по минутам, лучше использовать жестко-гибкое планирование задач: потому что в твое расписание всегда могут вмешаться ошибки планирования, злополучный Мёрфи, когда всё идёт не так, или банальная спонтанность (которой так сильно не хватает роботам и которая так свойственна каждому из нас).
Чтобы не впихивать в свой день слишком многое, попробуй календарное планирование в Сингулярити — с ним наглядно видно, сколько дел ты реально можешь успеть за сутки (цифра точно меньше, чем ты думаешь).
4. Откладывать планирование на последний момент
Когда на день нет четкого плана, пойти не так может буквально всё. Потому что нет ни списка потенциальных задач, ни приоритетов их выполнения, ни расписания. И тогда непонятно, что стоит сделать утром, что — вечером, а когда — тренировка или зум с клиентом. Поэтому к вечеру можно найти себя в объятиях социальных сетей с ворохом несделанного, которое перенесется на завтра. Опять.
Чтобы не попасться в коварные лапы прокрастинации, всегда планируй свой день с вечера: утром останется лишь освежить план. И не придется тратить мыслетопливо на то, чтобы как-то собрать все дела на день в кучку и привести их в порядок. Отказаться от этой плохой привычки может быть проще простого — достаточно поставить себе повторяющуюся задачу в твоем планировщике, вроде «Спланировать дела на завтра», или использовать для этого трекер привычек. Например, такой, как в Сингулярити.
5. Откладывать сложные задачи на потом
Соблазн отложить сложности на потом велик: вот сделаю сейчас всё-всё простое и понятное и возьмусь за страшную задачу позже. Из-за такой негативной привычки страшные задачи вечно отодвигаются, а потом, перед самым дедлайном, начинают больно кусаться: потому что, например, на них нужно больше времени, чем предполагалось, а его уже нет.
Вместо откладывания — дели увесистого «слона» на кусочки, съедай лягушку на завтрак и расправляйся с такими делами в первую очередь. Позвонить клиенту, с которым натянутые отношения? Переделать презентацию? Написать отчет за квартал? Сходить на почту и простоять там 30 минут в очереди? Ну что ж, так тому и быть. Зато, когда неприятное или сложное уже позади, сделать всё остальное — проще простого!
А чтобы не было ни единого шанса себя перехитрить, настрой уведомления в своем планировщике: они напомнят, что сейчас пора браться за важное и сложное, а не прокрастинировать.
6. Откладывать мелкие задачи на потом
Ещё одна плохая привычка — откладывать всякую мелочевку на когда-нибудь. Из-за этого паттерна маленькие задачи кочуют из списка в список, из расписания в расписание и в изо дня в день. Потому что на них уже не остаётся ни сил, ни желания. Рецептов против такого паттерна несколько:
- Завести специальный тег для таких крошечных и быстрых задач, и когда тебе подвернется минутка (например, когда ты ждешь очереди или стоишь в пробке), перещелкать их одной левой.
- Пользоваться заветами Дэвида Аллена и его методом GTD: если на выполнение задачи нужно не больше 5 минут — делать её сразу. Это очищает «оперативную память» твоего мозга и дарит капельку эндорфина.
- Планировать в своём расписании окошко под мелкие задачи и делать в этот промежуток всю мелочевку: звонки, проверки почты, просмотр ссылок и другую мелочевку.
7. Не вести учет затрат времени
Если ты не фиксируешь, сколько времени тратишь на разные типы задач, то можешь сильно ошибаться в предварительных оценках для схожих дел. Плюс не замечаешь, сколько времени ты сливаешь впустую, отвлекаясь на внешние факторы: уведомления, пустые разговоры с коллегами или чтение почты.
Чтобы увидеть, сколько реально ты тратишь времени на каждую задачу, используй таймер Помодоро: количество рабочих циклов покажет, как быстро ты можешь справиться с конкретным делом. А если записать эту информацию в заметках к задаче, то в следующий раз оценить сроки для подобной будет проще (и объективнее).
8. Не ограничивать время на соцсети, мессенджеры и видеосервисы
Сколько раз такое бывало: заходишь в соцсеть или мессенджер, чтобы посмотреть что-то конкретное, — а дальше, как в тумане. И минус пару часов из жизни, которые можно было потратить на что-то более ценное.
Чтобы такого не происходило, устанавливай лимиты приложений в своем смартфоне. И резервируй в своем расписании особые окошки на такие занятия.
9. Не планировать свободное время
На выходные всегда много планов, но большинство из них не сбывается? Всё дело в том, что эти планы живут только в твоей голове. Когда ты выписываешь их в планировщик, становится ясно, что сделать генеральную уборку, закупиться продуктами и поужинать с родителями — уже достаточно для субботы. Даже если хотелось впихнуть туда шопинг и поход в кино, а еще прогулку.
Чем лучше спланировано нерабочее время, тем проще: не нужно думать, чем заняться в этот огромный промежуток свободы и с чего вообще начинать. А для наглядности планирования пригодится режим календаря в твоем планировщике.
10. Вести списки дел, но не заглядывать в них
Даже если ты всё записываешь, нет никакой гарантии, что это будет выполнено — просто потому что списков бывает оч-ч-чень много. Не веришь? Предлагаем маленький эксперимент: зайди в свой планировщик или заметки и отлистай на полгода назад. Наверняка найдешь много забытого и интересного.
Чтобы такого не случалось, стоит иногда перетряхивать записанное. Для этого используй режим проверки в Сингулярити: с ним легко актуализировать все задачки всех проектов и сдуть пыль с тех, которые ты давно не трогал.
11. Не приоритизировать задачи
Когда в ворохе дел непонятно, что срочно и важно, а что — не очень, есть риск слить всю энергию и время на что-то бестолковое, а до ценного так и не дойти. Поэтому лучше всегда расставлять приоритеты. Благо, для этого есть столько техник и методов:
12. Не делить дела на категории
Когда личное смешивается с рабочим, редко получается что-то хорошее. Поэтому лучше отделять мух от котлет и заводить проекты под глобальные категории своей жизни. Особенно, когда в планировщике их можно создавать бесконечно много, да еще и оформлять так, как тебе хочется. +100 к продуктивности!
13. Не группировать задачи
У японцев есть система 5S: сортируй, соблюдай порядок, содержи в чистоте, стандартизируй, совершенствуй. Благодаря ей задачи на рабочих местах делаются быстро и качественно. Потому что все инструменты — всегда на своих местах и сгруппированы по степени нужности. А значит, не придется нарезать круги по цеху в поисках плоскогубцев или искать ключ на 12 в коробке со всеми подряд инструментами.
Так вот, чтобы не тратить драгоценное время на бессмысленные перемещения в пространстве и не делать однотипную работу разрозненно, советуем группировать задачи. Бумажные дела — решай пачкой одно за другим, поездки в разные места — сгруппируй в общий маршрут, а личные дела — выполни в отдельный слот времени.
14. Плотно планировать расписание
Здорово, когда есть план. Нездорово, когда в нем нет подстраховки: тогда из-за сбоя на одной задаче может поехать вообще всё расписание. Опоздал на встречу, или она затянулась — опоздаешь к врачу или на зум-звонок, а потом не успеешь доделать бумажную работу до конца дня, и придется засиживаться в рабочем кресле.
Не надо так — вместо того, чтобы плотно планировать, оставляй зеленые зоны в своем расписании. Тогда любые форс-мажоры будут тебе не страшны.
15. Вообще не планировать
Пофигистом по жизни быть приятно: живешь, как вольный художник, доверяешься случаю и никуда не спешишь. Но у пофигизма есть и обратная сторона: дедлайны подкрадываются незаметно и больно кусают в самый неподходящий момент, обещания — срываются, и ты слывешь ненадежным человеком, а жизнь становится неуправляемой — времени, вроде бы, много, а делается при этом ничтожно мало.
Чтобы перестать плыть по течению безвольным бревнышком, бери инициативу в свои руки — начинай планировать. По чуть-чуть, аккуратно и без фанатизма займись формированием полезной привычки вести список дел. Потому что иначе можно легко скатиться к мазохизму и так и не достичь дзена. А чтобы было проще управлять делами, выбери для себя инструмент: начать можно с бумажного планировщика или сразу попробовать удобное приложение на смартфоне :) Удачи!
Скачать планировщик чтобы всё успевать