Мы собрали 15 самых типичных ошибок, которые снижают продуктивность и вредят успеху в делах. Проверь, не мешает ли тебе что-то из этого списка (и начни культивировать что-то более полезное) —меняй старые плохие привычки на классные новые.
1. Практиковать многозадачность#
Все мы помним байку про Юлия Цезаря, который мог выполнять три задачи одновременно. И всем нам её подсовывают как идеал: многозадачность — то, что требует от нас окружение в современном мире. Звонить по зуму и параллельно строчить отчет, качать ребенка и вести бизнес другой рукой, ехать в машине и слушать аудиокниги… Но действительно ли параллельное выполнение задач работает?!
Вопрос в скорости переключения: в среднем на смену контекста и сосредоточенность на конкретном занятии у человека уходит чуть больше 20 минут. Если контекст постоянно меняется, а задачи скачут перед глазами, как караси на сковородке, сосредоточенности достичь сложно. Как и продуктивности — это попросту выматывает. А если многозадачность становится привычкой, то ещё и вредит.
Да, теоретически ты можешь натренировать свой мозг переключаться от одного дела к другому максимально быстро (возможно, в этом был секрет успеха Цезаря). Но это — долго, сложно и контрпродуктивно (только если ты не агент спецслужб). Поэтому лучше и эффективнее — делать задачи по очереди, полностью отдаваясь контексту в процессе выполнения. Например, использовать режим фокуса или таймер Помодоро в планировщике Сингулярити — они помогут не отвлекаться от главного.
2. Не записывать появившиеся задачи и идеи сразу же#
Догадываемся, что у Дмитрия Менделеева на прикроватной тумбочке лежал листочек — иначе все мы остались бы без его знаменитой таблицы: ведь не запиши он свою идею сразу после пробуждения, она могла бы улетучиться, как сон. Навсегда.
И твои незаписанные задачи могут поступить так же, если вовремя их не поймать. Чтобы делать это как можно проще и быстрее, настрой все возможные варианты для записи задач во Входящие в Сингулярити: например, подключи Телеграм-бота или синхронизируй приложение с календарем Гугла. Чтобы ни одно дело не смогло проскочить мимо твоего внимания!
3. Пытаться сделать как можно больше#
«Пятилетку за четыре года» — твой девиз? В союзе тебя бы похвалили, но советуем быть осторожнее: если требовать от себя работать на пределе возможностей постоянно, можно или выгореть, или уехать лечиться (или всё вместе).
Вместо того, чтобы пытаться стать супер-эффективным роботом, у которого весь день расписан по минутам, лучше использовать жестко-гибкое планирование задач: потому что в твое расписание всегда могут вмешаться ошибки планирования, злополучный Мёрфи, когда всё идёт не так, или банальная спонтанность (которой так сильно не хватает роботам и которая так свойственна каждому из нас).
Чтобы не впихивать в свой день слишком многое, попробуй календарное планирование в Сингулярити — с ним наглядно видно, сколько дел ты реально можешь успеть за сутки (цифра точно меньше, чем ты думаешь).
4. Откладывать планирование на последний момент — ещё одна причина низкой продуктивности#
Когда на день нет четкого плана, пойти не так может буквально всё. Потому что нет ни списка потенциальных задач, ни приоритетов их выполнения, ни расписания. И тогда непонятно, что стоит сделать утром, что — вечером, а когда — тренировка или зум с клиентом. Поэтому к вечеру можно найти себя в объятиях социальных сетей с ворохом несделанного, которое перенесется на завтра. Опять.
Чтобы не попасться в коварные лапы прокрастинации, всегда планируй свой день с вечера: утром останется лишь освежить план. И не придется тратить мыслетопливо на то, чтобы как-то собрать все дела на день в кучку и привести их в порядок. Отказаться от этой плохой привычки может быть проще простого — достаточно поставить себе повторяющуюся задачу в твоем планировщике, вроде «Спланировать дела на завтра», или использовать для этого трекер привычек. Например, такой, как в Сингулярити.
5. Откладывать сложные задачи на потом#
Соблазн отложить сложности на потом велик: вот сделаю сейчас всё-всё простое и понятное и возьмусь за страшную задачу позже. Из-за такой негативной привычки страшные задачи вечно отодвигаются, а потом, перед самым дедлайном, начинают больно кусаться: потому что, например, на них нужно больше времени, чем предполагалось, а его уже нет.
Вместо откладывания — дели увесистого «слона» на кусочки, съедай лягушку на завтрак и расправляйся с такими делами в первую очередь. Позвонить клиенту, с которым натянутые отношения? Переделать презентацию? Написать отчет за квартал? Сходить на почту и простоять там 30 минут в очереди? Ну что ж, так тому и быть. Зато, когда неприятное или сложное уже позади, сделать всё остальное — проще простого!
А чтобы не было ни единого шанса себя перехитрить, настрой уведомления в своем планировщике: они напомнят, что сейчас пора браться за важное и сложное, а не прокрастинировать.
6. Откладывать мелкие задачи на потом#
Ещё одна плохая привычка — откладывать всякую мелочевку на когда-нибудь. Из-за этого паттерна маленькие задачи кочуют из списка в список, из расписания в расписание и в изо дня в день. Потому что на них уже не остаётся ни сил, ни желания. Рецептов против этой причины снижения продуктивности несколько:
- Завести специальный тег для таких крошечных и быстрых задач, и когда тебе подвернется минутка (например, когда ты ждешь очереди или стоишь в пробке), перещелкать их одной левой.
- Пользоваться заветами Дэвида Аллена и его методом GTD: если на выполнение задачи нужно не больше 5 минут — делать её сразу. Это очищает «оперативную память» твоего мозга и дарит капельку эндорфина.
- Планировать в своём расписании окошко под мелкие задачи и делать в этот промежуток всю мелочевку: звонки, проверки почты, просмотр ссылок и другую мелочевку.
7. Не вести учет затрат времени#
Если ты не фиксируешь, сколько времени тратишь на разные типы задач, то можешь сильно ошибаться в предварительных оценках для схожих дел. Плюс не замечаешь, сколько времени ты сливаешь впустую, отвлекаясь на внешние факторы: уведомления, пустые разговоры с коллегами или чтение почты.
Чтобы увидеть, сколько реально ты тратишь времени на каждую задачу, используй таймер Помодоро: количество рабочих циклов покажет, как быстро ты можешь справиться с конкретным делом. А если записать эту информацию в заметках к задаче, то в следующий раз оценить сроки для подобной будет проще (и объективнее).
8. Не ограничивать время на соцсети, мессенджеры и видеосервисы#
Сколько раз такое бывало: заходишь в соцсеть или мессенджер, чтобы посмотреть что-то конкретное, — а дальше, как в тумане. И минус пару часов из жизни, которые можно было потратить на что-то более ценное.
Чтобы такого снижения продуктивности не происходило, устанавливай лимиты приложений в своем смартфоне. И резервируй в своем расписании особые окошки на такие занятия.
9. Не планировать свободное время#
На выходные всегда много планов, но большинство из них не сбывается? Всё дело в том, что эти планы живут только в твоей голове. Когда ты выписываешь их в планировщик, становится ясно, что сделать генеральную уборку, закупиться продуктами и поужинать с родителями — уже достаточно для субботы. Даже если хотелось впихнуть туда шопинг и поход в кино, а еще прогулку.
Чем лучше спланировано нерабочее время, тем проще: не нужно думать, чем заняться в этот огромный промежуток свободы и с чего вообще начинать. А для наглядности планирования пригодится режим календаря в твоем планировщике.
10. Вести списки дел, но не заглядывать в них#
Даже если ты всё записываешь, нет никакой гарантии, что это будет выполнено — просто потому что списков бывает оч-ч-чень много. Не веришь? Предлагаем маленький эксперимент: зайди в свой планировщик или заметки и отлистай на полгода назад. Наверняка найдешь много забытого и интересного.
Чтобы такого не случалось, стоит иногда перетряхивать записанное. Для этого используй режим проверки в Сингулярити: с ним легко актуализировать все задачки всех проектов и сдуть пыль с тех, которые ты давно не трогал.
11. Не приоритизировать задачи#
Когда в ворохе дел непонятно, что срочно и важно, а что — не очень, есть риск слить всю энергию и время на что-то бестолковое, а до ценного так и не дойти. Поэтому лучше всегда расставлять приоритеты. Благо, для этого есть столько техник и методов:
Когда в ворохе дел непонятно, что срочно и важно, а что — не очень, есть риск слить всю энергию и время на что-то бестолковое, а до ценного так и не дойти. Поэтому лучше всегда расставлять приоритеты. Благо, для этого есть столько техник и методов:
12. Не делить дела на категории#
Когда личное смешивается с рабочим, редко получается что-то хорошее. Поэтому лучше отделять мух от котлет и заводить проекты под глобальные категории своей жизни. Особенно, когда в планировщике их можно создавать бесконечно много, да еще и оформлять так, как тебе хочется. +100 к продуктивности!
13. Не группировать задачи#
У японцев есть система 5S: сортируй, соблюдай порядок, содержи в чистоте, стандартизируй, совершенствуй. Благодаря ей задачи на рабочих местах делаются быстро и качественно. Потому что все инструменты — всегда на своих местах и сгруппированы по степени нужности. А значит, не придется нарезать круги по цеху в поисках плоскогубцев или искать ключ на 12 в коробке со всеми подряд инструментами.
Так вот, чтобы не тратить драгоценное время на бессмысленные перемещения в пространстве и не делать однотипную работу разрозненно, советуем группировать задачи. Бумажные дела — решай пачкой одно за другим, поездки в разные места — сгруппируй в общий маршрут, а личные дела — выполни в отдельный слот времени.
14. Плотно планировать расписание#
Здорово, когда есть план. Нездорово, когда в нем нет подстраховки: тогда из-за сбоя на одной задаче может поехать вообще всё расписание. Опоздал на встречу, или она затянулась — опоздаешь к врачу или на зум-звонок, а потом не успеешь доделать бумажную работу до конца дня, и придется засиживаться в рабочем кресле.
Не надо так — вместо того, чтобы плотно планировать, оставляй зеленые зоны в своем расписании. Тогда любые форс-мажоры будут тебе не страшны.
15. Вообще не планировать#
Пофигистом по жизни быть приятно: живешь, как вольный художник, доверяешься случаю и никуда не спешишь. Но у пофигизма есть и обратная сторона: дедлайны подкрадываются незаметно и больно кусают в самый неподходящий момент, обещания — срываются, и ты слывешь ненадежным человеком, а жизнь становится неуправляемой — времени, вроде бы, много, а делается при этом ничтожно мало.
Чтобы перестать плыть по течению безвольным бревнышком, бери инициативу в свои руки — начинай планировать. По чуть-чуть, аккуратно и без фанатизма займись формированием полезной привычки вести список дел. Потому что иначе можно легко скатиться к мазохизму и так и не достичь дзена. А чтобы было проще управлять делами, выбери для себя инструмент: начать можно с бумажного планировщика или сразу попробовать удобное приложение на смартфоне :) Удачи!
Скачать планировщик чтобы всё успевать