Метод АБВГД — расставляем приоритеты с помощью алфавита

Техник планирования много, и абсолютно правильной среди них нет — каждый подбирает для себя наиболее подходящий метод. Ну, а мы ищем новые техники, чтобы ваш выбор был шире. Рассказываем про метод АБВГД от культового мотивационного коуча Брайана Трейси. Если вы любите раскладывать все по полочкам или уже пробовали планировать по матрице Эйзенхауэра, то эта техника вам точно понравится.

Можно сказать, что метод АБВГД — это усложненная матрица Эйзенхауэра. Он подойдет, если у вас обширный список дел, и непонятно, за что хвататься в первую очередь. Сам метод состоит из 4 этапов.

Этап 1. Составляем список дел#

Напишите все задачи, которые стоят перед вами на данный момент. Не нужно сразу определять их приоритеты — просто накидайте все ваши задачи в таком порядке, в котором они приходят к вам в голову. Включите сюда и личные, и рабочие дела, и «хотелки», которые постоянно откладываете. В результате у вас должен получиться большой «разношерстный» список, примерно такой:

#

Дальше — самое сложное. Нужно разделить все задачи на группы:

Приоритет Последствия Описание Примеры
А Высокий Серьезные Влияют на будущее, определяют дальнейшие планы Ответственные рабочие задачи, вопросы здоровья
Б Средний Средние Рутинные задачи, которые нужно сделать до определенного времени Заплатить по счетам, составить отчет, сходить на плановый осмотр
В Низкий Без последствий Необязательные дела, но их выполнение принесет удовольствие или какие-то «плюшки» Посмотреть интересный фильм, сходить на выставку, «почистить» почту
Г Можно делегировать Различные Задачи, которые отнимают у вас время, но при этом вы легко можете их кому-то передать Приготовить праздничный ужин (можно заказать доставку)
Д Можно вычеркнуть Могут впустую отнять время Ненужные дела, которые отнимут у вас драгоценное время Разложить одежду по цветам, встретиться с одноклассницей, с которой у вас давно нет общих тем

Как определить «ненужные» дела?

Это на самом деле может вызвать ступор. Когда вы составляете список, все задачи кажутся важными. Но лучше перепроверить — действительно ли все из них так нужно выполнить? Может быть сложно отнести дело к категорий В (низкий приоритет, необязательные дела) и Д (ненужные дела, отнимают время). Итак:

  • Категория В — задачи, которые принесут вам пользу или удовольствие. Да, совершенно необязательно устраивать СПА-вечер с аромасвечами и горячей ванной, но это принесет вам гармонию и умиротворение. А значит, и последующую продуктивность. При этом задача является необязательной, то есть, выполнить ее можно после того, как будут решены основные задачи. А если не выполнить — ничего страшного не будет.
  • Категория Д — ненужные задачи, которые еще и могут отнять у вас ценное время. Это могут быть навязанные кем-то дела (например, подруга посоветовала обязательно посмотреть фильм) или происки вашего перфекционизма (навести идеальный порядок в своей коллекции игрушечных лягушек). Также это могут быть пока не актуальные задачи (распланировать отпуск, который будет через год) или импульсивные, сиюминутные решения (срочно купить холст с красками и начать рисовать).

Если вы видите, что выполнение задачи не принесет ощутимой пользы или удовольствия, а только отнимет время, при этом невыполнение никак не скажется на вашей жизни — это категория Д.

И вот, что у вас должно получиться:

Как видно из списка, есть три приоритетных дела:

  • Созвониться с клиентом — если не созвонимся, не получим заказ.
  • Вычитать текст — дедлайны близятся, клиент не ждет.
  • Закинуть денег в рекламный кабинет — если реклама внезапно остановится, никто за это по головке не погладит.

Далее — пара менее важных дел, но выполнить их, тем не менее, нужно:
  • Забрать куртку из химчистки — конечно, она подождет хозяина денек-другой, но вечно ждать не будет.
  • Сделать коту прививку — плановую вакцинацию для котиков тоже никто не отменял.

Следом — не такие важные дела, но они могут принести пользу:
  • Почистить ноут — даже если памяти еще достаточно, лучше вовремя избавляться от хлама, залежей файлов на рабочем столе и папок «Разобрать!». А то когда настанет критический момент, времени может и не быть.

Задачи, которые можно делегировать:
  • Заказать торт для Оли — если вы «зашиваетесь» с делами, но торт на день рождения подруги жизненно необходим, можно попросить об услуге ваших общих друзей.
  • Генеральная уборка — абсолютно точно не стоит тратить на нее единственный выходной, если вы можете вызвать клининг.

И на десерт — дела, которые с легкостью можно вычеркнуть из списка:
  • Заказать стикеры с пони — они вам действительно так нужны, что вы их до сих пор не заказали? Только потратите время на выбор и поход в службу доставки, чтобы потом ими не воспользоваться.
  • Посмотреть сериал, который рекомендовала Аня — чтобы не обидеть подругу, вы записали сериал в заметки, но на самом деле не любите такой жанр… Стоит ли смотреть?

После группировки задач можно приступать к следующему этапу, чтобы обозначить приоритеты еще четче.

#

Если в каждой группе более одной задачи, надо проставить у них порядковые номера, чтобы понять, что делать в первую очередь. То есть, самая важная задача будет под номером А1, затем А2 и т. д. Когда задачи под буквой, А кончатся, приступайте к задачам с буквой Б — и так до конца списка. Задачи под буквой Д можно сразу вычеркнуть, чтобы они не мешали.

#

Итак, порядок выполнения задач получился таким — для удобства можно зафиксировать это в своем списке:

  1. Вычитать текст — дедлайны горят, клиент жаждет контента для сайта.
  2. Созвониться с клиентом — после того, как отправлен текст существующему клиенту, нужно позвонить новому и обсудить задачи.
  3. Закинуть денег в рекламный кабинет — там еще осталось немного средств, но в ближайшее время нужно будет пополнить.
  4. Сделать коту прививку — котики важнее курток, поэтому в категории Б этот пункт первый.
  5. Забрать куртку из химчистки — можно, например, заехать туда после ветеринара.
  6. Почистить ноут — когда все дела будут сделаны.
  7. Заказать торт для Оли — нужно поскорее решить, кто из друзей этим займется.
  8. Генеральная уборка — ну, а потом можно и поискать клининг.

Приступайте к выполнению и не отвлекайтесь на второстепенные дела, пока не будут сделаны самые важные. Желательно к каждому делу проставить дедлайн с точностью до минут. Также нужно как можно скорее определить, кому можно делегировать задачи под буквой Г.

Теперь можно вычеркивать выполненные задачи по порядку. Вы великолепны!

Единственное «но» — составлять такие списки в стандартных «Заметках» на телефоне или компьютере не очень удобно. Лучше сразу делать это в подходящем приложении. Мы покажем, как удобно «расправляться» с задачами по методу АБВГД на примере таск-приложения SingularityApp.

SingularityApp — таск-менеджер для работы с хаосом

Singularity идеально подходит для работы по этому методу. Если в других приложениях нужно создавать список задач или проект, сразу устанавливая приоритет, дату и время выполнения, то здесь можно выгрузить задачи скопом — что для метода АБВГД, собственно, и нужно.

АБВГД — отличный метод для разбора входящих задач. Их удобно закинуть во Входящие (пункт «Входящие» в левом меню). Там — разметить тегами и проставить приоритеты.

Следующим шагом — распределите задачи по проектам и датам (для задач под буквами В и Д даты ставить не обязательно). Если у вас еще проектов нет — вам надо их создать.

Проекты — это папки для смыслового разделения задач: дом, работа, учеба, ремонт, свадьбы и т. д. Внутри каждого проекта могут быть задачи разных приоритетов АБВГД. Для разделения по буквам отлично подойдут теги, для каждого из которых можно указать цвет (так будет нагляднее).

В папке «Сегодня» используйте фильтр по тегу, чтобы сначала не отвлекаться, видеть и делать только задачи, А в порядке приоритетов, потом Б и так далее.

Теперь в каждом проекте рассортируйте задачи по приоритетам, назначив высокий, средний или низкий приоритет. В приложении можно автоматически сортировать задачи по приоритетам, чтобы сразу понять, за какую задачу браться в первую очередь. Особо важные задачи вы можете закрепить вверху списка.

Еще несколько полезных функций от Singularity App, которые помогут в тайм-менеджменте по методу АБВГД:

  • Дата и время выполнения и/или крайний срок для каждой задачи. Если у вас есть конкретная дата дедлайна, то можно поставить ее — например, вы должны показать клиенту проект 8 июля в 12:00. А если вам просто нужно успеть сделать что-то до определенной даты, то ставьте крайний срок — например, прививку котику надо сделать до 5 августа.
  • Теги — слова или краткие фразы, которые помогут ориентироваться в задачах. Например, некоторые из ваших рабочих задач находятся в списке А, а некоторые — в Б. Присвойте всем тег «работа» — когда вы кликните на него, то увидите список со всеми вашими рабочими задачами, независимо от их приоритета.
  • Подзадачи с бесконечной вложенностью. Это, на самом деле очень круто и снимает много ограничений — можно создавать подзадачи, в них еще подзадачи и еще… Столько, сколько хотите! В каждой отдельно настраивается приоритет, теги, крайний срок и другие опции.
  • Автоматический список «Сегодня». Очень удобно — просыпаетесь, открываете приложение и сразу видите, какие дела вам нужно сделать за день.
  • Синхронизация между всеми устройствами. Если вы скачаете приложение и на компьютер, и на телефон, то сможете следить за своими планами везде, где бы ни находились. Также есть веб-версия Singularity — ее можно открывать, например, на работе. Очень удобно, ведь современный человек постоянно находится в движении и вынужден переключаться между компьютером и телефоном.

Метод АБВГД — один из самых удобных для первых шагов в планировании. Здорово, что он позволяет четко определить приоритеты и выстроить строгую иерархию во всех задачах. Работа по этому методу предполагает, что вы будете начинать свой день с наиболее важных дел, которые формируют ваше будущее. А это отличный способ не сходить с выбранного пути и двигаться к намеченной цели.