Как расставлять приоритеты: методы, правила, нюансы

Расстановка приоритетов — это один из трех столпов современного тайм-менеджмента. Если два других столпа, планирование и целеполагание, позволяют человеку взять свою жизнь под контроль, то приоритизация помогает ему действовать максимально эффективно.

Сегодня рассмотрим основные методы расстановки приоритетов и разберем несколько важных правил работы с задачами.

Что такое приоритеты и зачем их расставлять #

Прежде чем переходить к самим техникам приоритизации, давайте определимся с терминами.

Проблема в том, что многие люди воспринимают слово «приоритетность» как синоним к слову «важность». Например, они смотрят на свой список дел, находят в нем самую важную задачу и считают, что приоритеты уже расставлены. Увы, это не совсем так.

Проще говоря, приоритетные задачи — это те задачи, которые мы выполняем первыми. Чем ближе к началу списка стоит задача, тем выше ее приоритет.

Теперь смотрите:

• Если наш список начинается с задачи «сходить в магазин», то именно эта задача является для нас самой приоритетной (хотя она не такая уж и важная).
• Если самая важная задача (например, «подготовиться к экзамену») находится в середине или в конце списка, то она не является приоритетной.

Недостаточно назначить задачу приоритетной. Чтобы она действительно стала таковой, ее нужно поставить в начало списка и выполнить в первую очередь.

Приоритизация задач: в чем польза? #

По факту расстановка приоритетов — это выбор очередности задач. Но почему именно она имеет значение? Потому что несет в себе сразу несколько полезных эффектов:

1. Рациональное использование ресурсов. В самом начале дня мы обладаем максимальным запасом времени, сил, мотивации и т. д. Вполне естественно, что эти ресурсы лучше тратить на самые важные дела.
2. Защита от случайностей. Чем больший период времени охватывает план, тем выше вероятность, что он сорвется. Например, в течение дня у нас может сломаться компьютер, заболеть зуб или пропасть настроение. Чем ближе к началу списка стоит задача, тем больше шансов на ее успешное выполнение.
3. Повышение эффективности. Важные задачи сильнее влияют на нашу жизнь. Когда мы выполняем такие задачи в первую очередь, то добиваемся максимальных результатов.

Кроме очередности, приоритетность обычно подразумевает и повышенный бюджет времени. Например, на подготовку к экзамену лучше выделить три часа, а на уборку в комнате хватит и 15 минут. Чем выше приоритет задачи, тем больше времени следует тратить на ее выполнение.

Методы приоритизации задач #

Методов расстановки приоритетов существует великое множество. Среди них есть как универсальные, которые подходят большинству людей, так и довольно специфические, например, предназначенные для бизнеса и разработки ПО. В этом разделе мы рассмотрим те методы, которые чаще всего используются в персональном тайм-менеджменте.

1. Метод Айви Ли #

Это, наверное, самый простой метод приоритизации задач. Нужно взять список дел (на день, на неделю, на месяц) и пронумеровать задачи в порядке важности. Важность задач определяют интуитивно.

Задачи в таком списке выполняют по порядку, начиная с первого номера. При этом нужно соблюдать правило: пока текущая задача не выполнена, к следующей переходить нельзя.

Метод хорошо подходит для простых повседневных дел, когда приоритеты можно легко определить «на глазок».

2. Метод 1-3-5 #

Метод аналогичен предыдущему, но подразумевает некоторую вариативность. Нужно взять свой список дел на день и обозначить в нем девять задач:

• 1 очень важную.
• 3 средней степени важности.
• 5 второстепенных.

То, что не влезло в эту «пирамиду приоритетов», отменяют или переносят на завтра.

В первую очередь выполняем самую важную задачу, затем переходим к задачам средней важности (их можно выполнить в любом порядке), а затем — к второстепенным задачам. Пока не выполнены все задачи на одном уровне, к следующему уровню переходить нельзя.

Метод хорошо подходит для организации дел на день. При желании его можно подогнать под себя, например, использовать формулу «1-2-3» или добавить в «пирамиду» еще один уровень.

3. Матрица Эйзенхауэра #

Это самая популярная методика расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Ее идея в том, чтобы оценивать дела по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач используется специальная таблица:

Приоритет задач зависит от квадрата, в который они попали. Наивысший приоритет у дел из квадрата А: их выполняют в первую очередь. Задачи из квадрата D выполняют последними или не выполняют совсем.

Квадрат B считается более приоритетным, чем квадрат C. Однако разница между этими квадратами не в порядке выполнения, а в бюджете времени. Нужно потратить как можно больше времени на задачи B, и как можно меньше — на задачи C.

Матрица Эйзенхауэра — самый универсальный метод приоритизации задач. Она подходит для большинства жизненных ситуаций и для любых горизонтов планирования.

4. Метод АБВГД #

В этой технике критерием приоритетности является влияние задачи на жизнь человека. Чем сильнее это влияние, тем выше приоритет задачи.

Составьте список дел и разделите их на пять групп:

• А — сильно влияют на жизнь.
• Б — слабо влияют на жизнь.
• В — не влияют, но хотелось бы сделать.
• Г — влияют, но их можно кому-нибудь передать (делегировать)
• Д — негативно влияют (впустую отнимают время)

Если задач в группах А и Б получилось много, пронумеруйте их по важности. Вот как это выглядит:

Задачи выполняют в порядке расстановки их приоритетов с А1. Задачи из группы Д просто вычеркивают и не выполняют.

Метод хорошо подходит для организации списка дел на день, на неделю или на месяц.

5. Принцип Парето #

В основе этого метода лежит знаменитый принцип Парето: 20% усилий обеспечивают 80% результата. Это правило работает и в тайм-менеджменте: 80% нашего успеха зависит лишь от 20% задач. Эти задачи следует выявить и назначить им высший приоритет.

Работает это так:

1. Составляем список текущих задач.
2. Упорядочиваем их по степени влияния на результат.
3. Отмечаем первые 20% задач.

Выбранные задачи выполняют в первую очередь или стараются потратить на них как можно больше времени.

Принцип Парето применим не только к задачам, но и к другим аспектам тайм-менеджмента. Например, 20% хронофагов отнимают у нас 80% времени. Решив только эти проблемы, мы можем существенно повысить свою продуктивность.

6. АБВ-анализ #

АБВ-анализ — это более продвинутый вариант предыдущего метода. Его идея в том, чтобы перераспределить время между задачами, исходя из их приоритета.

Составляем список дел, упорядочиваем их по важности и делим список на три группы:

• Группа А: Первые 15% задач.
• Группа Б: Следующие 20% задач.
• Группа В: Оставшиеся 65% задач.

Количество задач в группах можно округлять в любую удобную сторону.

Теперь распределяем время между группами. На группу А следует потратить 65% доступного времени, на группу Б — 20% времени, а на группу В — оставшиеся 15%.

Обратите внимание: оценка времени в АБВ-анализе — это не догма, а рекомендация. Расчетное время следует подогнать под свои реальные возможности.

7. Метод многокритериальной оценки #

Эта техника помогает расставить приоритеты в сложных ситуациях выбора. И выбора не только между двумя событиями, а, например, сразу из трёх и более вариантов. Предположим, вы выбираете новый смартфон и разрываетесь между тремя моделями. Вам нужно сделать следующее:

1. Определить критерии, которые важны для выбора. Для смартфона это могут быть цена, мощность процессора, оперативная память и камера (подставьте свои варианты).
2. Присвоить каждому критерию свой вес в зависимости от важности. Например, цена смартфона и качество камеры могут оказаться для вас важнее, чем остальные характеристики.
3. Оценить каждую модель по каждому из критериев. Для оценок можно использовать любую шкалу, например, трехбалльную.
4. Умножить оценки на веса и суммировать результат.

В приоритете будет тот вариант, который получил максимальную суммарную оценку. В нашем примере это модель Б.

Метод многокритериальной оценки подходит для ситуаций, в которых не работают другие методы приоритизации. С его помощью можно выбрать что угодно: квартиру, новую работу, курсы программирования, тему для сайта и т. д. Также этот метод хорошо подходит для приоритизации целей.

8. Энергетический список #

Этот метод позволяет выбирать способ приоритизации в зависимости от самочувствия. Разделите свой список дел на три группы: трудные задачи, средние и легкие. Например:

Если вы полны сил и решимости, начинайте с самых сложных задач. Если желания работать нет, начинайте с самых легких задач, чтобы постепенно втянуться в работу.

Метод помогает упростить расстановку приоритетов. Если важность задач мы можем определить далеко не всегда, то их сложность для нас обычно очевидна.

9. Метод лягушки #

«Лягушками» в тайм-менеджменте называют неприятные задачи, которые люди часто откладывают на потом. Например: позвонить в налоговую, посетить стоматолога, выполнить болезненную косметическую процедуру и т. д. Суть метода лягушки в том, чтобы выполнять задачи «в порядке их неприятности».

Откройте свой список дел и найдите ту задачу, которую вам меньше всего хочется выполнять. Присвойте ей номер один. Затем определите следующую «по неприятности» задачу и присвойте ей номер два. Все дела нумеровать не нужно: достаточно выбрать от 3 до 5 задач.

Если у вас появилось чувство, что вы «плывете против течения», значит, приоритеты расставлены правильно.

Как ни странно, но именно самые неприятные дела часто и являются самыми важными. Например, нам может быть страшно регистрировать ИП или просить о повышении зарплаты, но без выполнения этих задач мы не сможем повысить качество своей жизни. Неприятность таких задач обусловлена выходом из так называемой зоны комфорта.

Метод лягушки хорошо подходит для быстрой расстановки приоритетов. Если вы затрудняетесь с выбором приоритетной задачи, выбирайте самую неприятную — не ошибетесь.

10. Причинно-следственный анализ #

Возьмите лист бумаги и запишите на нем по кругу свои цели (или задачи). Покажите с помощью стрелочек, как эти цели влияют друг на друга. Например, цель «выучить английский» помогает «сделать карьеру», а цель «бросить курить» помогает «улучшить здоровье».

Самой приоритетной будет та цель, которая обладает наибольшим влиянием. В нашем примере это «развитие самодисциплины»: от этого навыка напрямую зависит достижение остальных целей.

Этот метод хорошо подходит для приоритизации жизненных целей и анализа проблем. Для построения причинно-следственных диаграмм удобнее использовать не бумагу, а специальные программы, например, Flying Logic.

Как расставлять приоритеты правильно #

У приоритизации, как и других техник тайм-менеджмента, тоже есть свои «подводные камни». В этом разделе мы рассмотрим три главных правила, которые помогут правильно расставить приоритеты и избежать серьезных ошибок.

1. Различайте важное и срочное #

Самая распространенная ошибка приоритизации — это ставить знак равенства между важными и срочными делами. Например, человек составляет список на день и присваивает высший приоритет следующим задачам:

• Поздравить начальника с днем рождения.
• Заплатить за интернет.
• Купить продукты.
• Отвезти ноутбук в ремонт.

Ему кажется, что это и есть самые важные задачи в его списке, поскольку их нужно выполнить как можно скорее.

Да, это действительно срочные задачи. Однако с точки зрения тайм-менеджмента, подобные задачи не являются важными. Можно выполнить сотни и даже тысячи таких задач, но в жизни от этого ничего не изменится.

Важные задачи — это дела, которые помогают человеку достигать главных целей и менять жизнь в лучшую сторону. Например, если его главная цель «Успешная карьера», то важными для него станут задачи, связанные с работой и профессиональным ростом.

При этом важные дела редко бывают срочными, а срочные — важными. Человек, который не различает эти задачи, обрекает себя на бесконечное топтание на одном месте. Он с головой завален якобы «очень важными делами», но годами остается там же, где и был.

2. Сперва цели, потом приоритеты #

Задачи не являются приоритетными сами по себе: их приоритет определяется контекстом наших целей. Для примера посмотрите на приведенный ниже список. Как по-вашему, какая из этих задач будет для человека самой важной?

Какой бы ответ мы сейчас ни дали, он будет неверным. Чтобы правильно расставить приоритеты, мы сперва должны узнать, чего этот человек хочет от жизни.

• Он хочет сделать карьеру? Значит, его приоритетная задача — написать отчет по работе.
• Он хочет счастливую и крепкую семью? В приоритете задача — сходить с семьей в парк.
• Он хочет стать известным писателем? Приоритетная задача — написать 2000 слов.

Если мы забываем о своих целях, расстановка приоритетов превращается в бессмысленное и даже вредное упражнение. Да, мы будем куда-то двигаться. Но вовсе не туда, куда в действительности хотим попасть.

3. Избегайте ловушки приоритетов #

С расстановкой приоритетов связана одна очень неприятная ловушка мышления, которая вызывает у людей приступы прокрастинации.

Предположим, человек поставил в начало списка важную задачу: подготовиться к презентации. Однако эта задача выглядит сложной и вызывает у него внутреннее сопротивление. В этот момент в его голове начинает происходить примерно следующее:

— Что-то мне совсем не хочется заниматься презентацией...
— Может быть, пока выполнить другие задачи?
— Нет, я должен сперва подготовить презентацию!
— Ну так готовь!
— Я не могу...
— Может пока хотя бы помыть посуду?
— Нет! Мне нужно выполнить приоритетную задачу... и т. п.

Человек угодил в ловушку: приоритетную задачу он выполнить не может, а остальные задачи выполнять «не имеет права». В результате он со спокойной совестью отправляется листать социальные сети и смотреть видеоролики.

Главное — это вовремя поймать себя на подобных мыслях. Попав в «ловушку приоритетов», нужно просто расслабиться и позволить себе выполнить какую-нибудь второстепенную задачу. Вполне возможно, что после этого желание поработать появится само.