Такие маленькие хитрости есть и в управлении временем. В статье расскажем о 20 главных приемах тайм-менеджмента, которые помогают более эффективно управляться с делами. Эти приемы не требуют времени или каких-то особых навыков — достаточно просто знать их и регулярно применять.
- 1. Фиксация
- 2. Приоритизация
- 3. Планирование времени
- 4. Дедлайны
- 5. Напоминания
- 6. Группировка
- 7. Декомпозиция
- 8. Фильтрация
- 9. Оперативный список
- 10. Бюджетирование
- 11. Делегирование
- 12. Распределение по дням
- 13. Контексты
- 14. Перенос
- 15. Изменение формулировки
- 16. Планирование результата
- 17. Автоматическое повторение
- 18. Статусы
- 19. Разделение сфер
- 20. Отмена задач
- Заключение
1. Фиксация #
Такое случается со всеми: мы уверены, что всё хорошо запомнили, а в итоге забываем купить молоко или позвонить клиенту. Увы, наш мозг не самое надежное место для хранения задач.
Самый главный прием тайм-менеджмента заключается в следующем: записывайте все предстоящие дела. Для записей можно использовать как бумажный блокнот, так и специальные приложения (например, SingularityApp). Главное — фиксировать задачи сразу, как только они появляются.
Фиксация не только освобождает мозг от необходимости что-то запоминать, но и заметно укрепляет самодисциплину. Записывая задачи, вы словно берете на себя обязательство их выполнить.
Подробнее: Фиксация
2. Приоритизация #
Иногда к концу дня самые важные задачи остаются невыполненными. Это распространённая проблема: время уходит на мелочи и его не хватает на действительно значимые дела.
Чтобы избежать этого, используйте приоритизацию. Суть приема проста: определите главные задачи и поставьте их в начало списка.
Начиная день с важных задач, вы повышаете шансы на их выполнение. Даже если что-то пойдёт не по плану, ключевые дела уже будут сделаны.
Подробнее: Приоритизация
3. Планирование времени #
Некоторые задачи нужно не просто выполнять, а выполнять своевременно. Например: поздравить друга с днем рождения, сходить на концерт или заплатить налоги.
Суть следующего приема планирования в том, чтобы указывать рядом с задачами, когда их нужно выполнить. Это может быть дата, время или и то и другое вместе.
Прием позволяет выполнять дела именно тогда, когда это нужно или удобно. А если вы укажете время для каждой задачи, ваш список дел превратится в подробное расписание.
Подробнее: Планирование времени
4. Дедлайны #
Очень неприятно в последний момент обнаружить, что времени на выполнение задачи почти не осталось. Особенно обидно, если этого времени изначально было более чем достаточно.
Чтобы не попадать в такие ситуации, используйте простой прием: указывайте для задач крайний срок выполнения (дедлайн). Дедлайны можно добавлять непосредственно в формулировки задач, если вы пользуетесь блокнотом, или указывать через настройки, если вы пользуетесь современным планировщиком.
Когда для задач указаны крайние сроки, проще планировать работу и расставлять приоритеты. Например, вы видите, что презентацию нужно сдать уже завтра к полудню — значит, это первоочередная задача. А вот статья, которую нужно закончить через две недели, может пока подождать.
Подробнее: Дедлайны
5. Напоминания #
Представьте: вы целую неделю с нетерпением ждете интересного вебинара, но за час до него отвлекаетесь на другие дела. Увы, даже если вы добавили задачу в список и указали время, о ней все равно можно забыть.
Решение простое: установить для задачи напоминание. Это может быть будильник на телефоне или уведомление в планировщике. Главное — выбрать способ, который точно привлечет ваше внимание в нужный момент.
С правильно настроенными напоминаниями в принципе невозможно забыть о задачах. Кроме того, с ними вы перестанете беспокоиться и сможете спокойно заниматься текущими делами.
Подробнее: Напоминания
6. Группировка #
Представьте человека, который сперва моет на кухне посуду, потом садится за компьютер оплачивать счета, затем снова идет на кухню готовить обед, опять садится за компьютер отвечать на письма и т. д. Такие переключения между занятиями способны отнимать массу времени и энергии.
Простой прием тайм-менеджмента, который поможет избежать этой суеты — группировка задач. Суть в том, чтобы объединять похожие дела в блоки. Сначала выполнить все задачи на кухне, потом все дела за компьютером, затем сделать все звонки и так далее.
Группировка сокращает время на подготовку к занятиям и перемещения в пространстве. Кроме того, вы будете реже «перенастраивать мозг» на новые виды деятельности, что значительно повышает концентрацию на работе.
Подробнее: Группировка
7. Декомпозиция #
Большие задачи часто кажутся неподъемными: вы смотрите на предстоящий объем работы и не знаете, с чего начать.
Чтобы справиться с этой проблемой, разбивайте большие задачи на подзадачи. Например, вместо «Покрасить гараж» составьте список более простых действий: «Выбрать цвет стен», «Купить краску», «Подготовить стены» и т. д.
После декомпозиции вы сразу видите, что нужно делать и в каком порядке. А вместо большой и страшной задачи у вас появляется список простых шагов, которые легко выполнять.
Подробнее: Декомпозиция
8. Фильтрация #
Представьте: перед вами огромный перечень из 15-20 задач на день. Среди них рабочие встречи, домашние дела, хобби, покупки. Глаза разбегаются, и вы не знаете, за что хвататься.
Чтобы не тонуть в делах, используйте функцию фильтрации в своем планировщике. Фильтрация позволяет быстро отсеять лишнее и оставить только то, что важно прямо сейчас.
Фильтрация снижает когнитивную нагрузку и помогает сфокусироваться на конкретных задачах. Например, вместо того чтобы метаться по списку, вы можете спокойно заниматься только домашними делами. При этом вы знаете, что остальные задачи никуда не делись — они просто временно скрыты.
Подробнее: Фильтрация
9. Оперативный список #
%20(1).png.webp)
Еще один способ справиться с большим перечнем дел — использовать оперативный список. Выберите от 3 до 5 актуальных задач, выпишите их на отдельный листок и работайте дальше уже с этим коротким списком.
Если пользуетесь планировщиком, пометьте актуальные дела тегом «В работе» и отфильтруйте список по этому тегу.
Когда все задачи в оперативном списке будут выполнены, добавьте в него новую порцию задач из основного списка. Повторяйте прием, пока основной список не сократится до приемлемых размеров.
Подробнее: Оперативный список
10. Бюджетирование #
Некоторые задачи можно выполнять бесконечно. Изучение языка, чтение книги или просмотр сериала — подобные занятия не имеют естественного окончания. Чтобы они не «захватили» все доступное время, используйте бюджетирование. Суть этого приема управления временем в том, чтобы заранее определить, сколько минут или часов вы готовы потратить на задачу.
Бюджетирование времени помогает сохранять баланс между разными занятиями: вы сможете уделить внимание всем важным делам, не застревая на чем-то одном.
Подробнее: Бюджетирование
11. Делегирование #
Время и силы человека имеют свои пределы. Единственный способ выполнять неограниченное количество задач — использовать делегирование.
Делегирование — один из ключевых приемов тайм-менеджмента в работе. Суть его проста: передайте часть своих задач другим людям или каким-нибудь организациям. Например, поручите сотруднику подготовку презентации для клиента, а уборку квартиры — клининговой компании.
Делегирование помогает избавиться от второстепенных дел и сосредоточиться на действительно важных задачах, требующих вашего непосредственного участия. В результате вы не только освобождаете время, но и повышаете общую эффективность работы.
Подробнее: Делегирование
12. Распределение по дням #
Подготовка презентации, написание объемного отчета или организация генеральной уборки — все это требует значительного времени, которого у вас может просто не быть.
Решение — разбить большую задачу на маленькие ежедневные порции. Вместо поиска 5 свободных часов подряд, выделяйте на крупную задачу по часу или хотя бы по 15 минут в день.
Прием помогает двигать вперед даже самые объемные проекты. Найти несколько минут в день гораздо проще, чем «окно» в несколько часов.
Подробнее: Распределение по дням
13. Контексты #
Обычно люди привязывают свои дела ко времени. Однако жизнь непредсказуема: некоторые задачи просто не удается выполнить в запланированный момент. Например, вы планируете в субботу отправиться в лес за грибами, но этот день с самого утра начинается сильный дождь.
Контекстное планирование предлагает другой подход. Вместо того чтобы привязывать задачи к определенному времени, свяжите их с подходящими условиями или обстоятельствами. Используйте в своем планировщике теги или метки, чтобы обозначить, где, когда или при каких обстоятельствах лучше выполнить задачу.
Этот прием планирования позволяет гибко подходить к выполнению задач. Оказались в магазине? Посмотрите задачи с тегом «Магазин». Оказались на даче? Проверьте задачи с меткой «Дача». Так вы будете максимально эффективно использовать текущие условия, не привязываясь к жесткому расписанию.
Подробнее: Контексты
14. Перенос #
Каждый день обычно оставляет свой «хвост» из незавершенных дел. В ежедневнике или списке задач появляются пропущенные пункты, которые постепенно теряются среди новых записей или вовсе забываются.
Чтобы этого не случилось, в конце дня еще раз просмотрите свой список задач. Найдите невыполненные дела и перенесите их на завтра или на другой подходящий день. При переносе можно скорректировать время выполнения, изменить приоритет, добавить теги и напоминания.
Этот простой шаг помогает держать все дела под контролем: они не теряются в старых записях, а останутся на виду. К тому же регулярный пересмотр списка дел позволяет вовремя заметить проблемные задачи, которые постоянно откладываются.
15. Изменение формулировки #
Бывает так, что задачи находятся в списке дел, но при этом хронически не выполняются. Каждый вечер вы переносите их на завтра, и странный этот ритуал может повторяться неделями.
Чтобы сдвинуть такие дела с мертвой точки, попробуйте просто изменить их формулировку. Сделайте «застрявшие» задачи проще или конкретнее.
Такие простые и конкретные шаги уменьшают желание отложить задачу. Кроме того, переформулированные задачи воспринимаются мозгом как новые — их будет трудно пропустить или проигнорировать.
16. Планирование результата #
Формулируя задачи, люди часто используют расплывчатые фразы: «заняться спортом», «поработать над отчетом», «подтянуть английский». Но такие размытые формулировки дают простор для самообмана: любое действие при желании можно засчитать как выполнение задачи.
Один из самых мощных приемов тайм-менеджмента — указывать в задаче конкретный результат, который нужно получить. Вместо «бегать» запишите «пробежать 3 км», вместо «поработать над отчетом» — «написать введение к отчету на 2 страницы».
Размытую задачу «бегать» можно засчитать и после пятиминутной прогулки. Но если задача сформулирована как «пробежать 3 км» — вы точно поймете, выполнили вы ее или нет.
Подробнее: Планирование результата
17. Автоматическое повторение #
Проверить почту, подготовить отчет, полить цветы, заплатить за квартиру — все эти дела повторяются с определенной периодичностью. В эпоху бумажного тайм-менеджмента людям приходилось каждый раз планировать такие задачи заново.
Сегодня в этом нет необходимости: современные планировщики позволяют настроить автоповтор для регулярных задач. Достаточно один раз создать задачу и указать периодичность, после чего планировщик будет сам добавлять ее в ваше расписание.
Этот прием экономит время и дополнительно защищает от забывчивости. Вы больше не пропустите регулярные дела — от зарядки телефона по вечерам до ежегодного визита к врачу. Освободившееся от рутинного планирования время можно потратить на что-то более полезное.
Подробнее: Повторение
18. Статусы #
Если вы постоянно имеете дело с повторяющимися однотипными задачами, то можете легко запутаться в этапах работы. Например: какие клиенты ждут ответа, какие проекты требуют доработки, где нужна проверка и т. д.
Простое решение — добавляйте к каждой задаче короткую пометку о текущем этапе работы. Например, если вы занимаетесь заказами клиентов, отмечайте статус тегами: #новый, #в_работе, #замечания, #оплата, #завершен.
Этот довольно эффективный прием тайм-менеджмента, который помогает мгновенно сориентироваться в текущих задачах. Например, в примере выше вы сразу видите, кому нужно отправить счет, с кем связаться для уточнения деталей, а чей заказ можно отправить в архив.
Подробнее: Статусы
19. Разделение сфер #
Когда в одном списке перемешаны задачи из разных сфер жизни, работать с ними очень сложно. Перескакивая с рабочих дел на личные, с хобби на учебу, с волонтерства на спорт, легко запутаться в целях и потерять фокус.
Чтобы упростить свой тайм-менеджмент, распределите задачи по разным спискам в соответствии со сферами жизни. Для каждой сферы создайте отдельный тег в планировщике или отдельный лист в блокноте. В результате один большой и запутанный список превратится в несколько понятных и структурированных.
Занимаясь одной сферой, вы видите только относящиеся к ней задачи и можете полностью в них погрузиться. Кроме того, вы начинаете лучше понимать свои цели и приоритеты.
Подробнее: Разделение сфер
20. Отмена задач #
Записывать задачи в планировщик очень легко, поэтому в списки иногда попадает то, что делать совсем необязательно. Например: выбрать обложку для книги (которая еще не написана), прочитать статью (которая не очень интересна), написать комментарий к видео (зачем?).
Чтобы не загромождать списки дел ненужным хламом, полезно регулярно чистить планировщик от неактуальных задач. Удаляйте все, что уже устарело, и все, без чего прекрасно можно обойтись.
Спрашивайте себя: что случится, если я не сделаю это? Если ответ «ничего страшного» — смело удаляйте задачу. Очищая список от лишнего, вы освобождаете время и силы для важных дел.
Заключение #
Разумеется, мы рассмотрели далеко не все приемы тайм-менеджмента. Существует еще множество приемов для работы с задачами, целями и привычками, приемы для укрепления самодисциплины и оптимизации рабочих процессов. Обо всем этом мы обязательно расскажем в следующих статьях.
Однако 20 приемов — это уже много, поэтому рекомендуем добавить статью в закладки. Возвращайтесь к ней время от времени: какой-то прием, который сейчас кажется неактуальным, может внезапно пригодиться через пару месяцев.
.jpg.webp)
.png)
