Такие маленькие хитрости есть и в управлении временем. В статье расскажем о 20 главных приемах тайм-менеджмента, которые помогают более эффективно управляться с делами. Эти приемы не требуют времени или каких-то особых навыков — достаточно просто знать их и регулярно применять.
- 1. Фиксация
- 2. Приоритизация
- 3. Планирование времени
- 4. Дедлайны
- 5. Напоминания
- 6. Группировка
- 7. Декомпозиция
- 8. Фильтрация
- 9. Оперативный список
- 10. Бюджетирование
- 11. Делегирование
- 12. Распределение по дням
- 13. Контексты
- 14. Перенос
- 15. Изменение формулировки
- 16. Планирование результата
- 17. Автоматическое повторение
- 18. Статусы
- 19. Разделение сфер
- 20. Отмена задач
- Заключение
1. Фиксация
Такое случается со всеми: мы уверены, что всё хорошо запомнили, а в итоге забываем купить молоко или позвонить клиенту. Увы, наш мозг не самое надежное место для хранения задач.
Самый главный прием тайм-менеджмента заключается в следующем: записывайте все предстоящие дела. Для записей можно использовать как бумажный блокнот, так и специальные приложения (например, SingularityApp). Главное — фиксировать задачи сразу, как только они появляются.
Фиксация не только освобождает мозг от необходимости что-то запоминать, но и заметно укрепляет самодисциплину. Записывая задачи, вы словно берете на себя обязательство их выполнить.
Подробнее: Фиксация
2. Приоритизация
Иногда к концу дня самые важные задачи остаются невыполненными. Это распространённая проблема: время уходит на мелочи и его не хватает на действительно значимые дела.
Чтобы избежать этого, используйте приоритизацию. Суть приема проста: определите главные задачи и поставьте их в начало списка.
Начиная день с важных задач, вы повышаете шансы на их выполнение. Даже если что-то пойдёт не по плану, ключевые дела уже будут сделаны.
Подробнее: Приоритизация
3. Планирование времени
Некоторые задачи нужно не просто выполнять, а выполнять своевременно. Например: поздравить друга с днем рождения, сходить на концерт или заплатить налоги.
Суть следующего приема планирования в том, чтобы указывать рядом с задачами, когда их нужно выполнить. Это может быть дата, время или и то и другое вместе.
Прием позволяет выполнять дела именно тогда, когда это нужно или удобно. А если вы укажете время для каждой задачи, ваш список дел превратится в подробное расписание.
Подробнее: Планирование времени
4. Дедлайны
Очень неприятно в последний момент обнаружить, что времени на выполнение задачи почти не осталось. Особенно обидно, если этого времени изначально было более чем достаточно.
Чтобы не попадать в такие ситуации, используйте простой прием: указывайте для задач крайний срок выполнения (дедлайн). Дедлайны можно добавлять непосредственно в формулировки задач, если вы пользуетесь блокнотом, или указывать через настройки, если вы пользуетесь современным планировщиком.
Когда для задач указаны крайние сроки, проще планировать работу и расставлять приоритеты. Например, вы видите, что презентацию нужно сдать уже завтра к полудню — значит, это первоочередная задача. А вот статья, которую нужно закончить через две недели, может пока подождать.
Подробнее: Дедлайны
5. Напоминания
Представьте: вы целую неделю с нетерпением ждете интересного вебинара, но за час до него отвлекаетесь на другие дела. Увы, даже если вы добавили задачу в список и указали время, о ней все равно можно забыть.
Решение простое: установить для задачи напоминание. Это может быть будильник на телефоне или уведомление в планировщике. Главное — выбрать способ, который точно привлечет ваше внимание в нужный момент.
С правильно настроенными напоминаниями в принципе невозможно забыть о задачах. Кроме того, с ними вы перестанете беспокоиться и сможете спокойно заниматься текущими делами.
Подробнее: Напоминания
6. Группировка
Представьте человека, который сперва моет на кухне посуду, потом садится за компьютер оплачивать счета, затем снова идет на кухню готовить обед, опять садится за компьютер отвечать на письма и т. д. Такие переключения между занятиями способны отнимать массу времени и энергии.
Простой прием тайм-менеджмента, который поможет избежать этой суеты — группировка задач. Суть в том, чтобы объединять похожие дела в блоки. Сначала выполнить все задачи на кухне, потом все дела за компьютером, затем сделать все звонки и так далее.
Группировка сокращает время на подготовку к занятиям и перемещения в пространстве. Кроме того, вы будете реже «перенастраивать мозг» на новые виды деятельности, что значительно повышает концентрацию на работе.
Подробнее: Группировка
7. Декомпозиция
Большие задачи часто кажутся неподъемными: вы смотрите на предстоящий объем работы и не знаете, с чего начать.
Чтобы справиться с этой проблемой, разбивайте большие задачи на подзадачи. Например, вместо «Покрасить гараж» составьте список более простых действий: «Выбрать цвет стен», «Купить краску», «Подготовить стены» и т. д.
После декомпозиции вы сразу видите, что нужно делать и в каком порядке. А вместо большой и страшной задачи у вас появляется список простых шагов, которые легко выполнять.
Подробнее: Декомпозиция
8. Фильтрация
Представьте: перед вами огромный перечень из 15-20 задач на день. Среди них рабочие встречи, домашние дела, хобби, покупки. Глаза разбегаются, и вы не знаете, за что хвататься.
Чтобы не тонуть в делах, используйте функцию фильтрации в своем планировщике. Фильтрация позволяет быстро отсеять лишнее и оставить только то, что важно прямо сейчас.
Фильтрация снижает когнитивную нагрузку и помогает сфокусироваться на конкретных задачах. Например, вместо того чтобы метаться по списку, вы можете спокойно заниматься только домашними делами. При этом вы знаете, что остальные задачи никуда не делись — они просто временно скрыты.
Подробнее: Фильтрация
9. Оперативный список
%20(1).png.webp)
Еще один способ справиться с большим перечнем дел — использовать оперативный список. Выберите от 3 до 5 актуальных задач, выпишите их на отдельный листок и работайте дальше уже с этим коротким списком.
Если пользуетесь планировщиком, пометьте актуальные дела тегом «В работе» и отфильтруйте список по этому тегу.
Когда все задачи в оперативном списке будут выполнены, добавьте в него новую порцию задач из основного списка. Повторяйте прием, пока основной список не сократится до приемлемых размеров.
Подробнее: Оперативный список
10. Бюджетирование
Некоторые задачи можно выполнять бесконечно. Изучение языка, чтение книги или просмотр сериала — подобные занятия не имеют естественного окончания. Чтобы они не «захватили» все доступное время, используйте бюджетирование. Суть этого приема управления временем в том, чтобы заранее определить, сколько минут или часов вы готовы потратить на задачу.
Бюджетирование времени помогает сохранять баланс между разными занятиями: вы сможете уделить внимание всем важным делам, не застревая на чем-то одном.
Подробнее: Бюджетирование
11. Делегирование
Время и силы человека имеют свои пределы. Единственный способ выполнять неограниченное количество задач — использовать делегирование.
Делегирование — один из ключевых приемов тайм-менеджмента в работе. Суть его проста: передайте часть своих задач другим людям или каким-нибудь организациям. Например, поручите сотруднику подготовку презентации для клиента, а уборку квартиры — клининговой компании.
Делегирование помогает избавиться от второстепенных дел и сосредоточиться на действительно важных задачах, требующих вашего непосредственного участия. В результате вы не только освобождаете время, но и повышаете общую эффективность работы.
Подробнее: Делегирование
12. Распределение по дням
Подготовка презентации, написание объемного отчета или организация генеральной уборки — все это требует значительного времени, которого у вас может просто не быть.
Решение — разбить большую задачу на маленькие ежедневные порции. Вместо поиска 5 свободных часов подряд, выделяйте на крупную задачу по часу или хотя бы по 15 минут в день.
Прием помогает двигать вперед даже самые объемные проекты. Найти несколько минут в день гораздо проще, чем «окно» в несколько часов.
Подробнее: Распределение по дням
13. Контексты
Обычно люди привязывают свои дела ко времени. Однако жизнь непредсказуема: некоторые задачи просто не удается выполнить в запланированный момент. Например, вы планируете в субботу отправиться в лес за грибами, но этот день с самого утра начинается сильный дождь.
Контекстное планирование предлагает другой подход. Вместо того чтобы привязывать задачи к определенному времени, свяжите их с подходящими условиями или обстоятельствами. Используйте в своем планировщике теги или метки, чтобы обозначить, где, когда или при каких обстоятельствах лучше выполнить задачу.
Этот прием планирования позволяет гибко подходить к выполнению задач. Оказались в магазине? Посмотрите задачи с тегом «Магазин». Оказались на даче? Проверьте задачи с меткой «Дача». Так вы будете максимально эффективно использовать текущие условия, не привязываясь к жесткому расписанию.
Подробнее: Контексты
14. Перенос
Каждый день обычно оставляет свой «хвост» из незавершенных дел. В ежедневнике или списке задач появляются пропущенные пункты, которые постепенно теряются среди новых записей или вовсе забываются.
Чтобы этого не случилось, в конце дня еще раз просмотрите свой список задач. Найдите невыполненные дела и перенесите их на завтра или на другой подходящий день. При переносе можно скорректировать время выполнения, изменить приоритет, добавить теги и напоминания.
Этот простой шаг помогает держать все дела под контролем: они не теряются в старых записях, а останутся на виду. К тому же регулярный пересмотр списка дел позволяет вовремя заметить проблемные задачи, которые постоянно откладываются.
15. Изменение формулировки
Бывает так, что задачи находятся в списке дел, но при этом хронически не выполняются. Каждый вечер вы переносите их на завтра, и странный этот ритуал может повторяться неделями.
Чтобы сдвинуть такие дела с мертвой точки, попробуйте просто изменить их формулировку. Сделайте «застрявшие» задачи проще или конкретнее.
Такие простые и конкретные шаги уменьшают желание отложить задачу. Кроме того, переформулированные задачи воспринимаются мозгом как новые — их будет трудно пропустить или проигнорировать.
16. Планирование результата
Формулируя задачи, люди часто используют расплывчатые фразы: «заняться спортом», «поработать над отчетом», «подтянуть английский». Но такие размытые формулировки дают простор для самообмана: любое действие при желании можно засчитать как выполнение задачи.
Один из самых мощных приемов тайм-менеджмента — указывать в задаче конкретный результат, который нужно получить. Вместо «бегать» запишите «пробежать 3 км», вместо «поработать над отчетом» — «написать введение к отчету на 2 страницы».
Размытую задачу «бегать» можно засчитать и после пятиминутной прогулки. Но если задача сформулирована как «пробежать 3 км» — вы точно поймете, выполнили вы ее или нет.
Подробнее: Планирование результата
17. Автоматическое повторение
Проверить почту, подготовить отчет, полить цветы, заплатить за квартиру — все эти дела повторяются с определенной периодичностью. В эпоху бумажного тайм-менеджмента людям приходилось каждый раз планировать такие задачи заново.
Сегодня в этом нет необходимости: современные планировщики позволяют настроить автоповтор для регулярных задач. Достаточно один раз создать задачу и указать периодичность, после чего планировщик будет сам добавлять ее в ваше расписание.
Этот прием экономит время и дополнительно защищает от забывчивости. Вы больше не пропустите регулярные дела — от зарядки телефона по вечерам до ежегодного визита к врачу. Освободившееся от рутинного планирования время можно потратить на что-то более полезное.
Подробнее: Повторение
18. Статусы
Если вы постоянно имеете дело с повторяющимися однотипными задачами, то можете легко запутаться в этапах работы. Например: какие клиенты ждут ответа, какие проекты требуют доработки, где нужна проверка и т. д.
Простое решение — добавляйте к каждой задаче короткую пометку о текущем этапе работы. Например, если вы занимаетесь заказами клиентов, отмечайте статус тегами: #новый, #в_работе, #замечания, #оплата, #завершен.
Этот довольно эффективный прием тайм-менеджмента, который помогает мгновенно сориентироваться в текущих задачах. Например, в примере выше вы сразу видите, кому нужно отправить счет, с кем связаться для уточнения деталей, а чей заказ можно отправить в архив.
Подробнее: Статусы
19. Разделение сфер
Когда в одном списке перемешаны задачи из разных сфер жизни, работать с ними очень сложно. Перескакивая с рабочих дел на личные, с хобби на учебу, с волонтерства на спорт, легко запутаться в целях и потерять фокус.
Чтобы упростить свой тайм-менеджмент, распределите задачи по разным спискам в соответствии со сферами жизни. Для каждой сферы создайте отдельный тег в планировщике или отдельный лист в блокноте. В результате один большой и запутанный список превратится в несколько понятных и структурированных.
Занимаясь одной сферой, вы видите только относящиеся к ней задачи и можете полностью в них погрузиться. Кроме того, вы начинаете лучше понимать свои цели и приоритеты.
Подробнее: Разделение сфер
20. Отмена задач
Записывать задачи в планировщик очень легко, поэтому в списки иногда попадает то, что делать совсем необязательно. Например: выбрать обложку для книги (которая еще не написана), прочитать статью (которая не очень интересна), написать комментарий к видео (зачем?).
Чтобы не загромождать списки дел ненужным хламом, полезно регулярно чистить планировщик от неактуальных задач. Удаляйте все, что уже устарело, и все, без чего прекрасно можно обойтись.
Спрашивайте себя: что случится, если я не сделаю это? Если ответ «ничего страшного» — смело удаляйте задачу. Очищая список от лишнего, вы освобождаете время и силы для важных дел.
Заключение
Разумеется, мы рассмотрели далеко не все приемы тайм-менеджмента. Существует еще множество приемов для работы с задачами, целями и привычками, приемы для укрепления самодисциплины и оптимизации рабочих процессов. Обо всем этом мы обязательно расскажем в следующих статьях.
Однако 20 приемов — это уже много, поэтому рекомендуем добавить статью в закладки. Возвращайтесь к ней время от времени: какой-то прием, который сейчас кажется неактуальным, может внезапно пригодиться через пару месяцев.
