По-своему правы все. Но правее всех мы, 😜 потому что покажем, как взять лучшее из методологии и начать применять здесь и сейчас.
- GTD: система освобождения мозга от мусора
- Пять столпов метода GTD
- Для чего нужен GTD планировщик
- Первые шаги: настраиваем GTD в приложении Singularity
- Как поймать все GTD задачи в одну сеть
- Обработка входящих по методу GTD (Get Things Done)
- Организация проектов по методике GTD
- Еженедельный обзор в GTD (Getting Things Done)
- От хаоса к космосу: план внедрения GTD
GTD: система освобождения мозга от мусора
Getting Things Done появился в 2001 году, когда консультант по продуктивности Дэвид Аллен понял, что люди тонут в информационном потоке. Но не потому, что много работают, а потому, что неправильно думают о работе. Его книга стала библией тайм-менеджмента и разошлась миллионными тиражами.
Суть GTD простыми словами — это «ваша голова — отвратительный офис». Мозг гениально обрабатывает информацию, но ужасно ее хранит. Когда вы пытаетесь удержать в памяти и список покупок, и презентацию на завтра, и идею нового проекта — получается каша. GTD предлагает выгрузить все это наружу и организовать так, чтобы каждая задача имела четкое место и следующее действие.
Пять столпов метода GTD
GTD держится на пяти простых действиях, которые превращают поток хаотичных мыслей в систему решений. На каждом этапе вы работаете с конкретной проблемой: как не потерять идею, что с ней делать, где хранить, когда пересматривать и как расставлять приоритеты.
Вот эти пять действий по порядку.
- Capture (Сбор) — поймать все.
В чем суть: Любая мысль, идея или задача немедленно фиксируется во «Входящих» во внешней системе, а не держится в голове.
Что дает: Мозг перестает тратить энергию на судорожные попытки ничего не забыть и освобождается для реального мышления.
- Clarify (Обработка) — разбираем завалы.
В чем суть: Каждая задача или идея из «Входящих» проходит через заранее установленный алгоритм решений: нужно ли действие, одно или несколько, кто будет делать.
Что дает: Вместо размытых «м-м, надо бы тут что-то как-то...» и непонимания, с какой стороны «откусить», получаете конкретные задачи со сроками и ответственными.
- Organize (Организация) — всему свое место.
В чем суть: Отсортированные задачи раскладываются по спискам в зависимости от типа — проекты, следующие шаги, ожидание, календарь.
Что дает: Знаете, где искать нужную информацию, и можете быстро переключаться между разными типами работы.
- Reflect (Обзор) — доверяй, но проверяй.
В чем суть: Регулярная ревизия всех списков, проектов и обязательств, чтобы система оставалась актуальной и полной.
Что дает: Ваш цифровой (или аналоговый) штаб не превращается в свалку, а остается живым инструментом принятия решений.
- Engage (Действие) — самое сложное.
В чем суть: Выбор задачи для выполнения на основе четырех критериев — контекст, время, энергия и приоритет.
Что дает: Работаете с максимальной эффективностью, потому что задача всегда соответствует текущим возможностям и обстоятельствам.
Шесть уровней планирования Get Things Done
GTD работает не только с повседневными задачами, но и связывает их с вашими глобальными целями через систему горизонтов планирования.
Всего их шесть:
- уровень земли — текущие задачи;
- первый горизонт — текущие проекты;
- второй горизонт — обязанности или сферы интересов (например, работа, семья, здоровье);
- третий горизонт — ближайшие годы (цели на 1–2 года);
- четвертый горизонт — ближайшая перспектива (цели на 3–5 лет);
- пятый горизонт — жизнь (ценности и предназначение).
Каждый уровень влияет на нижестоящий: ценности определяют долгосрочные цели, те формируют проекты, а проекты порождают конкретные задачи.
В теории все красиво, но на практике GTD часто разбивается о реальность — нет подходящих инструментов, сложно поддерживать систему, не хватает дисциплины. Поэтому дальше разберем, как внедрить и использовать все это без боли.
Для чего нужен GTD планировщик
Изначально (в 2001-м) Дэвид Аллен рекомендовал для системы GTD ежедневник или картотеку. Может, в то время это и было разумно. Но попробуйте сегодня отыскать в тонне бумажек задачу двухнедельной давности или отфильтровать все звонки, которые нужно сделать из дома. Теоретически можно, но на практике бумага превращает метод в ад для мазохистов.
Гораздо удобнее воспользоваться приложением. Для комфортного ГТД планирования оно должно иметь следующие функции:
- мгновенный сбор — добавить задачу за 3 секунды из любого места;
- гибкая структура — неограниченная вложенность проектов и подзадач;
- контексты и теги — группировка задач по месту, инструментам, людям;
- календарь — мониторинг событий и дедлайнов;
- режимы просмотра — фокус на нужном без отвлечений;
- напоминания об обзоре — система не даст забросить GTD;
- синхронизация — доступ ко всем данным с любого устройства;
- совместная работа — делегирование и отслеживание командных задач.
Если все это есть в вашем планировщике, супер! Используйте его. Если — нет (или хочется экспериментов), попробуйте SingularityApp. Дальше подробно покажем, как настроить и использовать GTD на примере нашего приложения.
Первые шаги: настраиваем GTD в приложении Singularity
Из приятных новостей — 90% базовой GTD-структуры в планировщике уже есть. А, значит, не придется тратить 5 часов на предварительную настройку.
Посмотрим, какие разделы из бокового меню подойдут для метода Аллена:
- Входящие — «воронка» для всего, что приходит в голову, или тот самый «Инбокс». Увидели в Telegram полезный гайд? Скидывайте через бота во «Входящие». Вспомнили, что нужно купить подарок маме? Туда же. Начальник на ходу накидал три задачи? И их туда. Главное правило — сначала записать и освободить мозг, а уже потом разбираться;
- Сегодня — здесь автоматически собираются все задачи с датой выполнения на сегодня плюс просроченные задачи. Задачи можно сортировать по срокам и приоритетам, а также группировать по проектам (а еще отслеживать в режиме канбан-доски);
- Планы — все задачи на будущее с установленным сроком. Можете заглянуть на неделю или месяц вперед, понять загруженность, перенести что-то на менее напряженные дни;
- Календарь — те же Планы, но в привычной календарной сетке (День/Неделя/Месяц/10 дней). Есть синхронизация с календарем от Google;
- Мои проекты — сюда мы будем переносить дела, которые требуют больше одного действия. Большое дело = Проект. Все шаги по выполнению Большого дела = задачи в Проекте. Например, «Организовать день рождения», «Найти новую работу», «Ремонт в ванной»;
- Когда-нибудь — копилка идей и планов на неопределенное будущее. «Выучить итальянский», «Прочитать «Солярис» Лема» — все то, что хочется, но не прямо сейчас, а когда-нибудь потом. Периодически просматривайте раздел и переносите в активные проекты/задачи то, к чему созрели, либо удаляйте неактуальное (да, так тоже можно!);
- Архив — склад выполненных задач и проектов. Можно не переживать, что на еженедельном обзоре что-то забудется.
Пара дополнительных штрихов для техники GTD
Помните про 90%, которые «уже есть»? Теперь дополняем нашу GTD-систему в SingularityApp тем, чего нет, но обязательно потребуется:
- Следующие шаги — определите задачи, готовые к немедленному выполнению. Удобнее всего пометить их тегом «Следующий_шаг». Например, в проекте «Поиск работы» может быть пять задач, но в первую очередь нужно выполнить «Обновить резюме». Ее и помечаете тегом «Следующий_шаг»;
- Ожидание — контролируйте то, что делают другие люди для ваших проектов. Отправили документы в банк — создали задачу «Ждем одобрения кредита» с тегом «Ожидание». Делегировали отчет подчиненному — записали «Получить отчет от Петрова» тоже с «Ожидание». Так не потеряете контроль над тем, что напрямую от вас не зависит;
- Справочные материалы — создайте хранилище для полезной информации, которая не требует действий. Пароли, инструкции, адреса, идеи на будущее. Для этого в Singularity есть функция блокнотов и заметок. Создаете блокнот «📁 Справка» и складываете туда заметками все нужное.
Контексты в Getting Things Done
Контексты — это фильтры для задач по месту, инструментам или людям. Зачем? Представьте: вы уже дома, а в списке дел «Встретиться с клиентом», «Позвонить поставщику», «Купить хлеб». Первые две задачи сейчас бесполезны — встречу не проведете, звонить поздно вечером тоже неэтично. А вот хлеб купить можно.
Какие теги-контексты можно создать:
- дом — задачи только для дома («Починить кран», «Постирать»);
- офис — рабочие задачи («Подготовить презентацию», «Провести планерку»);
- звонки — все телефонные разговоры (их удобно делать блоками);
- покупки — список для походов по магазинам;
- компьютер — задачи за компьютером;
- с_боссом — темы для обсуждения с руководителем.
Теперь, находясь в конкретном месте или имея определенные инструменты, вы фильтруете задачи по соответствующему тегу и работаете только с тем, что реально можете сделать.
Система готова. Разберемся, как правильно собирать в нее задачи.
Как поймать все GTD задачи в одну сеть
Первый этап GTD-техники — выгрузить все, что крутится в голове, в одно место. Звучит просто, но большинство спотыкается именно на этом: то за рулем записывать неудобно, то таски из электронных писем вносить лень и вообще «ой, ладно, и так запомню».
Приложение SingularityApp решает проблему кардинально: дает десяток способов мгновенно зафиксировать любую мысль.
Через приложение
Открываете, жмете плюс и пишете, к примеру, «Разобраться с документами по ипотеке» — готово. Задача попала во «Входящие» и больше не занимает место в голове. На этом этапе время на детализацию можно не тратить, пишите как пишется (но так, чтобы потом самому разобраться, а не «Оля чт п.р. ????»).
На телефоне можно добавить на главный экран виджет SingularityApp для быстрого ввода (альтернативный вариант — лонгтап на иконке). На компьютере используйте иконку в системном трее или горячие клавиши (например, Ctrl+Space на Windows), чтобы вызвать окно добавления поверх любой программы.
Голосовой ввод
В мобильной версии приложения есть голосовой ввод с умным распознаванием. Удерживаете палец на плюсе и говорите «Позвонить врачу завтра в три часа дня» — приложение создает задачу «Позвонить врачу» с напоминанием на завтра в 15:00.
Функция особенно полезна, когда заняты руки, за рулем или на ходу. Планировщик распознает не только текст, но и дату, и день недели, и время.
Telegram-бот
Самая удобная фишка SingularityApp — собственный Telegram-бот. Добавляете в контакты один раз, а дальше просто пишете ему сообщения или пересылаете чужие. Все, что попадает в бот, автоматически превращается в задачи во «Входящих».
Например, тимлид прислал важное сообщение в рабочем чате. Пересылаете его боту и не отвлекаетесь. Болтаете с сестрой в Telegram и вспоминаете, что надо купить ей подарок на день рождения. Никуда не переключаясь, пишете боту «Купить сестре подарок». Так, шансы забыть задачу под предлогом «да-да, через 5 минут добавлю» минимальны.
Email-интеграция
У каждого пользователя SingularityApp есть персональный email-адрес для добавления задач. Отправляете на него письмо, и во «Входящих» появляется задача с темой и текстом в описании.
Эта функция, к примеру, будет полезна при разборе рабочей почты. Получили email с запросом от клиента — сразу переслали на свой адрес в SingularityApp. Не нужно держать письмо в голове или оставлять в инбоксе почты.
Основная цель этапа сбора — чтобы ни одна потенциально важная мысль не ускользнула. Поэтому:
- фиксируйте даже странные и сомнительные идеи — отсеивать будете при обработке;
- не зависайте над формулировками, напоминаниями и тегами — просто запишите суть;
- не пытайтесь сразу организовывать — сперва все идет во «Входящие», а уже на этапе обработки распределяется по проектам.
Когда привыкнете фиксировать каждую мысль, мозг перестанет тратить энергию на попытки ничего не забыть и займется, наконец, делом.
Обработка входящих по методу GTD (Get Things Done)
Как вы уже поняли, просто накидать себе дел в «Инбокс» недостаточно. Магия превращения хаоса в систему начинается на этапе обработки.
Берем по очереди каждую задачу из «Входящих» и пропускаем через мини-алгоритм из пяти вопросов.
-
С этим надо что-то делать?
Во «Входящие» могут попасть не только задачи, но и идеи, мечты, просто интересная информация, которую не хочется потерять. Удалите то, что стало неактуальным. Пункты, которые не требуют от вас каких-либо действий, перенесите в «Когда-нибудь» или блокнот со справочной информацией.
Пример: «Статья про инвестиции» (репост из Telegram через бота) — не требует действий, но информация полезная. Переносим в заметки-справочник. -
Это один шаг или несколько?
Если дело можно завершить одним действием — это задача. Если нужно несколько шагов — проект. В GTD проектом считается все, что требует больше одного действия.
Пример: «Организовать конференцию» — явно не одно действие. Нужно найти площадку, пригласить спикеров, заказать кейтеринг, подготовить материалы. Создаем в SingularityApp проект «Конференция 2025». -
Займет больше 2 минут?
Знаменитое правило GTD: если задача занимает меньше двух минут, делайте ее сразу, в процессе разбора. Смысл простой — организовывать такую мини-задачу в планировщике будет дольше, чем просто сделать.
Пример: «Отправить письмо-приглашение Петрову» займет меньше двух минут (у вас уже есть готовый шаблон), делаем сразу. А вот чтобы «Найти площадку для хакатона» требуется больше времени — планируем дальше. -
Буду делать сам или делегирую?
Если дело может выполнить кто-то другой — делегируйте. Создайте задачу с четкими критериями и сроком, пометьте тегом «Ожидание» и периодически контролируйте.
Пример: Злополучное «Найти площадку для хакатона» никому не перепоручишь, нужно делать самому. «Подготовить материалы для презентации»? Можно делегировать дизайнеру. Параллельно создаем задачу «Получить макеты от Олега до 15 числа» и присваиваем тег «Ожидание». -
Есть конкретная дата или время?
Действия с жесткой привязкой ко времени и дате идут в календарь. Все остальное — в списки следующих действий с соответствующими контекстами.
Пример: «Найти площадку для хакатона» — задача без жесткого дедлайна. Добавляем ей контекст «Компьютер» и тег «Следующий_шаг». «Встреча с заказчиком в четверг в 15:00» — в календарь.
Теперь точно понятно, с чего следует начать и что делать потом. Освоившись с алгоритмом, вы сможете превращать любую идею в конкретный план за пару минут.
Организация проектов по методике GTD
Вы уже поняли, что дела, которые содержат не один шаг, а много, нужно превращать в проекты. Но, что, если в планах не просто «слон», вроде «Организовать конференцию», а супер-мега-гига-огромный тиранозавр «Запуск стартапа» или «Покупка квартиры»? Такие проекты могут включать десятки подпроектов, сотни задач и растягиваться на годы.
Тут и пригодится одна из главных фич SingularityApp — бесконечная вложенность проектов, благодаря которой даже самые амбициозные планы укладываются в управляемую структуру. Каждый уровень детализирует предыдущий, но остается обозримым.
Секрет работающей иерархии — у каждого проекта должна быть четкая цель и хотя бы одна задача с тегом «Следующий_шаг». Для быстрой навигации по проектам можно использовать цветовое кодирование и эмодзи. Например: 🎯 — для целей года, а 🏠 — для домашних дел.
Идеи современных контекстов в системе планирования GTD
Необязательно ограничивать себя классическими «дом» и «офис». Создавайте контексты, которые будут полезны именно вам. Вот несколько вариантов, помимо мест:
- по энергозатратам — «мозги» (сложная аналитика), «рутина» (механическая работа), «творчество» (генерация идей);
- по времени — «15мин», «1час», «глубокая_работа» (нужны часы концентрации);
- по людям — «с_боссом», «с_командой», «соло» (в блаженном уединении);
- по инструментам — «ИИ», «фотошоп», «без_интернета».
ГТД планирование и нюансы раздела «Когда-нибудь»
«Когда-нибудь» — самая недооцененная часть GTD. Большинство превращают эту папку в кладбище странных идей, забытых планов и списков в духе «100 книг, которые должен прочитать каждый». Однако при правильном использовании раздел «Когда-нибудь» может стать мощным инкубатором будущих проектов.
Чтобы «Когда-нибудь» работало как система, следуйте простым правилам.
- Группируйте задачи по смыслу через названия. Используйте эмодзи-префиксы: «📚 Курс по data science», «💰 iPhone 16 — когда подешевеет», «💡 Стартап: приложение для садоводов». Это поможет быстро ориентироваться в списке.
- Добавляйте пояснение к каждой идее. Не просто «Китайский язык», а «Выучить китайский» с описанием «Для работы с азиатскими клиентами, когда появится время и деньги на курсы». Объясните себе, зачем это нужно, и что мешает сделать сейчас.
- Ставьте дату добавления в описание. Дата поможет понять, насколько давно идея крутится в голове и как долго уже откладывается. Если «Купить ферму альпак» пылится в разделе уже 4-й год, так, может, не очень-то оно вам и надо?
- Не бойтесь удалять. Идея полгода-год не вызывает энтузиазма? Удаляйте без сожалений. Прощайте, альпаки!
- Пересматривайте раз в месяц. Регулярно пробегайтесь по разделу. Что созрело для перевода в активные проекты? Что потеряло актуальность? Без этого «Когда-нибудь» действительно превратится в цифровую свалку.
Пересмотр и актуализация задач и идей — это вообще важная часть GTD тайм-менеджмента для поддержания всей архитектуры в рабочем состоянии. Поэтому пришло время поговорить о системе регулярных обзоров.
Еженедельный обзор в GTD (Getting Things Done)
Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «критическим фактором успеха» — и он прав. Это единственный способ доверять собственной ГТД системе планирования. А когда есть доверие, мозг расслабляется и перестает судорожно пытаться все запомнить.
Цель обзора — убедиться, что система отражает реальность, все проекты имеют следующие действия, а вы контролируете все обязательства. Для этого выделяйте 1–2 часа каждую неделю (лучше в пятницу вечером или воскресенье) и проходите по следующему чек-листу.
- Очистите «Входящие» — разберите все накопившиеся задачи по алгоритму (рассказывали о нем в разделе про обработку).
- Просмотрите календарь — что было на прошлой неделе, что запланировано на следующую.
- Обновите проекты — какие сдвинулись, какие застряли, где нужны новые следующие шаги.
- Проверьте тег «Ожидание» — кому и о чем нужно напомнить, все ли делегированное выполнено.
- Пересмотрите «Когда-нибудь» — что можно перенести в активные проекты, что — удалить.
К слову, в SingularityApp есть специальный режим проверки. Он автоматически подсвечивает проекты, которые давно не пересматривались. Настраиваете интервалы (например, раз в неделю для активных проектов, раз в месяц для долгосрочных) и добавляете в планировщик повторяющуюся задачу «Еженедельный обзор». В нужное время система напомнит, что требует внимания.
3 совета, как не забросить систему GTD Дэвида Аллена
- Начинайте с мини-обзоров. Первые недели делайте 25-минутные обзоры вместо часовых. Лучше регулярно и поверхностно, чем идеально, но раз в месяц.
- Привяжитесь к существующей привычке. Обзор за чашкой кофе в субботу утром или в любимом кресле воскресным вечером — найдите стабильный якорь.
- Отслеживайте выгоды. Ведите статистику — сколько проектов движется, сколько задач закрыто, как изменился уровень стресса. Видимые результаты мотивируют продолжать.
Если интересно попробовать методологию без погружения в дебри контекстов и иерархий, начните с лайт-варианта GTD.
Необходимые разделы:
- Входящие — для быстрого сбора;
- Сегодня — задачи на день;
- Проекты — только активные дела;
- Когда-нибудь — отложенные идеи.
Упрощенные правила: все новое — во «Входящие». Важное и срочное — сразу в «Сегодня». Разбор на проекты и задачи — раз в день. Быстрый обзор — раз в неделю.
Масштабирование (если хочется): когда привыкнете к ритму сбора и обзора, добавляйте контексты, следующие шаги и многоуровневые проекты. GTD Лайт — это как тренировочные колесики, которые можно снять по мере освоения велосипеда.
От хаоса к космосу: план внедрения GTD
Как и любой другой метод тайм-менеджмента, GTD требует привычки. Внедряйте систему постепенно:
- дни 1–2 — скачайте SingularityApp, освойтесь. Выгрузите все из головы во «Входящие». Не организовывайте, просто фиксируйте;
- дни 3–4 — разберите «Входящие» по алгоритму. Создайте первые проекты, настройте базовые контексты и списки;
- дни 5–7 — начните использовать систему в ежедневной работе. Новые задачи сразу заносите во «Входящие», каждый день просматривайте список по тегу «Следующий_шаг» и выполняйте дела по контекстам. В воскресенье проведите первый еженедельный обзор.
Первые шаги сделаны. Теперь главное — не превратить организацию в прокрастинацию. GTD — инструмент для дел, а не замена им. Если игры с тегами, контекстами и проектами отнимают больше времени, чем сами задачи, что-то явно пошло не так.
В остальном дорогу осилит идущий. Желаем удачи!
