В статье расскажем о системе 5S — мощном инструменте для наведения порядка как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Вы узнаете о пяти простых шагах, которые помогают улучшить рабочее и жизненное пространство, повысить продуктивность и снизить уровень стресса.
Что такое система 5S#
Система 5S — это методика организации рабочего места, направленная на повышение эффективности и снижение временных затрат. Она включает в себя пять ключевых шагов:
- Сортировка (Seiri). Убрать все лишнее с рабочего места.
- Соблюдение порядка (Seiton). Организовать оставшиеся предметы в систему.
- Содержание в чистоте (Seiso). Поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.
- Стандартизация (Seiketsu). Создать правила для поддержания первых трёх шагов.
- Совершенствование (Shitsuke). Непрерывно улучшать систему и превращать её в привычку.
Сущность системы 5S — в создании хорошо продуманного, чистого и удобного рабочего пространства. И это не просто замысловатый способ уборки, а целая философия организации жизненной среды.
История метода 5S начиналась в послевоенной Японии. В 1950-х годах страна переживала экономический кризис, и японские предприятия спешно искали способы повысить эффективность производства.
В какой-то момент инженеры компании Toyota заметили, что чистое и хорошо организованное рабочее место не только «красиво смотрится», но и значительно повышает производительность труда. Именно тогда на заводах Toyota начала формироваться система, которая позже получила название 5S.
Постепенно методика 5S распространилась на другие японские компании, а затем и по всему миру, став неотъемлемой частью концепции бережливого производства. Главным преимуществом системы 5S является её универсальность: она может применяться на заводах, в офисах, в IT-компаниях и даже для выполнения повседневных бытовых задач.
Основные шаги системы 5S#
Рассмотрим этапы системы 5S более подробно и на конкретных примерах разберёмся, как их применять для повышения личной эффективности.
1. Сортировка (Сэири)
Этот шаг подразумевает тщательный анализ инструментов, материалов и оборудования на рабочем месте. Все предметы сортируются по частоте использования, а ненужные удаляются. Главная мысль:
Обычно предметы делят на три группы:
- Используется часто. Эти вещи всегда должны быть под рукой, непосредственно в рабочем пространстве.
- Используется редко. Такие предметы хранят вне рабочего пространства, чтобы они не отвлекали внимание.
- Не используется (или почти не используется). От этих вещей избавляются или убирают на долгосрочное хранение, например в архив.
При сортировке полезно опираться на принцип Парето: как правило, 80% времени мы используем лишь 20% имеющихся у нас инструментов и вещей.
Первый принцип системы 5S значительно снижает количество отвлекающих факторов за счёт удаления всего лишнего. Кроме того, вы перестаёте терять время на поиск нужных вещей среди груды ненужных.
Примеры использования:
⏱ В тайм-менеджменте: принцип сортировки применим к задачам. Дела можно разделить на актуальные (поместить в список на сегодня), менее актуальные (списки на неделю, месяц, год) и неактуальные (удаляют или помещают в папку «Когда-нибудь»). Примерно такой подход используется, например, в джедайских техниках.
💻 За компьютером: рассортируйте программы и файлы. Самые востребованные разместите на рабочем столе и на панели быстрого запуска, менее востребованные разложите по папкам, а неиспользуемые удалите или заархивируйте.
🏠 В быту: принцип отлично подходит для расхламления. Начните, например, с гардероба: разберите шкаф с одеждой и избавьтесь от вещей, которые не носили больше года. То же самое полезно проделать с кухонной утварью, документами, косметикой и лекарствами (в последнем случае проверьте сроки годности).
2. Соблюдение порядка (Сэитон)
На производстве этот этап подразумевает создание чёткой системы хранения и маркировки для всех инструментов и материалов. Главная мысль:
Организовать хранилище нужно так, чтобы любую вещь в нём можно было легко найти и использовать. У каждой вещи в хранилище должно быть своё конкретное место. При этом чем чаще вы пользуетесь предметом, тем проще должен быть к нему доступ.
Продуманная система хранения поможет не терять время на поиски и обеспечит максимально быстрый доступ к самым важным инструментам.
Примеры использования:
⏱ В тайм-менеджменте: для сортировки задач используйте систему тегов. Теги помогут вам мгновенно находить в планировщике нужные дела.
💻 За компьютером: создайте логичную структуру папок для хранения файлов (музыки, фотографий, электронных книг). Также полезно организовать по категориям ярлыки на рабочем столе и на панели быстрого запуска. Для самых востребованных файлов и программ дополнительно можно настроить горячие клавиши.
🏠 В быту: придумайте свой метод организации продуктов, кухонной утвари, документов и гардероба. При создании системы 5S для дома можно вдохновляться методами Мари Кондо.
3. Содержание в чистоте (Сэисо)
На производстве этот шаг подразумевает поддержание порядка на рабочем месте, проверку и профилактическое обслуживание оборудования. Главная мысль:
Обратите внимание: данный принцип системы 5S подразумевает не только физическую чистоту, но и поддержание порядка вообще. Регулярно проверяйте, все ли вещи находятся на своих местах (см. шаг № 2), нет ли чего-нибудь ненужного (шаг № 1), всё ли исправно работает.
Этот этап 5S отвечает не только за эстетику рабочего места, но и помогает предотвратить возвращение беспорядка, ликвидированного на предыдущих этапах. Кроме того, регулярные проверки позволяют вовремя заметить и устранить потенциальные проблемы.
Примеры использования:
⏱ В тайм-менеджменте: запланируйте ежедневный разбор входящих задач и утренний блиц-анализ своего списка. Все ли задачи в списке актуальны? Везде ли проставлены теги, проекты, даты? Другими словами, поддерживайте порядок в своём планировщике.
Что же касается мусора, то в тайм-менеджменте эту роль играют отвлекающие факторы и хронофаги. Обращайте внимание, на что вы тратите время, и старайтесь минимизировать непродуктивную деятельность.
💻 За компьютером: создайте в планировщике повторяющиеся задачи для наведения порядка в загрузках, в электронной почте и на рабочем столе. Не забывайте и о регулярных проверках компьютера антивирусом.
🏠 В быту: создайте регулярные задачи по наведению порядка. Впрочем, подобные задачи (помыть посуду, протереть пыль) у вас наверняка уже есть.
4. Стандартизация (Сэикэцу)
Принцип стандартизации означает разработку и внедрение правил по поддержанию порядка в системе 5S. Главная мысль:
Данный этап включает в себя создание чётких алгоритмов работы, регламентов, инструкций и чек-листов. Стандартизация помогает поддерживать систему 5S в рабочем состоянии и предотвращает возвращение к прежнему беспорядку. В компаниях она также способствует быстрому обучению новых сотрудников.
Примеры использования:
⏱ В тайм-менеджменте стандартизация может быть реализована через систему регулярных обзоров. Обзоры — это список мероприятий по поддержанию планов в актуальном состоянии: составление списка дел, подведение итогов и т. д. Для проведения обзоров обычно используют чек-листы.
💻 За компьютером: разработайте алгоритмы обработки новых файлов (например, заметок) и добавьте в планировщик соответствующие задачи («Разобрать заметки»). В рамках стандартизации также можно разработать чёткую систему именования файлов и шаблоны для часто используемых документов.
🏠 В быту: разработайте стандарты чистоты для своего дома и составьте график регулярной уборки. Для поддержания стандартов опять же очень удобно использовать чек-листы.
5. Совершенствование (Сицукэ)
Этот этап означает непрерывный поиск возможностей для повышения качества системы 5S. Главная мысль:
Регулярно анализируйте свою систему организации рабочего места, выявляйте проблемы и узкие места. Важно не останавливаться на достигнутом, а постоянно искать способы сделать своё рабочее пространство ещё более удобным и эффективным. Такой подход помогает не только повышать продуктивность, но и быстро адаптироваться к изменениям.
Примеры использования:
⏱ В тайм-менеджменте этот принцип реализуется через регулярный анализ своей системы планирования. Задавайте себе вопросы: какие у меня чаще всего возникают проблемы с продуктивностью? Что работает, а что нет? Ищите новые идеи и изучайте новые техники тайм-менеджмента.
💻 За компьютером: анализируйте свои текущие проекты и адаптируйте под них свою систему 5S. Время от времени пересматривайте и оптимизируйте структуру папок и файлов.
🏠 В быту: устраивайте ежемесячные «обходы» дома. Осматривайте каждую комнату и спрашивайте себя: что ещё можно улучшить? Смело экспериментируйте с новыми методами уборки и организации вещей.
Как внедрить систему 5S в свою работу#
Напоследок несколько рекомендаций по внедрению системы 5S в работу.
- Анализ объектов. Начните с анализа объектов своей работы: определите инструменты, материалы и продукты, с которыми вы работаете ежедневно. Например, если вы дизайнер, то такими объектами для вас будут графические программы, клипарты, шрифты и готовые макеты.
- Планирование. Создайте в своём планировщике отдельный проект, посвящённый внедрению 5S. Разбейте каждый этап системы на отдельные задачи (см. метод декомпозиции) и определите последовательность их выполнения. Если нужно, установите для задач конкретные сроки.
- Бюджетирование времени. Для внедрения системы 5S полезно выделить в расписании отдельный блок времени (достаточно 15–30 минут в день). После внедрения 5S блок можно удалить.
- Экспериментируйте. К системе 5S можно и даже нужно подходить творчески — это не жёсткий набор догм, а гибкая методика, которая легко адаптируется под любой стиль работы.
