Как развить в себе навык многозадачности: 5 привычек, которые нужно выработать

В условиях многозадачности традиционный тайм-менеджмент работает плохо или не работает совсем. Мы не можем придерживаться четкого плана на день (он все равно сорвется), не можем подолгу заниматься одним делом (кто ж нам даст) и даже не можем толком расставить приоритеты.

Многозадачная работа плохо совместима с вдумчивым планированием. Больше всего она напоминает игру-аркаду, в которой нужно ловить падающие сверху задачи, стараясь ничего при этом не уронить.

Однако играть в эту «аркаду» не так уж и сложно. В статье расскажем, как научиться работать в режиме многозадачности, и разберем несколько привычек, которые помогают легко справляться с многозадачной работой.

Привычка №1. Правильное отношение #

Начнем с привычек мышления. Сложность в том, что люди обычно не любят многозадачность. И, в общем-то, правильно делают: многозадачность — это всегда стресс, ошибки в работе и низкая продуктивность.

Но если профессия напрямую связана с многозадачностью (продавец, администратор, менеджер), такая «нелюбовь» лишь усугубляет все проблемы. Из-за нее мы постоянно испытываем внутреннее сопротивление, что со временем может закончиться выгоранием или полным отвращением к работе. 

Попробуйте посмотреть на многозадачность под таким углом:

• Многозадачная работа — это непросто. Тот, кто работает в таких условиях, уже достоин уважения и восхищения
• Навык многозадачности — это ценное профессиональное качество. То, что вы справляетесь со своей работой, характеризует вас как хорошего специалиста.
• «Жонглирование делами» — увлекательное занятие, чем-то напоминающее игру в тетрис или пинг-понг.

Проще говоря, воспринимайте многозадачность не как источник страданий, а как вызов своим способностям и повод для гордости. Такое отношение не только избавит вас от постоянного дискомфорта, но и поможет регулярно входить в состояние потока.

Привычка № 2. Работа через список #

Большинство людей не пользуются на работе никакими списками. Это не обязательно плохо: если человек каждый день делает одно и то же и хорошо знает свои обязанности, ему действительно можно ничего планировать.

Однако в условиях многозадачности список дел становится необходимостью. Это единственный способ не тонуть в делах, избегать стресса и контролировать свой день.

Работа через список складывается из следующих элементов:

1. Примерное планирование дня. Утром или накануне вечером составьте список дел, которые вы собираетесь выполнить на работе. Этот план является лишь «заготовкой»: в течение дня задачи можно добавлять, удалять или переносить на завтра.
2. Фиксация задач. Все поступающие задачи нужно сразу же записывать. Фиксация позволяет не забывать о делах и воспринимать их более рационально.
3. Расстановка приоритетов. Размещайте более важные задачи ближе к началу списка, а второстепенные — ближе к концу. Порядок задач можно уточнять прямо в процессе работы.
4. Настройка повторяющихся задач. В каждой работе есть повторяющиеся дела: проверки, отчеты, поддержание порядка и т. д. Чтобы никогда не забывать о таких делах, настройте в планировщике их автоматическое повторение.

Как легко управляться с большими списками
Рассказываем секреты работы со списками, даже когда не очень удобно
5. Отслеживание текущих задач. Отмечайте дела, к которым приступаете: так вы всегда будете помнить, над чем работаете. В электронном планировщике для текущих задач можно создать специальный тег «В работе»:



6. Фиксация результатов. Если вы поработали над задачей, но не успели ее закончить, запишите, на каком этапе она сейчас находится. Для этого достаточно уточнить формулировку:

Этот метод помогает быстро возвращаться к работе после перерыва: вы сразу видите, что нужно делать дальше. Если у вас много крупных однотипных задач, для фиксации результата удобнее использовать канбан или метод статусов.

Привычка №3. Учитывать приоритеты #

В тайм-менеджменте есть много хороших способов расстановки приоритетов. Например, вы можете упорядочить задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра, метода АБВГД или метода многокритериальной оценки.

К сожалению, в условиях многозадачности использовать эти методы неудобно. У нас нет времени на анализ задач, поскольку все решения нужно принимать прямо сейчас:

• Принять товар или обслужить покупателя?
• Писать отчет или ответить на письмо?
• Исправить прошлый заказ или выполнять новый?

Чтобы быстро отвечать на такие вопросы, приоритеты в работе следует определить заранее. Для этого составьте список своих обязанностей и расположите их в порядке значимости. У вас должно получиться примерно следующее:

Когда поступает новая задача, вам нужно просто вспомнить ее место в «иерархии обязанностей». Если задача приоритетнее текущего занятия, смело переключайтесь на нее. При составлении «иерархии обязанностей» желательно посоветоваться со своим руководителем.

Привычка № 4. Работа короткими итерациями #

Обычно люди стараются выполнять свои дела за один присест. Например, если им нужно устроить уборку в квартире, они будут заниматься уборкой до ее полного завершения, стараясь ни на что не отвлекаться.

Это правильная стратегия, но к многозадачной работе она не подходит. У нас нет возможности подолгу заниматься одним делом: мы вынуждены постоянно переключаться на новые задачи.

Чтобы натренировать и прокачать многозадачность, нужно научиться эффективно использовать даже небольшие промежутки времени. Вот несколько полезных приемов:

1. Работа по таймеру. Установите таймер на 10-30 минут и, пока он не прозвенел, занимайтесь задачей (см. техника Pomodoro). Если появилась новая задача, всеми силами старайтесь отложить ее до звонка. Оптимальное время работы по таймеру нужно подбирать экспериментально.
2. Декомпозиция задач. Делите крупные задачи на более мелкие и выполняйте их за несколько подходов. Чем меньше задача, тем ниже вероятность, что вас от нее отвлекут.
3. Дефрагментация дня. Пользуйтесь периодами вынужденного ожидания, чтобы постепенно выполнять обязательные задачи на сегодня. Так вы создадите резерв времени для непредвиденных дел и сможете избежать ненужных авралов.





4. Выборочное ускорение. Выработайте привычку как можно быстрее выполнять задачи, не требующие особого внимания: скопировать файлы, перенести товар, подшить документы и т. д.

Умение работать в условиях многозадачности во многом зависит от скорости работы. Чем меньше времени вы тратите на задачи, тем легче вам с ними справиться.

Привычка № 5. Фокусировка на главном #

В традиционном тайм-менеджменте обычно делают так: в начале дня определяют главные задачи и стараются выполнить их в первую очередь.

В условиях многозадачности такой подход не работает. Мы слабо влияем на порядок выполнения задач и действуем чаще по обстоятельствам, чем по плану.
Здесь больше подойдет другая стратегия:

Написали отчет? Вернулись к главной задаче. Проверили почту? Вернулись к главной задаче. Эта задача становится чем-то вроде центра притяжения, вокруг которой «вращаются» все остальные дела.

После завершения главной задачи нужно выбрать следующее по важности дело и выстраивать работу уже вокруг него. Если пользуетесь планировщиком SingularityApp, закрепляйте главные задачи в начале списка (горячие клавиши — CTRL+0), чтобы они всегда находились перед глазами.

На этом все:)

Рекомендуем также посмотреть наши статьи о вреде многозадачности и о главных принципах планирования работы.