7 478
31 октября 2023

Приложения для тайм-менеджмента: разбираемся в типах

Так ли важно организовывать свое время? Для кого-то удобно, когда всё расписано по часам, а кто-то испытывает стресс при виде четких списков и распорядков.

Успокоим — необязательно дотошно планировать каждый шаг и ставить долгосрочные цели. Если вы справляетесь со всеми задачами, и ваш work-life balance вас устраивает, то все в порядке. Если вы всё же хотите попробовать себя в планировании дел, начните с малого — достаточно купить ежедневник и стикеры. В ежедневнике отметьте уже имеющиеся дела и повторяющиеся задачи, а на стикерах напишите важные напоминания и приклейте их на монитор или любое другое видное место.

Но со временем, когда задач и важных напоминаний будет больше, этот способ может стать неудобным. Да и зачем игнорировать технический прогресс, если сейчас существует множество приложений, призванных справиться с хаосом в задачах и облегчить планирование. Мы собрали в статье разные типы таких приложений, а вы можете выбрать из них то, что нужно именно вам.

Какими бывают приложения для тайм-менеджмента#

В зависимости от решаемых задач и функций, приложения для управления временем можно разделить на несколько типов. Вы можете использовать их все или ограничиться одним-двумя. Также мы дадим примеры лучших приложений (на наш взгляд) по каждому типу.

Планировщики

Это не обычные списки или ежедневники, а мощные инструменты для эффективного управления временем. Они изначально заточены именно под планирование задач, поэтому могут включать в себя множество полезных функций.

С помощью этих приложений можно создавать списки и сложные задачи с подзадачами, планировать привычки, назначать дедлайны и ставить на них уведомления, настраивать повторяющиеся задачи, ставить теги и приоритеты. Хорошие планировщики позволяют гибко визуализировать задачи — разделяют их на проекты, фильтруют по тегам и приоритетности, представляют в формате календаря. Также в них могут быть и другие полезные инструменты — например, распечатка плана на день или таймер Помодоро.

Планировщики подойдут и новичкам в планировании, и опытным «игрокам», у которых накопилась масса разноплановых задач.

Как они помогают?

Держать в одном месте все-все задачи и планы. Анализировать свои задачи, ставить приоритеты для важных и вычеркивать неактуальные. Разбивать крупные задачи на мелкие, объединять их в проекты и гибко управлять ими. Ставить напоминания о событиях. Просматривать задачи в календаре или сортировать их по степени важности. Сосредотачиваться на работе с помощью таймера Помодоро или других функций для фокусировки.

Скриншот приложения Singularity App
Так выглядит список задач в приложении Singularity App: можно разбить задачи по проектам, назначить дату и время для каждой задачи, посмотреть запланированные дела в формате календаря

На что обратить внимание при выборе приложения:

  • Возможность работы и синхронизации на различных платформах (веб, десктоп, мобайл);
  • Удобный интерфейс и быстрые сочетания клавиш;
  • Гибкая настройка уведомлений;
  • Иерархичность задач и возможность добавлять описания;
  • Настройка параметров задачи (теги, приоритет).

Также в приложении могут быть дополнительные возможности для более удобной работы — например, у Singularity App есть:

Примеры планировщиков: SingularityApp, Todoist, TickTick, ЛидерТаск.

Онлайн-календари (Яндекс-календарь, Гугл-календарь)

Как видно из названия, эти приложения нужны для календарного отображения планируемых событий. Они подойдут, если у вас много задач с четкой датой и временем, а также повторяющихся мероприятий.

Скриншот программы Google Calendar
Скриншот Google Calendar: можно объединить в одном интерфейсе несколько календарей, разделить их по тематикам, пригласить других пользователей.

Как они помогают?

Отметить раз и навсегда дни рождения всех друзей и родственников, чтобы не забыть. Составить расписание обучения или тренировок. Запланировать поездки и командировки. Проверить, что все запланированные задачи входят в день.

На что обратить внимание при выборе приложения:

  • Наличие настраиваемых уведомлений;
  • Синхронизация с другими календарями (например, со встроенными на смартфоне или ПК);
  • Гибкий формат отображения (в форме ежедневника, по неделям, по месяцам);
  • Возможность настроить повторения события.

Примеры: Яндекс.Календарь, Google Calendar.

Канбан-доски

Канбан — один из методов Agile-подхода, а канбан-доска — его главный инструмент. По этому методу доска (физическая или виртуальная) делится на несколько столбцов — по статусу задачи.

Самая простая канбан-доска состоит из столбцов «сделать», «в процессе» и «сделано», а задачи по ходу выполнения перемещаются из одного столбца в другой. Сюда могут добавляться и другие столбцы (например, «на согласовании» или «на доработке»), или доску вообще можно организовать своим способом.

Канбан отлично подойдет для задач с линейным процессом, где важно отслеживать этапы работы и планировать дедлайны.

Канбан-доска в;программе okocrm
Пример канбан-доски в программе OkoCRM

Как они помогают?

Визуально оценить количество и статус задач. Проанализировать, на каком этапе задачи «тормозятся» чаще всего. Понять, можно ли брать новые задачи, или запланированных и не начатых дел пока еще слишком много.

На что обратить внимание при выборе приложения:

  • Дедлайны и приоритеты для задач;
  • Возможность прикрепления комментариев;
  • Наличие шаблонов для проектов;
  • Простой механизм управления задачами;
  • Визуальная наглядность — различные цвета для столбцов, знаки приоритета и др.

Примеры: OkoCRM, Trello, Asana, Jira.

Mind-карты

Mind-карты или интеллект-карты — это, строго говоря, не тайм-менеджмент приложения, а инструмент для визуализации любых процессов и продуктов. Но и для управления временем их тоже можно использовать. Mind-карты позволяют создать наглядную схему для любой задачи или долгосрочной цели. Планирование начинается с главной идеи или процесса, а затем разбивается по подзадачам и далее по иерархии.

На интеллект-карте сложно отследить временные затраты и определить дедлайны, но она подойдет для более наглядного представления сложных задач и учета всех мелочей.

mind-карта в программе xMind
Пример mind-карты в программе xMind

Как они помогают?

Разбить сложную задачу на простые. Провести декомпозицию целей. Рассмотреть один и тот же процесс с разных сторон. Наглядно представить большую задачу и запланировать ресурсы.

На что обратить внимание при выборе приложения:

  • Наличие шаблонов для быстрого начала работы;
  • Гибкие визуальные настройки для большей наглядности (цвета, добавление иконок, различные формы карточек и т.п.);
  • Возможность представления интеллект-карты в виде списка;
  • Возможность добавлять комментарии или вложения.

Примеры: Miro, xMind, MindMeister.

Базы знаний

Эти сервисы тоже выходят за рамки понятия программы управления временем — базы знаний помогают структурировать любую информацию, будь то список задач, онбординг для нового сотрудника или скриншоты из статей для работы над диссертацией. Некоторые базы знаний выполнены в формате no-code, что позволяет без специальных знаний создавать практически любую структуру для управления данными.

Базы знаний пригодятся и в личных, и в рабочих делах — с их помощью можно создать подборку маршрутов для путешествий с фотографиями и просчетом бюджета или план по финансовому развитию компании с расчетами, рисками и гипотезами.

Базы знаний удобно использовать совместно с планировщиками. В базах будет нужная для достижения цели информация, а в планировщике — план по ее достижению и напоминания по дедлайнам.

Скриншот приложения Notion
Notion — мощный инструмент для организации информации. На скриншоте показан пример базы лидов, созданный с помощью no-code. Базу можно фильтровать и сортировать, назначать объектам теги, добавлять новые свойства и параметры.

Как они помогают?

Структурировать любую информацию — текстовую, графическую, табличную. Задавать связи между страницами и объектами. Собирать в одном месте все данные для конкретного проекта, процесса или задачи. Формировать собственную систему организации данных.

На что обратить внимание при выборе приложения:

  • Наличие шаблонов структуры для быстрого старта;
  • No-code или гибкие возможности управления структурой;
  • Наличие мобильного приложения и синхронизация между устройствами;
  • Возможность фильтрации и сортировки задач/процессов;
  • Поддержка различных форматов контента — фото, кода, списков, форматированного текста.

Примеры: Обсидиан, Notion, Evernote.

В заключение#

Мы постарались собрать, на наш взгляд, лучшие приложения для тайм менеджмента, но только вы можете решить, какие из них использовать и использовать ли вообще. Приложения тайм-менеджмента — всего лишь вспомогательные инструменты, которые позволяют разбираться с хаосом задач и эффективнее работать над достижением целей. А чтобы по-настоящему овладеть искусством управления временем, используйте специальные приемы и методики, о которых пишем в наших статьях.

2_Promo