Успокоим — необязательно дотошно планировать каждый шаг и ставить долгосрочные цели. Если вы справляетесь со всеми задачами, и ваш work-life balance вас устраивает, то все в порядке. Если вы всё же хотите попробовать себя в планировании дел, начните с малого — достаточно купить ежедневник и стикеры. В ежедневнике отметьте уже имеющиеся дела и повторяющиеся задачи, а на стикерах напишите важные напоминания и приклейте их на монитор или любое другое видное место.
Но со временем, когда задач и важных напоминаний будет больше, этот способ может стать неудобным. Да и зачем игнорировать технический прогресс, если сейчас существует множество приложений, призванных справиться с хаосом в задачах и облегчить планирование. Мы собрали в статье разные типы таких приложений, а вы можете выбрать из них то, что нужно именно вам.
Какими бывают программы для тайм-менеджмента#
В зависимости от решаемых задач и функций, приложения для управления временем можно разделить на несколько типов. Вы можете использовать их все или ограничиться одним-двумя. Также мы дадим примеры лучших приложений для тайм-менеджмента (на наш взгляд) по каждому типу.
Планировщики
Это не обычные списки или ежедневники, а мощные инструменты для эффективного управления временем. Они изначально заточены именно под планирование задач, поэтому могут включать в себя множество полезных функций.
С помощью этих программ тайм-менеджмента можно создавать списки и сложные задачи с подзадачами, планировать привычки, назначать дедлайны и ставить на них уведомления, настраивать повторяющиеся задачи, ставить теги и приоритеты. Хорошие планировщики позволяют гибко визуализировать задачи — разделяют их на проекты, фильтруют по тегам и приоритетности, представляют в формате календаря. Также в них могут быть и другие полезные инструменты — например, распечатка плана на день или таймер Помодоро.
Планировщики подойдут и новичкам в планировании, и опытным «игрокам», у которых накопилась масса разноплановых задач.
Как помогают в тайм-менеджменте?
Держать в одном месте все-все задачи и планы. Анализировать свои задачи, ставить приоритеты для важных и вычеркивать неактуальные. Разбивать крупные задачи на мелкие, объединять их в проекты и гибко управлять ими. Ставить напоминания о событиях. Просматривать задачи в календаре или сортировать их по степени важности. Сосредотачиваться на работе с помощью таймера Помодоро или других функций для фокусировки.
На что обратить внимание при выборе:
- Возможность работы и синхронизации на различных платформах (веб, десктоп, мобайл);
- Удобный интерфейс и быстрые сочетания клавиш;
- Гибкая настройка уведомлений;
- Иерархичность задач и возможность добавлять описания;
- Настройка параметров задачи (теги, приоритет).
Также в приложении могут быть дополнительные возможности для более удобной работы — например, у Singularity App есть:
- Тайм-трекер — для учета и оптимизации рабочего времени;
- Возможность ставить повторяющиеся задачи с любой периодичностью;
- Таймер помодоро — для эффективного чередования работы и отдыха;
- Различные способы постановки задач (через телеграмм-бот, e-mail, голосовой ввод);
- Обучающие материалы (База знаний, журнал PRO ВРЕМЯ с полезными статьями по продуктивности).
Примеры планировщиков: SingularityApp, Todoist, TickTick, ЛидерТаск.
Онлайн-календари (Яндекс-календарь, Гугл-календарь)
Как видно из названия, эти приложения для тайм-менеджмента нужны для календарного отображения планируемых событий. Они подойдут, если у вас много задач с четкой датой и временем, а также повторяющихся мероприятий.
Как помогают в тайм-менеджменте?
Отметить раз и навсегда дни рождения всех друзей и родственников, чтобы не забыть. Составить расписание обучения или тренировок. Запланировать поездки и командировки. Проверить, что все запланированные задачи входят в день.
На что обратить внимание при выборе:
- Наличие настраиваемых уведомлений;
- Синхронизация с другими календарями (например, со встроенными на смартфоне или ПК);
- Гибкий формат отображения (в форме ежедневника, по неделям, по месяцам);
- Возможность настроить повторения события.
Примеры: Яндекс.Календарь, Google Calendar.
Канбан-доски
Канбан — один из методов Agile-подхода, а канбан-доска — его главный инструмент. По этому методу доска (физическая или виртуальная) делится на несколько столбцов — по статусу задачи.
Самая простая канбан-доска состоит из столбцов «сделать», «в процессе» и «сделано», а задачи по ходу выполнения перемещаются из одного столбца в другой. Сюда могут добавляться и другие столбцы (например, «на согласовании» или «на доработке»), или доску вообще можно организовать своим способом.
Канбан отлично подойдет для задач с линейным процессом, где важно отслеживать этапы работы и планировать дедлайны.
Как помогают в тайм-менеджменте?
Визуально оценить количество и статус задач. Проанализировать, на каком этапе задачи «тормозятся» чаще всего. Понять, можно ли брать новые задачи, или запланированных и не начатых дел пока еще слишком много.
На что обратить внимание при выборе:
- Дедлайны и приоритеты для задач;
- Возможность прикрепления комментариев;
- Наличие шаблонов для проектов;
- Простой механизм управления задачами;
- Визуальная наглядность — различные цвета для столбцов, знаки приоритета и др.
Примеры: OkoCRM, Trello, Asana, Jira.
Mind-карты
Mind-карты или интеллект-карты — это, строго говоря, не тайм-менеджмент приложения, а инструмент для визуализации любых процессов и продуктов. Но и для управления временем их тоже можно использовать. Mind-карты позволяют создать наглядную схему для любой задачи или долгосрочной цели. Планирование начинается с главной идеи или процесса, а затем разбивается по подзадачам и далее по иерархии.
На интеллект-карте сложно отследить временные затраты и определить дедлайны, но она подойдет для более наглядного представления сложных задач и учета всех мелочей.
Как помогают в тайм-менеджменте?
Разбить сложную задачу на простые. Провести декомпозицию целей. Рассмотреть один и тот же процесс с разных сторон. Наглядно представить большую задачу и запланировать ресурсы.
На что обратить внимание при выборе:
- Наличие шаблонов для быстрого начала работы;
- Гибкие визуальные настройки для большей наглядности (цвета, добавление иконок, различные формы карточек и т.п.);
- Возможность представления интеллект-карты в виде списка;
- Возможность добавлять комментарии или вложения.
Примеры: Miro, xMind, MindMeister.
Базы знаний
Эти сервисы тоже выходят за рамки понятия программы управления временем — базы знаний помогают структурировать любую информацию, будь то список задач, онбординг для нового сотрудника или скриншоты из статей для работы над диссертацией. Некоторые базы знаний выполнены в формате no-code, что позволяет без специальных знаний создавать практически любую структуру для управления данными.
Базы знаний пригодятся и в личных, и в рабочих делах — с их помощью можно создать подборку маршрутов для путешествий с фотографиями и просчетом бюджета или план по финансовому развитию компании с расчетами, рисками и гипотезами.
Базы знаний удобно использовать совместно с планировщиками. В базах будет нужная для достижения цели информация, а в планировщике — план по ее достижению и напоминания по дедлайнам.
Как помогают в тайм-менеджменте?
Структурировать любую информацию — текстовую, графическую, табличную. Задавать связи между страницами и объектами. Собирать в одном месте все данные для конкретного проекта, процесса или задачи. Формировать собственную систему организации данных.
На что обратить внимание при выборе:
- Наличие шаблонов структуры для быстрого старта;
- No-code или гибкие возможности управления структурой;
- Наличие мобильного приложения и синхронизация между устройствами;
- Возможность фильтрации и сортировки задач/процессов;
- Поддержка различных форматов контента — фото, кода, списков, форматированного текста.
Примеры: Обсидиан, Notion, Evernote.
В заключение#
Мы постарались собрать, на наш взгляд, лучшие приложения для тайм менеджмента, но только вы можете решить, какие из них использовать и использовать ли вообще. Приложения тайм-менеджмента — всего лишь вспомогательные инструменты, которые позволяют разбираться с хаосом задач и эффективнее работать над достижением целей. А чтобы по-настоящему овладеть искусством управления временем, используйте специальные приемы и методики, о которых пишем в наших статьях.
