Как планировать свой день: 7 главных правил
2 396
05 апреля 2023

Как планировать свой день: 7 главных правил

Планирование дня — это главный элемент тайм-менеджмента. Из отдельных дней, как из кирпичиков, складываются все значимые достижения человека. Например, успех писателя — это результат ежедневной работы над книгой, а успех спортсмена — результат ежедневных тренировок.

Мы уже рассказали о принципах планирования дня. Однако будет ли наш день продуктивным — зависит от множества факторов. Вот несколько правил, которые помогут избежать самых распространенных проблем.

Правило 1. Начинать с важного #

Первое правило планирования дня звучит так: важные задачи нужно выполнять в первую очередь. Эти задачи следует переместить в начало списка и начать свой день именно с них. Например:

Расстановка приоритетов в списке дел

В начале дня нам обычно проще справиться с важными задачами: у нас больше сил и энергии, выше уровень мотивации и самодисциплины. Постепенно эти показатели идут на убыль, поскольку мы устаем. Если важные задачи стоят в конце списка, ресурсов на них может уже не хватить.

Кроме того, в случае форс-мажоров мы обычно просто отменяем оставшиеся дела. Следовательно, чем ближе к началу списка задача, тем больше шансов на ее успешное выполнение.

Подробнее: Зачем расставлять приоритеты задачам

Правило 2. Закладывать резервы #

Расписание легко срывается от любых непредвиденных событий. Клиент опоздал на встречу, а презентация затянулась? Все, придется сдвигать остальные задачи и полностью перекраивать свой план.

Чтобы сделать расписание более устойчивым, в него полезно закладывать резервы времени. Резервы бывают двух видов:

  1. Дополнительное время. Отводим на задачу чуть больше времени, чем она требует. Например, если на написание отчета обычно уходит 45 минут, выделяем на него один час. Даже если в процессе работы нас что-нибудь отвлечет, мы все равно выполним эту задачу вовремя.
  2. «Зеленые зоны». Это специальные промежутки времени, на которые ничего не запланировано. Если прилетает непредвиденная задача, мы выполняем ее за счет «зеленой зоны» и снова возвращаемся к работе по расписанию.
Пример «зеленых зон» в расписании

Резервы — это не то же самое, что свободное время. Если ничего непредвиденного не произошло, мы можем потратить их на любые задачи из своего списка.

Подробнее: Зеленые зоны в расписании

Правило 3. Помнить о целях #

Следующий принцип гласит: план на день всегда должен отражать главные цели. Например, если цель человека «написать книгу», то в его ежедневных планах обязательно должна присутствовать задача «написать столько-то слов».

Пример планов на день с учетом и без учета целей

План на иллюстрации слева выглядит насыщенным, но никуда не ведет. Задачи в этом списке не соответствуют истинным устремлениям человека: это просто рутинные дела, навязанные ему окружающим миром. Можно выполнить тысячи таких планов, но в жизни от этого ничего не изменится.

Чтобы жизнь действительно менялась, план на день должен отражать наши цели. Кроме того, в нем желательно учитывать и планы более высокого уровня: на неделю, на месяц, на год. Чтобы проверить план на соответствие целям — важно регулярно выполнять анализ дня. Лишь в этом случае мы всегда будем двигаться вперед, а не топтаться на месте.

Подробнее: Принцип иерархии планов

Правило 4. Разделять сферы жизни #

Иногда мы смотрим на свой дневной план, и у нас возникает ощущение тотального хаоса. Помыть посуду, обновить портфолио, сходить на тренировку, позвонить клиенту... Эти задачи плохо сочетаются друг с другом, и список дел похож на чудовище Франкенштейна, сшитое из разных кусков.

Обычно этот эффект возникает, когда в списке перемешаны задачи из разных сфер жизни, например, рабочие и личные дела. Чтобы быстро навести в списке порядок, достаточно разделить эти сферы и запланировать их по отдельности.

Принцип разделения сфер. Планируем отдельно рабочие и личные дела

Каждой сфере соответствуют свои ценности, свои цели и свое особое состояние ума. Объединять их в одном списке — это то же самое, что объединять планы двух разных людей.

Подробнее: Принцип разделения сфер жизни

Правило 5. Учитывать контекст #

Для выполнения задач всегда нужны какие-то условия. Например, чтобы выбраться в воскресенье на пикник, нужна хорошая погода, а чтобы написать электронное письмо — компьютер и интернет. Такие условия в тайм-менеджменте называются контекстами.

В большинстве случаев мы создаем эти контексты сами. Например, чтобы помыть посуду (задача), мы идем на кухню (контекст), а чтобы купить продукты (задача), отправляемся в магазин (контекст).

Однако в жизни очень много ситуаций, когда удобнее просто дождаться подходящих условий, а не создавать их. Вот несколько примеров:

  • Пример 1. Предположим, что сегодня у нас есть две задачи: «купить чай» и «забрать товар из Озона». Можно прямо сейчас выйти из дома и все это сделать. А можно подождать до завтра и спокойно выполнить эти задачи по дороге с работы.

    Пример использования благоприятного контекста
  • Пример 2. Вести личный блог можно двумя способами. Первый способ: регулярно «выдавливать» из себя статьи по контент-плану. Второй способ: писать о том, что прямо сейчас вызывает внутренний отклик. В этом случае статьи будут получаться легко и быстро.

Подробнее: Контекстное планирование

Правило 6. Группировать задачи #

Следующее правило: схожие дела нужно объединять в серии и выполнять друг за другом. Например, задачи «проверить почту» и «написать заметку» можно объединить в серию «За компьютером», а задачи «помыть посуду» и «протереть плиту» — в серию «На кухне».

Пример группировки схожих задач

Когда схожие задачи идут вразнобой, мы теряем много времени на ненужные переключения:

  • Нам приходится совершать одни и те же перемещения в пространстве. Например, чтобы выполнить план на иллюстрации слева, нужно три раза зайти на кухню, три раза сесть за компьютер и два раза сходить в магазин.
  • Нам приходится постоянно «переключать» свой мозг из одного режима в другой (кухня — компьютер — кухня — компьютер). Перенастройка мозга на новый вид деятельности происходит не сразу и тоже занимает какое-то время.

Когда мы объединяем схожие задачи в серии, то избавляемся от этих проблем.

Подробнее: Группировка задач

Правило 7. Отдыхать заранее #

Большинство людей предпочитают отдыхать «по обстоятельствам». Устали? Сделали перерыв. Не устали? Работают дальше. Но в течение дня усталость постепенно накапливается, и они все хуже справляются со своими задачами. Даже если задействуют всю имеющуюся силу воли.

Решение этой проблемы предложил еще 100 лет назад Фредерик Тейлор, родоначальник научной организации труда. Во время экспериментов на заводе Bethlehem Steel он сделал важное открытие: рабочие, которые отдыхали часто и не дожидались усталости, выполняли в 4 раза больше работы, чем остальные.

Принцип «отдыхать заранее» в тайм-менеджменте можно реализовать двумя способами:

  • Способ 1. Равномерно встраивать в свой список блоки отдыха. Планируют их так же, как и обычные задачи.

    Пример блоков отдыха в плане на день
  • Способ 2. Делать короткие перерывы (5-10 минут) через одинаковые промежутки времени. В план такие перерывы не заносят: они подразумеваются по умолчанию. Подобный подход, например, реализован в технике Pomodoro.

Так можно планировать свой день. А как быть с долгосрочными планами (например, планированием на год) мы рассказываем в отдельной статье.